Det korte svar er at hvis man eks. vil ændre fra halvårlig opkrævning til kvartalsvis opkrævning så skal der oprettes en ny kontingentsats og den nye kontingentsats skal tildeles de medlemmer der skal opkræves med de nye betingelser.
Her følger den lidt længere forklaring:
Kontingentopkrævningen i Medlemsservice baseres på kontingentsatser
En kontingentsats har nogle basale indstillinger som ikke må ændres når en kontingentsats har været taget i brug
Kort sagt så må man kun ændre basale indstillinger hvis kontingentsatsen kan slettes. Lyder fjollet – men det er den hurtigste måde at checke det på
Ændrer man på de basale indstillinger nå en kontingentsats er taget i brug så ændres historikken på alle tidligere opkrævninger
Man risikerer at der køres en ny beregning og eventuelt restopkrævning.
Kontingent opkræves efter en kontingentkontrakt.
Kontingentkontrakten bygges på baggrund af kontingentsatsen
Kontingentkontrakten indeholder nogle forskellige oplysninger oplysninger som hentes delvis dynamisk og delvist programmeres fast i linien
En af kontingentkontraktens vigtige opgaver er at holde styr på hvilke periode der allerede er opkrævet for så bliver ting som kontingentperiodens varighed (måned, kvartal, halvårlig årlig) nødt til at være fast programmeret. Det samme med opkrævning af Fuld periode. Det er det vi kalder de basale oplysninger
Oplysninger om opkrævningsdage, betalingsdage og påmindelsesdage henter kontrakten dynamisk fra gruppens/kredsens stamkort
På kontingentsatsen er der plads til en eller flere prislinier
Prislinien fortæller hvad det koster på et givent tidspunkt at være medlem. Kontingent beregnes altid ud fra prisen den første dag i en kontingentperiode
Det vil sige at:
Årlig opkrævning kigger på 1/1
Halvårlig opkrævning kigger på 1/1 og 1/7
Kvartalsvis opkrævning kigger på 1/1, 1/4, 1/7 og 1/10
Månedsvis opkrævning kigger på den 1. i måneden
Hvad er så de basale indstillinger på en kontingentsats
Det kigger vi på i nedenstående billede
De felter der er markeret med rødt må aldrig ændres når en kontingentsats har været brugt.
Det er:
Interval
Opkræv fuld periode
Prislinie der er oprettet tidligere end seneste opkrævning
Felter man meget gerne må ændre er markeret med grønt, og det er:
Indlæg ny prislinie når prisen på en kontingentsats stiger eller falder (se evt FAQ Hvordan ændrer man prisen på en kontingentsats)
Hvis der er behov kan man ændre felter markeret med gult, og det er
Produktnavn (Vær opmærksom på at dette ikke ændres på eksisterende kontingentkontrakter, men kun slår igennem på nyoprettede kontingentkontrakter
Omsætningskonto (den konto kontingent for pågældende kontingentsats bogføres på)
Altså hvis der skal ændres på kontingentperioden eller ændres på opkrævning af fuld periode så skal man oprette en ny kontingentsats.
Når den nye kontingentsats er oprettet skal den tildeles de medlemmer der skal opkræves efter den nye kontingentsats.
Har du brug for hjælp til at ændre kontingentsats på et eller flere medlemmer så kig den FAQ Hvordan ændrer man kontingentsats på et eller flere medlemmer
I artiklen er der nævnt kontingentkontrakt
Vil du læse mere om hvordan man opretter en kontingentkontrakt se denne FAQ Hvordan oprettes en kontingentkontrakt