Opdatering tirsdag d. 12. juni, 2018

Så er det blevet tid til endnu en opdatering af Medlemsservice som denne gang står den i persondataforordningens tegn. Opdateringen finder sted tirsdag d. 12. juni, 2018, i tidsrummet 8:00 til 10:00.
Som konsekvens af persondataforordningen har vi vurderet, at der er behov for at få genbekræftet samtykke til en del af de oplysninger vi har registeret på vores medlemmer.

Samtykke:
Første gang du logger ind på Medlemsservice vil du derfor blive mødt af et skærmbillede, hvor du skal sige ja eller nej til at vi må gemme følgende oplysninger:

• Portrætfoto.
• Helbredsoplysninger

Portrætfoto har vi hidtil haft formuleret som en fototilladelse generelt, men med den nye persondataforordning præciserer vi, at det alene er portrætfoto, der skal afgives tilladelse til. Det betyder også, at vi sletter alle nuværende fototilladelser, da vi ikke mener de lever op til de nye regler i Persondataforordningen. Tilladelse til at offentliggøre billeder fra aktiviteter er stadig muligt så længe det ikke suppleres med navne på de personer der optræder på billederne og det er tydeligt, at det er aktiviteten som er i centrum.

Helbredsoplysninger er følsomme oplysninger og persondataforordningen stiller krav om samtykke til at vi opbevarer og behandler de oplysninger som det enkelte medlem måtte afgive. Det betyder, at vi slår de to felter Sygdomme og Handicap sammen til et felt og det vil fremover hedde Specielle hensyn/særlige forhold . De oplysninger der er tastet i de to nuværende felter bliver gemt i det nye felt. Hvis et medlem efterfølgende siger nej til at vi må gemme helbredsoplysninger skal vi slette de allerede gemte oplysninger.

Indmeldelse – online:
Online indmeldelse bliver opdateret i overensstemmelse med ovenstående, så man som medlemmer eller forælder/værge skal give samtykke til offentliggørelse af portrætfoto og helbredsoplysninger må gemmes.

Arrangementer og ture:
Mange har oprettet spørgsmål om fødevareallergi og medicin når der skulle arrangeres ture i gruppen. De spørgsmål kan der nu sættes en udløbsdato på, så de indtastede oplysninger automatisk slettes f.eks. 30 dage efter man har gennemført tur. Persondataforordningen stiller krav om, at vi kun opbevarer den type af data så længe det er relevant og derfor kan man nu få en del af arrangementsdata slettet.

Børneattest:
Det har længe været et ønske, at kunne slette en børneattest på personer, som ikke længere har en aktiv funktion i gruppen. Det betyder, at det fremover kun vil være muligt, at bestille børneattest på personer, der har en funktion, som kræver børneattest og for børn og pårørende vil fanebladet børneattest ikke længere være synligt. Som en overgangsordning til de personer der ikke opfylder ovenstående betingelse, som har en børneattest registreret, så oprettes der en funktion ”Børneattest påkrævet”. Den vil de pågældende personer automatisk blive tildelt, så vi ikke sletter børneattest på nogen i gruppen. Til gengæld får gruppen et bedre værktøj til at vedligeholde og rydde op i børneattester.

Andre opdateringer:
Der er dog også blevet tid til lidt andre rettelser – f.eks. i regnskabsdelen, hvor perioder nu ikke kan gå udenfor regnskabsår og perioderegnskab ikke længere kan medtage poster udenfor perioden.

Oprettelse af bankkonto bliver ændret så det nu sikres at kontoen bliver oprettet korrekt.

Dertil kommer at annullérknappen i arrangementsdelen nu sikres mod uforvarende brug, så man ikke lige kommer til at annullere et arrangement med den konsekvens at alle tilmeldte bliver afmeldt.

Vi håber at I tager godt imod opdateringen og fortsætter arbejdet med næste pulje at opdateringer.

Skriv et svar

Luk menu