Tilknytte en profil fra en anden gruppe/kreds til vores gruppe

  • Post author:
  • Post category:

Hvis I skal have en profil fra en anden gruppe eller kreds tilknyttet jeres gruppe er det vigtigt at deres eksisterende stamkort bliver tilknyttet jeres gruppe eller kreds. De må ikke oprettes som helt ny da det så giver dubletter og det låser deres adgang til at logge på Medlemsservice. Man kan gøre det på to måder: I kan gøre det selv med Online indmeldelsesblanket Alle grupper og kredse har en online indmeldelsesblanket Linket til den findes på gruppens eller kredsens stamkort. Alle der kan logge ind på Medlemsservice har en side der hedder Min side. Nederst på denne er der et afsnit der hedder Indmeld i anden enhed. Her vælger de jeres gruppe og anmoder om medlemskab. Når de har oprettet en anmodning om at blive håndteret.   Man kan også kontakte supporten og bede supporten om hjælp til at få profilerne tilknyttet Den nye gruppe/kreds kontakter supporten og oplyser at…

Fortsæt med at læseTilknytte en profil fra en anden gruppe/kreds til vores gruppe

Vi skal have et medlem fra en anden gruppe/kreds med på vores lejr

  • Post author:
  • Post category:

Hvis det er et af jeres egne arrangementer i gruppen/kredsen skal I blot sætte kryds i Tillad tilmeldinger fra alle brugere på jeres arrangement. Så kan alle der har en aktiv funktion tilmelde sig jeres arrangement uanset om de er tilknyttet jeres gruppe eller kreds. Hvis det er forældre i jeres gruppe kreds der skal kunne tilmelde sig kan det være det skal have tildelt en funktion der hedder noget med Hjælper. Man kan også tildele dem funktionen Lejrdeltager (ikke medlem) eller Landslejrdeltager. Skal gruppen eller kredsen tilmelde deltagere til et stort arrangement som eksempelvis Landslejr eller Spejdernes Lejr så skal de have en aktiv funktion i gruppen eller kredsen. Hvis de ikke allerede har en aktiv funktion i gruppen eller kredsen kan man tildele dem funktionen Lejrdeltager (ikke medlem) eller Landslejrdeltager. Har vedkommende ikke allerede tilknytning til jeres gruppe eller kreds så skal deres stamkort eller profil tilknyttes hos…

Fortsæt med at læseVi skal have et medlem fra en anden gruppe/kreds med på vores lejr

Vi skal have en forælder med på lejr. Hvordan bliver han tilmeldt?

  • Post author:
  • Post category:

Hvis I skal have en forælder eller en anden hjælper med på en lejr skal vedkommende have en aktiv funktion i gruppen eller kredsen Forældre og andre hjælpere behøver ikke at være indmeldt i gruppen, men de må gerne være indmeldt og have et primært medlemskab Husk at hvis du klikker Indmeld så bliver vedkommende medlem i jeres gruppe eller kreds og skal derfor også betale kontingent. Hos Baptistspejderne, De grønne pigespejdere og KFUM-spejderne har en funktion der hedder Lejrdeltager (ikke medlem) Denne funktion kræver ikke medlemskab men giver en aktiv funktion og dermed mulighed for at tilmelde sig Hos FDF har man en funktion der hedder Landslejrdeltager som fungerer på samme måde. Skal man have gæster fra andre grupper kredse med på lejr kan denne artikel være god hjælp: Vi skal have et medlem fra en anden gruppe/kreds med på vores lejr     #gæst #forældeer #hjælper #lejrdeltager #landslejr #SL…

Fortsæt med at læseVi skal have en forælder med på lejr. Hvordan bliver han tilmeldt?

Skal man være opmærksom på spørgsmål om særlige hensyn?

  • Post author:
  • Post category:

Når man opretter arrangementer så beder man ofte om svar på en række spørgsmål af hensyn til planlægningen og for at give en god lejroplevelse Stiller man spørgsmål om særlige hensyn, allergier, helbredsoplysninger så er det følsomme persondata Følsommer persondata må kun opbevares så længe der er behov for det. Det vil sige at typisk bør data slettes 30 dage efter et arrangement Medlemsservice er forberedt til dette Derfor er der på siden hvor man opretter spørgsmål mulighed for at markere Automatisk sletning Standard foreslås 30 dage og det kan man enten lade stå eller ændre til en kortere eller længere periode Automatisk sletning bør bruges på alle spørgsmål med Følsommer persondata. Man må gerne gemme information om alle almindelige spørgsmål som eks. Hvem kan køre, hvem kan bege kage, skal du låne en sovepose, aktiviteter man vil deltage i etc.   Det er den der opretter en arrangementstilmelding der…

Fortsæt med at læseSkal man være opmærksom på spørgsmål om særlige hensyn?

Kan man sende besked til deltagere på et arrangment?

  • Post author:
  • Post category:

Man kan sende beskeder til deltagere på et arrangement hvis der ved tilmeldingen er angivet en e-mailadresse eller mobilnummer på deltageren. Beskeder udsendes også til den der har bekræftet tilmeldingen. Dette vil ofte være en en forælder Når man tilmeldes et arrangement så trækkes oplysninger fra stamkortet i Medlemsservice med over på tilmeldingen. Dette er oplysningerne der angives under Stamoplysninger. Det er kun disse oplysninger man efterfølgende har adgang til fra arrangementet. Man kan ikke sende mail og/eller SMS til et barns primære kontakter fra et arrangement. Der er ingen forbindelse mellem tilmeldingen til et arrangement og pårørende der er angiver i Medlemsservice. Dette kan virke underligt når man har et arrangement i gruppen eller kredsen. Tænker man imidlertid på at man kan invitere nabogruppen/nabokredsen og have deltagere hvor man i givet fald ikke har adgang til oplysninger om pårørende, så giver det lidt mere mening. Man kan også have…

Fortsæt med at læseKan man sende besked til deltagere på et arrangment?

Fakturabetalinger afventer godkendelse

  • Post author:
  • Post category:

Spørgsmål: Jeg har fået en fane omkring noget faktura til godkendelse, hvad gør jeg med dem? Svar: Det du har på skærmen er noget der er blevet gjort mere tydeligt for brugerne i maj måned 2024 Når en deltager tilmelder sig et arrangement eller kursus og angiver at gruppen/kredsen skal betale så skal gruppeleder/kredsleder eller kasserer acceptere dette Hidtil har kontoret brugt mange kræfter på at rykke for disse godkendelser. Fremover vil medlemmet blive faktureret hvis gruppen/kredsen ikke godkender, Afviser gruppen at betale så faktureres medlemmet i stedet for gruppen. Er der tale om gamle anmodninger i afsluttet regnskabsår,  skal du blot se at få dem godkendt så du fremover kun ser notifikationen når der er nye der skal behandles. Godkendelser fra tidligere år udløser ikke fakturering med tilbagevirkende kraft. Arrangementer fra og med 2026 kræver gruppens/kredsens behandling og vil udløse en faktura fra kontoret efter de normale fakturerings procedurer.…

Fortsæt med at læseFakturabetalinger afventer godkendelse

Kan man sende EAN fakturaer fra Medlemsservice

  • Post author:
  • Post category:

Man kan ikke sende EAN fakturaer direkte fra Medlemsservice Der e rikek umiddelbart planer om at det bliver muligt at sende direkte fra Medlemsservice, da det kræver en del dokumentation og vedligehold fra gruppen eller kredsen   Der findes til gengæld en rigtig god og meget let måde at sende faktura via EAN på www.virk.dk. Kig efter det der hedder Fakturablanketten Her logger du ind med MitID og dermed er dokumentationen klaret. Vedligehold af funktionen tager Erhvervsstyrelsen sig af. Bedst af det hele er at det er gratis at benytte   Opdatering januar 2025 På Virk.dk´s hjemmeside står der at Fakturablanketten udfases. Det gør den også, men ikke lige med det samme. Der kigges på EAN fakturering og lignende i forbindelse med næste større opgradering af Medlemsservice. Det sker tidligst foråret 2027. Hvordan den endelige løsning eventuelt kommer til at se ud vides endnu ikke. Det er heller ikke kigget…

Fortsæt med at læseKan man sende EAN fakturaer fra Medlemsservice

Ugyldig landekode for mobilnummeret – SMS

  • Post author:
  • Post category:

Man kan opleve at få en fejlemelding om at der er ugyldig landekode når man vil senede SMS Dette sker hvis adressen for gruppen eller kredsen ikke er sat til Danmark Sådan kontrollerer du at gruppens eller kredsens adresse er angivet korrekt på gruppens/kredsens stamkort Man skal sikre sig at der står fulde adresse inklusive nation For at se det skal man klikke Rediger på stamkortet Udover postadressen er den en god ide at sikre sig at sogn og kommune er angivet korrekt.   Ovenstående fejl opleves kun første gang der skal sendes SMS og det skyldes at vedkommende der har sat beløb på til udsendelse ikke har checket at adressen er OK     #SMS #demotilstand #forberede SMS #ugyldig landekode #landekode

Fortsæt med at læseUgyldig landekode for mobilnummeret – SMS

Udligning af kreditnota

  • Post author:
  • Post category:

Normalt bruger man kredit-metoden Annuller når man ønsker at annullere en faktura (Eks. kreditering af kontingentfaktura fordi medlem ønsker at udmelde sig) Får man ikke valgt kredit-metoden Annuller, men i stedet får oprettet en kreditnota som ikke udligner fakturaen, så skal man manuelt udligne Det er ikke så svært Under Regnskab Finder man Posteringslinier Nu søger man debitor frem Brug evt. filtret Ikke udlignet Ellers filtrer på den konto der skal udlignes på eks. konto 3080 (Debitorsamlekonto) (OBS persondata er sløret i illustrationerne nedenfor) Marker de posteringslinier der skal udlignes Klik Handling Vælg Udlign posteringer Kontroller at det er de rigtige posteringer på Klik Afstem Så er fakturaen annulleret                    

Fortsæt med at læseUdligning af kreditnota

Vælge konti og dimensioner på arrangementer

  • Post author:
  • Post category:

Hvis gruppens/kredsens kasserer eller økonomiassistent hat tilladt at ledere og andre kan vælge mellem forskellige konti og dimensioner ved oprettelse af arrangementer så skal konti og/eller dimensioner gøres tilgængelige for arrangementer Kassereren skal inde på den enkelte konto i kontoplanen vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer   Kassereren skal inde på den enkelte dimension i dimensionsoversigten vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer   Gennemgå evt. Checkliste før brug af arrangementer, hvis det ikke allerede er gjort Checklisten findes under Vejledninger                

Fortsæt med at læseVælge konti og dimensioner på arrangementer