Enheder
Det er muligt at inaktivere enheder, hvor der ikke længere er tilknyttet medlemmer/personer med en aktiv funktioner. Forudsætningen er, at der ikke må være aktive funktioner knyttet til enheden. Dvs. alle som har haft et enhedsmedlemskab skal have slutdato og det gælder også for andre funktioner. Man kan få en oversigt over aktive funktioner i en enhed ved at åbne stamkortet for enheden og klikke på feltet Funktioner, så vises en liste med alle aktive funktioner i enheden. Hvis der ikke står nogen på listen kan enheden inaktiveres.
Når enheden er inaktiveret bliver den ikke vist på oversigterne, men den kan søges frem hvis det bliver aktuelt.
Generelt
Ja! På kursusversionerne kan du prøve dig frem, inden du kaster dig ud i avancerede ting i den virkelig verden.
På kursus-sitesne er email adresser tilføjet et .invalid så vi ikke risikerer at der utilsigtet bliver sendt mails.
Det betyder at du for at logge ind skal bruge enten dit medlemsnummer eller din email tilføjet “.invalid” tilsidst.
Du finder kursusversionerne på følgende adresse:
Funktionerne på kursusystemerne er helt identiske med funktionerne i det rigtige medlemsservicesystem. Data bliver opdateret 2 gange årligt så der vil sandsynligvis være forskel på de medlemmer og funktioner der er i det rigtige system og i kursussystemet.
Er du ny medlem således at du måske ikke er oprettet i kursussystemet, eller kan du bare ikke logge på kursussystemet så send en mail til din support. Så skal vi nok hjælpe dig indenfor.
Bedre og nemmere adgang til at rette og opdatere:
- Spejdere og forældre får adgang til en langt mere brugervenlig hjemmeside, hvor de både kan vedligeholde deres oplysninger og betale kontingent og tilmelde sig ture og lejre.
- Mulighed for elektronisk indmeldesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside
- Forældre, børn og søskende kan oprettes som pårørende
- Sende mail og SMS til enhedens medlemmer
- Udtræk af adresselister ud fra egen definition/skabelon
- Enhedsledere kan rette og redigere enhedens medlemmer
- Gruppens og enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden
- Distriktsstaben/divisionen/regioner får adgang til adresser på alle i distriktet/divisionen/regionen
- Integreret regnskabssystem. Som en del af medlemsservice følger der et komplet regnskabsmodul, med mulighed for kontingentopkrævning, håndtering af lederes udlæg og opkrævning af deltagelse i lejre og ture
- Nem og overskuelig adgang til data og funktioner fra både PC, mobiltelefon eller tablet.
Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS
- Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
- En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
- Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS
Regnskabsmodul
- Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.
Arrangementsmodul
- Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
Alle medlemmer, der er oprettet med en gyldig e-mailadresse skal bestille en adgangskode første gang man man skal logge ind på Medlemsservice. Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse. Det betyder, at de login-oplysninger man har brugt på det eksisterende medlemssystem ikke længere er gyldige. Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e-mailadresse, da det er forudsætning for at få et login, der virker så enkelt som muligt. Hvis den samme e-mailadresse er anvendt flere gange vil loginfunktionen blive suppleret med en ekstra procedure, hvor man via medlemsnummer kan bestille login til det medlem, man ønsker ny adgangskode til.
Medlemmer der ikke har en gyldig e-mailadresse kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen.
Hvis man efterfølgende får en e-mailadresse har man mulighed for at bestille et nyt password.
Krav til password er minimum 8 tegn og det skal være en kombination af store og småbogstaver og tal.
Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, kan du finde kontaktoplysninger her
Sender du en mail, så sidder der en række frivillige, som ofte kan levere svar inden for ganske få timer. Kan de ikke selv svare på spørgsmålet har de mulighed for at sende det videre til f.eks. vores administration der så vil svare.
Hvis fanebladet Funktioner ikke findes for et stamkort, kan du tildele en funktion ved at gå til:
Enheder/Organisering => Gruppe => Funktioner => Opret.
Alternativt:
Enheder/organisering => Gruppe => Bestyrelse => Opret
Her kan du søge personen frem og tildele den ønskede funktion.
Når det er gjort bliver fanen Funktioner samtidig synlig på personens stamkort.
Som udgangspunkt bliver ledere i gruppen og enheder orienteret når der laves opdateringer på et medlem. Det kan være ændring af kontaktoplysninger, ny funktion eller flytning til anden enhed.
Endelig så bliver man tilføjet som følger på en person, enhed eller gruppen, hvis man laver rettelser på denne. Gruppeledelse og Enhedsledere er automatisk følger på den gruppe eller enhed de er leder i. Man har som leder mulighed for at fjerne sig som følger på både personer og gruppe/enhed. Gør man det vil det reducere antallet af mails betragteligt.
Ja! På siden kurser kan du finde oplysninger om de nyeste kurser i medlemsservice.
Der lægges løbende opdateringer på. Både rettelser af fejl og nyt funktionalitet. Som hovedregel en gang om måned. Det sker altid om morgen medmindre det er kritiske fejl og der vil være lukket for adgang mens opdateringerne foretages.
Vi har pt. ikke kendskab til større generelle fejl. Det betyder ikke, at man ikke vil opleve, at der kan være ting som fejler, men langt det meste skyldes enten fejl fra konverteringen, manglende rettigheder og/eller dublet fejl.
Støder du på fejl eller er der opgaver du ikke kan løse, så kontakt os endelig
Medlemmer
Der er oprettet et favoritfilter under visningen Medlemsskaber.
Du skal klikke på Avanceret søgning (den lille trekant i filterruden)
Her finder du en favorit der hedder: “Anmodning om udmeldelse er aktiv”
Visningen Medlemsskaber findes via topmenuen Medlemmer og venstremenuen Medlemsskaber
Vi får en del spørgsmål af den her karakter. Som standard viser medlemslisten kun de medlemmer der er aktive i gruppen med enten en funktion eller et medlemsskab. Hvis man har fået fjernet filtreringen for kun at vise aktive, får man vist alle som har eller har haft en tilknytning til gruppen. Det kan godt være rigtig mange, da alle de udmeldte også optræder på den liste. Brug lidt tid på at blive fortroling med mulighederne for søgning og filtrering. Der er rigtig mange muligheder, men har man fået en lavet en visning, som man gerne vil kunne bruge igen kan det lade sig gøre, at gemme den ved at åbne for avanceret søgning og klikke på gem nuværende filter. Næste gang man kommer tilbage til medlemsoversigten og åbner for avanceret søgning står den som en favorit og så er det “bare” at klikke på den.
Mange har oplevet at havne i dublettjek, så her kommer lige par gode råd:
- Når man indmelder et barn, sørg for det kun er barnets egne kontaktoplysninger som gemmes på barnets stamkort. Kontaktoplysninger på mor og/eller far gemmes på deres stamkort.
- Hvis mor og/eller far allerede er oprettet fordi medlemmet har søskende i gruppen eller de er ledere, så skal du bruge de allerede gemte oplysninger ved at knytte de eksisterende stamkort til det nye medlem, som pårørende. Læs mere i vejledning “Kom godt i gang med Spejdernes Medlemsservice”.
- Har du i forbindelse med konverteringen fået den samme pårørende med over flere gange så vælg det stamkort der skal bruges fremadrettet og lad det være. Åben de andre stamkort og slet alle kontaktoplysninger i form af mail og telefonnumre, tryk Gem. Det minimere risikoen for at du havner i dublettjek.
Skulle det ske, at du stadig havner i dublettjek, så send det videre til korpskontoret, så prøver vi at hjælpe dig med at få det fikset.
Flere har spurgt efter hvordan man kan lave et udtræk af fototilladelser. Nu skal man naturligvis være omhyggelig med data man trækker ud af Medlemsservice. Dette skal derfor betragtes som et værktøj til overblik og ikke en opfordring til at eksportere data som ligger på egen PC eller som print i en taske. Der er udarbejdet en eksportliste som findes under Medlemmer. Den hedder: Medlem: Navn, Alder, Fototilladelse, Accept helbredsoplysninger, børneattest.
For at hive en eksportliste ud så markerer du de medlemmer der skal eksporteres.
Klik Flere
Klik Eksporter
Vælg den liste du vil eksportere.
Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside
Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind vi Borger.dk i stedet for direkte i e-baks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.
Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.
Regnskab
Regnskabs delen er et økonomiprogram, med:
- en regnskabsdel, sådan som man kender f.eks. fra Winkas, Summa Summarum, e-conomic og andre online regnskabsprogrammer der typisk anvendes af foreninger. Dvs. bogføring af indtægter og udgifter, kontoplan, indlæsning af bankkontoudtog og opstilling af årsregnskab, budget mm.
- kontingenopkrævning, hvor det er muligt at sætte en automatisk opkrævning på de enkelte medlemmer så man alene ved at vedligeholde kontingentsatser hele tiden får opkrævet sin medlemmer kontingent.
- abonnementsbetaling eller kortbetaling når der sendes opkrævninger ud. Medlemmer kan via et link betale de opkrævninger, som gruppen sender ud, hvad enten det er kontingent eller andre ydelser der opkræves.
Kontingent opkrævning er særlig funktionalitet, som er udviklet til Spejdernes Medlemsservice. Læs introduktionen for en nærmere beskrivelse af hvordan det fungerere. Når først opsætningen er kommet på plads kører det “næsten” automatisk og den vigtigste opgave i gruppen bliver et vedligeholde sin medlemsdatabase, sine kontingentsatser og så håndterer de medlemmer der ikke bruger kortbetaling eller på anden måde skal håndteres manuelt. Samtidig med opkrævningen bogføres alle posteringer vedr. kontingentopkrævning på plads i regnskabsdelen.
Udlægshåndtering er en funktionalitet udviklet til at hjælpe ledere og frivillige med, at klare afregning af udlæg på en enkel og hurtig måde. Fra “Min side” kan den enkelte leder oprette udlæg for udgifter, man har afholdt i gruppen. Derefter kan de med klik sendes til kasseren, der kan bogføre dem og udbetale pengene til lederen. Alle bilag håndteres elektronisk.
Der lidt arbejde med at sætte regnskabsdelen op og gøre den klar til brug, men deltager man i et af introduktionskurserne eller bruger man “Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice”, så er man godt hjulpet. Det er vigtigt, at man følger vejledninger, da nogle af opsætninger ikke kan rulles tilbage til udgangspunktet.
Har man et grundlæggende kendskab til regnskabsprogrammer og viden om bogføring/regnskab er det forholdsvis enkelt at gå i gang.
Ja det kan man godt, men brug af kontingentdelen kræver, at man laver den grundlæggende opsætning af regnskab
Ja det kan man godt, men det kan være lidt udfordrende, hvis man tager det i brug midt i et regnskabsår eller ikke er klar fra dag et. Det som er særligt her, er at første gang man opretter en kontingentsats, så bliver den første kørsel af denne gennemført den efterfølgende nat og har man ikke tildelt kontingentsatsen til nogen af ens spejdere samme dag og først får det gjort dagen efter, så bliver der ikke lavet en automatisk kørsel. Vi arbejder på at lave en lille udvidelse der beskriver opstart midt i et kalenderår.
Du kan altid hente hjælp hos supporten vedrørende opsætning af kontingent og de vil hellere end gerne hjælpe dig god igang.