FAQ – Spørgsmål og svar om Medlemsservice

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice. Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement Desuden er der en videovejledning om emnet. Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale   Guiden kan også bruges ved tilbagebetaling af betalt kontingent. Eks. hvis medlem er udmeldt eller der er blevet opkrævet mere end der skulle og fakturaen nåede at blive betalt       #tilbagebetaling #kontingent #kreditering #aflyst arrangement #arrangement #betaling    

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

• Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
• Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
• Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens/kredsens tilgodehavende indsat på gruppens/kredsens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens/kredsens stamkort.
Man får også tilbud om at kunne betale med MobilePay i Medlemsservice kortbetalinger. Dette håndteres også på betalingsgatewayen og udbetales til gruppen/kredsen sammen med andre indbetalinger via Medlemsservice

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Betalinger en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret/Forbundskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag kontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret/forbundskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil som du finder under Favoritter

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen samt donationer via donationsmodulet. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement eller en donation. Husk at indtægterne bogføres via den faktura som betalingen vedrører. Derfor må man endelig ikke begynde at bogføre kortbetalings-betalinger på indtægtskonti.

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

Ønsker du at hente oplysningerne ud for eksempelvis at efterbehandle dem i Excel kan du læse om eksporter her

 

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetalinger #overførsel #specifikation #MS kortb #MobilePay

 

Spørgsmål:
Jeg har fået en fane omkring noget faktura til godkendelse, hvad gør jeg med dem?

Svar:
Det du har på skærmen er noget der er blevet gjort mere tydeligt for brugerne i maj måned 2024
Når en deltager tilmelder sig et arrangement eller kursus og angiver at gruppen/kredsen skal betale så skal gruppeleder/kredsleder eller kasserer acceptere dette
Hidtil har kontoret brugt mange kræfter på at rykke for disse godkendelser. Fremover vil medlemmet blive faktureret hvis gruppen/kredsen ikke godkender, Afviser gruppen at betale så faktureres medlemmet i stedet for gruppen.

Er der tale om gamle anmodninger i afsluttet regnskabsår,  skal du blot se at få dem godkendt så du fremover kun ser notifikationen når der er nye der skal behandles.
Godkendelser fra tidligere år udløser ikke fakturering med tilbagevirkende kraft.
Arrangementer fra og med 2026 kræver gruppens/kredsens behandling og vil udløse en faktura fra kontoret efter de normale fakturerings procedurer.
Der dumper altså ikke automatisk noget ind til jer straks efter godkendelse 🙂

Du godkender eller afviser en anmodning ved at klikke på Rediger tilmelding

 

Derefter får du mulighed for at godkende eller afvise

 

 

#godkende betaling #betalingsanmodning #gruppen betaler #kredsen betaler #fakturabetaling #afventer godkendelse #tilmeldinger afventer godkendelse #arrangement #kursus #betalingsgodkendelse

 

 

 

 

 

 

Et medlem har fået trukket beløbet to gange for den samme kontingentopkrævning.
Hvordan løser jeg dette?

Svar:
Det kan ske at der ske fejl i transaktionen og den ikke lykkes med det samme.
Typisk er det for internetforbindelsen afbrydes midt i godkendelses processen.
Mange betaler via deres mobiltelefon og her er det ofte dårligere internetforbindelse end hvis man sidder på en god internetforbindelse med kabel eller stabilt WIFI

Arrangementer uden krav om login
Vi har set at hvis det drejer sig om tilmelder til arrangementer hvor der ikke er krav om login så skynder de sig at lave en ny tilmelding som også starter en betaling op og så kan den betaling der kommer først igennem tage begge fakturaer og når den sidste betaling der er sat i gang så går igennem er der ingen faktura at udligne med.
Dette er endnu en god grund til at have krav om login hvor det er muligt

Tilmelder betalingskort og bagefter betaler manuelt
Den anden fejl der kan ske er at man kommer lidt sent med at betale kontingent og modtager den første påmindelse.
Hvis man så tilmelder sit betalingskort så bliver der betalt med det tilmeldte kort. Det får man også besked om på skærmen
Hvis man så alligevel skynder sig at betale manuelt  så er der sat to betalinger i gang og den der kommer først betaler fakturaen. Den anden vil hænge som en betaling uden faktura

Kan jeg løse det selv
Ja det kan du godt, hvis du kan gennemskue hvad der skal gøres
Vi anbefaler at du får hjælp fra supporten til oprydningen

I alle tilfælde bør man kontakte supporten og få hjælp til oprydning.
Dermed bliver der indsamlet oplysninger om omfanget samt tidspunkter hvor der sker fejl, så det kan rapporteres til udviklerne og der kan gøres tiltag der minimerer risikoen for at der sker fejl i betalinger.

Hvordan ser jeg om det gælder vores gruppe/kreds
Vil man gerne checke om man har nogle åbne webbetalinger der hænger man man danne en rapport over åbne posteringer på konto 3080 fra Webjournalen.
Vær opmærksom på at betalinger med kreditkort (Visa og Mastercard) er længere tid om at blive udbetalt og kan derfor “hænge” i op til 3 uger på 3026

Åbne posteringer finder du under Regnskab i topmenuen og derefter Åbne posteringer

Vælg Konto 3080

Klik vis for at får det vist på skærmen
Du kan også få rapporten som PDF eller Excel

I eksemplet herunder hænger der en åbenpostering på Webjournalen for Charlotte

Det er en betalen med Medlemsservice kortbetaling
I får pengene udbetalt med den sædvanlige udbetaling, men Webbetalingen mangler en “makker” på konto 3080

Man skal ikke begynde at klikke tilbagefør postering eller annullere webbetalinger!
Kontakt supporten for at få hjælp til oprydning

 

Har du brug for hjælp til at lave rapport over åbne posteringer generelt ,så ind under vejledninger og hent vejledningen omkring afslutning af regnskabsår

 

#webbetaling #WEBbetaling #web-betaling #dobbelt betaling #betalingsfejl

 

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS

• Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
• En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
• Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

• Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

• Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling

Vi har et arrangement der desværre ikke bliver gennemført
Hvordan håndterer vi tilbagebetaling?

Det er rigtigt ærgerligt at arrangement må aflyses eller at en deltager desværre må melde fra igen efter tilmelding

Der ligger en Tips & tricks på det: Tips & Tricks nr. 64 Sådan håndteres tilbagebetaling af arrangementsbetalinger

Det er samme princip hvis betalt kontingent skal tilbagebetales
Vær dog opmærksom på at gruppen/kredsen kan have haft udgifter i for af kontingent til Landsorganisationen og fuld tilbagebetaling kan påføre gruppen en udgift.

 

#aflsyning #afmelding #tilbagebetal #tilbagebetaling

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

 

Når man tilmelder sig nogle kurser og/eller arrangementer kan det vælges at gruppen/kredsen betaler for deltagelsen
Her skal en fra gruppen/kredsen godkende betalingen før det er gruppen/kredsen der får tilsendt faktura

Medlemsservice sender en mail til betalingsgodkendere
Men det sker at denne mail ender som spam/uønsket post og så skal man efterfølgende ind og godkende uden et direkte link

Du kan let søge tilmeldte frem og få overblik

1. Vælg Arrangementer i menuen til venstre
2. Vælg Rapportering i topmenuen
3. Vælg Deltagere

Derefter vælger du

1. Listevisning
2. Favoritter
3. Deltagere – Betaling afventer godkendelse
4. Klik på det blå skrå betalingskort

 

Nu kan du vælge:

Godkende betaling (rød pil)
Afvise betaling (gul pil)

 

(*) Kontoret udsender månedligt fakturaer på deltagere. Det er ikke noget der sker automatisk eller noget man skal hente ud af Medlemsservice

 

#betaling #kursus #arrangement #deltager #notifikation# uddannelse #godkendelse #gruppe #kreds

Det er en rigtig god ide og fortsæt endeligt videre
Denne artikel giver dig et kort overblik på hvad der skal gøres

Du bør starte med at finde denne vejledning: Vejledning til opstart af regnskab ver 1.1
Vejledningen forklarer de ting der skal gøres for at starte regnskab op.

Derefter kontakter du supporten og får en håndholdt hjælp til at få startet kredsens eller gruppens regnskab. Husk at oplyse hvilken kreds eller gruppe der er tale om.
Du kan og må gerne starte det op selv, men rigtigt mange ting kommer du til at gøre en eneste gang og så er det besværligt at gøre det selv, medens de frivillige supportere har prøvet det mange gange før. Desuden sidder supporten med erfaringer fra mange grupper og kredse og kan give dig god sparring hvis der er spørgsmål.
Du finder kontaktoplysninger på supporten under det punkt der hedder kontakt

Den plan vi normalt bruger til opstart af regnskab ser således ud:

1. Lave kontoplan (Supporten laver oplæg ud fra eksisterende kontoplan som kredsen/gruppen fremsender) – se Tips & Tricks nr. 20 Forberedelse til regnskab – Sådan tilretter du kontoplanen
2. Oprette evt. Dimensioner (Supporten i samarbejde kredsen/gruppen)
3. Opsætning af udlægs modul,  oprette liste over udlægs typer (kredsen/gruppen i samarbejde med Supporten) – se Tips & Tricks nr. 34a Forberedelse til regnskab – Sådan opretter du produkter i udlægsmodulet.
4. Opsætning af arrangement modul (Supporten i samarbejde med kredsen/gruppen)
5. Opsætning af kontingent modul (Supporten i samarbejde med kredsen/gruppen) – hent Tips & Tricks nr. 81 Hjælpeark til opsætning af kontingentopkrævning
6. Opsætning af donationsmodul (Supporten)
7. Starte online bankimport (kredsens/gruppens kasserer ) – se Tips & Tricks nr. 40 Opsætning af online bankimport – evt. udtrække en Excel/csv fil med posteringer for hver bankkonto fra 1/1
8. Nulstille regnskab og lave åbningsbalance pr. 1/1 (Supporten) Fremsende seneste reviderede regnskab (kredsen/gruppen)
9. evt. opsætning af kørselsrefusion? Hvis ja, hvilken sats og konto i regnskab? se evt. Tips & Tricks nr. 34b Sådan opretter du kørselsprodukter i udlægsmodulet

Det vi skal bruge i første omgang er:

• det seneste afsluttede regnskab.
• reg./konto nr. på de bankkonti i har (reg nr og kontonummer samt navn på bank)
• hvis regnskabet ikke viser decimaler på bankkonti skal vi også have den nøjagtige saldo pr. 31/12

Når vi lige har fået kigget det i sender igennem og lavet de første indledende opsætninger tager vi stilling til hvordan tingene videre skal gribes an. Nogle gange tilbyder vi  et videomøde hvor vi gennemgår det sidste opsætning og en kort gennemgang af systemet så du kan komme i gang med dagligdags bogføringen. Hvis man bliver tilbudt videomøde kan man evt. senere deltage i et kursus og man bør afsætte tid til at deltage i regnskabscafeerne.

Vi vil anbefale at I holder øje med hvornår der udbydes kurser i regnskabsdelen på https://medlemsservice.nu/kurser hvor man får en noget mere dybdegående viden om systemet end vi kan tilbyde i supporten. Her finder du også datoer på vores meget populære regnskabscafeer og brugercafeer.

Nogle gange vil man opleve at der allerede findes posteringer i regnskabet selv om man tro det ikke har været brugt tidligere.
Finder du tidligere posteringer, så har regnskabsdelen været brugt.
Supporten er gode til at hjælpe med at neutralisere tidligere posteringer og lave en retvisende åbningsbalance til dig

Denne artikel er den helt korte version af det som står i vejledningen til opstart af regnskab
Supporten der er bemandet med frivillige kontaktes på mail og de hjælper dig med udgangspunkt i din gruppe/kreds og din forudgående viden og erfaringer. Nogle gange tilbydes der et kort videomøde omkring tilpasninger og opstart af bankimport samt de første posteringer

 

 

#regnskab #åbningsbalance #bankimport #ny kasserer #nyvalgt #primo balance #starte regnskab #genstarte regnskab

 

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler.

Det kan også være at du bemærker en notifikation øverst på gruppens stamkort eller oversigten over gruppens medlemmer

Skal du ind og godkende eller afvise så klikker du på Rediger tilmelding

 

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

Hvis du finder gamle tilmeldinger, altså fra tidligere regnskabsår, der endnu ikke er håndteret så skal du blot håndtere dem.
Tilmeldinger der er fra tidligere regnskabsår og hvor arrangementet eller kurset ikke har ligget hen over nytår vil være faktureret på anden måde fra kontoret.
Når du får ryddet op har du et godt overblik og kan derfor straks håndtere nye anmodninger om betalinger i forbindelse med tilmeldinger, hvor en deltager angiver at gruppen/kredsen/distriktet/divisionen skal betale

 

#tilmelding #korpsarrangement #kursus #faktura til gruppen #betalingsgodkendelse #betalingsgodkender #advarsel om godkendelse #stamkort #notifikation #banner

 

Man kan sende beskeder til deltagere på et arrangement hvis der ved tilmeldingen er angivet en e-mailadresse eller mobilnummer på deltageren.
Beskeder udsendes også til den der har bekræftet tilmeldingen. Dette vil ofte være en en forælder

Når man tilmeldes et arrangement så trækkes oplysninger fra stamkortet i Medlemsservice med over på tilmeldingen. Dette er oplysningerne der angives under Stamoplysninger.
Det er kun disse oplysninger man efterfølgende har adgang til fra arrangementet.

Man kan ikke sende mail og/eller SMS til et barns primære kontakter fra et arrangement. Der er ingen forbindelse mellem tilmeldingen til et arrangement og pårørende der er angiver i Medlemsservice.
Dette kan virke underligt når man har et arrangement i gruppen eller kredsen. Tænker man imidlertid på at man kan invitere nabogruppen/nabokredsen og have deltagere hvor man i givet fald ikke har adgang til oplysninger om pårørende, så giver det lidt mere mening. Man kan også have tilmeldinger hvor der ikke har været logget ind, og her er der heller ikek pårørende der kan sendes beskeder til

Brug altid knappen Vis/opdater modtagere for at kontrollere hvem der sendes beskeder til når der er tale om email

 

Note fra supporten
Vi ved godt at det kan virke forvirrende at knappen Send til pårørende er på maileditoren. Det er på ønskelisten at få den fjernet

 

 

 

Man kan ikke sende EAN fakturaer direkte fra Medlemsservice
Der e rikek umiddelbart planer om at det bliver muligt at sende direkte fra Medlemsservice, da det kræver en del dokumentation og vedligehold fra gruppen eller kredsen

 

Der findes til gengæld en rigtig god og meget let måde at sende faktura via EAN på www.virk.dk. Kig efter det der hedder Fakturablanketten

Her logger du ind med MitID og dermed er dokumentationen klaret.
Vedligehold af funktionen tager Erhvervsstyrelsen sig af.
Bedst af det hele er at det er gratis at benytte

 

Opdatering januar 2025
På Virk.dk´s hjemmeside står der at Fakturablanketten udfases. Det gør den også, men ikke lige med det samme.
Der kigges på EAN fakturering og lignende i forbindelse med næste større opgradering af Medlemsservice. Det sker tidligst foråret 2027.
Hvordan den endelige løsning eventuelt kommer til at se ud vides endnu ikke. Det er heller ikke kigget på om EAN fakturering vil give udgifter til den organisatoriske enhed der har regnskabet. Det kommer der information om når vi nærmer os. Der er ingen der får ekstra udgifter uden de er informeret i god tid og ved direkte henvendelse på mail

 

 

#EAN #digital faktura #digitak fakturering #aktura til kommune #faktura til offentlig instans

 

Når man opretter arrangementer så beder man ofte om svar på en række spørgsmål af hensyn til planlægningen og for at give en god lejroplevelse

Stiller man spørgsmål om særlige hensyn, allergier, helbredsoplysninger så er det følsomme persondata
Følsommer persondata må kun opbevares så længe der er behov for det. Det vil sige at typisk bør data slettes 30 dage efter et arrangement

Medlemsservice er forberedt til dette
Derfor er der på siden hvor man opretter spørgsmål mulighed for at markere Automatisk sletning
Standard foreslås 30 dage og det kan man enten lade stå eller ændre til en kortere eller længere periode

Automatisk sletning bør bruges på alle spørgsmål med Følsommer persondata.

Man må gerne gemme information om alle almindelige spørgsmål som eks. Hvem kan køre, hvem kan bege kage, skal du låne en sovepose, aktiviteter man vil deltage i etc.

 

Det er den der opretter en arrangementstilmelding der har ansvaret for at følsomme persondata bliver slettet når der ikke længere er behov for at opbevare data.
Man kan gå ind på den enkelte tilmelding og gøre det manuelt, men det anbefales at benytte automatikken til det

Har man ikke fået aktiveret Automatisk sletning i forbindelse med oprettelsen af arrangementet så kan det aktiveres senere.
Man skal være opmærksom på at der kan gå op til 24 timer inden data bliver slettet efter at de kan slettes. Man kan derfor ikke forvente at resultatet kan ses med det samme

Tips til at stille spørgsmål:

 

 

 

 

Hvis I skal have en profil fra en anden gruppe eller kreds tilknyttet jeres gruppe er det vigtigt at deres eksisterende stamkort bliver tilknyttet jeres gruppe eller kreds. De må ikke oprettes som helt ny da det så giver dubletter og det låser deres adgang til at logge på Medlemsservice.

Man kan gøre det på to måder:

I kan gøre det selv med Online indmeldelsesblanket
Alle grupper og kredse har en online indmeldelsesblanket
Linket til den findes på gruppens eller kredsens stamkort.
Alle der kan logge ind på Medlemsservice har en side der hedder Min side.
Nederst på denne er der et afsnit der hedder Indmeld i anden enhed.
Her vælger de jeres gruppe og anmoder om medlemskab.
Når de har oprettet en anmodning om at blive håndteret.

 

Man kan også kontakte supporten og bede supporten om hjælp til at få profilerne tilknyttet

Den nye gruppe/kreds kontakter supporten og oplyser at Peter Svupstik skal være med i gruppen/kredsen fra [Dato] og med hvilken funktion
Oplys følgende:

• Hvem drejer det sig som: Navn og eventuelt medlemsnummer
• Har du/I ikke medlemsnummer så kan mobilnummer eller e-mailadresse være supplerende ID til at finde profilen
• Oplys hvilken gruppe/kreds der flyttes fra
• Oplys hvilken gruppe/kreds profilen skal tilknyttes

Skriv meget gerne i emnefeltet på mailen Vi ønsker at få <Navn>tilknyttet <gruppe/kreds>

Se eventuelt også:
Vi skal have en forælder med på lejr. Hvordan bliver han tilmeldt?
Vi skal have et medlem fra en anden gruppe/kreds med på vores lejr

 

#sekundært medlemskab #ny gruppe #ny kreds #anden gruppe #anden kreds

 

Det er en god ide at sætte Tillad afbud op på arrangementer
Særligt hvis det kombineres med målgruppe/underenheder

Når du sætter arrangementet op kan du vælge Afbud
Standard står der Afbud ikke tilladt.
Ved at klikke Rediger kan dette ændres til Kun indloggede brugere tillades afbud

Den indstilling anbefales da du så ikke risikerer at samme deltager både tilmelder sig og melder afbud

Afbud betyder at man melder tilbage at man ikke kan deltage. Altså at man er blevet INDbudt men melder AFbud
Bruger man dette sammen med underenheder/målgruppe er det let at holde overblik over hvem man har fået tilbagemelding fra, enten tilmelding eller afbud

Underenheder ser smart at bruge til arrangementer i gruppen/kredsen fordi du får overblik over hvem der kan deltage og hvem du har hørt fra.
I dette eksempel er der Bæverne der er målgruppen, men det kan være flere enheder/hold

Når du bruger underenheder/målgruppe så hjælper det også med at der ved tilmeldingen kommer en advarsel hvis man ikke er i målgruppen

Der bliver ikke blokeret for at man kan tilmelde sig, men man får en notifikation på skærmen om at man lige skal checke det en gang mere før man fortsætter

 

Målgruppe/underenheder bør ikke bruges på arrangementer der er åben for alle og hvor der er deltagere fra forskellige grupper/kredse.
Der kigges kun på underenheder i den gruppe/kreds som har oprettet arrangementet

 

Afbud bliver nogle gange forvekslet med online afmelding/framelding – altså hvor man er tilmeldt og så skal meldes fra igen
Det er noget andet. Se eventuelt Hoved vejledningen for arrangementer

 

 

#arrangement #målgruppe #underenhed #afbud

 

Normalt bruger man kredit-metoden Annuller når man ønsker at annullere en faktura (Eks. kreditering af kontingentfaktura fordi medlem ønsker at udmelde sig)

Får man ikke valgt kredit-metoden Annuller, men i stedet får oprettet en kreditnota som ikke udligner fakturaen, så skal man manuelt udligne

Det er ikke så svært
Under Regnskab
Finder man Posteringslinier

Nu søger man debitor frem
Brug evt. filtret Ikke udlignet
Ellers filtrer på den konto der skal udlignes på eks. konto 3080 (Debitorsamlekonto)
(OBS persondata er sløret i illustrationerne nedenfor)

Marker de posteringslinier der skal udlignes

Klik Handling
Vælg Udlign posteringer

Kontroller at det er de rigtige posteringer på

Klik Afstem

Så er fakturaen annulleret

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Man kan opleve at få en fejlemelding om at der er ugyldig landekode når man vil senede SMS
Dette sker hvis adressen for gruppen eller kredsen ikke er sat til Danmark

Sådan kontrollerer du at gruppens eller kredsens adresse er angivet korrekt på gruppens/kredsens stamkort

Man skal sikre sig at der står fulde adresse inklusive nation

For at se det skal man klikke Rediger på stamkortet

Udover postadressen er den en god ide at sikre sig at sogn og kommune er angivet korrekt.

 

Ovenstående fejl opleves kun første gang der skal sendes SMS og det skyldes at vedkommende der har sat beløb på til udsendelse ikke har checket at adressen er OK

 

 

#SMS #demotilstand #forberede SMS #ugyldig landekode #landekode

Hvis gruppens/kredsens kasserer eller økonomiassistent hat tilladt at ledere og andre kan vælge mellem forskellige konti og dimensioner ved oprettelse af arrangementer så skal konti og/eller dimensioner gøres tilgængelige for arrangementer

Kassereren skal inde på den enkelte konto i kontoplanen vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

 

Kassereren skal inde på den enkelte dimension i dimensionsoversigten vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

 

Gennemgå evt. Checkliste før brug af arrangementer, hvis det ikke allerede er gjort
Checklisten findes under Vejledninger

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvis I skal have en forælder eller en anden hjælper med på en lejr skal vedkommende have en aktiv funktion i gruppen eller kredsen

Forældre og andre hjælpere behøver ikke at være indmeldt i gruppen, men de må gerne være indmeldt og have et primært medlemskab
Husk at hvis du klikker Indmeld så bliver vedkommende medlem i jeres gruppe eller kreds og skal derfor også betale kontingent.

Hos Baptistspejderne, De grønne pigespejdere og KFUM-spejderne har en funktion der hedder Lejrdeltager (ikke medlem)
Denne funktion kræver ikke medlemskab men giver en aktiv funktion og dermed mulighed for at tilmelde sig
Hos FDF har man en funktion der hedder Landslejrdeltager som fungerer på samme måde.

Skal man have gæster fra andre grupper kredse med på lejr kan denne artikel være god hjælp: Vi skal have et medlem fra en anden gruppe/kreds med på vores lejr

 

 

#gæst #forælder #hjælper #lejrdeltager #landslejr #SL #Spejdernes Lejr #forælderhjælper

 

Hvis det er et af jeres egne arrangementer i gruppen/kredsen skal I blot sætte kryds i Tillad tilmeldinger fra alle brugere på jeres arrangement. Så kan alle der har en aktiv funktion tilmelde sig jeres arrangement uanset om de er tilknyttet jeres gruppe eller kreds.

Hvis man skal med som “gæst”
Hvis det er forældre i jeres gruppe kreds der skal kunne tilmelde sig kan det være det skal have tildelt en funktion der hedder noget med Hjælper. Man kan også tildele dem funktionen Lejrdeltager (ikke medlem) eller Landslejrdeltager.

Skal gruppen eller kredsen tilmelde deltagere til et stort arrangement som eksempelvis Landslejr eller Spejdernes Lejr så skal de have en aktiv funktion i gruppen eller kredsen. Hvis de ikke allerede har en aktiv funktion i gruppen eller kredsen kan man tildele dem funktionen Lejrdeltager (ikke medlem) eller Landslejrdeltager.

Har vedkommende ikke allerede tilknytning til jeres gruppe eller kreds så skal deres stamkort eller profil tilknyttes hos jer. De må ikke oprettes som helt ny da det så giver dubletter og det låser deres adgang til at logge på Medlemsservice

Læs eventuelt denne FAQ artikel om at tilknytte profiler til jeres kreds/gruppe: Tilknytte en profil fra en anden gruppe/kreds til vores gruppe

 

Regioner, landsdele og distrikter
Når Korps, regioner, landsdele og distrikter opretter arrangementer er det vigtigt at huske at vinge af Tillad tilmeldinger fra alle brugere for at medlemmer i grupper og kredse kan se arrangementet.

Et lille tillægstips: Når man inviterer deltagere med fra andre organisatoriske enheder bør man ikke benytte Underenheder.
Underenheder/målgruppe fungerer kun i den organisatoriske enhed som opretter arrangementet

 

 

 

#gæst #forældeer #hjælper #lejrdeltager #landslejr #SL #Spejdernes Lejr

1. Kladdefaktura: Der oprettes automatisk en leverandør-kladdefaktura i Medlemsservice, som ligger klar til bogføring.
2. Notifikation: Alle medlemmer af “Leverandørfaktura-teamet” modtager en besked om, at der er kommet en ny faktura.

• Kassereren bør altid være medlem.
• Husk at opdatere teamet med det samme, når I skifter kasserer, så vigtige regninger ikke overses.

 

 

#medlemsservice #leverandørfaktura #fakturamodtager #gruppemail #kredsmail #kasserer #regnskabsfører #bestyrelsesmedlem #gruppeleder #kredsleder #bogføring #fakturahåndtering #notifikationer #kladdefaktura #bilagsservice.

 

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

 

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

 

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

 

 

 

#kontakt #kontaktperson# #nødkontakt

 

 

 

 

 

• Ledere, medlemsansvarlige, kasserere og økonomiassistenter: Har som udgangspunkt fuld adgang.
• Assistenter: Har som udgangspunkt læseadgang.

Hvis du gerne vil se hvilke mail du har sendt kan du finde dem igen

Der er flere steder du kan kigge

Dels kan du se i loggen på medlemmet hvilke e-mailbeskeder der er sendt til profilen
Hvis beskeden er sendt til funktioner eller Medlemskaber skal du kigge under medlemskaber eller de pågældende funktioner

Fakturaer kan du se i loggen på den enkelte faktura

De beskeder du har sendt kan  du finde i en oversigt

Under Beskeder i venstremenuen -> Afsendt emails kan man se alle de mails man har sendt, under forudsætning at den anvendte skabelon ikke har “Ja’ til slet automatisk.

 

Under Beskeder i venstremenuen->Mail jobs kan man se de baggrundsafsendelser man pt har i gang, og dem der er afviklet de seneste 3 døgn – Men ikke ældre.

Benytter man standard mailskabelonerne i Medlemsservice bør de alle blive logget
Systembeskeder logges ikke altid

Ser du kun 80 modtagere på en mail og forventede nogle flere så se evt. denne FAQ artikel: Hvordan sender man mail hvis der er mere end 80 modtagere på listen

Se eventuelt også FAQ om fejlsøgning på mail der ikke kommer frem: Vi oplever at mails ikke kommer frem til modtager.
Denne artikel er også god at læse Mail sendt via Medlemsservice ender i uønsket post.

#mail #afsendte mail #sendte mail #beskeder #historik

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

Ovenstående vejledning gælder også for at

• oprette kasserer
• oprette bestyrelsesformand
• oprette revisor

 

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper, gruppekasserer, kredskasserer, bestyrelsesformand

Når man skal have funktioner i distrikt eller Landsdel og ikke tidligere har haft funktioner i distriktet/landsdelen er det på samme måde som hvis man skal tilknyttes en anden gruppe
Det er der en FAQ om der hedder: Hvordan flytter man et medlem fra en gruppe til en anden?

 

 

#distrikt #distriktsstabsmedlem #distriktskasserer #distriktschef #distriktsmøde #landsdel #landsdelsledelse #landsedelskasserer #generalforsamling

 

 

Hvis I har nogle hjælpere som der skal hentes børneattest på eller I bare gerne vil have dem registreret i Medlemsservice, men de skal ikke være medlemmer og betale kontingent

Er der tale om forældre til børn som er medlemmer i gruppen/kredsen så er vedkommende allerede registreret i Medlemsservice
Er personen ikke allerede oprettet i systemet så skal det blot gøres som med medlemmer og/eller pårørende

Hvis personen IKKE skal være medlem så skal man IKKE klikke på Indmeld
Når der klikket på Indmeld så oprettes der et Medlemskab

I stedet skal der blot tildeles en eller flere funktioner til vedkommende
Klik på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed/udvalg

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Skal funktionen være direkte i kredsen/gruppen: Funktioner => Opret
Skal funktionen være i en Enhed/Hold/Udvalg: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

Se evt FAQ om oprettelse af bestyrelsesmedlemmer eller FAQ om Hvordan man tildeler funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort eller FAQ om hvordan man retter en startdato.

 

Søgeord: #hyttefar #hytteonkel #madtante #lejrhjælper #funktion #hjælper

Er man Følger på en enhed, hold, gruppe, kreds, medlem eller lignende får man notifikationer
Se evt. Tips og tricks Nr. 03: Følgere og notifikation på mail.

Man bliver ikke automatisk fjernet som Følger når en funktion afsluttes.
Det vil sige at ønsker man ikke længere at få notifikationer skal man fjerne sig som følger, eller få en i gruppen/kredsen til at fjerne følgeskabet

Se evt denne FAQ

Er man Følger på en enhed, hold, gruppe, kreds, medlem eller lignende får man notifikationer
Se evt. Tips & Tricks nr. 17 Sådan retter du dine følgeskaber/notifikationer

Man bliver ikke automatisk fjernet som Følger når en funktion afsluttes.
Det vil sige at ønsker man ikke længere at få notifikationer skal man fjerne sig som følger, eller få en i gruppen/kredsen til at fjerne følgeskabet.

Se evt denne FAQ

Der er også hjælp at hente i FAQ artiklen med gode råd til når man skifter kasserer: Hvad skal vi huske når vi skifter kasserer

 

 

 

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort

Klik Rediger
Klik på Økonomifanen

Rul lidt ned på siden

 

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

 

 

#betalingskontakt #udlægsgodkender #kontingentfaktura #nykasserer #kasserer #kontingent #faktura

 

 

Man kan oprette sine egne betalingsbetingelser hvis de systembetingelser ikke dækker behovet
Det er beskrevet i denne FAQ Kan man tilføje mere tekst på en faktura?

Man kn ikke tilføje yderligere tekst på systemdannede kontingentfakturaer.

 

 

#betalingsbetingelser #betalingsvilkår #faktura #bankoplysninger #eksterne kunder

 

 

 

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

• Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
• Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
• Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens/kredsens tilgodehavende indsat på gruppens/kredsens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens/kredsens stamkort.
Man får også tilbud om at kunne betale med MobilePay i Medlemsservice kortbetalinger. Dette håndteres også på betalingsgatewayen og udbetales til gruppen/kredsen sammen med andre indbetalinger via Medlemsservice

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Betalinger en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret/Forbundskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag kontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret/forbundskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil som du finder under Favoritter

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen samt donationer via donationsmodulet. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement eller en donation. Husk at indtægterne bogføres via den faktura som betalingen vedrører. Derfor må man endelig ikke begynde at bogføre kortbetalings-betalinger på indtægtskonti.

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

Ønsker du at hente oplysningerne ud for eksempelvis at efterbehandle dem i Excel kan du læse om eksporter her

 

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetalinger #overførsel #specifikation #MS kortb #MobilePay

 

Spørgsmål:
Jeg har fået en fane omkring noget faktura til godkendelse, hvad gør jeg med dem?

Svar:
Det du har på skærmen er noget der er blevet gjort mere tydeligt for brugerne i maj måned 2024
Når en deltager tilmelder sig et arrangement eller kursus og angiver at gruppen/kredsen skal betale så skal gruppeleder/kredsleder eller kasserer acceptere dette
Hidtil har kontoret brugt mange kræfter på at rykke for disse godkendelser. Fremover vil medlemmet blive faktureret hvis gruppen/kredsen ikke godkender, Afviser gruppen at betale så faktureres medlemmet i stedet for gruppen.

Er der tale om gamle anmodninger i afsluttet regnskabsår,  skal du blot se at få dem godkendt så du fremover kun ser notifikationen når der er nye der skal behandles.
Godkendelser fra tidligere år udløser ikke fakturering med tilbagevirkende kraft.
Arrangementer fra og med 2026 kræver gruppens/kredsens behandling og vil udløse en faktura fra kontoret efter de normale fakturerings procedurer.
Der dumper altså ikke automatisk noget ind til jer straks efter godkendelse 🙂

Du godkender eller afviser en anmodning ved at klikke på Rediger tilmelding

 

Derefter får du mulighed for at godkende eller afvise

 

 

#godkende betaling #betalingsanmodning #gruppen betaler #kredsen betaler #fakturabetaling #afventer godkendelse #tilmeldinger afventer godkendelse #arrangement #kursus #betalingsgodkendelse

 

 

 

 

 

 

1. Kladdefaktura: Der oprettes automatisk en leverandør-kladdefaktura i Medlemsservice, som ligger klar til bogføring.
2. Notifikation: Alle medlemmer af “Leverandørfaktura-teamet” modtager en besked om, at der er kommet en ny faktura.

• Kassereren bør altid være medlem.
• Husk at opdatere teamet med det samme, når I skifter kasserer, så vigtige regninger ikke overses.

 

 

#medlemsservice #leverandørfaktura #fakturamodtager #gruppemail #kredsmail #kasserer #regnskabsfører #bestyrelsesmedlem #gruppeleder #kredsleder #bogføring #fakturahåndtering #notifikationer #kladdefaktura #bilagsservice.

 

Et medlem har fået trukket beløbet to gange for den samme kontingentopkrævning.
Hvordan løser jeg dette?

Svar:
Det kan ske at der ske fejl i transaktionen og den ikke lykkes med det samme.
Typisk er det for internetforbindelsen afbrydes midt i godkendelses processen.
Mange betaler via deres mobiltelefon og her er det ofte dårligere internetforbindelse end hvis man sidder på en god internetforbindelse med kabel eller stabilt WIFI

Arrangementer uden krav om login
Vi har set at hvis det drejer sig om tilmelder til arrangementer hvor der ikke er krav om login så skynder de sig at lave en ny tilmelding som også starter en betaling op og så kan den betaling der kommer først igennem tage begge fakturaer og når den sidste betaling der er sat i gang så går igennem er der ingen faktura at udligne med.
Dette er endnu en god grund til at have krav om login hvor det er muligt

Tilmelder betalingskort og bagefter betaler manuelt
Den anden fejl der kan ske er at man kommer lidt sent med at betale kontingent og modtager den første påmindelse.
Hvis man så tilmelder sit betalingskort så bliver der betalt med det tilmeldte kort. Det får man også besked om på skærmen
Hvis man så alligevel skynder sig at betale manuelt  så er der sat to betalinger i gang og den der kommer først betaler fakturaen. Den anden vil hænge som en betaling uden faktura

Kan jeg løse det selv
Ja det kan du godt, hvis du kan gennemskue hvad der skal gøres
Vi anbefaler at du får hjælp fra supporten til oprydningen

I alle tilfælde bør man kontakte supporten og få hjælp til oprydning.
Dermed bliver der indsamlet oplysninger om omfanget samt tidspunkter hvor der sker fejl, så det kan rapporteres til udviklerne og der kan gøres tiltag der minimerer risikoen for at der sker fejl i betalinger.

Hvordan ser jeg om det gælder vores gruppe/kreds
Vil man gerne checke om man har nogle åbne webbetalinger der hænger man man danne en rapport over åbne posteringer på konto 3080 fra Webjournalen.
Vær opmærksom på at betalinger med kreditkort (Visa og Mastercard) er længere tid om at blive udbetalt og kan derfor “hænge” i op til 3 uger på 3026

Åbne posteringer finder du under Regnskab i topmenuen og derefter Åbne posteringer

Vælg Konto 3080

Klik vis for at får det vist på skærmen
Du kan også få rapporten som PDF eller Excel

I eksemplet herunder hænger der en åbenpostering på Webjournalen for Charlotte

Det er en betalen med Medlemsservice kortbetaling
I får pengene udbetalt med den sædvanlige udbetaling, men Webbetalingen mangler en “makker” på konto 3080

Man skal ikke begynde at klikke tilbagefør postering eller annullere webbetalinger!
Kontakt supporten for at få hjælp til oprydning

 

Har du brug for hjælp til at lave rapport over åbne posteringer generelt ,så ind under vejledninger og hent vejledningen omkring afslutning af regnskabsår

 

#webbetaling #WEBbetaling #web-betaling #dobbelt betaling #betalingsfejl

 

Nogle medlemmer er mindre bemidlede og har ikke mulighed for selv at udrede et normalt kontingent
Hvilke muligheder har vi i gruppen/kredsen?

Det er først og fremmest et tegn på et stærkt engagement i at alle får lov at have en meningsfyldt fritidsaktivitet og mulighed for at være med i et stærkt fællesskab, at dette spørgsmål stilles.

Spørgsmålet har ikke så meget med Medlemsservice at gøre. men da kontingentopkrævning og regnskab er i Medlemsservice så er her lidt hjælp

Først og fremmest kan bestyrelsen beslutte at der er medlemmer som deltager med et reduceret kontingent.
Så længe i overholder bestemmelserne om minimumskontingent så har i frie hænder til at fastsætte kontingenter

Der er imidlertid også mulighed for at jeres kommune kan tilbyde hjælp, eksempelvis Fritidspas.
Her skal I undersøge mulighederne hos jeres kommune. Der kan være hjælp både under den forvaltning der har med Folkeoplysende foreninger at gøre. Måske har I et Folkeoplysningsudvalg og eller er der et §35 stk. 2 udvalg. Der kan også være mulighed for for hjælp i den forvaltning der varetager ydelsesservice. Typisk kan foreninger hente hjælp i fritidsforvaltningen og familierne søger om hjælpen som ydelsesservice

Der er også private organisationer som BROEN Danmark der tilbyder hjælp til kontingenter og deltagelses i aktiviteter. Undersøg om Broen er repræsenteret i jeres kommune.

Sct. Georgsgilder, Y-men clubber, Lions clubber, fonde og sponsorer kan også være en mulighed for at hente støtte hos.
Undersøg hos korps eller forbund om de har en ordning med friplads. Hvis du ikke finder svar på hjemmesiden kan det være at der er en ansat i forbund eller korps der har kendskab til mulighederne.

Medlemsservice

Det som supporten for Medlemsservice kan hjælpe med er hvordan man håndterer kontingent og eksternt støtte. Altså hvor det ikke medlemmer eller pårørende der betaler kontingentet
Det er samlet i denne Tips & tricks: Tips & Tricks nr. 60 Eksempler på håndtering af friplads

Denne artikel er på ingen måde udtømmelig i forhold til muligheder for økonomisk hjælp til kontingentbetaling
Indholdet er stykket sammen af erfaringer samlet op i supporten gennem flere år
Kontakt din kommune eller landsorganisation for yderligere hjælp

 

 

#friplads #frikontingent #fritidspas #kontingentstøtte #puljer #alle med #fælleskab

 

 

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Du finder oversigten med kontingentopkrævninger i Regnskabsdelen
I topmenuen er overskriften Rapportering
På listen vælger du kontingent oversigt

Bemærk at der er nogle nyttige favoritter forberedt til dig.

Der er også et andet smart værktøj.
Det kigger på hvem der har medlemskaber og ikke nogen kontingentkontrakt

Her skal du kigge under Medlemmer i venstremenuen
Derefter under Medlemsskaber
Så vælger du Funktioner og Medlemsskaber i topmenuen
Vælg Medlemskaber
Klik Favoritter og vælg Medlemskaber: Kontingent ikke sat

Listen kan med fordel tilføjes Dashboard (Instrumentbræt)

NOTE: Vær opmærksom på at filtret kun finder dem der ikke er en kontrakt på.
Det fortæller ikke noget om status på kontrakten.
Status på kontrakten ser du under Kontingentoversigten

 

 

Gælder FDF, KFUM-spejderne, De grønne pigespejdere og Baptistspejderne.

 

#kontingentopsætning #kontingentkontrakt #kontingent #opkrævning #medlem #indmeldelse #medlemskab #betaling #genindmeldelse

Vi har et arrangement der desværre ikke bliver gennemført
Hvordan håndterer vi tilbagebetaling?

Det er rigtigt ærgerligt at arrangement må aflyses eller at en deltager desværre må melde fra igen efter tilmelding

Der ligger en Tips & tricks på det: Tips & Tricks nr. 64 Sådan håndteres tilbagebetaling af arrangementsbetalinger

Det er samme princip hvis betalt kontingent skal tilbagebetales
Vær dog opmærksom på at gruppen/kredsen kan have haft udgifter i for af kontingent til Landsorganisationen og fuld tilbagebetaling kan påføre gruppen en udgift.

 

#aflsyning #afmelding #tilbagebetal #tilbagebetaling

Det er en rigtig god ide og fortsæt endeligt videre
Denne artikel giver dig et kort overblik på hvad der skal gøres

Du bør starte med at finde denne vejledning: Vejledning til opstart af regnskab ver 1.1
Vejledningen forklarer de ting der skal gøres for at starte regnskab op.

Derefter kontakter du supporten og får en håndholdt hjælp til at få startet kredsens eller gruppens regnskab. Husk at oplyse hvilken kreds eller gruppe der er tale om.
Du kan og må gerne starte det op selv, men rigtigt mange ting kommer du til at gøre en eneste gang og så er det besværligt at gøre det selv, medens de frivillige supportere har prøvet det mange gange før. Desuden sidder supporten med erfaringer fra mange grupper og kredse og kan give dig god sparring hvis der er spørgsmål.
Du finder kontaktoplysninger på supporten under det punkt der hedder kontakt

Den plan vi normalt bruger til opstart af regnskab ser således ud:

1. Lave kontoplan (Supporten laver oplæg ud fra eksisterende kontoplan som kredsen/gruppen fremsender) – se Tips & Tricks nr. 20 Forberedelse til regnskab – Sådan tilretter du kontoplanen
2. Oprette evt. Dimensioner (Supporten i samarbejde kredsen/gruppen)
3. Opsætning af udlægs modul,  oprette liste over udlægs typer (kredsen/gruppen i samarbejde med Supporten) – se Tips & Tricks nr. 34a Forberedelse til regnskab – Sådan opretter du produkter i udlægsmodulet.
4. Opsætning af arrangement modul (Supporten i samarbejde med kredsen/gruppen)
5. Opsætning af kontingent modul (Supporten i samarbejde med kredsen/gruppen) – hent Tips & Tricks nr. 81 Hjælpeark til opsætning af kontingentopkrævning
6. Opsætning af donationsmodul (Supporten)
7. Starte online bankimport (kredsens/gruppens kasserer ) – se Tips & Tricks nr. 40 Opsætning af online bankimport – evt. udtrække en Excel/csv fil med posteringer for hver bankkonto fra 1/1
8. Nulstille regnskab og lave åbningsbalance pr. 1/1 (Supporten) Fremsende seneste reviderede regnskab (kredsen/gruppen)
9. evt. opsætning af kørselsrefusion? Hvis ja, hvilken sats og konto i regnskab? se evt. Tips & Tricks nr. 34b Sådan opretter du kørselsprodukter i udlægsmodulet

Det vi skal bruge i første omgang er:

• det seneste afsluttede regnskab.
• reg./konto nr. på de bankkonti i har (reg nr og kontonummer samt navn på bank)
• hvis regnskabet ikke viser decimaler på bankkonti skal vi også have den nøjagtige saldo pr. 31/12

Når vi lige har fået kigget det i sender igennem og lavet de første indledende opsætninger tager vi stilling til hvordan tingene videre skal gribes an. Nogle gange tilbyder vi  et videomøde hvor vi gennemgår det sidste opsætning og en kort gennemgang af systemet så du kan komme i gang med dagligdags bogføringen. Hvis man bliver tilbudt videomøde kan man evt. senere deltage i et kursus og man bør afsætte tid til at deltage i regnskabscafeerne.

Vi vil anbefale at I holder øje med hvornår der udbydes kurser i regnskabsdelen på https://medlemsservice.nu/kurser hvor man får en noget mere dybdegående viden om systemet end vi kan tilbyde i supporten. Her finder du også datoer på vores meget populære regnskabscafeer og brugercafeer.

Nogle gange vil man opleve at der allerede findes posteringer i regnskabet selv om man tro det ikke har været brugt tidligere.
Finder du tidligere posteringer, så har regnskabsdelen været brugt.
Supporten er gode til at hjælpe med at neutralisere tidligere posteringer og lave en retvisende åbningsbalance til dig

Denne artikel er den helt korte version af det som står i vejledningen til opstart af regnskab
Supporten der er bemandet med frivillige kontaktes på mail og de hjælper dig med udgangspunkt i din gruppe/kreds og din forudgående viden og erfaringer. Nogle gange tilbydes der et kort videomøde omkring tilpasninger og opstart af bankimport samt de første posteringer

 

 

#regnskab #åbningsbalance #bankimport #ny kasserer #nyvalgt #primo balance #starte regnskab #genstarte regnskab

 

Når man skal kreditere en kontingentfaktura – altså annullere den så er her en opskrift.
Bemærk at hvis man skal ændre debitor eller “kunden” så er det en anden metode man skal benytte

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag

Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes annulleret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Først vælges krediteringsmetode
Vælg Annuller for at annullere fakturaen
Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Hvis der ikke stilles andet krav så benyt dags dato

Klik Tilføj kreditnota

 

De to andre krediteringsmetoder beskrives her kort:

Opret kladde-kreditnota. Opretter en kladde som kan redigeres. Den skal færdiggøres og udlignes manuelt. Den er nyttig hvis der skal bruges en postering til regnskabet hvis betalt kontingent tilbagebetales.
Husk at bekræfte kladde-kreditnota før du går til bankafstemning

Ændre: Benyttes hvis man eksempelvis skal ændre debitor kunde (Hvis fakturaen er udsted til mor, men det er far der skal betale)
Husk at bekræfte kladde-kreditnota før du går til bankafstemning

Det er en god ide at gå tilbage på medlemmets stamkort og se efter om krediteringen er registreret og fakturaen er annulleret

Her kan man se at fakturaen er Annulleret og hvilken dato det er sket

 

Er det fordi du skal redigere en kontingentfaktura så se denne FAQ: Hvordan redigerer man en kontingentfaktura?

Klikker du på billederne kan du se dem i større størrelse

 

 

#kreditering #annullering #annullere #kontingentfaktura #kontingent #kreditnota

 

 

Når man skal redigere en en kontingentfaktura – altså ændre kunde eller beløbet så er her en opskrift.
Nedenstående er når fakturaen endnu ikke er betalt med betalingskort eller udlignet med bankafstemning

Denne artikel beskriver hvordan man kan redigere en kontingentfaktura.
Det er naturligvis samme mulighed for at redigere en almindelige faktura.

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag

Find den opkrævning der skal redigeres/ændres

Klik Åbn faktura

Herefter klikkes Nulstil til kladde

Klik Rediger

Nu kan du redigere fakturaen
Vi skal have en ny debitor på – en nu kunde
A: Der vælges Debitor – her i eksemplet vælges Frejas mor Filippa
B: Sæt fakturadato. Det vil i udgangspunktet være den oprindelige fakturadato, men man kan sætte den dato man ønsker
C: Sæt en forfaldsdato (Her i eksemplet vælges en uge frem fra den dato der redigeres (artiklen er skrevet 17/9-2023) Bruger man Betalingsbetingelser så kommer forfaldsdato fra betalingsbetingelserne

Klik Gem når du er færdig med at redigere

Kontroller at alt ser rigtigt ud
Når du mener at kladdefakturaen ser rigtig ud klikker du Bekræft

Når der er klikket Bekræft så bogføres kladden og den er nu en rigtig faktura
Man kan ikke redigere en bogført faktura – så skal man starte forfra i toppen af denne artikel.

Husk at få fakturaen sendt til debitor
Klik Send & Print

Skal du ikke bruge en printet kopi så vælg Udskriv fra (Den danner en PDF du kan gemme og eventuelt printe)
Du kan se hvem fakturaen sendes til (Selv om det ser ud til at man kan tilføje flere modtagere så prøv ikke på det da det let får forsendelsen til at gå i stykker)
Klik Send

Ruller du lidt ned på fakturaen kan du se indholdet i den mail der er sendt

 

Hvis der tale om en kontingentfaktura der allerede er betalt så skal der enten laves en kreditnota med henblik på tilbagebetaling, eller der skal dannes en faktura på restbeløbet der mangler at blive faktureret

Ønsker du at annullere en kontingentfaktura bør du kigge på denne FAQ artikel: Hvordan krediterer man en kontingentfaktura

 

#Ændring #faktura #betaler #kreditering #opret ny #kreditering #annullering #annullere #kreditnota

 

 

Medlemsservice opkræver kontingent efter kontingentkontrakten og tager ikke hensyn til evt. stop af medlemskab
Der kan også opkræves kontingent for en forældreforening eller støtteforening uden at det kræver at man er medlem af korps/forbund

Lad os forestille os at Jens er udmeldt i august måned og modtager en kontingnetopkrævning i september
Her er hvad kasserer eller økonomiassistent kan gøre:

Du kan søge Jens frem
Fjern aktiv filtret under Medlemmer og så dukker stamkortet op
Her kan man se Jens er udmeldt den 29. august.
Kontingentperioden for 2. halvår starter 1. juli. Da udmeldelsen ikke sker før start på den nye kontingentperiode antages det at der skal betales kontingent for perioden
Gruppen har også betalt korpsafgift for Jens den 1. juli

Det er op til gruppen at beslutte om Jens skal betale kontingent frem til 29. august eller om I eftergiver beløbet
Enten skal fakturaen krediteres helt (Annulleres) eller krediteres delvist ved at den Redigeres

Der ligger en vejledning til udmeldelse af medlemmer . Den hedder Tips & Tricks nr. 7 Sådan udmelder du et medlem

 

Få overblik over eventuelle restancer, manglende kontingentkontrakter og Inaktive stamkort der fortsat opkræves kontingent.

I oversigten Kontingent oversigt kan man se hvem der skylder kontingent/har åbne kontingentfakturaer og dem som bliver opkrævet næste gang

Du finder Kontingent oversigt under Regnskab

Her finder du under favoritter tre smarte filtre

Kontingent – Aktiv uden kontingentkontrakt: Det alle med en aktiv funktion i gruppen som ikke har kontingentkontrakt. Vær opmærksom på at det også kan være bestyrelsesmedlemmer, hjælpere og andre som ikke nødvendigvis skal betale kontingent.
Kontingent – Inaktive med restance: Med dette filter kan man identificere hvilke profiler med ubetalte kontingentfaktura der evt. er inaktive profiler og derfor måske skal have stoppet kontingentopkrævning og eventuelt have krediteret åbne fakturaer.
Kontingent – Manglende betaling: Filtrerer profiler der har saldo på kontingentopkrævning

Altså når man har udmeldt et medlem og vedkommende ikke har nogle ubetalte kontingentfakturaer så bør man ikke kunne finde medlemmet på Kontingentoversigten

 

Se eventuelt disse to FAQ artikler:
Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Stop af kontingentopkrævning

 

 

#udmeldelse #kontingent #udmeldt #opkrævning #kontingentopkrævning

 

Hvis kontantbeløbet er bogført i regnskabet på Konto 3020 Kontantkasse og nu indsat på konto 3000 Spejderbanken så man således:

 

Du lave en udbetaling fra Kontantkassen. Det gør du ved at oprette et manuelt kontoudtog på Journalen Kontant.
Når du afstemmer bankimporten skal du modpostere indbetalingen på konto 3041 Likviditetsoverførsel som manuel postering.

Når du afstemmer kontantkassen så skal du afstemme udbetalingen med den tilsvarende postering som du finder under Diverse matching.

Kontantkassen i Medlemsservice opfører sig som en bankkonto – bare uden bankimporten som du kender det. Du skal selv oprette kontoudtoget manuelt.
Man kan se kassens bankkontoudtog som det udleverings- og indleveringsbilag der laves hvis man bruger kasseapparat.
Der tæller man kassen op om morgenen (startsaldo) Tæller kassen op til lukketid (slutsaldo)
Det skal gerne stemme med kontantsalget i løbet af dagen.

Et par eksempler:
Startsaldoen skal være det beløb der står som saldo i finans
Slut saldoen skal være det der er tilbage i kassen efter at der er overført
Så hvis der er 1150,- kr i kassen som du går i banken med og den derefter er på 0,00 kr så vil startsaldoen være 1150,00 og slutsaldoen 0,00
Hvis der er 1150,- i kassen og du går i banken med 1100,- kr så vil slutsaldoen være 50,- kr
Det væsentlige er at tallene der hedder seneste kontoudtog og balance i Finans stemmer.

Hos spejder og FDF har vi laaange dage
Måske har vi månedlige kontoudtog på kassen – alt efter hvor mange kontant transaktioner vi har.
Det er sjældent mange, men har man et juletræssalg eller et loppemarked kan der godt være en betydelig kontantkasse hen over en uge

 

 

#kontantkasse #pengekasse #kontant #kontanter #bankpostering #afstemning #indbetaling

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler.

Det kan også være at du bemærker en notifikation øverst på gruppens stamkort eller oversigten over gruppens medlemmer

Skal du ind og godkende eller afvise så klikker du på Rediger tilmelding

 

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

Hvis du finder gamle tilmeldinger, altså fra tidligere regnskabsår, der endnu ikke er håndteret så skal du blot håndtere dem.
Tilmeldinger der er fra tidligere regnskabsår og hvor arrangementet eller kurset ikke har ligget hen over nytår vil være faktureret på anden måde fra kontoret.
Når du får ryddet op har du et godt overblik og kan derfor straks håndtere nye anmodninger om betalinger i forbindelse med tilmeldinger, hvor en deltager angiver at gruppen/kredsen/distriktet/divisionen skal betale

 

#tilmelding #korpsarrangement #kursus #faktura til gruppen #betalingsgodkendelse #betalingsgodkender #advarsel om godkendelse #stamkort #notifikation #banner

 

Hvis man gerne vil tilføje tekst på sine fakturaer kan Betalingsbetingelser være en mulighed

Det kan være at man hjælper borgerforeningen i byen med at sætte flagstænger op til konfirmanderne eller lignende
Borgerforeningen eller et andet firma eller forening har typisk ikke mulighed for at betale med betalingskort.
Derfor kan det være smart at anføre bankkonto eller lignende på fakturaen

Man opretter betalingsbetingelser under
Regnskab i venstremenuen
Konfiguration i topmenuen
Betalingsbetingelser på listen

Det letteste er at bruge en eksisterende betalingsbetingelse som udgangspunkt. Kig hvilke oplysninger der skal angives
Derefter klikker man på Opret.
Start med at navngive betalingsbetingelsen så det er tydeligt hvad den bruges til Eks. 14 dage bank, med bankoplysninger
Derefter skriver man den tekst der skal med på fakturaen og i den mail som fakturaen udsendes med. Man skal udfylde Vilkår som man har noteret sig fra den standard betalingsbetingelse man tager udgangspunkt i.
Derefter vil det for eksempel se således ud:

Oplysninger kommer med på PDF-filen

 

Det kommer også i mailen der sendes ud når du klikker Send & print:

Her er det på sin plads at minde om at alle betalinger der ikke foretages via betalingskort eller mobilpay i Medlemsservice skal kassereren eller en økonomiassistent udligne ved bankimport for at fakturaen markeres som betalt.
Det er kun kontingentfakturaer der automatisk sendes mail med påmindelse om betaling

Man kan kun benytte sine egne betalingsbetingelser ved manuelle opkrævninger af kontingent.
Men det kan være praktisk i forhold til opkrævninger til en forening eller fond som typisk ønsker at betale med bankoverførsel.

 

#faktura #betalingsbretingelser #bankoverførsel #tekst på faktura #firmafaktura  #foreningsfaktura

 

 

 

 

Man kan tilmelde et betalingskort således at kontingentbetaling trækkes automatisk.
Det er rigtigt smart at der betales automatisk på forfaldsdato.

Nogle gange sker det at en kontingentfaktura ikke betales som forventet

Det første man skal gøre er at kontrollere hvem fakturaen er udstedt til.
Klik ind på fakturaen og kig efter hvilket navn og medlemsnummer der står som debitor
Er betalingskortet tilmeldt på den profil der er angiver som debitor?

Hvis det er samme person skal man ind under Betalingstransaktioner og kigge på hvad der kan være sket.
På mislykkede betalinger vil der stå en fejlmeddelelse i loggen

Hvis du sidder med et medlem hvor fakturaen er udstedt til en anden end den der står som betaler er det med sikkerhed fordi der er ændret betaler efter at fakturaen er udstedt.
Faktura udstedes til den profil der er angivet som betaler på det tidspunkt fakturaen oprettes. Er der ikke angivet en betaler så udstedes fakturaen til medlemmet selv.

Forældre kan selv logge ind og ændre betaler. Man skal lige være opmærksom på at ændring af betaler ikke har tilbagevirkende kraft. Det er den der var angivet på faktureringstidspunktet som fakturaen er udstedt til og det er den som forventes at betale.
Kassereren eller en økonomiassistent kan evt. være behjælpelig med en omfakturering hvis der er behov for dette.

Se også: Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

 

 

#kontingent #betalingskort #betaler #betalingsgateway #betaling #betalingsaftale

 

 

 

 

 

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

• Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
• Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
• Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
• Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i venstremenuen et punkt der hedder Kort-transaktioner
Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Ikke-betaling (abonnement) er et betalingskort der tilmeldes automatisk kontingentbetaling
Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge avanceret søgning øverst til højre og benytte favoritten Afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du bruge favoritten Sorter efter betalingsfil

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Fejl! betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

Du har fået krediteret en faktura så den nu er annulleret.
Det var ikke miningen at annullere fakturaen, men den skulle blot have været ændret til et andet beløb.

Heldigvis er det ikke svært.
Medlemsservice kan ikke opkræve den samme periode to gange

Derfor skal man have fat på den kontingentfaktura man har annulleret

Det kan eksempelvis være denne:

Klik på firkanten ude til højre.
Nu har du den annullerede kontingentfaktura åben

Klik på Handling og Dupliker

 

Nu har du en ny kladde-faktura som du kan redigere
– rette kunde hvis det er nødvendigt.
– rette produkt.
– rette pris hvis det ikke regnes af sig selv.

Husk at sætte fakturadato, hvis det ikke skal være dags dato
Angiv betalingsbetingelser

Klik Gem
Kontroller at fakturaen ser korrekt ud

Se det rigtigt ud så Valideres faktura og sendes pr. e-mail

Så har du dannet en ny faktura som medlem eller betaler kan betale præcis som hvis den var dannet automatisk

 

 

Denne FAQ anviser hvordan man:

Redigerer en faktura
Angiver ny betaler
Retter faktureret kontingent

 

Skal du oprette en faktura er her en kort guide

Start med at klikke Ny faktura

Derefter får du en kladde faktura frem

A: Angiv en kunde (debitor) eller den person eller virksomhed fakturaen udstedes til
B: Angiv bogføringsdato. Det er den dato posteringerne oprettes i regnskabet
C: Angiv en betalingsfrist eller vælg Vilkår vis du vil vælge betalingsbetingelser (se eventuelt artikel om betalingsbetingelser)
Klik Tilføj en linie
D: Skriv en tekst på hvad der sælges (Måske er det noget der sælges ofte og så kan du i stedet vælge Produkt
E: Angiv den indtægtskonto som indtægten skal bogføres på
F: Angiv antal
G: Angiv pris enhed
Måske skal der angives en dimension for indtægten. Hvis det er tilfældet så husk at angive dimension
Felterne Startdato, slutdato og profil benyttes kun ved kontingentfakturaer

Klik herefter Gem
Kontroller at alle oplysninger er korrekte
Klik Bekræft – og så er fakturaen bogført

Skal fakturaen sendes til kunden eller skal du bruge en PDF fil med fakturaen så klik Send&Print

Ønsker du jeres bankkontonummer på PDF fakturaen så skal du oprette jeres egne betalingsbetingelser

 

#opret #faktura #betalingsbetingelser #betalinger #indtægter #salg #varer

 

Du kan se billederne i større størrelse ved at klikke på dem

 

Skal du oprette en faktura er her en kort guide

Der er flere måder at starte en kladde leverandørfaktura på
1. Du kan klikke på Opret manuelt og vedhæfte bilag senere
2. Du kan starte med at uploade dit bilag ved at klikke på Upload
3. Har du modtaget fakturaen på mail kan du videresende den til den e-mailadresse der står på journalkortet

Ved nogle systemer hedder Udgiftsjournalen Leverandørfaktura. To navne for det samme

Her starter jeg ved at klikke Opret manuelt

 

Derefter får jeg en kladde leverandørfaktura frem

 

A: Angiv en leverandør (kreditor) eller den person eller virksomhed fakturaen kommer fra eller som du skylder penge
B: Angiv bogføringsdato. Det er den dato posteringerne oprettes i regnskabet
C: Angiv evt. en betalingsfrist hvis beløbet har forfald ud i fremtiden og derfor ikke behøver at blive betalt straks
Klik Tilføj en linie
D: Skriv en tekst på hvad der er købt (Måske er det noget der købes ofte og så kan du i stedet vælge Produkt – eks korpsafgift eller kontingent til landsforbund)
E: Angiv den udgiftskonto som udgiften skal bogføres på (Er der flere varer på fakturaen der skal bogføres på forskellige udgiftskonti så oprettes der blot flere varelinier)
F: Angiv antal
G: Angiv pris enhed
H: Nederst på fakturaen under den grønne pil finder du et papirclips ikon. Her kan du vedhæfte bilag. Der bør altid vedhæftes bilag til udgiftsposteringer

Måske skal der angives en dimension for udgiften. Hvis det er tilfældet så husk at angive dimension
Felterne Startdato, slutdato og profil benyttes ikke på leverandørfakturaer!

Klik herefter Gem
Kontroller at alle oplysninger er korrekte
Klik Bekræft – og så er fakturaen bogført

Hvis du sender mail til jeres leverandørfaktura e-mailadresse og PDF fakturaen er den version med indlejrede XML data vil varelinierne bliver oprettet på kladde leverandørfakturaen og så skal du blot sikre dig at det er den eller de rigtige udgiftskonti der bogføres på. Modtager gruppen eller kredsen fakturaer fra Landsdel eller distrikt vil PDF indeholde XML data og der vil du se at du ikke manuelt skal oprette varelinier.

 

Husk at vedhæftede bilag skal være PDF eller billedfiler. Det må ikke være tekstdokumenter som eks. Excel eller Word dokumenter medmindre de er gemt og vedhæftes som PDF

 

PS. Hvis du finder en fejl efter at leverandørfakturaen er bekræftet (og dermed bogført) så kan du rette den så længe den ikke er registreret som betalt. Der er en knap der hedder Sæt til kladde

 

#opret #faktura #udlæg #udgifter #salg #varer #kreditor #leverandør

 

Du kan se billederne i større størrelse ved at klikke på dem

Spørgsmål: Jeg har en leder som har indsendt et udlæg sidste år. Af forskellige grunde har kassereren ikke får udbetalt pengene før i det nye regnskabsår. Nu er det gamle regnskabsår lukke. Jeg kan ikke finde udlægget ved bankimporten

Svar:
Det er en meget usædvanlig situation at man venter så længe
Derfor skal du lave noget ekstraordinært.

Forklaringen er at når du lukker et regnskabsår så lukker man også af for de eventuelle udlignede posteringer der er på konto 3080 og 4080. Det er der mange der er glade for i de tilfælde de har fået lavet noget rod som ikke umiddelbart kan rettes op, men som skal “fejes ind under gulvtæppet”. Det vil sige at de ikke popper op som forslag ved bankimport

Du skal ind i Regnskab
Op under Konfiguration
Find det menupunkt der hedder Bank opsætning

Bankafstemningstærskel er den dato som Medlemsservice går tilbage til ved bankafstemning.

Du kan ændre datoen til 01-01-2022
Derefter får du også bankafstemningsforslag fra 2022

Når du er færdig kan du rette det tilbage til 01-01-2023

 

 

#bankimport #udlæg #regnskabsår #bankafstemningstærskel #udligning

Mange oplever at eksempelvis Hotmail smider mail fra Medlemsservice i uønsket post.
Det er særligt slemt når det er mail der indeholder links, men det kan også være andre

Her vises hvordan man i Hotmail angiver at have tillid til afsender
Der er guides til andre mailsystemer længere nede i artiklen

Log ind på webmailen på https://hotmail.com
Beskrivelsen er som det gøres på en computer.
På en telefon eller tablet vil billederne være anderledes

Klik på Indstillinger øverst til højre – det lille tandhjul

Klik derefter ind på Uønsket mail

 

Tilføj den eller de e-mailadresser eller maildomæner du har tillid til

I nedenstående eksempel er vist alle korps og forbund, men man kan nøjes med sit eget korps eller forbund

Jeg har i eksemplet også vist hvordan man angiver at have tillid til supporten. Det er ved at angive hele e-mailadressen notifikation@adm.steingabelgaard.dk

Det er eksempelvis notifikation@adm.steingabelgaard.dk for supporten
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk for KFUM-Spejderne
notifikation@medlem.fdf.dk
notifikation@medlem.pigespejder.dk
notifikation@medlem.baptistspejder.dk

Håber at det kan hjælpe til at modtage mails vedr. medlemskabet

 

Ovenstående kneb virker også på live.com mail, live.dk mail og msn.com mail. Det er alle Microsoft gratis tjenester

 

Google mail

Benytter man Gmail eller Google-suite så opretter man mailadresser man har tillid til som kontaktpersoner i adressebogen hos Google

Mail via One.com

Har du din e-mailadresse hosted hos one.com har du mulighed for at angive afsendere du har tillid til under indstillinger:

 

 

#uønsket mail #uønsket post #hotmail #gmail #tillid til afsender #spam #mailfilter #MSN #msn #live #one.com #hosted mail

 

 

 

 

Hvis der ikke længere er behov for en børneattest på en person bliver der automatisk ryddet op i kladder i regelmæssige automatiske oprydningsjobs

Der kan af forskellige årsager være sat gang i flere kladder for en børneattestansvarlig ikke er opmærksom på at der allerede ligger en kladde på børneattest

For at få fjernet overflødige børneattest kladder skal man rette henvendelse til respektive korpskontor eller forbundskontor

Har personen problemer med at logge på for at indtaste CPR nummer så kontakt supporten, som hjælper med at få adgang til Min side

 

#børneattest #kladde #CPR-nummer #personnummer #børne #attest

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikke en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

#børneattest #børne #attest #CKR #overgreb #samvær #samværsregler #hjællper #tante #madtante #køkkentante

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

Ovenstående vejledning gælder også for at

• oprette kasserer
• oprette bestyrelsesformand
• oprette revisor

 

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper, gruppekasserer, kredskasserer, bestyrelsesformand

Flere har spurgt efter hvordan man kan lave et udtræk af fototilladelser. Nu skal man naturligvis være omhyggelig med data man trækker ud af Medlemsservice. Dette skal derfor betragtes som et værktøj til overblik og ikke en opfordring til at eksportere data som ligger på egen PC eller som print i en taske. Der er udarbejdet en eksportliste som findes under Medlemmer. Den hedder: Medlem: Navn, Alder, Fototilladelse, Accept helbredsoplysninger, børneattest.

For at hive en eksportliste ud så markerer du de medlemmer der skal eksporteres.
Klik Flere
Klik Eksporter
Vælg den liste du vil eksportere.

Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside

Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind via Borger.dk i stedet for direkte i e-boks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.

Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.

Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde.

Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud.

Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten.
På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil.

Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen.

Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld
Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem.
Man udfylde alle felter der er markeret med en rød *

Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt og modtager en velkomstmail fra gruppen/kredsen og indtil man anmoder om udmeldelse. Spejdere og FDF er ikke en sæson på halvt eller helt år som det eks. ofte er i ungdomsklubber eller idrætsforeninger. Man skal altså ikke indmeldes hvert år.

Alle grupper og kredse har deres egen “personlige” digitale indmeldelsesblanket som man bør kunne findes på deres hjemmeside eller Facebookside
Husk at læse i toppen at det er den rigtige kreds/gruppe man anmoder om indmeldelse i

Gruppens/kredsens forberedelse

Linket til den digitale indmeldelsesblanket bør ligge på hjemmesiden eller i en Facebookside så den er let at finde .

Linket findes på kredsens/gruppens stamkort:

Linket kopierer man ind på sin webside, Facebookside. Laver evt. som QR kode i spejderhuset/kredshuset.
Online indmeldelse skal være aktiveret med en af de muligheder der er på listen.

Online indmeldelse skal sættes op på alle enheder/hold og kan være forskellig, således at det passer til netop det enkelte hold.

Oplysningerne om det enkelte hold/enhed findes på enhedens/holdets stamkort under medlems- og mødeinfo.

Nogle foretrækker at skrive klassetrin i stedet for alder. Det kan man gøre og så bare leve med at der står “år” bagefter.

Der er mange fordele for gruppen/kredsen ved at benytte den digitale indmeldelsesblanket.

• For det første skal I ikke selv indtaste oplysningerne og slipper for at tyde håndskrevne sedler
• Forældrene lærer at benytte Medlemsservice
• Der bliver taget stilling til Fototilladelse
• Der bliver taget stilling til behandling af helbredsoplysninger
• Evt. bliver der taget stilling til Betaler af kontingent (hvis kassereren sætter spørgsmålet op på kredsens/gruppens stamkort

 

#indmeldelsesblanket #digital indmeldelse #nyt medlem #genindmeldelse #overflytning #flytte #blanket #blanketter #indmeldelsesblanketter

Vi har et barn på venteliste der i mellemtiden er blevet medlem af en anden kreds/gruppe.
Hvordan fjerner jeg ham fra ventelisten?

Svar:
Hvis du skal fjerne et stamkort fra ventelisten klikekr du på Inativer eller Annuller alt efter hvilken af knapperne der er tilgængelige

Normalt kan man klikek på Annuller.
Har stamkortet haft en aktiv funktion i kredsen/gruppen vil det i stedet være Inaktiver der er tilgængelig

Det er samme fremgangsmåde hvis der står stamkort under Nye til indmeldelse eller står i status Kladde

 

 

#Venteliste #Inaktiv #Annuller

 

 

 

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

 

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

 

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

 

 

 

#kontakt #kontaktperson# #nødkontakt

 

 

 

 

 

Når et medlem indmeldes sendes der en velkomstmail

Benyttes systemets standard velkomstmail sendes velkomsten til medlem samt eventuelle primære kontakter
Desuden sendes der mail til Følgere af enheden/holdet og kredsen/gruppen

Læs eventuelt mere om notifikationer i denne FAQ om notifikationer

 

HUSK den lille krølle at beskeder til Følgere sendes ud som mail til medlem og pårørende. Det vil sige medlem og eventuelle primære kontakter.
Er der forældre til ledere og assistenter der modtager notifikationer er det en god ide at overveje om denne leder fortsat har brug for at pårørende står som primære kontakter
Se eventuelt Hvad betyder primær kontakt

 

#notifikation #følger #indmeld #indmeldelse #besked #indmelde

Når et medlem udmeldes sendes der en afskedsmail

Benyttes systemets standard afskedsmail sendes beskeden til medlem samt eventuelle primære kontakter
Desuden sendes der mail til Følgere af enheden/holdet og kredsen/gruppen

Læs eventuelt mere om notifikationer i denne FAQ om notifikationer

 

HUSK den lille krølle at beskeder til Følgere sendes ud som mail til medlem og pårørende. Det vil sige medlem og eventuelle primære kontakter.
Er der forældre til ledere og assistenter der modtager notifikationer er det en god ide at overveje om denne leder fortsat har brug for at pårørende står som primære kontakter.
Se eventuelt Hvad betyder primær kontakt

 

#notifikation #udmelde #udmeldelse #udmeld #afslut #følger #besked

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

 

På gruppens stamkort er der flere faneblade

 

Enheden/holdet har også et stamkort

 

 

 

 

 

 

 

 

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvis du gerne vil se hvilke mail du har sendt kan du finde dem igen

Der er flere steder du kan kigge

Dels kan du se i loggen på medlemmet hvilke e-mailbeskeder der er sendt til profilen
Hvis beskeden er sendt til funktioner eller Medlemskaber skal du kigge under medlemskaber eller de pågældende funktioner

Fakturaer kan du se i loggen på den enkelte faktura

De beskeder du har sendt kan  du finde i en oversigt

Under Beskeder i venstremenuen -> Afsendt emails kan man se alle de mails man har sendt, under forudsætning at den anvendte skabelon ikke har “Ja’ til slet automatisk.

 

Under Beskeder i venstremenuen->Mail jobs kan man se de baggrundsafsendelser man pt har i gang, og dem der er afviklet de seneste 3 døgn – Men ikke ældre.

Benytter man standard mailskabelonerne i Medlemsservice bør de alle blive logget
Systembeskeder logges ikke altid

Ser du kun 80 modtagere på en mail og forventede nogle flere så se evt. denne FAQ artikel: Hvordan sender man mail hvis der er mere end 80 modtagere på listen

Se eventuelt også FAQ om fejlsøgning på mail der ikke kommer frem: Vi oplever at mails ikke kommer frem til modtager.
Denne artikel er også god at læse Mail sendt via Medlemsservice ender i uønsket post.

#mail #afsendte mail #sendte mail #beskeder #historik

Du kan se hvem der er følger på kredsen eller gruppen på kredsens/gruppens stamkort

Der er en FAQ der forklarer hvor du kan se det: Hvorfor får jeg mails om andre medlemmer?

Det er på samme måde du kan se hvem der følger et hold eller en enhed

 

#notifikationer #indmeldelse #udmeldelse #følger #besked #indmeld #udmeld

Det er muligt at inaktivere enheder, hvor der ikke længere er tilknyttet medlemmer/personer med en aktiv funktioner. Forudsætningen er, at der ikke må være aktive funktioner knyttet til enheden. Dvs. alle som har haft et enhedsmedlemskab skal have slutdato og det gælder også for andre funktioner. Man kan få en oversigt over aktive funktioner i en enhed ved at åbne stamkortet for enheden og klikke på feltet Funktioner, så vises en liste med alle aktive funktioner i enheden. Hvis der ikke står nogen på listen kan enheden inaktiveres.

Når enheden er inaktiveret bliver den ikke vist på oversigterne, men den kan søges frem hvis det bliver aktuelt.

Heldigvis ønsker mange medlemmer at fortsætte i organisationen når de flytter til et nyt sted

 

Ønsker et medlem som enten er aktivt medlem af en anden gruppe/kreds, eller en der tidligere har været tilknyttet en anden gruppe/kreds, at blive tilknyttet jeres kreds/gruppe så læse denne FAQ: Hvordan flytter man et medlem fra en gruppe/kreds til en anden?

 

 

 

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

Ovenstående vejledning gælder også for at

• oprette kasserer
• oprette bestyrelsesformand
• oprette revisor

 

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper, gruppekasserer, kredskasserer, bestyrelsesformand

Hvis jeres gruppe/kreds har behov for at oprette et udvalg eller en ny enhed/hold så gør du følgende

Gå ind på gruppens/kredsens stamkort
Klik Opret underenhed

 

Nu skal du udfylde
A: Navn på enheden(holdet/klassen/patruljen/udvalget/arbejdsgruppen
B: Organisatorisk niveau. her vælges hvilken type (enhed, udvalg, arbejdsgruppe, patrulje mv)
C: Online indmeldelse. Her angives om det skal fremgrå af online indmeldelse, og hvis det skal være aktivt hvordan det skal håndteres

Man kan udfylde adresseoplysninger (D) hvis det ikke er det samme som resten af gruppen/kredsen.

Hvis der er tale om en Enhed/hold, eller underliggende organisatorisk enhed, skal du udfylde klassifikation
Det er klassifikation der adskiller forskellige arbejdsgrene i landsorganisationen. Er du i tvivl så spørg supporten

På fanebladet Medlems- og mødeinfo angiver du informationer om aldersgruppen og mødetiderne for enheden/holdt. Oplysningerne benyttes eks. på online indmeldelsesblanket.

 

På Fanebladet Økonomi angives standard kontingentsatsen for enheden/holdet
Standard kontingentsatsen sikrer at nye medlemmer får en kontingentsats når gruppen/kredsen indmelder dem

 

Afslut med at klikke Gem

 

Det er ikke ale oplysninger du selv kan rette efterfølgende.
Får du en enhed/hold oprettet med fejlagtige oplysninger så kontakt straks supporten

Er der behov for at oprette en ny gruppe eller kreds så kontakt Korpskontoret/Landskontoret

 

#enhed #hold #udvalg #arbejdsgruppe #klasse #patrulje

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Spørgsmål:

Hvornår er det nu at børnenes klassetrin opjusteres til næste trin?

 

Svar:

I medlemsservice skifter klassetrin 1. august
Systemet skifter den numeriske værdi fra 0 til 1, fra 1 til 2 osv.
Medlemsservice ved ikke hvornår skoletiden slutter. Man skal altså selv stoppe den ved 10. klasse

 

#skoleår #skole #skoletilknytning #klasse #klassetrin #skoleår #oprykning

Udfordring:
Skal lige sende en mail ud til smutteledere mm i Region Skagerrak,
men jeg synes ikke jeg kan søge dem frem i Medlemsservice.
Bliver ved med at få hele korpset frem.

Løsning:
Jeg vil gå under Funktioner
I tilføj tilpasset filter vælge Overordnet niveau Skagerak Region
Derefter filtrere på lederfunktion og Grønsmutteflok

 

Se evt Tips og Tricks Nr 30 Opret et favoritfilter til lister hvordan du gemmer de filtreringer du ofte bruger
Tips og Tricks finder du på Tips og Tricks som du også finder her på www.medlemsservice.nu

 

#Klassifikation #Filter #leder #Hold #Enheder

Der er nogle medlemmer i vores gruppe/kreds som ikke er med på noget hold eller Enhed
Hvordan får vi det?

Svar:
Man tilknyttes et hold eller enhed med en funktion
Ledere skal have leder eller assistentfunktion
Medlemmer skal have funktionen Enhedstilknytning/Enhedsmedlem

Dette gøres således:

1. Du går ind på det pågældende medlem
2. Check indmeldelsesdatoen – du skal bruge den om lidt
3. Gå til fanebladet funktioner
4. Klik Tilføj funktion
5. Vælg det hold medlemmet skal være med på
6. Vælg funktionen Enhedstilknytning
7. Sæt datoen hvor tilknytningen skal starte. Typisk er det indmeldelsesdatoen

Er der ikke noget faneblad der hedder Funktion på personens stamkort så er der en løsning på det her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis du får sat en forkert dato på en funktion så læs her: Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

 

#Hold #Enheder #patrulje #klasse #statistik

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Klik stamkortet i Ny eller Kladde
Opdater postadresse og evt kontaktoplysninger på medlemmet
Vær omhyggelig med at sætte Starter i enhed så vedkommende kommer på det nye hold/den nye enhed og ikke den vedkommende tidligere er indmeldt i.
Kontroller at der evt. er pårørende og primære kontakter
Kontroller at der evt. er korrekt betaler angivet, hvis medlemmet ikke selv skal betale

Nu kan du indmelde medlemmet

Kontroller at medlemmer får tildelt de funktioner der hører til medlemskabet.
Eks Enhedsmedlem hvis det er et med
Enhedsleder hvis der er tale om en leder i en enhed

Kontroller at kontingent sættes rigtigt op, hvis I benytter kontingentopkrævning via Medlemsservice
Kontakt evt. kassereren hvis du ikke har de fornødne rettigheder eller ikke er erfaren nok med kontingentopsætning

 

 

#genindmeld #indmeldelse #tidligere medlem #enhed #hold #funktioner

 

Hvis I skal have en forælder eller en anden hjælper med på en lejr skal vedkommende have en aktiv funktion i gruppen eller kredsen

Forældre og andre hjælpere behøver ikke at være indmeldt i gruppen, men de må gerne være indmeldt og have et primært medlemskab
Husk at hvis du klikker Indmeld så bliver vedkommende medlem i jeres gruppe eller kreds og skal derfor også betale kontingent.

Hos Baptistspejderne, De grønne pigespejdere og KFUM-spejderne har en funktion der hedder Lejrdeltager (ikke medlem)
Denne funktion kræver ikke medlemskab men giver en aktiv funktion og dermed mulighed for at tilmelde sig
Hos FDF har man en funktion der hedder Landslejrdeltager som fungerer på samme måde.

Skal man have gæster fra andre grupper kredse med på lejr kan denne artikel være god hjælp: Vi skal have et medlem fra en anden gruppe/kreds med på vores lejr

 

 

#gæst #forælder #hjælper #lejrdeltager #landslejr #SL #Spejdernes Lejr #forælderhjælper

 

Hvis det er et af jeres egne arrangementer i gruppen/kredsen skal I blot sætte kryds i Tillad tilmeldinger fra alle brugere på jeres arrangement. Så kan alle der har en aktiv funktion tilmelde sig jeres arrangement uanset om de er tilknyttet jeres gruppe eller kreds.

Hvis man skal med som “gæst”
Hvis det er forældre i jeres gruppe kreds der skal kunne tilmelde sig kan det være det skal have tildelt en funktion der hedder noget med Hjælper. Man kan også tildele dem funktionen Lejrdeltager (ikke medlem) eller Landslejrdeltager.

Skal gruppen eller kredsen tilmelde deltagere til et stort arrangement som eksempelvis Landslejr eller Spejdernes Lejr så skal de have en aktiv funktion i gruppen eller kredsen. Hvis de ikke allerede har en aktiv funktion i gruppen eller kredsen kan man tildele dem funktionen Lejrdeltager (ikke medlem) eller Landslejrdeltager.

Har vedkommende ikke allerede tilknytning til jeres gruppe eller kreds så skal deres stamkort eller profil tilknyttes hos jer. De må ikke oprettes som helt ny da det så giver dubletter og det låser deres adgang til at logge på Medlemsservice

Læs eventuelt denne FAQ artikel om at tilknytte profiler til jeres kreds/gruppe: Tilknytte en profil fra en anden gruppe/kreds til vores gruppe

 

Regioner, landsdele og distrikter
Når Korps, regioner, landsdele og distrikter opretter arrangementer er det vigtigt at huske at vinge af Tillad tilmeldinger fra alle brugere for at medlemmer i grupper og kredse kan se arrangementet.

Et lille tillægstips: Når man inviterer deltagere med fra andre organisatoriske enheder bør man ikke benytte Underenheder.
Underenheder/målgruppe fungerer kun i den organisatoriske enhed som opretter arrangementet

 

 

 

#gæst #forældeer #hjælper #lejrdeltager #landslejr #SL #Spejdernes Lejr

Man kan oprette sine egne betalingsbetingelser hvis de systembetingelser ikke dækker behovet
Det er beskrevet i denne FAQ Kan man tilføje mere tekst på en faktura?

Man kn ikke tilføje yderligere tekst på systemdannede kontingentfakturaer.

 

 

#betalingsbetingelser #betalingsvilkår #faktura #bankoplysninger #eksterne kunder

 

 

 

1. Gå ind på medlemmets profil.
2. Find sektionen med Pårørende.
3. Fjern markeringen i feltet “Primær kontakt” ved de pårørende, der ikke længere skal modtage beskeder.
4. Husk: Hvis der ikke er hakket af ved en person som “Primær kontakt”, sender systemet automatisk ikke mails eller SMS’er til dem når der sendes besked til pårørende.

• Hvis den unge selv skal modtage og betale sit kontingent, skal der blot ikke angives en betaler på medlemmets profil.
• Står feltet tomt, sendes opkrævningen direkte til medlemmets egen e-mail.

---

Hej! 🏕️ Nu hvor I er blevet store (og kloge) spejdere/FDF’ere, skal jeres forældre vel ikke længere lege sekretærer for jer? 😉

Hvis I vil slippe for, at mor og far får jeres mails om lejre og møder, så giv mig lige et prej! Jeg kan ikke rette det for jer automatisk, men hvis I siger til, fjerner jeg jeres forældre som “Primær kontakt”. Giv også lyd, hvis I selv vil modtage jeres kontingentopkrævninger fremover! 🚀💸

---

1. Kladdefaktura: Der oprettes automatisk en leverandør-kladdefaktura i Medlemsservice, som ligger klar til bogføring.
2. Notifikation: Alle medlemmer af “Leverandørfaktura-teamet” modtager en besked om, at der er kommet en ny faktura.

• Kassereren bør altid være medlem.
• Husk at opdatere teamet med det samme, når I skifter kasserer, så vigtige regninger ikke overses.

 

 

#medlemsservice #leverandørfaktura #fakturamodtager #gruppemail #kredsmail #kasserer #regnskabsfører #bestyrelsesmedlem #gruppeleder #kredsleder #bogføring #fakturahåndtering #notifikationer #kladdefaktura #bilagsservice.

 

Et medlem har fået trukket beløbet to gange for den samme kontingentopkrævning.
Hvordan løser jeg dette?

Svar:
Det kan ske at der ske fejl i transaktionen og den ikke lykkes med det samme.
Typisk er det for internetforbindelsen afbrydes midt i godkendelses processen.
Mange betaler via deres mobiltelefon og her er det ofte dårligere internetforbindelse end hvis man sidder på en god internetforbindelse med kabel eller stabilt WIFI

Arrangementer uden krav om login
Vi har set at hvis det drejer sig om tilmelder til arrangementer hvor der ikke er krav om login så skynder de sig at lave en ny tilmelding som også starter en betaling op og så kan den betaling der kommer først igennem tage begge fakturaer og når den sidste betaling der er sat i gang så går igennem er der ingen faktura at udligne med.
Dette er endnu en god grund til at have krav om login hvor det er muligt

Tilmelder betalingskort og bagefter betaler manuelt
Den anden fejl der kan ske er at man kommer lidt sent med at betale kontingent og modtager den første påmindelse.
Hvis man så tilmelder sit betalingskort så bliver der betalt med det tilmeldte kort. Det får man også besked om på skærmen
Hvis man så alligevel skynder sig at betale manuelt  så er der sat to betalinger i gang og den der kommer først betaler fakturaen. Den anden vil hænge som en betaling uden faktura

Kan jeg løse det selv
Ja det kan du godt, hvis du kan gennemskue hvad der skal gøres
Vi anbefaler at du får hjælp fra supporten til oprydningen

I alle tilfælde bør man kontakte supporten og få hjælp til oprydning.
Dermed bliver der indsamlet oplysninger om omfanget samt tidspunkter hvor der sker fejl, så det kan rapporteres til udviklerne og der kan gøres tiltag der minimerer risikoen for at der sker fejl i betalinger.

Hvordan ser jeg om det gælder vores gruppe/kreds
Vil man gerne checke om man har nogle åbne webbetalinger der hænger man man danne en rapport over åbne posteringer på konto 3080 fra Webjournalen.
Vær opmærksom på at betalinger med kreditkort (Visa og Mastercard) er længere tid om at blive udbetalt og kan derfor “hænge” i op til 3 uger på 3026

Åbne posteringer finder du under Regnskab i topmenuen og derefter Åbne posteringer

Vælg Konto 3080

Klik vis for at får det vist på skærmen
Du kan også få rapporten som PDF eller Excel

I eksemplet herunder hænger der en åbenpostering på Webjournalen for Charlotte

Det er en betalen med Medlemsservice kortbetaling
I får pengene udbetalt med den sædvanlige udbetaling, men Webbetalingen mangler en “makker” på konto 3080

Man skal ikke begynde at klikke tilbagefør postering eller annullere webbetalinger!
Kontakt supporten for at få hjælp til oprydning

 

Har du brug for hjælp til at lave rapport over åbne posteringer generelt ,så ind under vejledninger og hent vejledningen omkring afslutning af regnskabsår

 

#webbetaling #WEBbetaling #web-betaling #dobbelt betaling #betalingsfejl

 

Jeg har flere steder hørt og læst om noget der hedder fakturateam.
Har vi sådan et?

Svar
Ja. Alle grupper og kredse har et fakturateam.
Det står på gruppens/kredsens stamkort (se evt. Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?)

På Økonomifanen
Finder du Fakturamodtagerteam

Klikker du på linket kan du redigere hvem der er medlemmer af Fakturamodtagerteamet

 

Hvad bruge fakturamodtagerteamet til?
Fakturamodtagerteamet er den eller de personer der får notifikation når der modtages en mail på gruppens/kredsens E-mail alias

VIGTIGT! Brug kun E-mail alias til at modtage leverandørfakturaer på! Brug ikke mailadressen til almindelig mailkorrespondance.
Man må ikke ændre på E-mail aliaset!

Korps og Landsforbund bruger E-mail alias til at fremsende fakturaer til gruppen/kredsen
(KFUM-Spejderne tager dette i brug fra 1/7-2026)
Distrikter og Landsdele fakturerer kontingenter til E-mailalias når der opkræves kontingent via Medlemsservice

Hvad sker der når der sendes en faktura til E-mail alias?
Når der modtages en faktura på gruppens/kredsens E-mailalias så sendes der en notifikation til medlemmer at Fakturamodtagerteamet
De kan så find en kladde til en leverandørfaktura på den journal der er angivet som udgiftsjournal

Kladde -leverandørfakturaen kan hurtigt redigeres og bogføres så den kommer i regnskabet
Læs mere i

• Tips & Tricks nr. 62 Leverandørfaktura – mails og fakturamodtagerteam

Hvem kan sende til E-mail alias?
I kan oplyse gruppens/kredsens E-mail alias til faste leverandører så deres fakturaer går direkte ind i jeres regnskab og blot skal redigeres inden bogføring og betaling
Du skal fortsat betale fakturaen som du normalt gør det.

Du kan også videresende en faktura til e-mailalias som du har modtaget på din egen eller gruppens/kredsens e-mailadresse
Husk at sætte den rigtige kreditor på og ikke dig selv, medmindre det er dig der er leverandør af varen eller ydelsen

Hvorfor bliver varelinjer ikke automatisk indlæst?
Medlemsservice kan selv læse og oprette varelinjerne hvis PDF fakturaen er dannet efter ISO-standarden PDF/A-3
Hvis PDF fakturaen ikke har den nødvendige XML kode indlejret så data kan læses skal du oprette varelinjerne manuelt.

 

#elektronisk fakturering #leverandør #udlæg #indkøb #udgift

 

 

 

 

 

 

 

 

Du finder oversigten med kontingentopkrævninger i Regnskabsdelen
I topmenuen er overskriften Rapportering
På listen vælger du kontingent oversigt

Bemærk at der er nogle nyttige favoritter forberedt til dig.

Der er også et andet smart værktøj.
Det kigger på hvem der har medlemskaber og ikke nogen kontingentkontrakt

Her skal du kigge under Medlemmer i venstremenuen
Derefter under Medlemsskaber
Så vælger du Funktioner og Medlemsskaber i topmenuen
Vælg Medlemskaber
Klik Favoritter og vælg Medlemskaber: Kontingent ikke sat

Listen kan med fordel tilføjes Dashboard (Instrumentbræt)

NOTE: Vær opmærksom på at filtret kun finder dem der ikke er en kontrakt på.
Det fortæller ikke noget om status på kontrakten.
Status på kontrakten ser du under Kontingentoversigten

 

 

Gælder FDF, KFUM-spejderne, De grønne pigespejdere og Baptistspejderne.

 

#kontingentopsætning #kontingentkontrakt #kontingent #opkrævning #medlem #indmeldelse #medlemskab #betaling #genindmeldelse

Det er en rigtig god ide og fortsæt endeligt videre
Denne artikel giver dig et kort overblik på hvad der skal gøres

Du bør starte med at finde denne vejledning: Vejledning til opstart af regnskab ver 1.1
Vejledningen forklarer de ting der skal gøres for at starte regnskab op.

Derefter kontakter du supporten og får en håndholdt hjælp til at få startet kredsens eller gruppens regnskab. Husk at oplyse hvilken kreds eller gruppe der er tale om.
Du kan og må gerne starte det op selv, men rigtigt mange ting kommer du til at gøre en eneste gang og så er det besværligt at gøre det selv, medens de frivillige supportere har prøvet det mange gange før. Desuden sidder supporten med erfaringer fra mange grupper og kredse og kan give dig god sparring hvis der er spørgsmål.
Du finder kontaktoplysninger på supporten under det punkt der hedder kontakt

Den plan vi normalt bruger til opstart af regnskab ser således ud:

1. Lave kontoplan (Supporten laver oplæg ud fra eksisterende kontoplan som kredsen/gruppen fremsender) – se Tips & Tricks nr. 20 Forberedelse til regnskab – Sådan tilretter du kontoplanen
2. Oprette evt. Dimensioner (Supporten i samarbejde kredsen/gruppen)
3. Opsætning af udlægs modul,  oprette liste over udlægs typer (kredsen/gruppen i samarbejde med Supporten) – se Tips & Tricks nr. 34a Forberedelse til regnskab – Sådan opretter du produkter i udlægsmodulet.
4. Opsætning af arrangement modul (Supporten i samarbejde med kredsen/gruppen)
5. Opsætning af kontingent modul (Supporten i samarbejde med kredsen/gruppen) – hent Tips & Tricks nr. 81 Hjælpeark til opsætning af kontingentopkrævning
6. Opsætning af donationsmodul (Supporten)
7. Starte online bankimport (kredsens/gruppens kasserer ) – se Tips & Tricks nr. 40 Opsætning af online bankimport – evt. udtrække en Excel/csv fil med posteringer for hver bankkonto fra 1/1
8. Nulstille regnskab og lave åbningsbalance pr. 1/1 (Supporten) Fremsende seneste reviderede regnskab (kredsen/gruppen)
9. evt. opsætning af kørselsrefusion? Hvis ja, hvilken sats og konto i regnskab? se evt. Tips & Tricks nr. 34b Sådan opretter du kørselsprodukter i udlægsmodulet

Det vi skal bruge i første omgang er:

• det seneste afsluttede regnskab.
• reg./konto nr. på de bankkonti i har (reg nr og kontonummer samt navn på bank)
• hvis regnskabet ikke viser decimaler på bankkonti skal vi også have den nøjagtige saldo pr. 31/12

Når vi lige har fået kigget det i sender igennem og lavet de første indledende opsætninger tager vi stilling til hvordan tingene videre skal gribes an. Nogle gange tilbyder vi  et videomøde hvor vi gennemgår det sidste opsætning og en kort gennemgang af systemet så du kan komme i gang med dagligdags bogføringen. Hvis man bliver tilbudt videomøde kan man evt. senere deltage i et kursus og man bør afsætte tid til at deltage i regnskabscafeerne.

Vi vil anbefale at I holder øje med hvornår der udbydes kurser i regnskabsdelen på https://medlemsservice.nu/kurser hvor man får en noget mere dybdegående viden om systemet end vi kan tilbyde i supporten. Her finder du også datoer på vores meget populære regnskabscafeer og brugercafeer.

Nogle gange vil man opleve at der allerede findes posteringer i regnskabet selv om man tro det ikke har været brugt tidligere.
Finder du tidligere posteringer, så har regnskabsdelen været brugt.
Supporten er gode til at hjælpe med at neutralisere tidligere posteringer og lave en retvisende åbningsbalance til dig

Denne artikel er den helt korte version af det som står i vejledningen til opstart af regnskab
Supporten der er bemandet med frivillige kontaktes på mail og de hjælper dig med udgangspunkt i din gruppe/kreds og din forudgående viden og erfaringer. Nogle gange tilbydes der et kort videomøde omkring tilpasninger og opstart af bankimport samt de første posteringer

 

 

#regnskab #åbningsbalance #bankimport #ny kasserer #nyvalgt #primo balance #starte regnskab #genstarte regnskab

 

Når man skal kreditere en kontingentfaktura – altså annullere den så er her en opskrift.
Bemærk at hvis man skal ændre debitor eller “kunden” så er det en anden metode man skal benytte

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag

Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes annulleret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Først vælges krediteringsmetode
Vælg Annuller for at annullere fakturaen
Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Hvis der ikke stilles andet krav så benyt dags dato

Klik Tilføj kreditnota

 

De to andre krediteringsmetoder beskrives her kort:

Opret kladde-kreditnota. Opretter en kladde som kan redigeres. Den skal færdiggøres og udlignes manuelt. Den er nyttig hvis der skal bruges en postering til regnskabet hvis betalt kontingent tilbagebetales.
Husk at bekræfte kladde-kreditnota før du går til bankafstemning

Ændre: Benyttes hvis man eksempelvis skal ændre debitor kunde (Hvis fakturaen er udsted til mor, men det er far der skal betale)
Husk at bekræfte kladde-kreditnota før du går til bankafstemning

Det er en god ide at gå tilbage på medlemmets stamkort og se efter om krediteringen er registreret og fakturaen er annulleret

Her kan man se at fakturaen er Annulleret og hvilken dato det er sket

 

Er det fordi du skal redigere en kontingentfaktura så se denne FAQ: Hvordan redigerer man en kontingentfaktura?

Klikker du på billederne kan du se dem i større størrelse

 

 

#kreditering #annullering #annullere #kontingentfaktura #kontingent #kreditnota

 

 

Når man skal redigere en en kontingentfaktura – altså ændre kunde eller beløbet så er her en opskrift.
Nedenstående er når fakturaen endnu ikke er betalt med betalingskort eller udlignet med bankafstemning

Denne artikel beskriver hvordan man kan redigere en kontingentfaktura.
Det er naturligvis samme mulighed for at redigere en almindelige faktura.

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag

Find den opkrævning der skal redigeres/ændres

Klik Åbn faktura

Herefter klikkes Nulstil til kladde

Klik Rediger

Nu kan du redigere fakturaen
Vi skal have en ny debitor på – en nu kunde
A: Der vælges Debitor – her i eksemplet vælges Frejas mor Filippa
B: Sæt fakturadato. Det vil i udgangspunktet være den oprindelige fakturadato, men man kan sætte den dato man ønsker
C: Sæt en forfaldsdato (Her i eksemplet vælges en uge frem fra den dato der redigeres (artiklen er skrevet 17/9-2023) Bruger man Betalingsbetingelser så kommer forfaldsdato fra betalingsbetingelserne

Klik Gem når du er færdig med at redigere

Kontroller at alt ser rigtigt ud
Når du mener at kladdefakturaen ser rigtig ud klikker du Bekræft

Når der er klikket Bekræft så bogføres kladden og den er nu en rigtig faktura
Man kan ikke redigere en bogført faktura – så skal man starte forfra i toppen af denne artikel.

Husk at få fakturaen sendt til debitor
Klik Send & Print

Skal du ikke bruge en printet kopi så vælg Udskriv fra (Den danner en PDF du kan gemme og eventuelt printe)
Du kan se hvem fakturaen sendes til (Selv om det ser ud til at man kan tilføje flere modtagere så prøv ikke på det da det let får forsendelsen til at gå i stykker)
Klik Send

Ruller du lidt ned på fakturaen kan du se indholdet i den mail der er sendt

 

Hvis der tale om en kontingentfaktura der allerede er betalt så skal der enten laves en kreditnota med henblik på tilbagebetaling, eller der skal dannes en faktura på restbeløbet der mangler at blive faktureret

Ønsker du at annullere en kontingentfaktura bør du kigge på denne FAQ artikel: Hvordan krediterer man en kontingentfaktura

 

#Ændring #faktura #betaler #kreditering #opret ny #kreditering #annullering #annullere #kreditnota