Når et medlem udmeldes sendes der en afskedsmail Benyttes systemets standard afskedsmail sendes beskeden til medlem samt eventuelle primære kontakter Desuden sendes der mail til Følgere af enheden/holdet og kredsen/gruppen Læs eventuelt mere om notifikationer i denne FAQ om notifikationer
Når et medlem indmeldes sendes der en velkomstmail Benyttes systemets standard velkomstmail sendes velkomsten til medlem samt eventuelle primære kontakter Desuden sendes der mail til Følgere af enheden/holdet og kredsen/gruppen Læs eventuelt mere om notifikationer i denne FAQ om notifikationer
Spørgsmål: Hvornår er det nu at børnenes klassetrin opjusteres til næste trin? Svar: I medlemsservice skifter klassetrin 1. august Systemet skifter den numeriske værdi fra 0 til 1, fra 1 til 2 osv. Medlemsservice ved ikke hvornår skoletiden slutter. Man skal altså selv stoppe den ved 10. klasse #skoleår #skole #skoletilknytning #klasse #klassetrin #skoleår #oprykning
Der er nogle medlemmer i vores gruppe/kreds som ikke er med på noget hold eller Enhed Hvordan får vi det? Svar: Man tilknyttes et hold eller enhed med en funktion Ledere skal have leder eller assistentfunktion Medlemmer skal have funktionen Enhedstilknytning/Enhedsmedlem Dette gøres således: Du går ind på det pågældende medlem Check indmeldelsesdatoen - du skal bruge den om lidt Gå til fanebladet funktioner Klik Tilføj funktion Vælg det hold medlemmet skal være med på Vælg funktionen Enhedstilknytning Sæt datoen hvor tilknytningen skal starte. Typisk er det indmeldelsesdatoen Er der ikke noget faneblad der hedder Funktion på personens stamkort så er der en løsning på det her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort Hvis du får sat en forkert dato på en funktion så læs her: Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet? #Hold #Enheder #patrulje #klasse #statistik
Heldigvis ønsker mange medlemmer at fortsætte i organisationen når de flytter til et nyt sted Ønsker et medlem som enten er aktivt medlem af en anden gruppe/kreds, eller en der tidligere har været tilknyttet en anden gruppe/kreds, at blive tilknyttet jeres kreds skal supporten kontaktes. Det er ganske let. Du skriver en mail til supporten - kontaktoplysninger er her: Kontakt Oplys følgende: Hvem drejer det sig som: Navn og eventuelt medlemsnummer Har du/I ikke medlemsnummer så kan mobilnummer eller e-mailadresse være supplerende ID til at finde profilen Oplys hvilken gruppe/keds der flyttes fra Oplys hvilken gruppe/kreds profilen skal tilknyttes Skriv i evt i emnefeltet på mailen Vi ønsker at få <Navn>tilknyttet <gruppe/kreds> Det er samme procedure hvis et medlem ønsker at få sekundært medlemskab i jeres gruppe kreds,
Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort Et medlem har et stamkort På stammkortet står alle oplysninger om personen Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn. Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den…
Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde. Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud. Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten. På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil. Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen. Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem. Man udfylde alle felter der er markeret med en rød * Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt…
Hvis jeres gruppe/kreds har behov for at oprette et udvalg eller en ny enhed/hold så gør du følgende Gå ind på gruppens/kredsens stamkort Klik Opret underenhed Nu skal du udfylde A: Navn på enheden(holdet/klassen/patruljen/udvalget/arbejdsgruppen B: Organisatorisk niveau. her vælges hvilken type (enhed, udvalg, arbejdsgruppe, patrulje mv) C: Online indmeldelse. Her angives om det skal fremgrå af online indmeldelse, og hvis det skal være aktivt hvordan det skal håndteres Man kan udfylde adresseoplysninger (D) hvis det ikke er det samme som resten af gruppen/kredsen. Hvis der er tale om en Enhed/hold, eller underliggende organisatorisk enhed, skal du udfylde klassifikation Det er klassifikation der adskiller forskellige arbejdsgrene i landsorganisationen. Er du i tvivl så spørg supporten På fanebladet Medlems- og mødeinfo angiver du informationer om aldersgruppen og mødetiderne for enheden/holdt. Oplysningerne benyttes eks. på online indmeldelsesblanket. På Fanebladet Økonomi angives standard kontingentsatsen for enheden/holdet Standard kontingentsatsen sikrer at nye medlemmer…
Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort. Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet Nu kommer stamkortet frem Klik stamkortet i Ny eller Kladde Opdater postadresse og evt kontaktoplysninger på medlemmet Vær omhyggelig med at sætte Starter i enhed så vedkommende kommer på det nye hold/den nye enhed og ikke den vedkommende tidligere er indmeldt i. Kontroller at der evt. er pårørende og primære kontakter Kontroller at der evt. er korrekt betaler angivet, hvis medlemmet ikke selv skal betale Nu kan du indmelde medlemmet Kontroller at medlemmer får tildelt de funktioner der hører til medlemskabet. Eks Enhedsmedlem hvis det er et med Enhedsleder hvis der er tale om en leder i en enhed Kontroller at kontingent sættes rigtigt op, hvis I benytter kontingentopkrævning via Medlemsservice…
Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem - og i den relevante hold/enhed Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar,…