*Nyheder i v15

Bankafstemning – konto 3025 Bank mellemregning

Ved import af kontoudtog (CSV eller automatisk) posteres alle linjer på bank journalens
konto (typisk 3000 etc.). De modposteres på en ny konto, 3025 Bank mellemregning.
På den måde vil konto 3000 altid afspejle hvad der står i banken (ved seneste import – Med
automatisk bank import vil det være “næsten real time” (indlæses engang i døgnet).

Efter import skal kontoudtoget “bogføres” for at udligningen kan påbegyndes. Dette sker
automatisk hvis der under importen vælges “Importer og udlign”.
Den automatiske bankimport slutter af med at bogføre kontoudtoget, ifald der er hentet
posteringer. Derved vil antal linier til udligning fremgå af regnskabsoversigten.
Efterhånden som de afstemmes, flyttes de fra 3025 til den valgte konto.

Kontoudtog har et flow med 3 statusniveauer:
Ny: Her kan linier tilføjes og redigeres
Behandler: Her er posteringerne på bankkontoen bogført, og dermed afspejler regnskabet
realiteterne i banken. Og her kan der udlignes.
Valideret: Markeret kontoudtoget som færdigbehandlet. Kan kun ske såfremt samtlige linier
er afstemt.
Det er muligt både at gå frem og tilbage i dette flow via knapper. Udligninger vil ikke blive
slettet eller ophævet ved dette.

Udligningen for en enkelt linie kan ophæves via “Ophæv udligninger” knappen på linien.

Bankafstemning – konto 3026 Udestående indbetalinger og 3027 Udestående udbetalinger

Registreres et bilag som betalt (faktura, udlæg etc.) vil det i første omgang IKKE blive
posteret på bank journalen/kontoen, men på 3026 Udeståendende indbetalinger hhv. 3027
Udeståendende udbetalinger.
De vil så fremstå som “blå” forslag i bankafstemningen, og når de afstemmes, forsvinder
disse posteringer til fordel for den, der blev skabt på banken ved importen.

Det betyder, at du nu ikke skal være bange for at trykke på “Registrér betaling” i udlægshåndteringen.

Bankafstemning – konto 3041 Likviditetsoverførsel

Der oprettes en ny konto 3041 Likviditetsoverførsel til brug for interne overførsler mellem egne
bankkonti ifald den ikke findes i forvejen.

Brug denne konto som modkonto, når du overfører penge fra én af jeres konti til en anden af jeres egne konti.

Betalingsaftaler – forbedret brugeroplevelse

På “Min side” kan en pårørende se, om der er tilknyttet en betaler på barnet.
Hvis der er knyttet en betaler på barnet, så kan man ikke sætte en betalingsaftale op for barnet, men bliver ledt til betalerens profil.

Hvis en pårørende skifter betaler for et medlem, der har åbne fakturaer og samtidig sætter en betalingsaftale op, så betales disse fakturaer fra den nye betalers kort.

Det betyder, at du ikke længere behøver at kreditere og omfakturere, hvis forældrene gerne vil skifte betaler. Den forælder, der fremover skal betale, skal blot logge ind, angive sig selv som betaler for barnet og sætte en betalingsaftale op på sin egen profil.

Betalingspåmindelser sendes 2 timer forsinket

Hvis det ikke lykkes at trække en betaling på et tilmeldt kort, har vi tidligere sendt en rykker
straks. Vi ser dog i stigende grad, at automatiske træk kommer i kø og ikke bliver
gennemført straks. Derfor har vi indført en pause på to timer fra vi forsøger at trække
betalingen til en evt. rykker sendes. (Det gælder kun, hvis der er en aktiv betalingsaftale –
ellers sendes mailen med det samme).

E-mailskabeloner

Email-skabeloner er ændret til at bruge en mere ren HTML-syntaks. Det mindsker først og
fremmest problemerne med, at skabeloner “går i stykker”, når man redigerer dem i den
almindelige editor (indtil videre har vi dog beholdt “Rå redigering”).

Det betyder også, at visse konstruktioner skal ændres.

I “Til”, “Fra”, “Emne” m.v. kan man ikke længere bruge ${ … } der skal man i stedet
bruge {{ … }} (altså dobbelt-tuborg omkring udtrykket).

Selve indholdet i mailen skal være “ren” HTML. I mange tilfælde kan man bruge et <t> tag.
Felter, der bare skal indsættes i teksten, skal bruge <t t-out=”…” />:

Version 12 Version 15
${ object.name } <t t-out=”object.name” />

% if, % set o.s.v. skal også omskrives:

Version 12
% if object.email:
Din email: ${ object.name }
% endif

Version 15
<t t-if=”object.email”>
Din email: <t t-out=”object.email” />
</t>

Version 12
% set functions = object.function_ids

Version 15
<t t-set=”functions” t-value=”object.function_ids” />

Felter, der skal bruges i en attribut, skal også omskrives fra ${ …}til {{… }}, og attributten
skal have “t-attf-” foran navnet for at blive evalueret!

Version 12
<a href=”/member/mypage/${object.member_n
umber}”>Din side</a>

Version 15
<a t-attf-href=”/member/mypage/{{object.mem

ber_number}}”>Din side</a>

Under migreringen forsøger vi at omskrive de væsentligste ændringer i de
eksisterende skabeloner, men der vil være en del skabeloner, der kræver en manuel
tilpasning.

Egne standard-emails til ind- og udmeldelse

På gruppens/kredsens stamkort er der nu en ny fane; E-mailskabeloner

Her kan du gruppen/kredsen angive hvilken E-mailskabelon, der skal foreslås som velkomst- og afskedsmail.

Selve mailafsendelsen sker som vanligt i ind-/udmeldelsesflowet og du kan stadig ændre den enkelte mail inden den afsendes.

Faktura og posteringsbilag er “smeltet sammen”

Dette er primært en teknisk ændring, man finder fakturaer hvor man plejer, og de ligner sig
selv.
Men det giver nogle fordele:
– Åbnes en “faktura” fra bilagsoversigten vises den i fakturavisningen, og ikke som i
v12 hvor det var finansposteringerne, og så via henvisningslinket kunne man komme
til fakturaen
– Nu da faktura og postering er “det samme objekt” er der kun et sted at vedhæfte filer
– Det gør det nemmer at finde dem
– Kladde-fakturaer medtages i rapporter hvis der er valgt “Alle posteringer”

Posteringer har nu også en “annulleret” status. Denne medtages IKKE i rapporteringer. “Alle
posteringer” valget betyder kladde + bogførte
Fakturaer har så udover “bogføring statusen” også en “Betalingsstatus” (når de er bogført):
Ikke betalt Svarende til Åben i v12
I betaling
Betalt
Delvis Betalt
Tilbageført Når den er udlignet med en kreditnota. Fakturaer krediteret under v12 har
Refunderingsfanen, og disse har fået opdateret status til “Tilbageført” hvis der er et 100%
match
Fakturaer krediteret under v8 er blevet forsøgt matched ud fra “kilde” på kreditnotaen, og
status opdateret hvis muligt

Bogføringsstatus vises øverst til højre på samme måde som i v12. Betalingsstatus som et
skråbånd

Frontend-indsendelse af udlæg er ændret

Du kan nu se listen over dine indsendte udlæg, selvom du ikke har back-end adgang.
På listen kan du se alle udlæg og deres status.

Du må nu gerne trykke på Gem – du skal faktisk gemme dine udlæg, før du kan sende dem.

Hent alle linjer som excel

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Der vises altid de første 80 linjer på listen.
Du kan hente alle linjer (ikke kun de første 80) ned som excel-fil ved at trykke på Eksport-ikonet.

Denne excel-fil indeholder de samme kolonner, som du kan se på skærmen. Ønsker du andre kolonner, så markerer du de ønskede linjer og trykke Handling > Eksport.

Kunder og leverandører er smeltet sammen

I v12 var der 2 felter på partnere: Er en kunde og Er en leverandør.
Disse blev brugt til at begrænse partner valgmulighederne i forskellige situationer, typisk
omkring regnskabsbilag.
Disse er i v15 blevet erstattet af en automatisk kunde “ranking” og leverandør “ranking”, der
beregnes ud fra hvor mange transaktioner man har med vedkommende.
Så ved f.eks leverandør faktura registrering fås søgeforslag sorteret ud fra denne ranking, så
dem man køber mest fra står først.
Rationalet for denne ændring er at det typisk førte til dublet oprettelse når man skulle bruge
en kunde på leverandørsiden og omvendt.

Oprydning i dublerede bankkonti

Vi har længe haft et ønske om at forhindre oprettelsen af identiske bankkonti, men da der
har eksisteret dubletter har det ikke været muligt at lægge en begrænsning på databasen for
dette.
Identiske bankkonti er konti med samme regnr/kontonr, knyttet til samme partner og i samme
virksomhed (Gruppe/Kreds etc).
Vi merger derfor sådanne identiske records i forbindelse med migreringen. Den først
opretttede beholdes, alle referencer til dubletter ændres til den første, og de øvrige dubletter
slettes.

Har du brug for hjælp eller oplever noget uhensigtsmæssigt i denne forbindelse, så kontakt supporten – inden du fortsætter bogføringen.

Rapportering med kontogrupper

Kontogrupper er nu på “Firmaniveau” og kan dermed bruges til at gruppere konti til brug i “råbalance-rapporten” m.m.
Kontogrupper defineres med start og slut prefix, og konti inkluderes automatisk ud fra disse. Ligeledes med underordnede grupper.
(I praksis en erstatning for de “Vis” konti vi havde i v8)
Standard opsætningen er:
1 Resultat af drift
10 Indtægter
20 Udgifter
3 Balance
30 Aktiver
40 Passiver

I opsætningsguiden til Egne rapporter er der tilføjet en skabelon “Genereret ud fra
kontogrupper og konti” der anvender kontogrupper til opbygning af overskrifter og
summeringer.

Redigér data uden at trykke på “Redigér”

Når du trykker på et felt, som du har adgang til at redigere, så skifter systemet automatisk til redigerings-mode.

Indholdet i feltet gemmes, når du trykker udenfor feltet.

Vær meget opmærksom på, om din computer har tendens til at auto-udfylde felter.

RTF Editor

Redigering af formateret tekst (HTML) i f.eks send mail sker i en RTF (Rich Text Format)
editor. Den har i v15 ændret udseende: Værktøjsbjælken foroven er erstattet af en
“Command Popup”, der aktiveres med / (skråstreg)

Markeres en del af teksten kommer der en formateringsbjælke frem:

Se betalers aftalestatus på kontingentoversigten og på medlemmets stamkort

På kontingentoversigten er der tilføjet en kolonne, hvor du kan se, om betaler har en aktiv betalingsaftale eller ej.

På medlemmets stamkort vil det også være synligt på fanen Kontingent & bidrag.

Se egne følgeskaber

Det er nu muligt at se en liste over de enheder, personer og andre “emner”, du er følger på.

Gå til Beskeder > Følger

På denne liste kan du se alt, hvad du følger i Medlemsservice og du kan også fjerne dig som følger.

 

Julekode: lig

 

Stop kontingent

På medlemmets stamkort er der nu en “stop kontingent-guide”.

Denne knap kan du bruge til at stoppe den aktive kontingent-kontrakt uden at starte en ny op.
Du kan også bruge den til at kreditere åbne fakturaer.

Denne guide bliver vist i udmeldelsesflowet, hvis medlemmet meldes ud af en person med økonomi-adgang.

Vælg flere end 80 linjer

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Der vises altid de første 80 linjer på listen.

Hvis du ønsker at vælge alle linjer på listen så kan du sætte flueben i det øverste felt og herefter trykke “Vælg alle”.
På den måde kan du nemt fx sende e-mails til alle eller eksportere alle linjer.

Vælg selv kolonner

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Nogle steder kan du selv bestemme, hvilke kolonner, du ønsker at se på skærmen.

Længst til højre i overskriftslinjen finder du et ikon med tre prikker. Tryk her og vælg, hvilke kolonner, der skal vises.

 

 

 

 

Julekode: <mellemrum>

 

Arrangementer

Aflyst arrangement, tilbagebetaling af penge

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales

Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice.
Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement
Desuden er der en videovejledning om emnet.

Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti
For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale

 

Guiden kan også bruges ved tilbagebetaling af betalt kontingent. Eks. hvis medlem er udmeldt eller der er blevet opkrævet mere end der skulle og fakturaen nåede at blive betalt

 

 

 

#tilbagebetaling #kontingent #kreditering #aflyst arrangement #arrangement #betaling

 

 

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

Ønsker du at hente oplysningerne ud for eksempelvis at efterbehandle dem i Excel kan du læse om eksporter her

 

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Hvad koster det at bruge Medlemsservice?

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Fx er der en udgift pr oprettet arrangement, også hvis arrangementet er gratis ?

Hvis ja – Findes der en prisliste for brug af de forskellige service ?

Svar:
Brug af Medlemsservice er en service som tilbydes fra korpset.
Dette inklusive fri adgang til brugervejledninger og dansk support via e-mail
Grupperne/kredsene skal registrere medlemmer i Medlemsservice og Medlemsservice er en del af korpsets/forbundets service overfor grupperne/kredsene.
Den eneste udgift i får er ved betalinger af kontingent og tilmeldinger til arrangementer.
Det er alene udgiften til transaktionen på betalingsgatewayen og det er afhængig af hvilket betalingskort der benyttes og beløbets størrelse. Dankort er billigst og koster fra 0.75 kr til 1,39 kr. Derefter kommer VISA som typisk koster 1,50 kr – 5,- kr. Mastercard koster typisk fra 2,50 kr til 10,-kr – men afhænger igen af kortet.

Mobilepay koster transaktion på kortet + 1,- kr

Man kan ikke selv bestemme hvilke kort der benyttes, men man kan opfordre forældrene til at benytte Dankort når det er muligt.

Man skal være opmærksom på at VISA og Mastercard er kreditkort. Det vil sige at betaleren kan vente med at betale, men det er “butikken” der skal vente på at få pengene udbetalt. Dog er pengene sikret og betalingen registreres øjeblikkeligt.

Der ligger ikke en prisliste på betalingstransaktioner da det afhænger af det enkelte forbund/korps og det er en anelse komplekst at beskrive. Man kan kontakte kontoret hvis man ønsker præcis besked. Ovenstående beløb er hvad der i hele træskolængder betales for betalinger fra 50kr. til 2,500,- kr.
SMS angives med en pris. Der er endnu ikke tale om at dette beløb vil blive opkrævet. Man kan derfor indtil videre sende SMS uden yderligere omkostninger. Hvis opkrævning kommer på tale bliver grupper og kredse varslet i forvejen.
Kort sagt er der ikke noget at bekymre sig om før man tager funktionerne i Medlemsservice i brug.
Jo flere funktioner man benytter, desto mere får man for sit kontingent 🙂
#omkostninger #udgifter #gebyr #hvadkosterdet #service
Hvilke moduler er der i Medlemsservice?
Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS
  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

  • Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
Hvordan kan jeg se hvem i gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement?

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

 

Hvordan kan jeg se om der er godkendt betaling for en der er tilmeldt arrangement

Når man tilmelder sig nogle kurser og/eller arrangementer kan det vælges at gruppen/kredsen betaler for deltagelsen
Her skal en fra gruppen/kredsen godkende betalingen før det er gruppen/kredsen der får tilsendt faktura

Medlemsservice sender en mail til betalingsgodkendere
Men det sker at denne mail ender som spam/uønsket post og så skal man efterfølgende ind og godkende uden et direkte link

Du kan let søge tilmeldte frem og få overblik

  1. Vælg Arrangementer i menuen til venstre
  2. Vælg Rapportering i topmenuen
  3. Vælg Deltagere

Derefter vælger du

  1. Listevisning
  2. Favoritter
  3. Deltagere – Betaling afventer godkendelse
  4. Klik på det blå skrå betalingskort

 

Nu kan du vælge:

Godkende betaling (rød pil)
Afvise betaling (gul pil)

 

(*) Kontoret udsender månedligt fakturaer på deltagere. Det er ikke noget der sker automatisk eller noget man skal hente ud af Medlemsservice

 

#betaling #kursus #arrangement #deltager #notifikation# uddannelse #godkendelse #gruppe #kreds

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

 

Udligning af kreditnota

Normalt bruger man kredit-metoden Annuller når man ønsker at annullere en faktura (Eks. kreditering af kontingentfaktura fordi medlem ønsker at udmelde sig)

Får man ikke valgt kredit-metoden Annuller, men i stedet får oprettet en kreditnota som ikke udligner fakturaen, så skal man manuelt udligne

Det er ikke så svært
Under Regnskab
Finder man Posteringslinier

Nu søger man debitor frem
Brug evt. filtret Ikke udlignet
Ellers filtrer på den konto der skal udlignes på eks. konto 3080 (Debitorsamlekonto)
(OBS persondata er sløret i illustrationerne nedenfor)

Marker de posteringslinier der skal udlignes

Klik Handling
Vælg Udlign posteringer

Kontroller at det er de rigtige posteringer på

Klik Afstem

Så er fakturaen annulleret

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vælge konti og dimensioner på arrangementer

Hvis gruppens/kredsens kasserer eller økonomiassistent hat tilladt at ledere og andre kan vælge mellem forskellige konti og dimensioner ved oprettelse af arrangementer så skal konti og/eller dimensioner gøres tilgængelige for arrangementer

Kassereren skal inde på den enkelte konto i kontoplanen vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

 

Kassereren skal inde på den enkelte dimension i dimensionsoversigten vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

 

Gennemgå evt. Checkliste før brug af arrangementer, hvis det ikke allerede er gjort
Checklisten findes under Vejledninger

 

 

 

 

 

 

 

 

Bestyrelse

Hvad er et stamkort?

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

 

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

 

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvordan opretter jeg et bestyrelsesmedlem?

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper

Betalinger

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort

Klik Rediger
Klik på Økonomifanen

Rul lidt ned på siden

 

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

 

 

#betalingskontakt #udlægsgodkender #kontingentfaktura #nykasserer #kasserer #kontingent #faktura

 

 

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

Ønsker du at hente oplysningerne ud for eksempelvis at efterbehandle dem i Excel kan du læse om eksporter her

 

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Hvad koster det at bruge Medlemsservice?

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Fx er der en udgift pr oprettet arrangement, også hvis arrangementet er gratis ?

Hvis ja – Findes der en prisliste for brug af de forskellige service ?

Svar:
Brug af Medlemsservice er en service som tilbydes fra korpset.
Dette inklusive fri adgang til brugervejledninger og dansk support via e-mail
Grupperne/kredsene skal registrere medlemmer i Medlemsservice og Medlemsservice er en del af korpsets/forbundets service overfor grupperne/kredsene.
Den eneste udgift i får er ved betalinger af kontingent og tilmeldinger til arrangementer.
Det er alene udgiften til transaktionen på betalingsgatewayen og det er afhængig af hvilket betalingskort der benyttes og beløbets størrelse. Dankort er billigst og koster fra 0.75 kr til 1,39 kr. Derefter kommer VISA som typisk koster 1,50 kr – 5,- kr. Mastercard koster typisk fra 2,50 kr til 10,-kr – men afhænger igen af kortet.

Mobilepay koster transaktion på kortet + 1,- kr

Man kan ikke selv bestemme hvilke kort der benyttes, men man kan opfordre forældrene til at benytte Dankort når det er muligt.

Man skal være opmærksom på at VISA og Mastercard er kreditkort. Det vil sige at betaleren kan vente med at betale, men det er “butikken” der skal vente på at få pengene udbetalt. Dog er pengene sikret og betalingen registreres øjeblikkeligt.

Der ligger ikke en prisliste på betalingstransaktioner da det afhænger af det enkelte forbund/korps og det er en anelse komplekst at beskrive. Man kan kontakte kontoret hvis man ønsker præcis besked. Ovenstående beløb er hvad der i hele træskolængder betales for betalinger fra 50kr. til 2,500,- kr.
SMS angives med en pris. Der er endnu ikke tale om at dette beløb vil blive opkrævet. Man kan derfor indtil videre sende SMS uden yderligere omkostninger. Hvis opkrævning kommer på tale bliver grupper og kredse varslet i forvejen.
Kort sagt er der ikke noget at bekymre sig om før man tager funktionerne i Medlemsservice i brug.
Jo flere funktioner man benytter, desto mere får man for sit kontingent 🙂
#omkostninger #udgifter #gebyr #hvadkosterdet #service
Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?
Spørgsmål: Under menupunktet Kort-transaktioner kan man nogle gange se at betalinger fjeler.
Hvad betyder fejlkoderne
Svar: Det er ikke helt let at svare kort på
Det bedste er at få forældrene til at logge ind og tilmelde et gyldigt kort.
Det er vigtigt at kortet tilmeldes på det stamkort som faktura er udstedt til.
Vi ser ofte at man registrerer kort på barnet – medens forældre er betaler
Så har der været issues med at i forbindelse med at der er indført 3D identifikation at så er der nogle af de tidligere tilmeldte kort der fejler, selv om det ikke skulle være nødvendigt med eksisterende aftaler før 1/1-2021
Her kan man tilmelde betalingskortet igen så den ekstra sikkerhed registreres rigtigt. Det er hurtigere end at gå til kortudstederen og argumentere for at det var en eksisterende aftale.
Senest har en kasserer oplevet at hvis der har været “tom konto” så starter automatisk betaling ikke op igen før man tilmelder kortet igen.
Den første ting er vejledning/misforståelse og det kan du gøre noget ved.
De to sidste ting er noget med pengeinstituttet/kortudsteder – men her kan du også vejlede
Hvis du vil nørde fejlkoder kan du eks. bruge denne
Kode 200 er nok den der kommer oftest. Den betyder at der ikke er sikkerhed for at honorere beløbet.
Hvordan krediterer man en kontingentfaktura

Når man skal kreditere en kontingentfaktura – altså annullere den så er her en opskrift.
Bemærk at hvis man skal ændre debitor eller “kunden” så er det en anden metode man skal benytte

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes annulleret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Først vælges krediteringsmetode
Vælg Annuller for at annullere fakturaen
Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Hvis der ikke stilles andet krav så benyt dags dato

Klik Tilføj kreditnota

De to andre krediteringsmetoder beskrives her kort
Opret kladde-kreditnota. Opretter en kladde som kan redigeres. Den skal færdiggøres og udlignes manuelt. Den er nyttig hvis der skal bruges en postering til regnskabet hvis betalt kontingent tilbagebetales

Ændre: Benyttes hvis man eksempelvis skal ændre debitor kunde (Hvis fakturaen er udsted til mor, men det er far der skal betale)

Det er en god ide at gå tilbage på medlemmets stamkort og se efter om krediteringen er registreret og fakturaen er annulleret


Her kan man se at fakturaen er Annulleret og hvilken dato det er sket

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Hvordan redigerer man en kontingentfaktura?

Når man skal redigere en en kontingentfaktura – altså ændre kunde eller beløbet så er her en opskrift.

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes ændret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Der findes tre krediteringsmetoder
Her skal vi bruge den nederste – Ændre

Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Benyt eventuelt oprindelig fakturadato, men ellers benyt dags dato,

Klik Tilføj kreditnota

Nu er den oprindelige faktura annulleret og du får en ny kladdefaktura
Bemærk at der står Proforma-faktura. Fakturaen er altså ikke færdig endnu.

Klik Rediger

Nu kan du redigere fakturaen
Vi skal have en ny debitor på – en nu kunde
A: Der vælges Debitor – her vælges Frejas mor Filippa
B: Sæt fakturadato. Det vil i udgangpunktet være krediteringsdato, men mnan kan sætte den dato man ønsker
C: Sæt en forfaldsdato (Her vælgers en uge frem da dags dato) Bruger man Betalingsbetingelser så kommer forfaldsdato fra betalingsbetingelserne


Klik Gem når du er færdigmed at redigere

Kontroller at alt ser rigtigt ud
Når du mener at kladdefakturaen ser rigtig ud klikker du Valider

Når der er klikket Valider så bogføres kladden og den er nu en rigtig faktura
Man kan ikke redigere en bogført faktura – så skal man kreditere med Ændre

Husk at få fakturaen sendt til debitor
Klik Send & Print

Skal du ikke bruge en printet kopi så vælg Udskriv fra (Den danner en PDF du kan gemme og eventuelt printe)
Du kan se hvem fakturaen sendes til (Selv om det ser ud til at man kna trilfæje flere modtagere så prøv ikke på det da det let får forsendelsen til at gå i stykker)
Klik Send

Ruller du lidt ned på fakturaen kan du se indholdet i den mail der er sendt

 

 

#Ændring #faktura #betaler #kreditering #opret ny

 

 

 

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Hvorfor opkræves udmeldte medlemmer kontingent?

Medlemsservice opkræver kontingent efter kontingentkontrakten og tager ikke hensyn til evt. stop af medlemskab
Der kan også opkræves kontingent for en forældreforening eller støtteforening uden at det kræver at man er medlem af korps/forbund

Lad os forestille os at Jens er udmeldt i august måned og modtager en kontingnetopkrævning i september
Her er hvad kasserer eller økonomiassistent kan gøre:

Du kan søge Jens frem
Fjern aktiv filtret under Medlemmer og så dukker stamkortet op
Her kan man se Jens er udmeldt den 29. august.
Kontingentperioden for 2. halvår starter 1. juli. Da udmeldelsen ikke sker før start på den nye kontingentperiode antages det at der skal betales kontingent for perioden
Gruppen har også betalt korpsafgift for Jens den 1. juli

Det er op til gruppen at beslutte om Jens skal betale kontingent frem til 29. august eller om I eftergiver beløbet
Enten skal fakturaen krediteres hel (Annulleres) eller krediteres delvist ved at den Redigeres

Se eventuelt i Tips og Tricks Nr 33: Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning.
Her har en gruppekasserer lavet en fin guide hvordan man kan sikre at medlemskaber og kontingnetopkrævning afsluttes på en god måde

I oversigten Kontingent oversigt kan man se hvem der skylder kontingent/har åbne kontingentfakturaer og dem som bliver opkrævet næste gang

Du finer Kontingent oversigt under Regnskab

Altså når man har udmeldt et medlem og vedkommende ikke har nogle ubetalte kontingentfakturaer så bør man ikke kunne finde medlemmet på Kontingentoversigten

 

Se eventuelt disse to FAQ artikler:
Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Stop af kontingentopkrævning

 

 

#udmeldelse #kontingent #udmeldt #opkrævning

 

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

 

Kan man tilføje mere tekst på en faktura?

Hvis man gerne vil tilføje tekst på sine fakturaer kan Betalingsbetingelser være en mulighed

Det kan være at man hjælper borgerforeningen i byen med at sætte flagstænger op til konfirmanderne eller lignende
Borgerforeningen eller et andet firma eller forening har typisk ikke mulighed for at betale med betalingskort.
Derfor kan det være smart at anføre bankkonto eller lignende på fakturaen

Man opretter betalingsbetingelser under
Regnskab i venstremenuen
Konfiguration i topmenuen
Betalingsbetingelser på listen

Det letteste er at bruge en eksisterende betalingsbetingelse og bruge den som basis ved at klikek Handling og Dupliker.
Nu skal man blot rette kopien til så den eks ser således ud:

Oplysninger kommer med på PDF-filen

 

Det kommer også i mailen der sendes ud når du klikker Send & print:

Her er det på sin plads at minde om at alle betalinger der ikke foretages via betalingskort eller mobilpay i Medlemsservice skal kassereren eller en økonomiassistent udligne ved bankimport for at fakturaen markeres som betalt.
Det er kun kontingentfakturaer der automatisk sendes mail med påmindelse om betaling

Man kan kun benytte sine egene betalingsbetingelser ved manuelle opkrævninger af kontingent.
Men det kan være praktisk i forhold til opkrævninger til en forening elelr fond som typisk ønsker at betale med bankoverførsel.

 

#faktura #betalingsbretingelser #bankoverførsel #tekst på faktura #firmafaktura  #foreningsfaktura

 

 

 

 

Kontingent bliver ikke betalt på tilmeldt betalingskort

Man kan tilmelde et betalingskort således at kontingentbetaling trækkes automatisk.
Det er rigtigt smart at der betales automatisk på forfaldsdato.

Nogle gange sker det at en kontingentfaktura ikke betales som forventet

Det første man skal gøre er at kontrollere hvem fakturaen er udstedt til.
Klik ind på fakturaen og kig efter hvilket navn og medlemsnummer der står som debitor
Er betalingskortet tilmeldt på den profil der er angiver som debitor?

Hvis det er samme person skal man ind under Betalingstransaktioner og kigge på hvad der kan være sket.
På mislykkede betalinger vil der stå en fejlmeddelelse i loggen

Hvis du sidder med et medlem hvor fakturaen er udstedt til en anden end den der står som betaler er det med sikkerhed fordi der er ændret betaler efter at fakturaen er udstedt.
Faktura udstedes til den profil der er angivet som betaler på det tidspunkt fakturaen oprettes. Er der ikke angivet en betaler så udstedes fakturaen til medlemmet selv.

Forældre kan selv logge ind og ændre betaler. Man skal lige være opmærksom på at ændring af betaler ikke har tilbagevirkende kraft. Det er den der var angivet på faktureringstidspunktet som fakturaen er udstedt til og det er den som forventes at betale.
Kassereren eller en økonomiassistent kan evt. være behjælpelig med en omfakturering hvis der er behov for dette.

 

#kontingent #betalingskort #betaler #betalingsgateway #betaling #betalingsaftale

 

 

 

 

 

Kort-transaktioner – dette kan du se (DDS v8)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i venstremenuen et punkt der hedder Kort-transaktioner
Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger


Ikke-betaling (abonnement) er et betalingskort der tilmeldes automatisk kontingentbetaling
Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge avanceret søgning øverst til højre og benytte favoritten Afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du bruge favoritten Sorter efter betalingsfil

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Fejl! betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

Mangler kontingentindbetaling. Hvordan læser man oplysningerne på Kontingent og bidrag

Spørgsmål:
Vi har nogle åbne fakturaer vedrørende kontingent. Inden vi sætter begynder at bruge flere kræfter på at få indrevet betalingen for kontingnet vil vi gerne være sikre på at forstå det som står på barnets stamkort

Svar:
Den røde kasse er kontingentkontrakten i oversigt
Det er det som der opkræves efter

Det som er i den grønne kasse er det som er fakturaer inkl. kladdefakturaer på kontingent og evt. kreditnotaer

Dette står i kontingentkontrakt.
Der er opkrævet 125,-  i 1. kvartal – forholdsmæssig opkrævning i perioden da det er sådan I har jeres kontingentsats.
Derefter opkræves der kvartalsvis 250,- kr

Dette står under faktura
Der er tre åbne fakturaer – de står som Faktureret medlem. Når de betales ændres status til Betalt.
Den kladde faktura der står som afventede er ikke valideret endnu Jeg kan se at den er for perioden 1/10 – 31/12. Den mår være dannet med Fakturer nu

Frederikke står som betaler og derfor bliver fakturaer udstedt til Frederikke
Der er tilmeldt et betalingskort på medlemmet. Det har ikke nogen betydning da der er angivet Betaler. Derfor skal eventuelt betalingskort tilmeldes på betaleren, som i dette tilfælde er Frederikke.

 

 

#skylder “ikke betalt #kontingent #kontingentkontrakt ##bidrag #bidragsopsætning #opkrævet #kladde-fatura #afventer #faktureret medlem

Ny faktura i stedet for annulleret/krediteret faktura

Du har fået krediteret en faktura så den nu er annulleret.
Det var ikke miningen at annullere fakturaen, men den skulle blot have været ændret til et andet beløb.

Heldigvis er det ikke svært.
Medlemsservice kan ikke opkræve den samme periode to gange

Derfor skal man have fat på den kontingentfaktura man har annulleret

Det kan eksempelvis være denne:

Klik på firkanten ude til højre.
Nu har du den annullerede kontingentfaktura åben

Klik på Handling og Dupliker

 

Nu har du en ny kladde-faktura som du kan redigere
– rette kunde hvis det er nødvendigt.
– rette produkt.
– rette pris hvis det ikke regnes af sig selv.

Husk at sætte fakturadato, hvis det ikke skal være dags dato
Angiv betalingsbetingelser

Klik Gem
Kontroller at fakturaen ser korrekt ud

Se det rigtigt ud så Valideres faktura og sendes pr. e-mail

Så har du dannet en ny faktura som medlem eller betaler kan betale præcis som hvis den var dannet automatisk

 

 

Denne FAQ anviser hvordan man:

Redigerer en faktura
Angiver ny betaler
Retter faktureret kontingent

 

Ved bankimport kan jeg ikke finde udlæg fra tidligere regnskabsår

Spørgsmål: Jeg har en leder som har indsendt et udlæg sidste år. Af forskellige grunde har kassereren ikke får udbetalt pengene før i det nye regnskabsår. Nu er det gamle regnskabsår lukke. Jeg kan ikke finde udlægget ved bankimporten

Svar:
Det er en meget usædvanlig situation at man venter så længe
Derfor skal du lave noget ekstraordinært.

Forklaringen er at når du lukker et regnskabsår så lukker man også af for de eventuelle udlignede posteringer der er på konto 3080 og 4080. Det er der mange der er glade for i de tilfælde de har fået lavet noget rod som ikke umiddelbart kan rettes op, men som skal “fejes ind under gulvtæppet”. Det vil sige at de ikke popper op som forslag ved bankimport

Du skal ind i Regnskab
Op under Konfiguration
Find det menupunkt der hedder Bank opsætning

Bankafstemningstærskel er den dato som Medlemsservice går tilbage til ved bankafstemning.

Du kan ændre datoen til 01-01-2022
Derefter får du også bankafstemningsforslag fra 2022

Når du er færdig kan du rette det tilbage til 01-01-2023

 

 

#bankimport #udlæg #regnskabsår #bankafstemningstærskel #udligning

Børneattest

Hvordan angiver man tillid til afsender i Hotmail?

Mange oplever at eksempelvis Hotmail smider mail fra Medlemsservice i uønsket post.
De te særligt slemt når det er mail der indeholder links, men det kan også være andre

Her vises hvordan man i Hotmail angiver at have tillid til afsender

Log ind på webmailen på https://hotmail.com
Beskrivelsen er som det gøres på en computer.
På en telefon eller tablet vil billederne være anderlede

Klik på Indstillinger øverst til højre – det lille tandhjul

Klik derefter ind på Uønsket mail

 

Tilføj den eller de e-mailadresser eller maildomæner du har tillid til

I nedenstående eksempel er vist alle korps og forbund, men man kan nøjes med sit eget korps eller forbund

Jeg har i eksemplet også vist hvordan man angiver at have tillid til supporten. Det er ved at angive hele e-mailadressen notifikation@adm.steingabelgaard.dk

 

Benytter man Gmail eller Google-suite så opretter man mailadresser man har tillid til som kontaktpersoner i adressebogen hos Google
Det er eksempelvis notifikation@adm.steingabelgaard.dk for supporten
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk for KFUM-Spejderne
notifikation@medlem.fdf.dk
notifikation@medlem.pigespejder.dk
notifikation@medlem.baptistspejder.dk

Håber at det kan hjælpe til at modtage mails vedr. medlemskabet

 

Julekode: Glæ

 

#uønsket mail #uønsket post #hotmail #gmail #tillid til afsender #spam #mailfilter

 

 

 

 

Hvordan fjerner man en Børneattest kladde?

Hvis der ikke længere er behov for en børneattest på en person bliver der automatisk ryddet op i kladder i regelmæssige automatiske oprydningsjobs

Der kan af forskellige årsager være sat gang i flere kladder for en børneattestansvarlig ikke er opmærksom på at der allerede ligger en kladde på børneattest

For at få fjernet overflødige børneattest kladder skal man rette henvendelse til respektive korpskontor eller forbundskontor

Har personen problemer med at logge på for at indtaste CPR nummer så kontakt supporten, som hjælper med at få adgang til Min side

 

#børneattest #kladde #CPR-nummer #personnummer

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

 

Hvordan opretter jeg et bestyrelsesmedlem?

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper

Oversigt over Fototilladelser, Børneattester og Accept af behandling af helbredsoplysninger

Flere har spurgt efter hvordan man kan lave et udtræk af fototilladelser. Nu skal man naturligvis være omhyggelig med data man trækker ud af Medlemsservice. Dette skal derfor betragtes som et værktøj til overblik og ikke en opfordring til at eksportere data som ligger på egen PC eller som print i en taske. Der er udarbejdet en eksportliste som findes under Medlemmer. Den hedder: Medlem: Navn, Alder, Fototilladelse, Accept helbredsoplysninger, børneattest.

For at hive en eksportliste ud så markerer du de medlemmer der skal eksporteres.
Klik Flere
Klik Eksporter
Vælg den liste du vil eksportere.

Tips vedrørende Børneattester

Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside

Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind via Borger.dk i stedet for direkte i e-boks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.

Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.

Enheder

Digital indmeldelse

Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde.

Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud.

Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten.
På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil.

Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen.

Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld
Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem.
Man udfylde alle felter der er markeret med en rød *

Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt og modtager en velkomstmail fra gruppen/kredsen og indtil man anmoder om udmeldelse. Spejdere og FDF er ikke en sæson på halvt eller helt år som det eks. ofte er i ungdomsklubber eller idrætsforeninger. Man skal altså ikke indmeldes hvert år.

Alle grupper og kredse har deres egen “personlige” digitale indmeldelsesblanket som man bør kunne findes på deres hjemmeside eller Facebookside
Husk at læse i toppen at det er den rigtige kreds/gruppe man anmoder om indmeldelse i


Gruppens/kredsens forberedelse

Linket til den digitale indmeldelsesblanket bør ligge på hjemmesiden eller i en Facebookside så den er let at finde .

Linket findes på kredsens/gruppens stamkort:

Linket kopierer man ind på sin webside, Facebookside. Laver evt. som QR kode i spejderhuset/kredshuset.
Online indmeldelse skal være aktiveret med en af de muligheder der er på listen.

Online indmeldelse skal sættes op på alle enheder/hold og kan være forskellig, således at det passer til netop det enkelte hold.

Oplysningerne om det enkelte hold/enhed findes på enhedens/holdets stamkort under medlems- og mødeinfo.

Nogle foretrækker at skrive klassetrin i stedet for alder. Det kan man gøre og så bare leve med at der står “år” bagefter.

Der er mange fordele for gruppen/kredsen ved at benytte den digitale indmeldelsesblanket.

  • For det første skal I ikke selv indtaste oplysningerne og slipper for at tyde håndskrevne sedler
  • Forældrene lærer at benytte Medlemsservice
  • Der bliver taget stilling til Fototilladelse
  • Der bliver taget stilling til behandling af helbredsoplysninger
  • Evt. bliver der taget stilling til Betaler af kontingent (hvis kassereren sætter spørgsmålet op på kredsens/gruppens stamkort

 

#indmeldelsesblanket #digital indmeldelse #nyt medlem #genindmeldelse #overflytning

Hvad er et stamkort?

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

 

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

 

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

 

På gruppens stamkort er der flere faneblade

 

Enheden/holdet har også et stamkort

 

 

 

 

 

 

 

 

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan fjerner/sletter jeg en enhed?

Det er muligt at inaktivere enheder, hvor der ikke længere er tilknyttet medlemmer/personer med en aktiv funktioner. Forudsætningen er, at der ikke må være aktive funktioner knyttet til enheden. Dvs. alle som har haft et enhedsmedlemskab skal have slutdato og det gælder også for andre funktioner. Man kan få en oversigt over aktive funktioner i en enhed ved at åbne stamkortet for enheden og klikke på feltet Funktioner, så vises en liste med alle aktive funktioner i enheden. Hvis der ikke står nogen på listen kan enheden inaktiveres.

Når enheden er inaktiveret bliver den ikke vist på oversigterne, men den kan søges frem hvis det bliver aktuelt.

Hvordan opretter jeg et bestyrelsesmedlem?

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper

Hvordan opretter man en ny enhed/nyt hold?

Hvis jeres gruppe/kreds har behov for at oprette et udvalg eller en ny enhed/hold så gør du følgende

Gå ind på gruppens/kredsens stamkort
Klik Opret underenhed

 

Nu skal du udfylde
A: Navn på enheden(holdet/klassen/patruljen/udvalget/arbejdsgruppen
B: Organisatorisk niveau. her vælges hvilken type (enhed, udvalg, arbejdsgruppe, patrulje mv)
C: Online indmeldelse. Her angives om det skal fremgrå af online indmeldelse, og hvis det skal være aktivt hvordan det skal håndteres

Man kan udfylde adresseoplysninger (D) hvis det ikke er det samme som resten af gruppen/kredsen.

Hvis der er tale om en Enhed/hold, eller underliggende organisatorisk enhed, skal du udfylde klassifikation
Det er klassifikation der adskiller forskellige arbejdsgrene i landsorganisationen. Er du i tvivl så spørg supporten

På fanebladet Medlems- og mødeinfo angiver du informationer om aldersgruppen og mødetiderne for enheden/holdt. Oplysningerne benyttes eks. på online indmeldelsesblanket.

 

På Fanebladet Økonomi angives standard kontingentsatsen for enheden/holdet
Standard kontingentsatsen sikrer at nye medlemmer får en kontingentsats når gruppen/kredsen indmelder dem

 

Afslut med at klikke Gem

 

Det er ikke ale oplysninger du selv kan rette efterfølgende.
Får du en enhed/hold oprettet med fejlagtige oplysninger så kontakt straks supporten

Er der behov for at oprette en ny gruppe eller kreds så kontakt Korpskontoret/Landskontoret

 

#enhed #hold #udvalg #arbejdsgruppe #klasse #patrulje

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jeg vil gerne sende en besked til ledere i region/landsdel/distrikt

Udfordring:
Skal lige sende en mail ud til smutteledere mm i Region Skagerrak,
men jeg synes ikke jeg kan søge dem frem i Medlemsservice.
Bliver ved med at få hele korpset frem.

Løsning:
Jeg vil gå under Funktioner
I tilføj tilpasset filter vælge Overordnet niveau Skagerak Region
Derefter filtrere på lederfunktion og Grønsmutteflok

 

Se evt Tips og Tricks Nr 30 Opret et favoritfilter til lister hvordan du gemmer de filtreringer du ofte bruger
Tips og Tricks finder du på Tips og Tricks som du også finder her på www.medlemsservice.nu

 

#Klassifikation #Filter #leder #Hold #Enheder

Sådan genindmelder du et medlem

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Klik stamkortet i Ny eller Kladde
Opdater postadresse og evt kontaktoplysninger på medlemmet
Vær omhyggelig med at sætte Starter i enhed så vedkommende kommer på det nye hold/den nye enhed og ikke den vedkommende tidligere er indmeldt i.
Kontroller at der evt. er pårørende og primære kontakter
Kontroller at der evt. er korrekt betaler angivet, hvis medlemmet ikke selv skal betale

Nu kan du indmelde medlemmet

Kontroller at medlemmer får tildelt de funktioner der hører til medlemskabet.
Eks Enhedsmedlem hvis det er et med
Enhedsleder hvis der er tale om en leder i en enhed

Kontroller at kontingent sættes rigtigt op, hvis I benytter kontingentopkrævning via Medlemsservice
Kontakt evt. kassereren hvis du ikke har de fornødne rettigheder eller ikke er erfaren nok med kontingentopsætning

 

 

#genindmeld #indmeldelse #tidligere medlem #enhed #hold #funktioner

 

Faktura

Hvordan krediterer man en kontingentfaktura

Når man skal kreditere en kontingentfaktura – altså annullere den så er her en opskrift.
Bemærk at hvis man skal ændre debitor eller “kunden” så er det en anden metode man skal benytte

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes annulleret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Først vælges krediteringsmetode
Vælg Annuller for at annullere fakturaen
Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Hvis der ikke stilles andet krav så benyt dags dato

Klik Tilføj kreditnota

De to andre krediteringsmetoder beskrives her kort
Opret kladde-kreditnota. Opretter en kladde som kan redigeres. Den skal færdiggøres og udlignes manuelt. Den er nyttig hvis der skal bruges en postering til regnskabet hvis betalt kontingent tilbagebetales

Ændre: Benyttes hvis man eksempelvis skal ændre debitor kunde (Hvis fakturaen er udsted til mor, men det er far der skal betale)

Det er en god ide at gå tilbage på medlemmets stamkort og se efter om krediteringen er registreret og fakturaen er annulleret


Her kan man se at fakturaen er Annulleret og hvilken dato det er sket

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Hvordan redigerer man en kontingentfaktura?

Når man skal redigere en en kontingentfaktura – altså ændre kunde eller beløbet så er her en opskrift.

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes ændret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Der findes tre krediteringsmetoder
Her skal vi bruge den nederste – Ændre

Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Benyt eventuelt oprindelig fakturadato, men ellers benyt dags dato,

Klik Tilføj kreditnota

Nu er den oprindelige faktura annulleret og du får en ny kladdefaktura
Bemærk at der står Proforma-faktura. Fakturaen er altså ikke færdig endnu.

Klik Rediger

Nu kan du redigere fakturaen
Vi skal have en ny debitor på – en nu kunde
A: Der vælges Debitor – her vælges Frejas mor Filippa
B: Sæt fakturadato. Det vil i udgangpunktet være krediteringsdato, men mnan kan sætte den dato man ønsker
C: Sæt en forfaldsdato (Her vælgers en uge frem da dags dato) Bruger man Betalingsbetingelser så kommer forfaldsdato fra betalingsbetingelserne


Klik Gem når du er færdigmed at redigere

Kontroller at alt ser rigtigt ud
Når du mener at kladdefakturaen ser rigtig ud klikker du Valider

Når der er klikket Valider så bogføres kladden og den er nu en rigtig faktura
Man kan ikke redigere en bogført faktura – så skal man kreditere med Ændre

Husk at få fakturaen sendt til debitor
Klik Send & Print

Skal du ikke bruge en printet kopi så vælg Udskriv fra (Den danner en PDF du kan gemme og eventuelt printe)
Du kan se hvem fakturaen sendes til (Selv om det ser ud til at man kna trilfæje flere modtagere så prøv ikke på det da det let får forsendelsen til at gå i stykker)
Klik Send

Ruller du lidt ned på fakturaen kan du se indholdet i den mail der er sendt

 

 

#Ændring #faktura #betaler #kreditering #opret ny

 

 

 

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Kontingentfaktura og mail

Denne artikel vil belyse nogle af de mange spørgsmål der kommer omkring kontingent og mail med kontingentfaktura

Du finder fakturaen på medlemmets stamkort.
Klikker du på firkanten i højre side så åbner fakturaen

På fakturaen kan man se hvem fakturaen er udstedt til
Det kan være til Betaler
Det kan også være på medlemmet selv
Skiftes der Betaler på medlemmets stamkort efter fakturaen er dannet så ændres fakturaen ikke.
Fakturaen udstedes til medlemmet selv eller den profil der har stået som betaler på det tidspunkt fakturaen er dannet

Vil man gerne sende betalingslinket i en mail til en anden end den som fakturaen er udstedt til eller vil man blot sende betalingslinket i en almindelig mail fra sit mailprogram er det muligt
Du finder betalingslinket på fakturaens faneblad Anden info

Man kan også sende mailen igen
Klik på Send & Print

Hvis du ikke vil have mailen som PDF så fjerne markering i Udskriv

Sæt ikke yderligere e-mailadresser på, selv om det godt kan se ud til at være muligt
Du laver lettest noget forkert så mailen ikke bliver sendt.
Du kan se hvilke profiler mailen vil blive sendt til (Husk at du ikke kan sende mail til dig selv)

 

Ruller du ned på fakturaen kan du se hvordan mailen der er sendt ser ud
Fakturaer der er sendt ud kan du se på fakturaens log

Se evt. FAQ om betalingskontakt hvis der skal ændres på den.

 

Du kan ikke se  betalingspåmindelser på fakturaen
Betalingspåmindelser finder du i loggen på den profil som fakturaen er udstedt til

Læg mærke til at der står nyttig information om hvor man skal tilmelde betalingskort, hvis man ønsker dette
Der er rigtigt mange der får tilmeldt betalingskort på børnene medens man sætter sig selv som betaler

Hold betalingskortet på din egen profil
Sært dig selv som betaler på evt. børn og ægtefælle/partner

 

 

#betaler #rykker #betalingspåmindelse #debitor #restance #gensende #faktura #kontingent #udestående #udskriv

 

 

 

 

 

 

 

 

Mangler kontingentindbetaling. Hvordan læser man oplysningerne på Kontingent og bidrag

Spørgsmål:
Vi har nogle åbne fakturaer vedrørende kontingent. Inden vi sætter begynder at bruge flere kræfter på at få indrevet betalingen for kontingnet vil vi gerne være sikre på at forstå det som står på barnets stamkort

Svar:
Den røde kasse er kontingentkontrakten i oversigt
Det er det som der opkræves efter

Det som er i den grønne kasse er det som er fakturaer inkl. kladdefakturaer på kontingent og evt. kreditnotaer

Dette står i kontingentkontrakt.
Der er opkrævet 125,-  i 1. kvartal – forholdsmæssig opkrævning i perioden da det er sådan I har jeres kontingentsats.
Derefter opkræves der kvartalsvis 250,- kr

Dette står under faktura
Der er tre åbne fakturaer – de står som Faktureret medlem. Når de betales ændres status til Betalt.
Den kladde faktura der står som afventede er ikke valideret endnu Jeg kan se at den er for perioden 1/10 – 31/12. Den mår være dannet med Fakturer nu

Frederikke står som betaler og derfor bliver fakturaer udstedt til Frederikke
Der er tilmeldt et betalingskort på medlemmet. Det har ikke nogen betydning da der er angivet Betaler. Derfor skal eventuelt betalingskort tilmeldes på betaleren, som i dette tilfælde er Frederikke.

 

 

#skylder “ikke betalt #kontingent #kontingentkontrakt ##bidrag #bidragsopsætning #opkrævet #kladde-fatura #afventer #faktureret medlem

Min testmail kommer ikke frem til mig selv

Hvis man ønsker at afprøve mailudsendelse bør man ikke bruge sig selv som modtager af prøvemailen

For at minimere risikoen for at Medlemsservice postserver bliver betragtet som spam-server så filtreres beskeder fra sig selv til sig selv fra

Det betyder også at hvis du sender besked ud til hele gruppen så vil du ikke selv modtage mailen hvis du sender den til Medlemsprofiler
Sender du mailen ud til Funktioner så vil mailen komme frem – også til dig selv

 

Vær opmærksom på at denne filtrering også gælder hvis kassereren udsender fakturaer på varer eller tjenesteydelser
Der forventes det at man godt selv kan huske at man har dannet en faktura til sig selv, og at der er en faktura der skal betales.

 

#spam #uønsket mail #mail kommer ikke frem #faktura #besked #

Funktioner

Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

Det er vigtigt at alle oplysninger er registreret korrekt for at Medlemsservice bliver et godt værktøj med overblik over medlemmerne

Alle grupper og kredse er bedt om ved implementeringen at gennemgå at oplysningerne er korrekte.
Har man ikke nået at få det gjort er det ikke for sent at få det rettet op hurtigst muligt.

Du må sende en liste til supporten med hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes
Det vil være super hvad det angives med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato
På den måde kan vi være sikre på at rette det rigtige sted.

Hvordan opretter jeg et bestyrelsesmedlem?

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper

Jeg vil gerne sende en besked til ledere i region/landsdel/distrikt

Udfordring:
Skal lige sende en mail ud til smutteledere mm i Region Skagerrak,
men jeg synes ikke jeg kan søge dem frem i Medlemsservice.
Bliver ved med at få hele korpset frem.

Løsning:
Jeg vil gå under Funktioner
I tilføj tilpasset filter vælge Overordnet niveau Skagerak Region
Derefter filtrere på lederfunktion og Grønsmutteflok

 

Se evt Tips og Tricks Nr 30 Opret et favoritfilter til lister hvordan du gemmer de filtreringer du ofte bruger
Tips og Tricks finder du på Tips og Tricks som du også finder her på www.medlemsservice.nu

 

#Klassifikation #Filter #leder #Hold #Enheder

Kan ikke indmelde, da der allerede findes et medlemskab

Oplever du at du ikke kan indmelde et medlem fordi der allerede er et aktivt medlemskab og måske får beskeden at du ikke kan indmelde medlemmet fordi vedkommende allerede har et eksklusivt medlemskab af typen “primært medlemskab” så er her løsningen

Man kan kun være medlem af Landsorganisationen en gang. Men man kan sagtens have medlemskaber i flere grupper eller kredse – og kan også betale kontingent flere steder, uden at det giver problemer. Men en gruppe eller kreds er der man har sit primære medlemskab. Det er den gruppe/kreds man har sit primære medlemskab i der opkræves kontingent af landsorganisationen.

Hvordan opretter man så et sekundært medlemskab?
Medlemmet er jo allerede indmeldt og skal derfor ikke indmeldes igen
Man opretter det sekundære medlemskab ved at tildele en medlemsbærende funktion i en enhed (Eks. kan man blive enhedsassistent i bæverflokken eller man kan blive Holdleder for Pilte)

Medlemsbærende funktioner er lederfunktioner samt funktionen Enhedsmedlem/Enhedstilknytning
Se vedledningen Funktions og rettighedsoversigt for dit forbund/korps for at få overblik over funktioner og deres betydning.

Du tilføjer en funktion ved at går til den pågældende enhed/Hold/udvalg.
Vælg Funktioner
Klik Opret
Vælg medlemmet
Vælg funktion
Sæt startdato for funktionen

Læs evt også Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis medlemmets oprindelige stamkort ikke er tilknyttet gruppen/kredsen endnu så kontakt supporten og få det oprindelige stamkort tilknyttet jeres gruppe/kreds.
Du finder oplysninger om at kontakte supporten her: Kontakt

 

Sådan genindmelder du et medlem

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Klik stamkortet i Ny eller Kladde
Opdater postadresse og evt kontaktoplysninger på medlemmet
Vær omhyggelig med at sætte Starter i enhed så vedkommende kommer på det nye hold/den nye enhed og ikke den vedkommende tidligere er indmeldt i.
Kontroller at der evt. er pårørende og primære kontakter
Kontroller at der evt. er korrekt betaler angivet, hvis medlemmet ikke selv skal betale

Nu kan du indmelde medlemmet

Kontroller at medlemmer får tildelt de funktioner der hører til medlemskabet.
Eks Enhedsmedlem hvis det er et med
Enhedsleder hvis der er tale om en leder i en enhed

Kontroller at kontingent sættes rigtigt op, hvis I benytter kontingentopkrævning via Medlemsservice
Kontakt evt. kassereren hvis du ikke har de fornødne rettigheder eller ikke er erfaren nok med kontingentopsætning

 

 

#genindmeld #indmeldelse #tidligere medlem #enhed #hold #funktioner

 

Generelt

Årsstjerner – hvordan laver jeg et udtræk?

Man kan ikke aflæse års-stjerner direkte i Medlemsservice. Spejdere bruger årsstjerne. FDF bruger jubilæumsmærker

Der er imidlertid lavet en vejledning hvordan men med et standardudtræk til Excel og en let lille formel kan regne års-stjerner ud.
Du finder vejledningen under Tips og tricks. Den hedder Nr. 17: Liste til års-stjerner.

I ovenstående Tips og tricks er beskrevet hvordan man bruger Anciennitetsdato til at justere for tidligere medlemskaber og medlemskab af andet korps/forbund.

 

#anciennitetsdato #anciennitet #jubilæum #årsstjerne #spejdertid #fdftid #medlemstid

 

Digital indmeldelse

Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde.

Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud.

Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten.
På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil.

Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen.

Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld
Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem.
Man udfylde alle felter der er markeret med en rød *

Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt og modtager en velkomstmail fra gruppen/kredsen og indtil man anmoder om udmeldelse. Spejdere og FDF er ikke en sæson på halvt eller helt år som det eks. ofte er i ungdomsklubber eller idrætsforeninger. Man skal altså ikke indmeldes hvert år.

Alle grupper og kredse har deres egen “personlige” digitale indmeldelsesblanket som man bør kunne findes på deres hjemmeside eller Facebookside
Husk at læse i toppen at det er den rigtige kreds/gruppe man anmoder om indmeldelse i


Gruppens/kredsens forberedelse

Linket til den digitale indmeldelsesblanket bør ligge på hjemmesiden eller i en Facebookside så den er let at finde .

Linket findes på kredsens/gruppens stamkort:

Linket kopierer man ind på sin webside, Facebookside. Laver evt. som QR kode i spejderhuset/kredshuset.
Online indmeldelse skal være aktiveret med en af de muligheder der er på listen.

Online indmeldelse skal sættes op på alle enheder/hold og kan være forskellig, således at det passer til netop det enkelte hold.

Oplysningerne om det enkelte hold/enhed findes på enhedens/holdets stamkort under medlems- og mødeinfo.

Nogle foretrækker at skrive klassetrin i stedet for alder. Det kan man gøre og så bare leve med at der står “år” bagefter.

Der er mange fordele for gruppen/kredsen ved at benytte den digitale indmeldelsesblanket.

  • For det første skal I ikke selv indtaste oplysningerne og slipper for at tyde håndskrevne sedler
  • Forældrene lærer at benytte Medlemsservice
  • Der bliver taget stilling til Fototilladelse
  • Der bliver taget stilling til behandling af helbredsoplysninger
  • Evt. bliver der taget stilling til Betaler af kontingent (hvis kassereren sætter spørgsmålet op på kredsens/gruppens stamkort

 

#indmeldelsesblanket #digital indmeldelse #nyt medlem #genindmeldelse #overflytning

Digital udmeldelse

Hvis et medlem ikke længere ønsker at være medlem af spejder/FDF så skal man udmeldes.
Spejder og FDF er ikke en sæson som i andre foreninger, men man har et medlemskab fra man bliver indmeldt til man bliver udmeldt.

I Medlemsservice kan man anmode om udmeldelse.
Det er let og man skal blot besvare årsag til man ønsker at blive udmeldt.

Spejdergruppen eller kredsen behandler anmodningen om udmeldelse hvorefter den effektueres.
Udmeldelsesdatoen bliver typisk den dato anmodningen er udfyldt.

Hernedenfor vises hvad man skal gøre på en computer.
Længere nede indsættes billeder af hvad man ser på en mobiltelefon.

I eksemplet ønsker Freja Fejekost at blive udmeldt. Det er Frejas mor Fiona der udfylder anmodningen.

Anmodning om udmeldelse på computer

Fiona logger ind med sin e-mailadresse og kodeord
Derefter kommer Fiona ind på Min side
Her klikkes på Frejas profil

På Frejas profil kan kan Fiona se alle oplysninger registreret på Freja
Nederst til venstre findes oplysninger om medlemskaber

Her klikkes på Afslut medlemskab

Vær opmærksom på at anmodning om afslutning af medlemskab i en kreds/gruppe ikke påvirker evt. aktive funktioner i andre kredse/grupper eller i forbund/korps.

Ved overflytning til en anden gruppe/kreds vil det være en god ide først at sikre at man er registreret i den den nye kreds/gruppe
Kontakt den nye kreds/gruppe eller supporten

 

Anmodning om udmeldelse på mobiltelefon

Fiona logger ind med sin e-mailadresse og kodeord
Derefter kommer Fiona ind på Min side
Her klikkes på Frejas profil

På Frejas profil kan kan Fiona se alle oplysninger registreret på Freja

Da der ikke er plads til så meget information på mobiltelefonens skærm skal der scrolles langt ned til Medlemskaber

Har man en telefon der kan vise bredformat når man lægger den ned ser det således ud:

Kan man kun se højformat så skal man scrolle til højre
Læg mærke til at den røde pil viser at billedet går længere ud end skærmen og der skal scrolles

Her klikkes på Afslut medlemskab

Vær opmærksom på at anmodning om afslutning af medlemskab i en kreds/gruppe ikke påvirker evt. aktive funktioner i andre kredse/grupper eller i forbund/korps.

Ved overflytning til en anden gruppe/kreds vil det være en god ide først at sikre at man er registreret i den den nye kreds/gruppe
Kontakt den nye kreds/gruppe eller supporten

 

#udmeldelse #digital udmeldelse #afslut medlemskab #overflytning #flytning

 

Dublet – hvordan håndterer jeg det?

Dubletchecket er en hjælp til at få registreret medlemmer og pårørende på et stamkort så alle deres oplysninger står et sted uanset hvor mange steder de er tilknyttet.

Kladde:
Har du en dublet der stå i Kladde er det noget du som regel selv kan udrede.
Kig eventuelt i Tips og tricks efter hvordan man håndterer Dubletter og hvordan man registrerer medlemmer og pårørende

Sendt til korpskontoret
Har en dublet der står Sendt til korpskontoret er det noget der skal hjælp til.
Det skyldes at dubletten har relation til en anden gruppe.
Supporten og korpskontoret kan udrede sammenhængen og gør medlemmet tilgængeligt i jeres gruppe med det oprindelige stamkort

Det er imidlertid ikke altid muligt for gruppen selv at indmelde trods dette. Der kan være ting der skal skubbes på plads med større rettigheder.
Man kan derfor med fordel sende en mail til korpsets supportadresse.For hurtig ekspedition skal du oplyse medlemmets navn (gerne copy/paste så det er stavet rigtigt), ønsket aktiv dato og hvilken gren/afdeling/enhed vedkommende skal med i

I nogle tilfælde står der en intern note på stamkortet hvis det er dublethåndteret af supporten/kontoret og man ønsker du kontakter dem. Noten ses i loggen under stamkortet

 

Dublet – hvorfor sker det?

Medlemsservice har det princip at en person har et stamkort hele sin tid hos spejderne.
Dermed kan historikken med medlemskaber, funktioner og ikke mindst kurser og arrangementer følge med personen

Til at hjælpe med at identificere tidligere registreringer i egen gruppe eller i en anden gruppe så laves der dubletcheck ved indmeldelse/aktivering

Der checkes primært på:

  • E-mailadresse
  • Mobilnummer

Dernæst kigges på en kombination af:

  • Fødselsdato
  • Navn
  • Adresse

Det er derfor vigtigt at hvis medlemmet ikke har egen e-mailadresse eller mobilnummer så skal felterne være tom. Ikke noget med mellemrum eller en bindestreg.
Pårørendes kontaktoplysninger skal stå på pårørendes stamkort og må ikke stå på medlemmet.

Se under Tips og Tricks hvordan Dubletter kan håndteres og hvordan man skal registrere medlemmer og pårørende korrekt

Er der et sted jeg kan øve mig uden at ødelægge noget? (kursussystem)

Ja! På kursusversionerne kan du prøve dig frem, inden du kaster dig ud i avancerede ting i den virkelig verden.

På kursus-systemet kan du logge ind med dit medlemsnummer.
Er du Baptistspejder, Pigespejder, FDF eller KFUM spejder kan du logge på med e-mailadresse
DDS skal tilføje .invalid efter e-mailadresse (eksempelvis peter.plys@dds.dk.invalid)

Du skal lægge mærke til hvilken dato der er hentet medlemsdata fra produktionssystemet. Det står i et rødt banner på forsiden.
Dit kodeord på kursussystemet er fra den seneste medlemsdataopdatering fra produktion

Du finder kursusversionerne på følgende adresse:

Funktionerne på kursusystemerne er helt identiske med funktionerne i det rigtige medlemsservicesystem. Data bliver opdateret 2 gange årligt så der vil sandsynligvis være forskel på de medlemmer og funktioner der er i det rigtige system og i kursussystemet.

Er du ny medlem således at du måske ikke er oprettet i kursussystemet, eller kan du bare ikke logge på kursussystemet så send en mail til din support.
Så skal vi nok hjælpe dig indenfor.

 

#kursussystem #øvesystem #testsystem #sandkasse

Fjerne stamkort der ikke skal bruges

Det sker nogle gange at der bliver oprettet flere stamkort på en person.

Reglen er at der kun skal være et stamkort (og medlemsnummer) på en person i Medlemsservice

Har man stamkort i overskud så skal de håndteres og lægges til side

Man kan ikke slette stamkort der er blevet oprettet.
Det er nemlig således at lovgivningen kræver at vi kan dokumentere hvad der er, eller hvad der har været noteret om en given person.
Sletninger vil kræve at vi opretter et selvstændigt system til at journalisere sletninger

 

I stedet for at slette så sætter man -X på efternavnet. (Eks Anders And-X) for så vil man i søgninger hurtigt kunne identificere annullerede stamkort
Desuden så skal man fjerne kontaktoplysninger som e-mailadresse og/eller mobilnummer. E-mailadresse og mobilnummer kan give dublet alarm hvis de fortsat bliver på stamkortet.
Man må IKKE ændre andre ting. Det vil nemlig gøre det meget svært at søge oplysningerne frem igen

For at koble en pårørende fra et medlemsstamkort så klik Rediger
Derefter kommer der et papirkurvssymbol du kan klikke på og så forsvinder den pårørende fra medlemmet
Se eventuelt denne FAQ Hvordan fjerner jeg et pårørende stamkort

 

#oprydning #stamkort #dublet #dubletter #annulleret #annulleres

Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

Det er vigtigt at alle oplysninger er registreret korrekt for at Medlemsservice bliver et godt værktøj med overblik over medlemmerne

Alle grupper og kredse er bedt om ved implementeringen at gennemgå at oplysningerne er korrekte.
Har man ikke nået at få det gjort er det ikke for sent at få det rettet op hurtigst muligt.

Du må sende en liste til supporten med hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes
Det vil være super hvad det angives med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato
På den måde kan vi være sikre på at rette det rigtige sted.

Hent alle linjer som excel

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Der vises altid de første 80 linjer på listen.
Du kan hente alle linjer (ikke kun de første 80) ned som excel-fil ved at trykke på Eksport-ikonet.

Denne excel-fil indeholder de samme kolonner, som du kan se på skærmen. Ønsker du andre kolonner, så markerer du de ønskede linjer og trykke Handling > Eksport.

Hvad er et stamkort?

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

 

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

 

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvad kan forældre selv ændre i Medlemsservice

Når forældre logger ind på Medlemsservice er der en del ting de selv kan ændre og vedligeholde uden at lederne behøver at blive involveret

Selfservice for forældre er:

  • Ændring af betaler
  • Tilmelding af betalingskort til kontingentbetalinger
  • Adresseændringer
  • Rette mobilnummer
  • Rette mailadresse
  • Rette fødselsdato
  • Rette skole
  • Rette klassetrin
  • Anmode om udmeldelse (se evt. FAQ)

Hvis gruppen har åbnet for det kan de også ændre:

  • Ændre fototilladelse
  • Særlige forhold
  • Give en hånd med
  • Accept af helbredsoplysninger
  • Andre oplysninger

Selvfølgelig kan forældrene også logge ind og tilmelde deres børn til arrangementer og kurser

Hvis gruppen ønsker at give forældrene og medlemmer adgang til den udvidede selfservice skal det aktiveres.
Som udgangspunkt er udvidet selfservice lukket
Gruppen/kredsen kan åbne det ved at gå ind på gruppens/kredsens stamkort og vælge fanen Selvbetjening
Man vinger de felter af som man vil give adgang til at redigere.

 

 

#selvbetjening #selfservice #forældre #helbredsoplysninger #redigere oplysninger

 

 

Hvad kan vi med medlemsservice?

Bedre og nemmere adgang til at rette og opdatere: 

  • Spejdere og forældre får adgang til en langt mere brugervenlig hjemmeside, hvor de både kan vedligeholde deres oplysninger og betale kontingent og tilmelde sig ture og lejre.
  • Mulighed for elektronisk indmeldesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside
  • Forældre, børn og søskende kan oprettes som pårørende
  • Sende mail og SMS til enhedens medlemmer
  • Udtræk af adresselister ud fra egen definition/skabelon
  • Enhedsledere kan rette og redigere enhedens medlemmer
  • Gruppens og enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden
  • Distriktsstaben/divisionen/regioner får adgang til adresser på alle i distriktet/divisionen/regionen
  • Integreret regnskabssystem. Som en del af medlemsservice følger der et komplet regnskabsmodul, med mulighed for kontingentopkrævning, håndtering af lederes udlæg og opkrævning af deltagelse i lejre og ture
  • Nem og overskuelig adgang til data og funktioner fra både PC, mobiltelefon eller tablet.
Hvad koster det at bruge Medlemsservice?

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Fx er der en udgift pr oprettet arrangement, også hvis arrangementet er gratis ?

Hvis ja – Findes der en prisliste for brug af de forskellige service ?

Svar:
Brug af Medlemsservice er en service som tilbydes fra korpset.
Dette inklusive fri adgang til brugervejledninger og dansk support via e-mail
Grupperne/kredsene skal registrere medlemmer i Medlemsservice og Medlemsservice er en del af korpsets/forbundets service overfor grupperne/kredsene.
Den eneste udgift i får er ved betalinger af kontingent og tilmeldinger til arrangementer.
Det er alene udgiften til transaktionen på betalingsgatewayen og det er afhængig af hvilket betalingskort der benyttes og beløbets størrelse. Dankort er billigst og koster fra 0.75 kr til 1,39 kr. Derefter kommer VISA som typisk koster 1,50 kr – 5,- kr. Mastercard koster typisk fra 2,50 kr til 10,-kr – men afhænger igen af kortet.

Mobilepay koster transaktion på kortet + 1,- kr

Man kan ikke selv bestemme hvilke kort der benyttes, men man kan opfordre forældrene til at benytte Dankort når det er muligt.

Man skal være opmærksom på at VISA og Mastercard er kreditkort. Det vil sige at betaleren kan vente med at betale, men det er “butikken” der skal vente på at få pengene udbetalt. Dog er pengene sikret og betalingen registreres øjeblikkeligt.

Der ligger ikke en prisliste på betalingstransaktioner da det afhænger af det enkelte forbund/korps og det er en anelse komplekst at beskrive. Man kan kontakte kontoret hvis man ønsker præcis besked. Ovenstående beløb er hvad der i hele træskolængder betales for betalinger fra 50kr. til 2,500,- kr.
SMS angives med en pris. Der er endnu ikke tale om at dette beløb vil blive opkrævet. Man kan derfor indtil videre sende SMS uden yderligere omkostninger. Hvis opkrævning kommer på tale bliver grupper og kredse varslet i forvejen.
Kort sagt er der ikke noget at bekymre sig om før man tager funktionerne i Medlemsservice i brug.
Jo flere funktioner man benytter, desto mere får man for sit kontingent 🙂
#omkostninger #udgifter #gebyr #hvadkosterdet #service
Hvad skal vi huske når vi skifter kasserer

Når man skifter kasserer i gruppen/kredsen er der en masse praktiske ting man huske
Her er nogle af de ting man skal huske

Udover at tildele ny kasserer funktionen gruppekasserer/kredskasserer i Medlemsservice, så skal man fjerne funktionen fra den fratrædende kasserer
Hvis den fratrædende kasserer skal hjælpe den nye kasserer i gang kan vedkommende have funktionen Økonomiassistent (DDS Økonomiansvarlig) i en periode

Men der er også lidt andre ting der er værd at kigge på

  • Betalingskontakt på gruppens stamkort (det navn der står som kontakt i fakturamails – find evt. hjælp her
  • Udlægs godkender (dem der får notifikation ved nye udlæg) – find evt. hjælp her

Kan du ikke finde gruppens/kredsens stamkort er der hjælp her

Den nye kasserer skal gerne automatisk blive følger på Gruppen, men ellers kan det sættes op manuelt.
Den gamle kasserer vil nok gerne fjernes som følger på Gruppen og eventuelt enheder/afdelinger. find evt. hjælp her
Men der er også andre ting en Medlemsservice
Husk at opdatere jeres oplysninger hos kommunen og andre samarbejdspartnere.
Så er der lige det med at få givet adgang til banken. Det kan tage lidt tid 🙂
Håber at ovenstående tips kan bruges
Savner du ting på denne liste så send en mail til ir@medlemsservice.nu
#ny kasserer #kassererskifte #regnskab
Hvilke moduler er der i Medlemsservice?
Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS
  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

  • Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

 

På gruppens stamkort er der flere faneblade

 

Enheden/holdet har også et stamkort

 

 

 

 

 

 

 

 

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan angiver man tillid til afsender i Hotmail?

Mange oplever at eksempelvis Hotmail smider mail fra Medlemsservice i uønsket post.
De te særligt slemt når det er mail der indeholder links, men det kan også være andre

Her vises hvordan man i Hotmail angiver at have tillid til afsender

Log ind på webmailen på https://hotmail.com
Beskrivelsen er som det gøres på en computer.
På en telefon eller tablet vil billederne være anderlede

Klik på Indstillinger øverst til højre – det lille tandhjul

Klik derefter ind på Uønsket mail

 

Tilføj den eller de e-mailadresser eller maildomæner du har tillid til

I nedenstående eksempel er vist alle korps og forbund, men man kan nøjes med sit eget korps eller forbund

Jeg har i eksemplet også vist hvordan man angiver at have tillid til supporten. Det er ved at angive hele e-mailadressen notifikation@adm.steingabelgaard.dk

 

Benytter man Gmail eller Google-suite så opretter man mailadresser man har tillid til som kontaktpersoner i adressebogen hos Google
Det er eksempelvis notifikation@adm.steingabelgaard.dk for supporten
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk for KFUM-Spejderne
notifikation@medlem.fdf.dk
notifikation@medlem.pigespejder.dk
notifikation@medlem.baptistspejder.dk

Håber at det kan hjælpe til at modtage mails vedr. medlemskabet

 

Julekode: Glæ

 

#uønsket mail #uønsket post #hotmail #gmail #tillid til afsender #spam #mailfilter

 

 

 

 

Hvordan får jeg brugernavn og password?

Alle medlemmer, der er oprettet med en gyldig e-mailadresse skal nulstille sin adgangskode første gang man man skal logge ind på Medlemsservice. Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse. Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e-mailadresse, da det er forudsætning for at få et login, der virker så enkelt som muligt. Hvis den samme e-mailadresse er anvendt flere gange vil login ikke blive muligt før der er ryddet op således at en mailadresse kun er tilknyttet en person. Det er i første omgang den lokale spejdergruppe som kan hjælpe med at tilknytte korrekt personlig mailadresse på en person. Sekundært kan man kontakte supporten for at få hjælp hvis ikke den lokale spejdergruppe kan løse problemet.

Medlemmer som endnu ikke har deres egen e-mailadresse, eks. børn, skal ikke selv logge på Medlemsservice. Deres pårørende har adgang til alle de medlemmer som de er registreret som pårørende for

Medlemmer der ikke har en gyldig e-mailadresse kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen. Pårørende har adgang til deres børns og kan tilmelde, redigere mv.

Hvis man efterfølgende får en e-mailadresse har man mulighed for at bestille et nyt password.

Krav til password er minimum 8 tegn og det skal være en kombination af store og småbogstaver og tal.

Ved kontakt til supporten for adgangkoder og ændring af e-mail skal der gives oplysninger som eks. adresse, gruppe, pårørende som kan dokumentere identiteten

Hvordan får jeg hjælp?

Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, kan du finde kontaktoplysninger her

Sender du en mail, så sidder der en række frivillige, som ofte kan levere svar inden for ganske få timer. Kan de ikke selv svare på spørgsmålet har de mulighed for at sende det videre til f.eks. vores administration der så vil svare.

 

Julekode: jul

Hvordan fjerner jeg et pårørende stamkort

Hvis man får pårørende stamkort i overskud kan de fjernes fra medlemmet
Det kan ske hvis man er ved at dublethåndtere og genbruger gamle profiler på en person. Det kan være et tidligere medlem eller pårørende til et tidligere medlem.

For at koble en pårørende fra et medlemsstamkort så klik Rediger

 

Derefter kommer der et papirkurvssymbol du kan klikke på og så forsvinder den pårørende fra medlemmet

Klik Gem og du er færdig

 

Bemærk at hvis det drejer sig om at voksne medlemmer selv håndterer deres beskeder og pårørende ikke skal have kopi af korrespondancen, så er det ikke nødvendigt at fjeren de pårørende.
Man skal blot fjeren markeringen i Primær kontakt

 

 

Se eventuelt denne FAQ om at annullere stamkort

 

#pårøende #stamkort #primær kontakt #dublet

 

 

 

 

 

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

 

Hvordan opretter jeg et bestyrelsesmedlem?

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper

Hvordan oprettes et medlem?

Hvis du skal oprette et nyt medlem er det klart lettest at benytte den digitale indmeldelsesblanket
Den er beskrevet i denne FAQ: Digital indmeldelse

 

Ønsker du at oprette medlemmet og stamkortet manuelt er her en guide

Find medlems dashbordet
Klik Opret medlem

 

Udfyld Felterne
1. Navn
2. Udfyld med det hold eller enhed hvor medlemmet skal indmeldes
3. Vælg køn
4 Indsæt fødselsdato – Obligatorisk for medlemmer

 

5. Skriv adresse. Lad systemet hjælpe med at finde kommune og sogn. Det kan tage et par sekunder

6. Udfyld eventuelt skole hvis det er relevant for jer. Det er relevant hvis man har børn fra flere skoler

7. Udfyld evt. med særlige forhold. Her er det at den digitale indmeldelse gør det meget lettere

 

Nu skal medlemmet have pårørende

Klik Tilføj pårørende

 

Først vises hvordan man gør hvis det er en person der ikke allerede er oprettet i Medlemsservice

7. Vælg pårørende relation (Her har der forskellige korps og forbund forskellige muligheder). Husk på at det kun er hvor der er en voksen-barn relation at den voksne pårørende får adgang til medlemmets stamkort
8. For at oprette en ny profil markeres Opret ny person
9. Opret fornavn og efternavn
10. Kontoller og eventuelt rediger adresse
11. Udfyld pårørende kontaktoplysninger
12. Gem

 

I det andet eksempel tilføjer vi en pårørende der allerede er oprettet i Medlemsservice. Det er eks. hvis vedkommende er medlem eller hvis vedkommende er pårørende til søskende i gruppen/kredsen

13. Vælg pårørende relation
14. Søg personen frem. Brug eventuelt medlemsnummer da det er unikt for hver profil
15. Gem

 

Nu skal medlemmet indmeldes

Klik Indmeld

Sæt den rigtige indmeldelsesdato

 

Dens Velkomstmail.
Standard velkomstmeailen henter oplysninger om gruppen/kredsen på gruppens/kredsens stamkort.

Der underskrives med navn på den der afsender mailen

 

Du har nu oprettet og indmeldt et medlem, samt oprettet pårørende

 

 

 

#indmeldelse #oprette stamkort #pårørende

 

 

 

 

 

 

Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis fanebladet Funktioner ikke findes for et stamkort, kan du tildele en funktion ved at gå til:
Enheder/Organisering => Gruppe => Funktioner => Opret.
Alternativt:
Enheder/organisering => Gruppe => Bestyrelse => Opret

Her kan du søge personen frem og tildele den ønskede funktion.
Når det er gjort bliver fanen Funktioner samtidig synlig på personens stamkort.

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper

Hvordan vises mere end 80 på en side?

Vi har mere end 80 medlemmer i gruppen og derfor kan vi ikke se alle på en side.
Kan man få få viste mere end 80 på en side?

 

Ja, man kan få vist alle dem man gerne vil
Når du har listen med mange personer på så ser det måske således ud

Klik på 0-80. Så kan du enten indtaste et vilkårligt interval eller vælge medlem foruddefinerede* intervaller

 

* Der er forskel på systemerne og nogle korps har nogle faste intervaller og andre kan selv bestemme antallet der vises på en side

Når man skifter til en anden side går den tilbage til standardvisningen 0-80
Dette af hensyn til hastigheden på indlæsning af sider

 

 

 

 

 

Hvorfor får jeg mails om andre medlemmer?

Som udgangspunkt bliver ledere i gruppen og enheder orienteret når der laves opdateringer på et medlem. Det kan være ændring af kontaktoplysninger, ny funktion eller flytning til anden enhed.

Endelig så bliver man tilføjet som følger på en person, enhed eller gruppen, hvis man laver rettelser på denne. Gruppeledelse og Enhedsledere er automatisk følger på den gruppe eller enhed de er leder i. Man har som leder mulighed for at fjerne sig som følger på både personer og gruppe/enhed. Gør man det vil det reducere antallet af mails betragteligt.
Vær opmærksom på at Økonomiassistenter og revisorer også bliver følgere på gruppen når funktionen oprettes.

 

Man kan godt være følger selv om man er udmeldt.
Det er derfor en god ide engang imellem at kigger gruppen og enhedernes/holdets/afdelingernes stamkort efter for hvem der er følger.
Der er en god vejledning om Følgere i Tips og Trick Nr. 03: Følgere og notifikation på mail

Når man skal finde ud af hvorfor man får notifikationer skal man se om der er nogle fælles træk for der der flere steder man kan være følger:

  • Man kan være følger på gruppen
  • Man kan være følger på en enhed
  • Man kan være følger på medlemmer
  • Desuden kan man være følger på børneattester, fakturaer, arrangementer, udlæg mv.

Opretter man et stamkort bliver man følger. Opretter man en faktura bliver man følger etc.

 

Logikken er at det er lettere at vælge beskeder fra som man ikke ønsker at modtage, end det er at vælge beskeder til som man ikke ved at det er muligt at få.

 

Følgere ses i nederste højre hjørne af stamkort

 

Vil man gerne søge frem hvor mange enheder en profil er Følger på så kan det søges under Tilpasset filter
Find Følgere (Partnere) og indtast eks. personens medlemsnummer

 

 

#følger #beskeder #notifikationer #indmeldelse #udmeldelse #opdateringer #Følger #notifikation #indmeldelse #adresseændring #kontaktoplysninger #tidligere leder

 

Jeg vil gerne sende en besked til ledere i region/landsdel/distrikt

Udfordring:
Skal lige sende en mail ud til smutteledere mm i Region Skagerrak,
men jeg synes ikke jeg kan søge dem frem i Medlemsservice.
Bliver ved med at få hele korpset frem.

Løsning:
Jeg vil gå under Funktioner
I tilføj tilpasset filter vælge Overordnet niveau Skagerak Region
Derefter filtrere på lederfunktion og Grønsmutteflok

 

Se evt Tips og Tricks Nr 30 Opret et favoritfilter til lister hvordan du gemmer de filtreringer du ofte bruger
Tips og Tricks finder du på Tips og Tricks som du også finder her på www.medlemsservice.nu

 

#Klassifikation #Filter #leder #Hold #Enheder

Jeg vil skifte kodeord, men det virker ikke

Vælger du at skifte kodeord, og det er en god ide at skifte med mellemrum, skal det indeholde
Mindst 8 karakterer (bogstaver, tal og tegn)
Mindst 1 stort bogstav
Mindst 1 lille bogstav
Mindst 1 tal
Mindst 1 specialtegn (fra ASCII Printable: ! ,”, #, %, &, /, (, ), =,`, ?, +, -, |, }, { , [, ], $, @, >, < , \, ;, :, ~, ^ )

Du kan kun skifte kodeord 1 gang i døgnet
Du kan ikke genbruge de seneste 30 kodeord

 

Tags: kodeord, password, tegn, nyt kodeord, kompleksitet.

Kan jeg komme på kursus?

Ja! På siden kurser kan du finde oplysninger om de nyeste kurser i medlemsservice.

Kan man eksportere data?

Sidder du med en liste i Medlemsservice som du gerne vil hente ud til yderligere databehandling er der mulighed for at eksportere

Den enkle
Ønsker du at hente det du ser på dit skærmbillede ud så er der en oplagt mulighed for umiddelbart at hente det ud i Excel
Marker alle posterne du vil eksportere
Dernæst klikker du på Excel ikonet til højre for Handling

Mere end 80 poster på en liste
Hvis den liste du sidder med har mere end 80 poster vil det være nødvendigt at udvide visningen til flere poster.
I øverste højre hjørne kan du se hvor mange poster der er på din liste.
I nedenstående tilfælde er der 344 poster – og jeg ønsker at se 200 på en gang
Jeg klikker på 1-80
Derefter skriver jeg 1-200 (for at se post 1- 200)
Klikker Enter

Nu er visningen posterne 1- 200

Skiver man eks. 1-800 vil afgrænsningen blive hele listen 1-344

Den avancerede
Man kan også danne sine egne avancerede eksporter
I Medlemsservice er der omtrent 9.000 forskellige felter der alle betyder noget forskelligt eller har forskellige indbyrdes relationer
Eksporter er derfor ikke noget man bare lige kaster sig ud i uden at have en del øvelse eller er meget god til at arbejde med data og forskellige datamodeller.
Der findes ikke en samlet oversigt over alle felterne i Medlemsservice hvor deres betydning er beskrevet. Ved opdateringer ændrer nogle af felterne betydning eller relation, nogle felter udgår og andre kommer til. Derfor vil det være en meget stor opgave at vedligeholde den detaljerede dokumentation.
For at hjælpe med at arbejde med eksporter er der lavet nogle “standard eksporter” som er tilgængelige for alle. Disse standarder er beskrevet i Tips og Tricks Nr. 26: Lister og lette eksporter.
Vil man gerne arbejde mere med sine egne eksporter anbefales det at arbejde ud fra disse standarder

Laver man sine egne eksportlister kan man risikere at de holder op med at fungere ved opdateringer.

Husk at når du henter data ud af Medlemsservice overtager du ansvaret for de pågældende data
Det vil sige at du skal sikre dig at data (oplysningerne) opbevares betryggende og ikke deles med personer, virksomheder eller organisationer som ikke er berettiget til adgang til pågældende data.

 

 

#dataeksport #eksport #excel #databehandling #datasikkerhed

 

 

 

 

 

Opdateringer og driftsstatus

Der lægges løbende opdateringer på. Både rettelser af fejl og nyt funktionalitet. Som hovedregel en gang om måned. Det sker altid om morgen medmindre det er kritiske fejl og der vil være lukket for adgang mens opdateringerne foretages.

Vi har pt. ikke kendskab til større generelle fejl. Det betyder ikke, at man ikke vil opleve, at der kan være ting som fejler, men langt det meste skyldes enten fejl fra konverteringen, manglende rettigheder og/eller dublet fejl.

Støder du på fejl eller er der opgaver du ikke kan løse, så kontakt os endelig

Opstart af kontingentopkrævning

Hvis jeres gruppe/kreds har besluttet at opkræve kontingent med Medlemsservice, er det en god beslutning.

Fra starten er kontingentopkrævning slået fra hos alle grupper/kredse.
Kan kan derfor gå i gang med opsætningen uden at der sker noget før man er klar
Man skal til gengæld altid kontakte supporten for at få den automatiske kontingentopkrævning startet.

Der er masser af hjælp at få til at komme i gang.
Det er en god ide at starte med at læse hele afsnit 3 i regnskabsvejledningen. Her forklares funktionen og man får begreber forklaret
Der ligger en Checkliste før start af kontingentopkrævning inde under vejledninger. Den er rigtig god bruge som overblik om man kommer omkring alting.

Det er en rigtig god ide at gruppen kigger på Kontingentudregneren sammen og finder jeres udgangspunkt for hvornår der skal ske kontingentopkrævning.

Supporten hjælper meget gerne med opsætning af kontingnetopkrævning.
Man får så hjælp med en tilpasset vejledning og har en supporter til at guide undervejs og til sidst tilbyder at lave et sundhedscheck inden kontingentopkrævningen startes op.
Man starter med at hente Tips og Tricks Nr. 42: Hjælpeark til opsætning af kontingentopkrævning.
Efter at have udfyldt skemaet efter vejledningen på hjælpearket, så sender man den til supporten for netop dit korps eller forbund.
I bliver indenfor kort tid kontaktet af supporten som besvarer jeres mail.
Derefter aftaler I hvor hurtigt det skal går og man kan stille spørgsmål undervejs.

Gruppen/kredsen skal huske at få opkrævet kontingent for alle medlemmer efter korpsets eller forbundets regler. I udgangspunktet skal alle medlemmer betale kontingent svarende til minimumskontingentet.

Har I medlemmer der får kontingent betalt af Broen, kommunen, Sct. Georgsgilder, Y-men eller anden forening eller fond så kontakt supporten og få hjælp til korrekt opsætning.

 

#kontingent #kontingentopkrævning #administration #medlemsopgørelse #medlemsbekræftelse

 

 

Pårørende kommer ikke frem når jeg søger for at tilføje til et nyt medlem

Når storebror er stoppet til spejder er det jo glædeligt når lillesøster kommer og vil være med

Man skal naturligvis bruge de eksisterende stamkort (dem fra storebroderen) så historik beholdes og man ikke får dubletter.

Man klikker ind på stamkortet for det nye medlem
På Pårørende fanen tilføjer man forældre
Først relationen (husk at den skal vende rigtigt) og derefter navn og slut af med at klikke Tilføj Pårørende

Kommer pårørende ikke frem når man søger så brug Søg flere
I stedet for hele navnet så søg på eks. Per – og klik Søg flere, som står nederst.
Fjern eventuelt filtre Fravælg inaktive kontakter
Nu kan du søge på navne, adresse, mobilnummer, e-mailadresse

Under Søg flere er det at man bliver glad for at sætte -X på efternavnet når man annullerer stamkort i forbindelse med håndtering af dubletter.

Sådan genindmelder du et medlem

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Klik stamkortet i Ny eller Kladde
Opdater postadresse og evt kontaktoplysninger på medlemmet
Vær omhyggelig med at sætte Starter i enhed så vedkommende kommer på det nye hold/den nye enhed og ikke den vedkommende tidligere er indmeldt i.
Kontroller at der evt. er pårørende og primære kontakter
Kontroller at der evt. er korrekt betaler angivet, hvis medlemmet ikke selv skal betale

Nu kan du indmelde medlemmet

Kontroller at medlemmer får tildelt de funktioner der hører til medlemskabet.
Eks Enhedsmedlem hvis det er et med
Enhedsleder hvis der er tale om en leder i en enhed

Kontroller at kontingent sættes rigtigt op, hvis I benytter kontingentopkrævning via Medlemsservice
Kontakt evt. kassereren hvis du ikke har de fornødne rettigheder eller ikke er erfaren nok med kontingentopsætning

 

 

#genindmeld #indmeldelse #tidligere medlem #enhed #hold #funktioner

 

SMS skriver “I Demotilstand”

Kursussystemerne kører SMS altid i demotilstand.
Det vil sige at man ikke kan sende SMS ud fra kursussystemet. Det er som det skal være.

Man kan opleve at “de rigtige” system skriver I demotilstand
Hvis man oplever at produktionssystemet skriver at det er i demotilstand på SMS så skal man kontrollere gruppens eller kredsens adresse er angivet korrekt på gruppens/kredsens stamkort
Man skal sikre sig at der står fulde adresse inklusive nation

For at se det skal man klikke Rediger på stamkortet

Udover postadressen er den en god ide at sikre sig t sogn og kommune er angivet korrekt.

 

#SMS #demotilstand #forberede SMS

 

 

 

Tidligere leder får notifikationer

Er man Følger på en enhed, hold, gruppe, kreds, medlem eller lignende får man notifikationer
Se evt. Tips og tricks Nr. 03: Følgere og notifikation på mail

Se evt denne FAQ

Vælg flere end 80 linjer

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Der vises altid de første 80 linjer på listen.

Hvis du ønsker at vælge alle linjer på listen så kan du sætte flueben i det øverste felt og herefter trykke “Vælg alle”.
På den måde kan du nemt fx sende e-mails til alle eller eksportere alle linjer.

Vælg selv kolonner

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Nogle steder kan du selv bestemme, hvilke kolonner, du ønsker at se på skærmen.

Længst til højre i overskriftslinjen finder du et ikon med tre prikker. Tryk her og vælg, hvilke kolonner, der skal vises.

 

 

 

 

Julekode: <mellemrum>

 

Vælge KFUM-spejdernes ledermagasin ILDHU

Hos KFUM-spejderne kan man siden 1. juni 2023 vælge om man ønsker at modtage ledermagasinet ILDHU
Som udgangspunkt modtager man ledermagasinet fra man fylder 17 år.
Som udgangspunkt sendes der et eksemplar til hver postadresse

Man kan imidlertid nu ønske om man ønsker at modtage sit eget personlige eksemplar uanset om der bor flere i hustanden
Man kan også helt fravælge ledermagasinet ILDHU på sin personlige profil

Du skal logge ind på Min side
Klik Rediger

Vælg hvordan du ønsker at modtage Ildhu/ikke ønsker at modtage ILDHU

Husk at klikke på Gem for at afslutte

 

#ledermagasin #KFUM-spejder #lederblad #ildhu

 

 

Vi har stamkort i status Kladde
Stamkort der står i status kladde er (eller rettere bør) kun være stamkort der er ved at blive redigeret på en eller anden måde. Det kan være et stamkort der skal opdateres oplysninger på inden det sættes i Ny, Venteliste eller indmeldes.
Har jeres gruppe/kreds stamkort i status Kladde og som ikke er på vej til Ny, Venteliste eller til indmeldelse så skal de annulleres ellers gøres inaktive.
Der var engang at pårørende til aktive medlemmer ikke kunne logge ind hvis de blev skubbet i Inaktiv eller annulleret men det er ikke tilfælde længere hos FDF, De grønne pigespejdere, Baptistspejderne eller KFUM-spejderne.
 

Det er god stil at få ryddet op

Læs eventuelt om at annullere stamkort her: Fjerne stamkort der ikke skal bruges.

.
.
.
.
#oprydning #stamkort #dublet #dubletter #annulleret #annulleres

KFUM-spejder

Vælge KFUM-spejdernes ledermagasin ILDHU

Hos KFUM-spejderne kan man siden 1. juni 2023 vælge om man ønsker at modtage ledermagasinet ILDHU
Som udgangspunkt modtager man ledermagasinet fra man fylder 17 år.
Som udgangspunkt sendes der et eksemplar til hver postadresse

Man kan imidlertid nu ønske om man ønsker at modtage sit eget personlige eksemplar uanset om der bor flere i hustanden
Man kan også helt fravælge ledermagasinet ILDHU på sin personlige profil

Du skal logge ind på Min side
Klik Rediger

Vælg hvordan du ønsker at modtage Ildhu/ikke ønsker at modtage ILDHU

Husk at klikke på Gem for at afslutte

 

#ledermagasin #KFUM-spejder #lederblad #ildhu

 

 

Kontingent

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort

Klik Rediger
Klik på Økonomifanen

Rul lidt ned på siden

 

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

 

 

#betalingskontakt #udlægsgodkender #kontingentfaktura #nykasserer #kasserer #kontingent #faktura

 

 

Betalingsaftaler – forbedret brugeroplevelse

På “Min side” kan en pårørende se, om der er tilknyttet en betaler på barnet.
Hvis der er knyttet en betaler på barnet, så kan man ikke sætte en betalingsaftale op for barnet, men bliver ledt til betalerens profil.

Hvis en pårørende skifter betaler for et medlem, der har åbne fakturaer og samtidig sætter en betalingsaftale op, så betales disse fakturaer fra den nye betalers kort.

Det betyder, at du ikke længere behøver at kreditere og omfakturere, hvis forældrene gerne vil skifte betaler. Den forælder, der fremover skal betale, skal blot logge ind, angive sig selv som betaler for barnet og sætte en betalingsaftale op på sin egen profil.

Betalingspåmindelser sendes 2 timer forsinket

Hvis det ikke lykkes at trække en betaling på et tilmeldt kort, har vi tidligere sendt en rykker
straks. Vi ser dog i stigende grad, at automatiske træk kommer i kø og ikke bliver
gennemført straks. Derfor har vi indført en pause på to timer fra vi forsøger at trække
betalingen til en evt. rykker sendes. (Det gælder kun, hvis der er en aktiv betalingsaftale –
ellers sendes mailen med det samme).

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

Ønsker du at hente oplysningerne ud for eksempelvis at efterbehandle dem i Excel kan du læse om eksporter her

 

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Digital indmeldelse

Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde.

Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud.

Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten.
På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil.

Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen.

Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld
Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem.
Man udfylde alle felter der er markeret med en rød *

Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt og modtager en velkomstmail fra gruppen/kredsen og indtil man anmoder om udmeldelse. Spejdere og FDF er ikke en sæson på halvt eller helt år som det eks. ofte er i ungdomsklubber eller idrætsforeninger. Man skal altså ikke indmeldes hvert år.

Alle grupper og kredse har deres egen “personlige” digitale indmeldelsesblanket som man bør kunne findes på deres hjemmeside eller Facebookside
Husk at læse i toppen at det er den rigtige kreds/gruppe man anmoder om indmeldelse i


Gruppens/kredsens forberedelse

Linket til den digitale indmeldelsesblanket bør ligge på hjemmesiden eller i en Facebookside så den er let at finde .

Linket findes på kredsens/gruppens stamkort:

Linket kopierer man ind på sin webside, Facebookside. Laver evt. som QR kode i spejderhuset/kredshuset.
Online indmeldelse skal være aktiveret med en af de muligheder der er på listen.

Online indmeldelse skal sættes op på alle enheder/hold og kan være forskellig, således at det passer til netop det enkelte hold.

Oplysningerne om det enkelte hold/enhed findes på enhedens/holdets stamkort under medlems- og mødeinfo.

Nogle foretrækker at skrive klassetrin i stedet for alder. Det kan man gøre og så bare leve med at der står “år” bagefter.

Der er mange fordele for gruppen/kredsen ved at benytte den digitale indmeldelsesblanket.

  • For det første skal I ikke selv indtaste oplysningerne og slipper for at tyde håndskrevne sedler
  • Forældrene lærer at benytte Medlemsservice
  • Der bliver taget stilling til Fototilladelse
  • Der bliver taget stilling til behandling af helbredsoplysninger
  • Evt. bliver der taget stilling til Betaler af kontingent (hvis kassereren sætter spørgsmålet op på kredsens/gruppens stamkort

 

#indmeldelsesblanket #digital indmeldelse #nyt medlem #genindmeldelse #overflytning

Hvad koster det at bruge Medlemsservice?

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Fx er der en udgift pr oprettet arrangement, også hvis arrangementet er gratis ?

Hvis ja – Findes der en prisliste for brug af de forskellige service ?

Svar:
Brug af Medlemsservice er en service som tilbydes fra korpset.
Dette inklusive fri adgang til brugervejledninger og dansk support via e-mail
Grupperne/kredsene skal registrere medlemmer i Medlemsservice og Medlemsservice er en del af korpsets/forbundets service overfor grupperne/kredsene.
Den eneste udgift i får er ved betalinger af kontingent og tilmeldinger til arrangementer.
Det er alene udgiften til transaktionen på betalingsgatewayen og det er afhængig af hvilket betalingskort der benyttes og beløbets størrelse. Dankort er billigst og koster fra 0.75 kr til 1,39 kr. Derefter kommer VISA som typisk koster 1,50 kr – 5,- kr. Mastercard koster typisk fra 2,50 kr til 10,-kr – men afhænger igen af kortet.

Mobilepay koster transaktion på kortet + 1,- kr

Man kan ikke selv bestemme hvilke kort der benyttes, men man kan opfordre forældrene til at benytte Dankort når det er muligt.

Man skal være opmærksom på at VISA og Mastercard er kreditkort. Det vil sige at betaleren kan vente med at betale, men det er “butikken” der skal vente på at få pengene udbetalt. Dog er pengene sikret og betalingen registreres øjeblikkeligt.

Der ligger ikke en prisliste på betalingstransaktioner da det afhænger af det enkelte forbund/korps og det er en anelse komplekst at beskrive. Man kan kontakte kontoret hvis man ønsker præcis besked. Ovenstående beløb er hvad der i hele træskolængder betales for betalinger fra 50kr. til 2,500,- kr.
SMS angives med en pris. Der er endnu ikke tale om at dette beløb vil blive opkrævet. Man kan derfor indtil videre sende SMS uden yderligere omkostninger. Hvis opkrævning kommer på tale bliver grupper og kredse varslet i forvejen.
Kort sagt er der ikke noget at bekymre sig om før man tager funktionerne i Medlemsservice i brug.
Jo flere funktioner man benytter, desto mere får man for sit kontingent 🙂
#omkostninger #udgifter #gebyr #hvadkosterdet #service
Hvad skal vi huske når vi skifter kasserer

Når man skifter kasserer i gruppen/kredsen er der en masse praktiske ting man huske
Her er nogle af de ting man skal huske

Udover at tildele ny kasserer funktionen gruppekasserer/kredskasserer i Medlemsservice, så skal man fjerne funktionen fra den fratrædende kasserer
Hvis den fratrædende kasserer skal hjælpe den nye kasserer i gang kan vedkommende have funktionen Økonomiassistent (DDS Økonomiansvarlig) i en periode

Men der er også lidt andre ting der er værd at kigge på

  • Betalingskontakt på gruppens stamkort (det navn der står som kontakt i fakturamails – find evt. hjælp her
  • Udlægs godkender (dem der får notifikation ved nye udlæg) – find evt. hjælp her

Kan du ikke finde gruppens/kredsens stamkort er der hjælp her

Den nye kasserer skal gerne automatisk blive følger på Gruppen, men ellers kan det sættes op manuelt.
Den gamle kasserer vil nok gerne fjernes som følger på Gruppen og eventuelt enheder/afdelinger. find evt. hjælp her
Men der er også andre ting en Medlemsservice
Husk at opdatere jeres oplysninger hos kommunen og andre samarbejdspartnere.
Så er der lige det med at få givet adgang til banken. Det kan tage lidt tid 🙂
Håber at ovenstående tips kan bruges
Savner du ting på denne liste så send en mail til ir@medlemsservice.nu
#ny kasserer #kassererskifte #regnskab
Hvem modtager mail omkring kontingentopkrævning?

Vi har fået flere spørgsmål omkring hvem der modtager mail i forbindelse med kontingentopkrævning

Kontingentfakturaen udstedet til medlemmet hvis der ikke er angivet betaler på medlemmet
Er der angivet betaler så udstedes fakturaen til betaler

Derefter udsendes mail efter nedenstående flowskema:

Der er ikke forskel på om medlemmet står som betaler på sig selv, men det er stadig en god ide at sætte betaler på da det så er ens for alle.

Vær i øvrigt opmærksom på at betaler profilen har samme medlemsnummer på medlem eller pårørende profilen! Det kan smutte ved dubletoprydning.

 

#kontingent #mail #e-mail #betaler #debitor  #pårørende #primær kontakt

Hvordan angiver man tillid til afsender i Hotmail?

Mange oplever at eksempelvis Hotmail smider mail fra Medlemsservice i uønsket post.
De te særligt slemt når det er mail der indeholder links, men det kan også være andre

Her vises hvordan man i Hotmail angiver at have tillid til afsender

Log ind på webmailen på https://hotmail.com
Beskrivelsen er som det gøres på en computer.
På en telefon eller tablet vil billederne være anderlede

Klik på Indstillinger øverst til højre – det lille tandhjul

Klik derefter ind på Uønsket mail

 

Tilføj den eller de e-mailadresser eller maildomæner du har tillid til

I nedenstående eksempel er vist alle korps og forbund, men man kan nøjes med sit eget korps eller forbund

Jeg har i eksemplet også vist hvordan man angiver at have tillid til supporten. Det er ved at angive hele e-mailadressen notifikation@adm.steingabelgaard.dk

 

Benytter man Gmail eller Google-suite så opretter man mailadresser man har tillid til som kontaktpersoner i adressebogen hos Google
Det er eksempelvis notifikation@adm.steingabelgaard.dk for supporten
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk for KFUM-Spejderne
notifikation@medlem.fdf.dk
notifikation@medlem.pigespejder.dk
notifikation@medlem.baptistspejder.dk

Håber at det kan hjælpe til at modtage mails vedr. medlemskabet

 

Julekode: Glæ

 

#uønsket mail #uønsket post #hotmail #gmail #tillid til afsender #spam #mailfilter

 

 

 

 

Hvordan ændrer man kontingentsats på et eller flere medlemmer

Hvis man skal ændre kontingentsats på et eller flere medlemmer bruger man kontingentguide
Man bruger ALTID kontingentguide man bør ALDRIG begive sig ud i at redigere kontingentkontrakter manuelt

Skal man ændre kontingentsatsen på mange medlemmer så er her en opskrift:

Gå ind på kontingent oversigten i Regnskab (I topmenuen klikker du Rapportering og vælger Kontingent oversigt)
Marker alle dem der skal have den nye kontingentsats
Klik Handling
Vælg Kontingentguide
Vælg ny kontingentsats
Sæt starttidspunkt (eks. 01-01-2024 så det passer med skæringstidspunkt på både ny og gammel kontingentsats
HUSK at der skal være vinget af i Stop aktuelle (det er der som standard)
3: Vælg den nye kontingentsats
4: Sæt ønsket start dato for ny kontingentsats – vælger du en skæringsdato der er fælles for den nye og gamle kontingentsats så får du ikek overlap og dermed risikerer dobbeltkontingent for en periode
5: Klik Gem når du er færdig
OBS: A og B skal ikke røres ved!
#kontingentsats #masseredigering #ændre periode
Hvordan ændrer man prisen på en kontingentsats

Du ændrer prisen på en kontingentsats med at sætte en ny prislinie ind på kontingentsatsen

Find kontingentsatsen
Klik Rediger
image.png

Du må IKKE redigere i den eksisterende prislinie!

Klik Tilføj linie

Udfyld med startdato for den nye pris.
Startdatoen skal være første dag i den kontingentperiode hvor den nye pris skal bruges. Hvis det eks. skal gælde alle medlemmer der indmeldes fra i dag og alle fremtidige opkrævninger så sætter du startdatoen i dag

samt beløbet

Du skal IKKE trykke ENTER – men tryk Gem når du er tilfreds

Du må ikke selv forsøge at ændre det tal der står i dette felt

Dette felt er kun et infofelt.
Ændrer man på det så kan man bringe forvirring til sig selv og andre.
Feltet opdateres automatisk af Medlemsservice når der er behov

Når du har oprettet en ny prislinie vil kontingentsatsen se således ud:

 

 

 

 

#kontingent #ny pris #prisstigning #opdatere #prisjustering

Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Der er mange måder hvor man kan minimere problemet med at medlemmer kommer i tanke om at de skal udmeldes når de får en kontingentfaktura.
Her deles nogle erfaringer som er brugt af andre med succes

En god måde er at undlade at bruge betegnelsen sæson, da det lyder som medlemskabet i en idrætsklub hvor man så at sige køber adgang i et halvt eller helt år
Hos spejderne bliver man indmeldt og forbliver medlem indtil man anmoder om at blive udmeldt. I medlemsperioden betaler man kontingent i nogle intervaller.

Man kan hjælpe forældre og medlemmer med at huske at der starter en ny kontingentperiode. Det kan være at man sender en julehilsen ud i december og skriver nogle praktiske ting Som afslutning kan man minde om at der starter en ny kontingentperiode 1. januar og kontingentopkrævninger udsendes 1. februar. Det samme kan an gøre i juni – blot med en sommerhilsen.

Vedr. kontingentopkrævninger og udmeldelser så kig på Tips og Tricks Nr 33: Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning.

 

 

#udmeldelse #kontingetopkrævning  #kreditering #annullere kontingent

Hvordan krediterer man en kontingentfaktura

Når man skal kreditere en kontingentfaktura – altså annullere den så er her en opskrift.
Bemærk at hvis man skal ændre debitor eller “kunden” så er det en anden metode man skal benytte

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes annulleret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Først vælges krediteringsmetode
Vælg Annuller for at annullere fakturaen
Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Hvis der ikke stilles andet krav så benyt dags dato

Klik Tilføj kreditnota

De to andre krediteringsmetoder beskrives her kort
Opret kladde-kreditnota. Opretter en kladde som kan redigeres. Den skal færdiggøres og udlignes manuelt. Den er nyttig hvis der skal bruges en postering til regnskabet hvis betalt kontingent tilbagebetales

Ændre: Benyttes hvis man eksempelvis skal ændre debitor kunde (Hvis fakturaen er udsted til mor, men det er far der skal betale)

Det er en god ide at gå tilbage på medlemmets stamkort og se efter om krediteringen er registreret og fakturaen er annulleret


Her kan man se at fakturaen er Annulleret og hvilken dato det er sket

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Hvordan opretter man en ny enhed/nyt hold?

Hvis jeres gruppe/kreds har behov for at oprette et udvalg eller en ny enhed/hold så gør du følgende

Gå ind på gruppens/kredsens stamkort
Klik Opret underenhed

 

Nu skal du udfylde
A: Navn på enheden(holdet/klassen/patruljen/udvalget/arbejdsgruppen
B: Organisatorisk niveau. her vælges hvilken type (enhed, udvalg, arbejdsgruppe, patrulje mv)
C: Online indmeldelse. Her angives om det skal fremgrå af online indmeldelse, og hvis det skal være aktivt hvordan det skal håndteres

Man kan udfylde adresseoplysninger (D) hvis det ikke er det samme som resten af gruppen/kredsen.

Hvis der er tale om en Enhed/hold, eller underliggende organisatorisk enhed, skal du udfylde klassifikation
Det er klassifikation der adskiller forskellige arbejdsgrene i landsorganisationen. Er du i tvivl så spørg supporten

På fanebladet Medlems- og mødeinfo angiver du informationer om aldersgruppen og mødetiderne for enheden/holdt. Oplysningerne benyttes eks. på online indmeldelsesblanket.

 

På Fanebladet Økonomi angives standard kontingentsatsen for enheden/holdet
Standard kontingentsatsen sikrer at nye medlemmer får en kontingentsats når gruppen/kredsen indmelder dem

 

Afslut med at klikke Gem

 

Det er ikke ale oplysninger du selv kan rette efterfølgende.
Får du en enhed/hold oprettet med fejlagtige oplysninger så kontakt straks supporten

Er der behov for at oprette en ny gruppe eller kreds så kontakt Korpskontoret/Landskontoret

 

#enhed #hold #udvalg #arbejdsgruppe #klasse #patrulje

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvordan oprettes en kontingentkontrakt

Hvis du skal have oprettet en kontingentkontrakt gøres følgende

Det er vigtigt at sikre sig at der ikke findes en kontingentkontrakt i forvejen
Findes der en kontingentkontrakt i forvejen så opdaterer man kontrakten. Se FAQ om dette

Oprette ny kontingentkontrakt

Find medlemmets stamkort eller brug multiredigering. Se multiredigering nederst i denne artikel

1. Klik på fanebladet Kontingent & bidrag

2. Klik på Kontingentguiden

Udfyld felterne

3. Vælg kontingentsatsen
4. Sæt den dato som kontingentopkrævningen skal starte ved
5. Klik Gem

A. Type skal altid være Kontingent
B. Journalen skal altid være Kontingent

 

Multiredigering

Ønsker du at tildele kontingentsatser til flere medlemmer på en gang kan du benytte multiredigering

6. Marker dem der skal tildeles kontingentsats
7. Klik Handling
8 Vælg Kontingentguide

Udfyld felterne som vist ovenfor.

 

Ønsker du at annullere en kontingentkontrakt se denne FAQ: Kan man annullere en kontingentkontrakt?

 

Julekode: de

 

#opstart #kontingent #kontingentkontrakt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvordan redigerer man en kontingentfaktura?

Når man skal redigere en en kontingentfaktura – altså ændre kunde eller beløbet så er her en opskrift.

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes ændret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Der findes tre krediteringsmetoder
Her skal vi bruge den nederste – Ændre

Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Benyt eventuelt oprindelig fakturadato, men ellers benyt dags dato,

Klik Tilføj kreditnota

Nu er den oprindelige faktura annulleret og du får en ny kladdefaktura
Bemærk at der står Proforma-faktura. Fakturaen er altså ikke færdig endnu.

Klik Rediger

Nu kan du redigere fakturaen
Vi skal have en ny debitor på – en nu kunde
A: Der vælges Debitor – her vælges Frejas mor Filippa
B: Sæt fakturadato. Det vil i udgangpunktet være krediteringsdato, men mnan kan sætte den dato man ønsker
C: Sæt en forfaldsdato (Her vælgers en uge frem da dags dato) Bruger man Betalingsbetingelser så kommer forfaldsdato fra betalingsbetingelserne


Klik Gem når du er færdigmed at redigere

Kontroller at alt ser rigtigt ud
Når du mener at kladdefakturaen ser rigtig ud klikker du Valider

Når der er klikket Valider så bogføres kladden og den er nu en rigtig faktura
Man kan ikke redigere en bogført faktura – så skal man kreditere med Ændre

Husk at få fakturaen sendt til debitor
Klik Send & Print

Skal du ikke bruge en printet kopi så vælg Udskriv fra (Den danner en PDF du kan gemme og eventuelt printe)
Du kan se hvem fakturaen sendes til (Selv om det ser ud til at man kna trilfæje flere modtagere så prøv ikke på det da det let får forsendelsen til at gå i stykker)
Klik Send

Ruller du lidt ned på fakturaen kan du se indholdet i den mail der er sendt

 

 

#Ændring #faktura #betaler #kreditering #opret ny

 

 

 

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Hvorfor opkræves udmeldte medlemmer kontingent?

Medlemsservice opkræver kontingent efter kontingentkontrakten og tager ikke hensyn til evt. stop af medlemskab
Der kan også opkræves kontingent for en forældreforening eller støtteforening uden at det kræver at man er medlem af korps/forbund

Lad os forestille os at Jens er udmeldt i august måned og modtager en kontingnetopkrævning i september
Her er hvad kasserer eller økonomiassistent kan gøre:

Du kan søge Jens frem
Fjern aktiv filtret under Medlemmer og så dukker stamkortet op
Her kan man se Jens er udmeldt den 29. august.
Kontingentperioden for 2. halvår starter 1. juli. Da udmeldelsen ikke sker før start på den nye kontingentperiode antages det at der skal betales kontingent for perioden
Gruppen har også betalt korpsafgift for Jens den 1. juli

Det er op til gruppen at beslutte om Jens skal betale kontingent frem til 29. august eller om I eftergiver beløbet
Enten skal fakturaen krediteres hel (Annulleres) eller krediteres delvist ved at den Redigeres

Se eventuelt i Tips og Tricks Nr 33: Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning.
Her har en gruppekasserer lavet en fin guide hvordan man kan sikre at medlemskaber og kontingnetopkrævning afsluttes på en god måde

I oversigten Kontingent oversigt kan man se hvem der skylder kontingent/har åbne kontingentfakturaer og dem som bliver opkrævet næste gang

Du finer Kontingent oversigt under Regnskab

Altså når man har udmeldt et medlem og vedkommende ikke har nogle ubetalte kontingentfakturaer så bør man ikke kunne finde medlemmet på Kontingentoversigten

 

Se eventuelt disse to FAQ artikler:
Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Stop af kontingentopkrævning

 

 

#udmeldelse #kontingent #udmeldt #opkrævning

 

Kan jeg bruge kontingentopkrævning uden at bruge regnskabsdelen?

Ja det kan man godt, men brug af kontingentdelen kræver, at man laver den grundlæggende opsætning af regnskab

Kan jeg tage kontingentopkrævning i brug midt i året?

Ja det kan man godt, men det kan være lidt udfordrende, hvis man ikke følger vejledningerne nøje.
Gør du dig selv den tjeneste ved at sætte Opkrævningsdage på gruppens Stamkort til -365 til at starte med. Så har du sikret dig tid til at få gjort alt klart. inden første opkrævning. Det sidste man gør inden kontingentkørslerne sættes i gang er at sætte opkrævningsdage til det ønskede tal så det passer med opkrævningerne hen over året.
Under vejledninger findes et regneark der hjælper med at fastslå det rigtige tal til opkrævningsdage

Du kan altid hente hjælp hos supporten vedrørende opsætning af kontingent og de vil hellere end gerne hjælpe dig god i gang.
Der er mange ting i første opsætning som man kun kommer til at gøre en gang og der hjælper supporten gerne så du slipper for at sætte dig ind i disse engangsopgaver
Kontakt til supporten finder du under Kontakt

Kan man annullere en kontingentkontrakt?

Hvis man får startet forkert på opsætning af kontingent opkrævningerne, så er det letteste at slette kontingentkontrakten
Gå ind via Medlemmets stamkort
Vælg fanebladet Kontingent og Bidrag
Klik på Kontrakter

Marker den kontrakt der er tale om
Klik Handlinger – og slet

 

Vær opmærksom på at når du gør dette kan du opkræve kontingent forfra.
Det vil sige at Medlemsservice ikke advarer dig om at perioden evt. allerede er opkrævet.

Når du opretter en ny kontingentkontrakt så brug kontingentguiden

Kontingentguiden stiller alle de relevante spørgsmål
Kontingentsats og fra hvilket tidspunkt der skal opkræves
Vær omhyggelig med at få sat startdatoen for den nye kontingentkontrakt til at være start på den periode der skal opkræves første gang.

 

 

 

Tags: Kontingent, Starte forfra, tildelt forkert kontingentsats

 

Kontingent bliver ikke betalt på tilmeldt betalingskort

Man kan tilmelde et betalingskort således at kontingentbetaling trækkes automatisk.
Det er rigtigt smart at der betales automatisk på forfaldsdato.

Nogle gange sker det at en kontingentfaktura ikke betales som forventet

Det første man skal gøre er at kontrollere hvem fakturaen er udstedt til.
Klik ind på fakturaen og kig efter hvilket navn og medlemsnummer der står som debitor
Er betalingskortet tilmeldt på den profil der er angiver som debitor?

Hvis det er samme person skal man ind under Betalingstransaktioner og kigge på hvad der kan være sket.
På mislykkede betalinger vil der stå en fejlmeddelelse i loggen

Hvis du sidder med et medlem hvor fakturaen er udstedt til en anden end den der står som betaler er det med sikkerhed fordi der er ændret betaler efter at fakturaen er udstedt.
Faktura udstedes til den profil der er angivet som betaler på det tidspunkt fakturaen oprettes. Er der ikke angivet en betaler så udstedes fakturaen til medlemmet selv.

Forældre kan selv logge ind og ændre betaler. Man skal lige være opmærksom på at ændring af betaler ikke har tilbagevirkende kraft. Det er den der var angivet på faktureringstidspunktet som fakturaen er udstedt til og det er den som forventes at betale.
Kassereren eller en økonomiassistent kan evt. være behjælpelig med en omfakturering hvis der er behov for dette.

 

#kontingent #betalingskort #betaler #betalingsgateway #betaling #betalingsaftale

 

 

 

 

 

Kontingentfaktura og mail

Denne artikel vil belyse nogle af de mange spørgsmål der kommer omkring kontingent og mail med kontingentfaktura

Du finder fakturaen på medlemmets stamkort.
Klikker du på firkanten i højre side så åbner fakturaen

På fakturaen kan man se hvem fakturaen er udstedt til
Det kan være til Betaler
Det kan også være på medlemmet selv
Skiftes der Betaler på medlemmets stamkort efter fakturaen er dannet så ændres fakturaen ikke.
Fakturaen udstedes til medlemmet selv eller den profil der har stået som betaler på det tidspunkt fakturaen er dannet

Vil man gerne sende betalingslinket i en mail til en anden end den som fakturaen er udstedt til eller vil man blot sende betalingslinket i en almindelig mail fra sit mailprogram er det muligt
Du finder betalingslinket på fakturaens faneblad Anden info

Man kan også sende mailen igen
Klik på Send & Print

Hvis du ikke vil have mailen som PDF så fjerne markering i Udskriv

Sæt ikke yderligere e-mailadresser på, selv om det godt kan se ud til at være muligt
Du laver lettest noget forkert så mailen ikke bliver sendt.
Du kan se hvilke profiler mailen vil blive sendt til (Husk at du ikke kan sende mail til dig selv)

 

Ruller du ned på fakturaen kan du se hvordan mailen der er sendt ser ud
Fakturaer der er sendt ud kan du se på fakturaens log

Se evt. FAQ om betalingskontakt hvis der skal ændres på den.

 

Du kan ikke se  betalingspåmindelser på fakturaen
Betalingspåmindelser finder du i loggen på den profil som fakturaen er udstedt til

Læg mærke til at der står nyttig information om hvor man skal tilmelde betalingskort, hvis man ønsker dette
Der er rigtigt mange der får tilmeldt betalingskort på børnene medens man sætter sig selv som betaler

Hold betalingskortet på din egen profil
Sært dig selv som betaler på evt. børn og ægtefælle/partner

 

 

#betaler #rykker #betalingspåmindelse #debitor #restance #gensende #faktura #kontingent #udestående #udskriv

 

 

 

 

 

 

 

 

Mangler kontingentindbetaling. Hvordan læser man oplysningerne på Kontingent og bidrag

Spørgsmål:
Vi har nogle åbne fakturaer vedrørende kontingent. Inden vi sætter begynder at bruge flere kræfter på at få indrevet betalingen for kontingnet vil vi gerne være sikre på at forstå det som står på barnets stamkort

Svar:
Den røde kasse er kontingentkontrakten i oversigt
Det er det som der opkræves efter

Det som er i den grønne kasse er det som er fakturaer inkl. kladdefakturaer på kontingent og evt. kreditnotaer

Dette står i kontingentkontrakt.
Der er opkrævet 125,-  i 1. kvartal – forholdsmæssig opkrævning i perioden da det er sådan I har jeres kontingentsats.
Derefter opkræves der kvartalsvis 250,- kr

Dette står under faktura
Der er tre åbne fakturaer – de står som Faktureret medlem. Når de betales ændres status til Betalt.
Den kladde faktura der står som afventede er ikke valideret endnu Jeg kan se at den er for perioden 1/10 – 31/12. Den mår være dannet med Fakturer nu

Frederikke står som betaler og derfor bliver fakturaer udstedt til Frederikke
Der er tilmeldt et betalingskort på medlemmet. Det har ikke nogen betydning da der er angivet Betaler. Derfor skal eventuelt betalingskort tilmeldes på betaleren, som i dette tilfælde er Frederikke.

 

 

#skylder “ikke betalt #kontingent #kontingentkontrakt ##bidrag #bidragsopsætning #opkrævet #kladde-fatura #afventer #faktureret medlem

Min testmail kommer ikke frem til mig selv

Hvis man ønsker at afprøve mailudsendelse bør man ikke bruge sig selv som modtager af prøvemailen

For at minimere risikoen for at Medlemsservice postserver bliver betragtet som spam-server så filtreres beskeder fra sig selv til sig selv fra

Det betyder også at hvis du sender besked ud til hele gruppen så vil du ikke selv modtage mailen hvis du sender den til Medlemsprofiler
Sender du mailen ud til Funktioner så vil mailen komme frem – også til dig selv

 

Vær opmærksom på at denne filtrering også gælder hvis kassereren udsender fakturaer på varer eller tjenesteydelser
Der forventes det at man godt selv kan huske at man har dannet en faktura til sig selv, og at der er en faktura der skal betales.

 

#spam #uønsket mail #mail kommer ikke frem #faktura #besked #

Ny faktura i stedet for annulleret/krediteret faktura

Du har fået krediteret en faktura så den nu er annulleret.
Det var ikke miningen at annullere fakturaen, men den skulle blot have været ændret til et andet beløb.

Heldigvis er det ikke svært.
Medlemsservice kan ikke opkræve den samme periode to gange

Derfor skal man have fat på den kontingentfaktura man har annulleret

Det kan eksempelvis være denne:

Klik på firkanten ude til højre.
Nu har du den annullerede kontingentfaktura åben

Klik på Handling og Dupliker

 

Nu har du en ny kladde-faktura som du kan redigere
– rette kunde hvis det er nødvendigt.
– rette produkt.
– rette pris hvis det ikke regnes af sig selv.

Husk at sætte fakturadato, hvis det ikke skal være dags dato
Angiv betalingsbetingelser

Klik Gem
Kontroller at fakturaen ser korrekt ud

Se det rigtigt ud så Valideres faktura og sendes pr. e-mail

Så har du dannet en ny faktura som medlem eller betaler kan betale præcis som hvis den var dannet automatisk

 

 

Denne FAQ anviser hvordan man:

Redigerer en faktura
Angiver ny betaler
Retter faktureret kontingent

 

Opstart af kontingentopkrævning

Hvis jeres gruppe/kreds har besluttet at opkræve kontingent med Medlemsservice, er det en god beslutning.

Fra starten er kontingentopkrævning slået fra hos alle grupper/kredse.
Kan kan derfor gå i gang med opsætningen uden at der sker noget før man er klar
Man skal til gengæld altid kontakte supporten for at få den automatiske kontingentopkrævning startet.

Der er masser af hjælp at få til at komme i gang.
Det er en god ide at starte med at læse hele afsnit 3 i regnskabsvejledningen. Her forklares funktionen og man får begreber forklaret
Der ligger en Checkliste før start af kontingentopkrævning inde under vejledninger. Den er rigtig god bruge som overblik om man kommer omkring alting.

Det er en rigtig god ide at gruppen kigger på Kontingentudregneren sammen og finder jeres udgangspunkt for hvornår der skal ske kontingentopkrævning.

Supporten hjælper meget gerne med opsætning af kontingnetopkrævning.
Man får så hjælp med en tilpasset vejledning og har en supporter til at guide undervejs og til sidst tilbyder at lave et sundhedscheck inden kontingentopkrævningen startes op.
Man starter med at hente Tips og Tricks Nr. 42: Hjælpeark til opsætning af kontingentopkrævning.
Efter at have udfyldt skemaet efter vejledningen på hjælpearket, så sender man den til supporten for netop dit korps eller forbund.
I bliver indenfor kort tid kontaktet af supporten som besvarer jeres mail.
Derefter aftaler I hvor hurtigt det skal går og man kan stille spørgsmål undervejs.

Gruppen/kredsen skal huske at få opkrævet kontingent for alle medlemmer efter korpsets eller forbundets regler. I udgangspunktet skal alle medlemmer betale kontingent svarende til minimumskontingentet.

Har I medlemmer der får kontingent betalt af Broen, kommunen, Sct. Georgsgilder, Y-men eller anden forening eller fond så kontakt supporten og få hjælp til korrekt opsætning.

 

#kontingent #kontingentopkrævning #administration #medlemsopgørelse #medlemsbekræftelse

 

 

Sådan genindmelder du et medlem

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Klik stamkortet i Ny eller Kladde
Opdater postadresse og evt kontaktoplysninger på medlemmet
Vær omhyggelig med at sætte Starter i enhed så vedkommende kommer på det nye hold/den nye enhed og ikke den vedkommende tidligere er indmeldt i.
Kontroller at der evt. er pårørende og primære kontakter
Kontroller at der evt. er korrekt betaler angivet, hvis medlemmet ikke selv skal betale

Nu kan du indmelde medlemmet

Kontroller at medlemmer får tildelt de funktioner der hører til medlemskabet.
Eks Enhedsmedlem hvis det er et med
Enhedsleder hvis der er tale om en leder i en enhed

Kontroller at kontingent sættes rigtigt op, hvis I benytter kontingentopkrævning via Medlemsservice
Kontakt evt. kassereren hvis du ikke har de fornødne rettigheder eller ikke er erfaren nok med kontingentopsætning

 

 

#genindmeld #indmeldelse #tidligere medlem #enhed #hold #funktioner

 

Se betalers aftalestatus på kontingentoversigten og på medlemmets stamkort

På kontingentoversigten er der tilføjet en kolonne, hvor du kan se, om betaler har en aktiv betalingsaftale eller ej.

På medlemmets stamkort vil det også være synligt på fanen Kontingent & bidrag.

Stop af kontingentopkrævning

Ved udmeldelse af medlemmer skal kontingentopkrævningen som regel standses
Benytter man knappen Udmeld stoppes medlemskab, funktioner og kontingentopkrævninger

Se evt. Tips og Tricks Nr 33 Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning, som beskriver hvordan man udmelder medlemmer og får standset kontingentopkrævning.

Man skal huske at medlemskab og kontingnetopkrævning ikke hænger sammen
Man kan godt opkræves kontingent selv om man ikke har et primært medlemskab. Det er til sekundære medlemmer, støtteforeninger mv.

Hvis kontingentopkrævningen af en eller anden årsag ikke standses ved udmeldelse så kan man redigere kontingentkontrakten

Hvis man har et udmeldt medlem og der ikke stå en slutdato på kontingentkontrakten

Det er der ikke i dette eksempel

Derfor går man ind på kontingentkontrakten
Klike på Kontrakter

Klik på den kontrakt der skal redigeres

 

Klik Rediger når kontrakten åbner sig

 

Klik på den kontraktlinie der skal redigeres.
Det gøres eks ved at klikke der hvor man vil sætte en slutdato ind på kontraktlinien

 

Angiv en slutdato for nuværende kontraktlinie.
Den skal være tidligere en Næste periodes start

 

Ovenstående er den bedste måde at afslutte kontingentopkrævning på
Det sikrer at vi har historikken på opkrævningerne og grundlaget for opkrævninger

 

Man kan også vælge at slette kontingentkontrakten helt.
Dette bør være en nødløsning som kun bruges hvis der er blevet rod i opkrævningen.
Sletter man kontingnetkontrakten fjerner man også historikken helt og så kan eksempelvis supporten ikke svare på hvorfor der evt. er sket opkrævninger

 

#udmeldelse #kontingentopkrævninger #kontingentkontrakt #opkrævning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Stop kontingent

På medlemmets stamkort er der nu en “stop kontingent-guide”.

Denne knap kan du bruge til at stoppe den aktive kontingent-kontrakt uden at starte en ny op.
Du kan også bruge den til at kreditere åbne fakturaer.

Denne guide bliver vist i udmeldelsesflowet, hvis medlemmet meldes ud af en person med økonomi-adgang.

Udligning af kreditnota

Normalt bruger man kredit-metoden Annuller når man ønsker at annullere en faktura (Eks. kreditering af kontingentfaktura fordi medlem ønsker at udmelde sig)

Får man ikke valgt kredit-metoden Annuller, men i stedet får oprettet en kreditnota som ikke udligner fakturaen, så skal man manuelt udligne

Det er ikke så svært
Under Regnskab
Finder man Posteringslinier

Nu søger man debitor frem
Brug evt. filtret Ikke udlignet
Ellers filtrer på den konto der skal udlignes på eks. konto 3080 (Debitorsamlekonto)
(OBS persondata er sløret i illustrationerne nedenfor)

Marker de posteringslinier der skal udlignes

Klik Handling
Vælg Udlign posteringer

Kontroller at det er de rigtige posteringer på

Klik Afstem

Så er fakturaen annulleret

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vi vil ændre kontingentperioden på en kontingentsats

Det korte svar er at hvis man eks. vil ændre fra halvårlig opkrævning til kvartalsvis opkrævning så skal der oprettes en ny kontingentsats og den nye kontingentsats skal tildeles de medlemmer der skal opkræves med de nye betingelser.

Her følger den lidt længere forklaring:

Kontingentopkrævningen i Medlemsservice baseres på kontingentsatser
En kontingentsats har nogle basale indstillinger som ikke må ændres når en kontingentsats har været taget i brug
Kort sagt så må man kun ændre basale indstillinger hvis kontingentsatsen kan slettes. Lyder fjollet – men det er den hurtigste måde at checke det på

Ændrer man på de basale indstillinger nå en kontingentsats er taget i brug så ændres historikken på alle tidligere opkrævninger
Man risikerer at der køres en ny beregning og eventuelt restopkrævning.

Kontingent opkræves efter en kontingentkontrakt.
Kontingentkontrakten bygges på baggrund af kontingentsatsen
Kontingentkontrakten indeholder nogle forskellige oplysninger oplysninger som hentes delvis dynamisk og delvist programmeres fast i linien
En af kontingentkontraktens vigtige opgaver er at holde styr på hvilke periode der allerede er opkrævet for så bliver ting som kontingentperiodens varighed (måned, kvartal, halvårlig årlig) nødt til at være fast programmeret. Det samme med opkrævning af Fuld periode. Det er det vi kalder de basale oplysninger
Oplysninger om opkrævningsdage, betalingsdage og påmindelsesdage henter kontrakten dynamisk fra gruppens/kredsens stamkort

På kontingentsatsen er der plads til en eller flere prislinier
Prislinien fortæller hvad det koster på et givent tidspunkt at være medlem. Kontingent beregnes altid ud fra prisen den første dag i en kontingentperiode
Det vil sige at:
Årlig opkrævning kigger på 1/1
Halvårlig opkrævning kigger på 1/1 og 1/7
Kvartalsvis opkrævning kigger på 1/1, 1/4, 1/7 og 1/10
Månedsvis opkrævning kigger på den 1. i måneden

Hvad er så de basale indstillinger på en kontingentsats
Det kigger vi på i nedenstående billede

De felter der er markeret med rødt må aldrig ændres når en kontingentsats har været brugt.
Det er:
Interval
Opkræv fuld periode
Prislinie der er oprettet tidligere end seneste opkrævning

Felter man meget gerne må ændre er markeret med grønt, og det er:
Indlæg ny prislinie når prisen på en kontingentsats stiger eller falder (se evt FAQ Hvordan ændrer man prisen på en kontingentsats)

Hvis der er behov kan man ændre felter markeret med gult, og det er
Produktnavn (Vær opmærksom på at dette ikke ændres på eksisterende kontingentkontrakter, men kun slår igennem på nyoprettede kontingentkontrakter
Omsætningskonto (den konto kontingent for pågældende kontingentsats bogføres på)

Altså hvis der skal ændres på kontingentperioden eller ændres på opkrævning af fuld periode så skal man oprette en ny kontingentsats.
Når den nye kontingentsats er oprettet skal den tildeles de medlemmer der skal opkræves efter den nye kontingentsats.
Har du brug for hjælp til at ændre kontingentsats på et eller flere medlemmer så kig den FAQ Hvordan ændrer man kontingentsats på et eller flere medlemmer

I artiklen er der nævnt kontingentkontrakt
Vil du læse mere om hvordan man opretter en kontingentkontrakt se denne FAQ Hvordan oprettes en kontingentkontrakt

 

Mail

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort

Klik Rediger
Klik på Økonomifanen

Rul lidt ned på siden

 

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

 

 

#betalingskontakt #udlægsgodkender #kontingentfaktura #nykasserer #kasserer #kontingent #faktura

 

 

E-mailskabeloner

Email-skabeloner er ændret til at bruge en mere ren HTML-syntaks. Det mindsker først og
fremmest problemerne med, at skabeloner “går i stykker”, når man redigerer dem i den
almindelige editor (indtil videre har vi dog beholdt “Rå redigering”).

Det betyder også, at visse konstruktioner skal ændres.

I “Til”, “Fra”, “Emne” m.v. kan man ikke længere bruge ${ … } der skal man i stedet
bruge {{ … }} (altså dobbelt-tuborg omkring udtrykket).

Selve indholdet i mailen skal være “ren” HTML. I mange tilfælde kan man bruge et <t> tag.
Felter, der bare skal indsættes i teksten, skal bruge <t t-out=”…” />:

Version 12 Version 15
${ object.name } <t t-out=”object.name” />

% if, % set o.s.v. skal også omskrives:

Version 12
% if object.email:
Din email: ${ object.name }
% endif

Version 15
<t t-if=”object.email”>
Din email: <t t-out=”object.email” />
</t>

Version 12
% set functions = object.function_ids

Version 15
<t t-set=”functions” t-value=”object.function_ids” />

Felter, der skal bruges i en attribut, skal også omskrives fra ${ …}til {{… }}, og attributten
skal have “t-attf-” foran navnet for at blive evalueret!

Version 12
<a href=”/member/mypage/${object.member_n
umber}”>Din side</a>

Version 15
<a t-attf-href=”/member/mypage/{{object.mem

ber_number}}”>Din side</a>

Under migreringen forsøger vi at omskrive de væsentligste ændringer i de
eksisterende skabeloner, men der vil være en del skabeloner, der kræver en manuel
tilpasning.

Egne standard-emails til ind- og udmeldelse

På gruppens/kredsens stamkort er der nu en ny fane; E-mailskabeloner

Her kan du gruppen/kredsen angive hvilken E-mailskabelon, der skal foreslås som velkomst- og afskedsmail.

Selve mailafsendelsen sker som vanligt i ind-/udmeldelsesflowet og du kan stadig ændre den enkelte mail inden den afsendes.

Hvordan angiver man tillid til afsender i Hotmail?

Mange oplever at eksempelvis Hotmail smider mail fra Medlemsservice i uønsket post.
De te særligt slemt når det er mail der indeholder links, men det kan også være andre

Her vises hvordan man i Hotmail angiver at have tillid til afsender

Log ind på webmailen på https://hotmail.com
Beskrivelsen er som det gøres på en computer.
På en telefon eller tablet vil billederne være anderlede

Klik på Indstillinger øverst til højre – det lille tandhjul

Klik derefter ind på Uønsket mail

 

Tilføj den eller de e-mailadresser eller maildomæner du har tillid til

I nedenstående eksempel er vist alle korps og forbund, men man kan nøjes med sit eget korps eller forbund

Jeg har i eksemplet også vist hvordan man angiver at have tillid til supporten. Det er ved at angive hele e-mailadressen notifikation@adm.steingabelgaard.dk

 

Benytter man Gmail eller Google-suite så opretter man mailadresser man har tillid til som kontaktpersoner i adressebogen hos Google
Det er eksempelvis notifikation@adm.steingabelgaard.dk for supporten
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk for KFUM-Spejderne
notifikation@medlem.fdf.dk
notifikation@medlem.pigespejder.dk
notifikation@medlem.baptistspejder.dk

Håber at det kan hjælpe til at modtage mails vedr. medlemskabet

 

Julekode: Glæ

 

#uønsket mail #uønsket post #hotmail #gmail #tillid til afsender #spam #mailfilter

 

 

 

 

Hvordan fjerner jeg et pårørende stamkort

Hvis man får pårørende stamkort i overskud kan de fjernes fra medlemmet
Det kan ske hvis man er ved at dublethåndtere og genbruger gamle profiler på en person. Det kan være et tidligere medlem eller pårørende til et tidligere medlem.

For at koble en pårørende fra et medlemsstamkort så klik Rediger

 

Derefter kommer der et papirkurvssymbol du kan klikke på og så forsvinder den pårørende fra medlemmet

Klik Gem og du er færdig

 

Bemærk at hvis det drejer sig om at voksne medlemmer selv håndterer deres beskeder og pårørende ikke skal have kopi af korrespondancen, så er det ikke nødvendigt at fjeren de pårørende.
Man skal blot fjeren markeringen i Primær kontakt

 

 

Se eventuelt denne FAQ om at annullere stamkort

 

#pårøende #stamkort #primær kontakt #dublet

 

 

 

 

 

Hvordan laver jeg smartest min egen mailskabelon?

Der kan være mange gode grunde til at man gerne vil lave sin egen mailskabelon
Det kan være man har en besked man sender ud til nye medlemmer et par uger efter vedkommende er startet, det kan være man 3 uger før slutningen på en kontingentperiode udsender en mail der orienterer om kommende kontingentopkrævning og minder om proceduren for evt. udmeldelse, eller måske bruger I den samme grundskabelon til udsendelse af invitationer i gruppen/kredsen.

Når man ønsker at lave sin egen skabelon er det en rigtig god ide at tage udgangspunkt i noget der fungerer
Det vises i denne artikel.

Det vigtigste er at mailskabelonen indeholder kode der fortæller hvem der skal modtage mailen
Med andre ord skal man på mailskabelonen angive hvad man mener når man i mailfunktionen vælger Send til valgte modtagere og/eller Send til pårørende
De typiske fejl der ses i supporten er at modtagerfelt mangler og så bliver mailen ikke sendt, men kun logget på stamkortet for medlem/funktion/medlemsskab/arrangementstilmelding.
Se evt denne FAQ om din skabelon er ramt af ovenstående problem Vi oplever at mails ikke kommer frem til modtager.


Hvordan kopierer man så smartest en mailskabelon?
Herunder vises 2 metoder

Metode 1 – den jeg foretrækker

Jeg går altid ind under

Medlemmer i venstresiden
Konfiguration i topmenuen
Vælger Emailskabeloner

Så søger jeg den skabelon frem jeg vil kopiere
Her er det godt at starte med en standard skabelon eks. Email til medlem (Medlemsprofil) som er den der kommer frem når man sender en standardmail
Klik Handling
Vælg Dupliker
Giv skabelonen et sigende navn og Gem
Derefter redigeres indholdet i skabelonen inden man sender mailen

På denne måde har man alle kode på plads og skal kun redigere indholdet og sende mailen

 

Metode 2 – som mange lader sig friste af, men som de ikke får gjort færdig

Man kan også oprette en skabelon fra mailvinduet ved at klikke Gem som ny skabelon

Men man skal så ind til mailskabeloner og redigere felter
Eller klikke på Rediger knappen og sætte felter på

 

Vær opmærksom på at felterne for modtagere er forskellige alt efter hvor man ønsker at sende mail fra
Nedenstående eksempel er fra mailskabeloner fra Medlemsprofilen

Er du ved at oprette en skabelon fra fakturaer, arrangementer, medlemsskaber, funktioner så kontroller i forhold til en eksisterende skabelon som du ved fungerer.

Denne artikel går ikke ind i hvordan man kan bygge avancerede mailskabeloner med dynamiske datafelter.
Søg evt. om der findes en FAQ om emnet eller kig på den Tips og Tricks der giver inspiration til at lave tilpassede mailskabeloner

 

Husk at når du prøver din mailskabelon af så kan du ikke teste med dig selv som modtager.
For at Medlemsservice ikke kommer til at ligne en mistænkelig spamserver så filtreres mail fra dig til dig fra når de udsendes Læs evt. FAQ om uønsket mail Min testmail kommer ikke frem til mig selv

 

#mailskabelon #modtagerfelter

 

 

 

 

 

 

Hvordan sender man mail hvis der er mere end 80 modtagere på listen

Hvis du skal sende mail til mere end 80 modtagere, så er der to muligheder
Enten ændrer du visningen til det antal der er søgt frem (Se evt FAQ om dette)

Læser du det der står i toppen af mailskabelonen står der noget nyttigt

Du bemærker sikkert at der er en boks for enden af linie 4

Vinger du den af, så sendes der til alle på listen
Ikke kun dem der er markeret, men alle

Dette virker på Baptistspejderne, De grønne pigespejdere og KFUM-spejderne

Hvorfor kommer mine mails ikke frem til medlemmer og pårørende?

Vi har i supporten fået mange henvendelser om mails som ikke kommer frem til medlemmer og/eller pårørende når der sendes mails via funktionaliteten i Medlemsservice. Det har givet anledning til, at vi har lavet en test af funktionaliteten i løbet af uge 47, 2016. Testen, hvor vi har prøvet at sende mails fra forskellige dele af Medlemsservice og hvor der er brugt forskellige skabeloner viser, at alle afsendte mails er nået frem til modtager inden for maks. 5 minutter efter afsendelse. Det understøtter samtidig det billede vi har fra vores leverandør, som kan se, at alle mails bliver sendt til modtager fra Medlemsservice.

Hvorfor kommer så min mail ikke ud til alle medlemmer? Svaret skal muligvis findes i de sikkerhedsprocedurer, som en række e-mailudbydere benytter sig af. Vi ved, at Hotmail, Live, MSN mail som er gratistjeneseter fra Microsoft men også andre udbydere de seneste år har skærpet sikkerheden for at undgå, at man bliver ramt af phishing, hvor afsender giver sig ud for at være en anden end den de er. En variant af det er når man modtager en mail fra en man kender, men det viser sig, at være fra en anden(kaldet spoofing).

I Medlemsservice har det to konsekvenser.
Når man sender en mail fra Medlemsservice står man selv på som afsender, men mailen kommer ikke fra den mailudbyder, man normalt bruger. Det betyder, at man kan opleve, at mails havner i uønsket post eller spam. Derfor mind jeres medlemmer om, at de skal tjekke deres mapper med uønsket post eller spam. Det var fejlkilde nr. 1.

Det næste der kan ske er, at medlemmer har registreret sig med en mailadresse, som ikke er deres primære mailadresse, men blot er en adresse de sender videre til en anden mailkonto de også ejer. Det sker ofte over tid, at man skifter mailkonto, men beholder den gamle og blot sætter den op til at sende videre til ens nye konto. Hvis man er så uheldig, at de mails medlemmet modtager fra Medlemsservice er endt i spamfilteret på den gamle konto, bliver de ikke sendt videre til ens primære mailkonto. Det var fejlkilde nr. 2.

 

#spam ¤uønsket mail #mail kommer ikke frem

Jeg vil gerne sende en besked til ledere i region/landsdel/distrikt

Udfordring:
Skal lige sende en mail ud til smutteledere mm i Region Skagerrak,
men jeg synes ikke jeg kan søge dem frem i Medlemsservice.
Bliver ved med at få hele korpset frem.

Løsning:
Jeg vil gå under Funktioner
I tilføj tilpasset filter vælge Overordnet niveau Skagerak Region
Derefter filtrere på lederfunktion og Grønsmutteflok

 

Se evt Tips og Tricks Nr 30 Opret et favoritfilter til lister hvordan du gemmer de filtreringer du ofte bruger
Tips og Tricks finder du på Tips og Tricks som du også finder her på www.medlemsservice.nu

 

#Klassifikation #Filter #leder #Hold #Enheder

Kontingentfaktura og mail

Denne artikel vil belyse nogle af de mange spørgsmål der kommer omkring kontingent og mail med kontingentfaktura

Du finder fakturaen på medlemmets stamkort.
Klikker du på firkanten i højre side så åbner fakturaen

På fakturaen kan man se hvem fakturaen er udstedt til
Det kan være til Betaler
Det kan også være på medlemmet selv
Skiftes der Betaler på medlemmets stamkort efter fakturaen er dannet så ændres fakturaen ikke.
Fakturaen udstedes til medlemmet selv eller den profil der har stået som betaler på det tidspunkt fakturaen er dannet

Vil man gerne sende betalingslinket i en mail til en anden end den som fakturaen er udstedt til eller vil man blot sende betalingslinket i en almindelig mail fra sit mailprogram er det muligt
Du finder betalingslinket på fakturaens faneblad Anden info

Man kan også sende mailen igen
Klik på Send & Print

Hvis du ikke vil have mailen som PDF så fjerne markering i Udskriv

Sæt ikke yderligere e-mailadresser på, selv om det godt kan se ud til at være muligt
Du laver lettest noget forkert så mailen ikke bliver sendt.
Du kan se hvilke profiler mailen vil blive sendt til (Husk at du ikke kan sende mail til dig selv)

 

Ruller du ned på fakturaen kan du se hvordan mailen der er sendt ser ud
Fakturaer der er sendt ud kan du se på fakturaens log

Se evt. FAQ om betalingskontakt hvis der skal ændres på den.

 

Du kan ikke se  betalingspåmindelser på fakturaen
Betalingspåmindelser finder du i loggen på den profil som fakturaen er udstedt til

Læg mærke til at der står nyttig information om hvor man skal tilmelde betalingskort, hvis man ønsker dette
Der er rigtigt mange der får tilmeldt betalingskort på børnene medens man sætter sig selv som betaler

Hold betalingskortet på din egen profil
Sært dig selv som betaler på evt. børn og ægtefælle/partner

 

 

#betaler #rykker #betalingspåmindelse #debitor #restance #gensende #faktura #kontingent #udestående #udskriv

 

 

 

 

 

 

 

 

Mail sendt via Medlemsservice ender i uønsket post

Nogle gange oplever man at mail sendt via Medlemsservice ender i spamfolderen.
Det er rigtigt irriterende og vi forsøger hele tiden at sikre at Medlemsservice omdømme ude på internettet er så godt som muligt

Da der er rigtigt mange spejdere der sender mail fra medlemsservice kan det nogle gange se ud som om det er en spamserver.
Man skal derfor huske at holde øje med om der kommer e-mail i spam/uønsket mail.

Man kan som modtager hjælpe sit spamfilter ved at registrere Medlemsservice som sikker afsenderdomæne
Korpsene/forbundets domæner er forskellige så her skal man vælge rigtigt korps/forbund og angive de domæner der står under korpsets/forbundets navn

Baptistspejderne
notifikation@medlem.baptistspejder.dk
dbs.dk
medlem.dbs.dk
baptistspejder.dk
medlem.baptistspejder.dk

De grønne Pigespejdere
notifikation@medlem.pigespejder.dk
pigespejder.dk
medlem.pigespejder.dk

FDF
notifikation@medlem.fdf.dk
fdf.dk
medlem.fdf.dk

KFUM-spejderne
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk
spejdernet.dk
medlemsservice.spejdernet.dk
kfumspejderne.dk
medlemsservice.kfumspejderne.dk

DDS
dds.dk
medlem.dds.dk

Supporten
notifikation@adm.steingabelgaard.dk

 

 

Har man en Gmail adresse eller bruger Google Workspace er det meget let. Så skal man blot oprette afsenderen i sine kontakter så filtreres mail ikke så ofte i uønsket mail. Det vil sige at hvis du ofte finder mail fra supporten i uønsket post så opret notifikation@adm.steingabelgaard.dk som en kontakt i din webmail

Er det mail fra Baptistspejderne, så opret notifikation@medlem.baptistspejder.dk som som en kontakt i din webmail.
Er det mail fra De grønne Pigespejdere, så opret notifikation@medlem.pigespejder.dk som som en kontakt i din webmail.
Er det mail fra FDF, så opret notifikation@medlem.fdf.dk som som en kontakt i din webmail.
Er det mail fra KFUM-spejderne, så opret notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk som som en kontakt i din webmail.

 

 

#Uønsket post #uønsket mail #spam #mailfilter #

Min testmail kommer ikke frem til mig selv

Hvis man ønsker at afprøve mailudsendelse bør man ikke bruge sig selv som modtager af prøvemailen

For at minimere risikoen for at Medlemsservice postserver bliver betragtet som spam-server så filtreres beskeder fra sig selv til sig selv fra

Det betyder også at hvis du sender besked ud til hele gruppen så vil du ikke selv modtage mailen hvis du sender den til Medlemsprofiler
Sender du mailen ud til Funktioner så vil mailen komme frem – også til dig selv

 

Vær opmærksom på at denne filtrering også gælder hvis kassereren udsender fakturaer på varer eller tjenesteydelser
Der forventes det at man godt selv kan huske at man har dannet en faktura til sig selv, og at der er en faktura der skal betales.

 

#spam #uønsket mail #mail kommer ikke frem #faktura #besked #

RTF Editor

Redigering af formateret tekst (HTML) i f.eks send mail sker i en RTF (Rich Text Format)
editor. Den har i v15 ændret udseende: Værktøjsbjælken foroven er erstattet af en
“Command Popup”, der aktiveres med / (skråstreg)

Markeres en del af teksten kommer der en formateringsbjælke frem:

Vi oplever at mails ikke kommer frem til modtager

Oplever man at mail ikke kommer frem til modtageren kan det skyldes mange ting

Oftest er det fordi at mailen ender i uønsket mail hos modtageren
Det kan man læse om i en anden FAQ artikel eks. Mail sendt via Medlemsservice ender i uønsket postHvorfor kommer mine mails ikke frem til medlemmer og pårørende? eller Min testmail kommer ikke frem til mig selv

Men det kan også skyldes andre ting
Eksempelvis hvis man laver sin egen mailskabelon
Det ligger der en FAQ artikel om eks. Hvordan laver jeg smartest min egen mailskabelon?

Det er altid ærgerligt når ting ikke lykkes.
Derfor er det en god ide at læse nedenstående erfaringer som hjælper dig til at lykkes med udsendelse af mail

Supporten vil rigtig gerne hjælpe med brug af Medlemsservice
I forbindelse med fejlmeldinger har vi brug for så mange relevante oplysninger som muligt.
Eks. hvem det er sendt til – det har du skrevet.
Er der sendt fra egen mailskabelon eller fra standardskabelonen
Hvornår (tidspunkt) er det sendt
Er der vedhæftede filer med
Evt. hvordan man har søgt modtagerne frem

Inden du kontakter supporten så prøv nedenstående meget enkle fejlsøgning
Det starter med lidt teknisk, men så kommer det trick som alle bør kende – fortæl det derfor til din spejder/fdf kammerat med det samme

 

De to typiske fejl vi ser når der er problemer med mailudsendelse er
1. Der er vedhæftet store filer (Husk maksimum 5Mb i alt)
2. Man har lavet sine egne mailskabeloner – men er ikke blevet helt færdig

 

Hvad er det så man glemmer når man opretter sine egne mailskabeloner?
I mailskabelonen skal der angives noget kode der fortæller fortæller hvem der skal modtage mailen
Med andre ord skal man på mailskabelonen angive hvad man mener når man i mailfunktionen vælger Send til valgte modtagere og/eller Send til pårørende

I nedenstående eksempel er vist hvordan det ser ud når koden mangler
Man finder Mailskabeloner på følgende måde:
Medlemmer i venstresiden
Konfiguration i topmenuen
Vælger Emailskabeloner

Som det ses står der ikke noget om hvem der skal modtage mailen

Det skal se således ud når det er mail til Medlemsprofil

 

Hvordan kan man se dette uden en masse kendskab til kode?

Her kommer det trick som alle der sender mails fra Medlemsservice bør kende
Det er ret simpelt at opdage om skabelonen vil virke. Værktøjet ligger lige for i mailfunktionen

Når du vil sende en mail så markerer du modtagerne
Klikker Handling
Vælger Send e-mail
Så vælger du mailskabelonen (1)
Derefter vælger du at sende mail til Medlem og pårørende (2)
Hvis man gerne vil kontrollere hvem e-mailen sendes ud til kan man klikke Vis/opdater modtagere (3) – dette er der rigtigt mange der lader være med

 

Er der knas med modtagerfelterne i skabelonen viste den dette:
Der er ikke en eneste der dukker op

Hvis skabelonens modtagerfelter er i orden vil det se således ud
Der er 79 modtagere (medlemmer med egen mail og primære kontakter med e-mailadresse

Håber at det er en let forklaring – og en beroligelse at det er relativt let at forudse at mails ikke kommer frem til de tilsigtede modtage

 

 

 

#fejlfinding #mailskabelon #afsendelse# #mail til medlem og pårørende #primære kontakter

Vi vil gerne bruge vores egen mailskabelon til velkomstmail

Medlemsservice har en række standardskabeloner som benyttes af alle på tværs af grupperne.
Derfor kan man ikke redigere standardskabelonen.

Du kan imidlertid let lave din egen skabelon til jeres gruppe, som så let kan vælges når der sendes velkomstmail og andre faste informationer
Vi anbefaler at du tager udgangspunkt i standardskabelonen når du redigerer din egen skabelon.
Gå til topmenuen Medlemmer og væg Email-skabeloner i venstremenuen
Fin den skabelon du vil kopiere fra
Klik Flere og vælg Dupliker
Navngiv din skabelon

Hvis du navngiver eks.
01 – Velkomst skabelon
02 – Ny som forældre skabelon
03 – Udmeldelse skabelon

Så lægger de sig i toppen af din liste når du vælger skabelon til din mail og søger du eks. 01 så kommer velkomstskabelonen frem

Mange  af standardskabelonerne har noget HTML kode som indsætter afsendernavn og gruppenavn
Man kan derfor let bruge standardskabelonerne uden videre. Eventuelt supplere med en mail der fortæller mere specifikt om den enheds/afdeling som medlemmet er med i.

Du kan vedhæfte dokumenter til mailskabelonerne. Husk at der maksimalt må vedhæftes 5Mb i alt til en mail

Du kan finde hjælp til opsætning og redigering af mailskabeloner i Tips og Tricks Nr. 10: Guide til design af mailskabeloner.

Husk at rydde op i skabelonerne engang imellem så du beholder overblikket.
Vær opmærksom på at hvis du skal bruge supportens hjælp til en mailskabelon skal navnet være entydigt eks. “01 Velkomstmail – Spejderby Gruppe”

Du kan på gruppens stamkort selv vælge hvilken Velkomstmailskabelon der skal benyttes ved indmeldelse.
Det samme gælder skabelon til mail ved udmeldelse.

 

 

 

 

 

Medlemmer

Årsstjerner – hvordan laver jeg et udtræk?

Man kan ikke aflæse års-stjerner direkte i Medlemsservice. Spejdere bruger årsstjerne. FDF bruger jubilæumsmærker

Der er imidlertid lavet en vejledning hvordan men med et standardudtræk til Excel og en let lille formel kan regne års-stjerner ud.
Du finder vejledningen under Tips og tricks. Den hedder Nr. 17: Liste til års-stjerner.

I ovenstående Tips og tricks er beskrevet hvordan man bruger Anciennitetsdato til at justere for tidligere medlemskaber og medlemskab af andet korps/forbund.

 

#anciennitetsdato #anciennitet #jubilæum #årsstjerne #spejdertid #fdftid #medlemstid

 

Digital indmeldelse

Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde.

Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud.

Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten.
På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil.

Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen.

Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld
Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem.
Man udfylde alle felter der er markeret med en rød *

Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt og modtager en velkomstmail fra gruppen/kredsen og indtil man anmoder om udmeldelse. Spejdere og FDF er ikke en sæson på halvt eller helt år som det eks. ofte er i ungdomsklubber eller idrætsforeninger. Man skal altså ikke indmeldes hvert år.

Alle grupper og kredse har deres egen “personlige” digitale indmeldelsesblanket som man bør kunne findes på deres hjemmeside eller Facebookside
Husk at læse i toppen at det er den rigtige kreds/gruppe man anmoder om indmeldelse i


Gruppens/kredsens forberedelse

Linket til den digitale indmeldelsesblanket bør ligge på hjemmesiden eller i en Facebookside så den er let at finde .

Linket findes på kredsens/gruppens stamkort:

Linket kopierer man ind på sin webside, Facebookside. Laver evt. som QR kode i spejderhuset/kredshuset.
Online indmeldelse skal være aktiveret med en af de muligheder der er på listen.

Online indmeldelse skal sættes op på alle enheder/hold og kan være forskellig, således at det passer til netop det enkelte hold.

Oplysningerne om det enkelte hold/enhed findes på enhedens/holdets stamkort under medlems- og mødeinfo.

Nogle foretrækker at skrive klassetrin i stedet for alder. Det kan man gøre og så bare leve med at der står “år” bagefter.

Der er mange fordele for gruppen/kredsen ved at benytte den digitale indmeldelsesblanket.

  • For det første skal I ikke selv indtaste oplysningerne og slipper for at tyde håndskrevne sedler
  • Forældrene lærer at benytte Medlemsservice
  • Der bliver taget stilling til Fototilladelse
  • Der bliver taget stilling til behandling af helbredsoplysninger
  • Evt. bliver der taget stilling til Betaler af kontingent (hvis kassereren sætter spørgsmålet op på kredsens/gruppens stamkort

 

#indmeldelsesblanket #digital indmeldelse #nyt medlem #genindmeldelse #overflytning

Dublet – hvordan håndterer jeg det?

Dubletchecket er en hjælp til at få registreret medlemmer og pårørende på et stamkort så alle deres oplysninger står et sted uanset hvor mange steder de er tilknyttet.

Kladde:
Har du en dublet der stå i Kladde er det noget du som regel selv kan udrede.
Kig eventuelt i Tips og tricks efter hvordan man håndterer Dubletter og hvordan man registrerer medlemmer og pårørende

Sendt til korpskontoret
Har en dublet der står Sendt til korpskontoret er det noget der skal hjælp til.
Det skyldes at dubletten har relation til en anden gruppe.
Supporten og korpskontoret kan udrede sammenhængen og gør medlemmet tilgængeligt i jeres gruppe med det oprindelige stamkort

Det er imidlertid ikke altid muligt for gruppen selv at indmelde trods dette. Der kan være ting der skal skubbes på plads med større rettigheder.
Man kan derfor med fordel sende en mail til korpsets supportadresse.For hurtig ekspedition skal du oplyse medlemmets navn (gerne copy/paste så det er stavet rigtigt), ønsket aktiv dato og hvilken gren/afdeling/enhed vedkommende skal med i

I nogle tilfælde står der en intern note på stamkortet hvis det er dublethåndteret af supporten/kontoret og man ønsker du kontakter dem. Noten ses i loggen under stamkortet

 

Dublet – hvorfor sker det?

Medlemsservice har det princip at en person har et stamkort hele sin tid hos spejderne.
Dermed kan historikken med medlemskaber, funktioner og ikke mindst kurser og arrangementer følge med personen

Til at hjælpe med at identificere tidligere registreringer i egen gruppe eller i en anden gruppe så laves der dubletcheck ved indmeldelse/aktivering

Der checkes primært på:

  • E-mailadresse
  • Mobilnummer

Dernæst kigges på en kombination af:

  • Fødselsdato
  • Navn
  • Adresse

Det er derfor vigtigt at hvis medlemmet ikke har egen e-mailadresse eller mobilnummer så skal felterne være tom. Ikke noget med mellemrum eller en bindestreg.
Pårørendes kontaktoplysninger skal stå på pårørendes stamkort og må ikke stå på medlemmet.

Se under Tips og Tricks hvordan Dubletter kan håndteres og hvordan man skal registrere medlemmer og pårørende korrekt

Fjerne stamkort der ikke skal bruges

Det sker nogle gange at der bliver oprettet flere stamkort på en person.

Reglen er at der kun skal være et stamkort (og medlemsnummer) på en person i Medlemsservice

Har man stamkort i overskud så skal de håndteres og lægges til side

Man kan ikke slette stamkort der er blevet oprettet.
Det er nemlig således at lovgivningen kræver at vi kan dokumentere hvad der er, eller hvad der har været noteret om en given person.
Sletninger vil kræve at vi opretter et selvstændigt system til at journalisere sletninger

 

I stedet for at slette så sætter man -X på efternavnet. (Eks Anders And-X) for så vil man i søgninger hurtigt kunne identificere annullerede stamkort
Desuden så skal man fjerne kontaktoplysninger som e-mailadresse og/eller mobilnummer. E-mailadresse og mobilnummer kan give dublet alarm hvis de fortsat bliver på stamkortet.
Man må IKKE ændre andre ting. Det vil nemlig gøre det meget svært at søge oplysningerne frem igen

For at koble en pårørende fra et medlemsstamkort så klik Rediger
Derefter kommer der et papirkurvssymbol du kan klikke på og så forsvinder den pårørende fra medlemmet
Se eventuelt denne FAQ Hvordan fjerner jeg et pårørende stamkort

 

#oprydning #stamkort #dublet #dubletter #annulleret #annulleres

Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

Det er vigtigt at alle oplysninger er registreret korrekt for at Medlemsservice bliver et godt værktøj med overblik over medlemmerne

Alle grupper og kredse er bedt om ved implementeringen at gennemgå at oplysningerne er korrekte.
Har man ikke nået at få det gjort er det ikke for sent at få det rettet op hurtigst muligt.

Du må sende en liste til supporten med hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes
Det vil være super hvad det angives med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato
På den måde kan vi være sikre på at rette det rigtige sted.

Hvad er et stamkort?

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

 

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

 

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvad kan forældre selv ændre i Medlemsservice

Når forældre logger ind på Medlemsservice er der en del ting de selv kan ændre og vedligeholde uden at lederne behøver at blive involveret

Selfservice for forældre er:

  • Ændring af betaler
  • Tilmelding af betalingskort til kontingentbetalinger
  • Adresseændringer
  • Rette mobilnummer
  • Rette mailadresse
  • Rette fødselsdato
  • Rette skole
  • Rette klassetrin
  • Anmode om udmeldelse (se evt. FAQ)

Hvis gruppen har åbnet for det kan de også ændre:

  • Ændre fototilladelse
  • Særlige forhold
  • Give en hånd med
  • Accept af helbredsoplysninger
  • Andre oplysninger

Selvfølgelig kan forældrene også logge ind og tilmelde deres børn til arrangementer og kurser

Hvis gruppen ønsker at give forældrene og medlemmer adgang til den udvidede selfservice skal det aktiveres.
Som udgangspunkt er udvidet selfservice lukket
Gruppen/kredsen kan åbne det ved at gå ind på gruppens/kredsens stamkort og vælge fanen Selvbetjening
Man vinger de felter af som man vil give adgang til at redigere.

 

 

#selvbetjening #selfservice #forældre #helbredsoplysninger #redigere oplysninger

 

 

Hvad skal vi huske når vi skifter kasserer

Når man skifter kasserer i gruppen/kredsen er der en masse praktiske ting man huske
Her er nogle af de ting man skal huske

Udover at tildele ny kasserer funktionen gruppekasserer/kredskasserer i Medlemsservice, så skal man fjerne funktionen fra den fratrædende kasserer
Hvis den fratrædende kasserer skal hjælpe den nye kasserer i gang kan vedkommende have funktionen Økonomiassistent (DDS Økonomiansvarlig) i en periode

Men der er også lidt andre ting der er værd at kigge på

  • Betalingskontakt på gruppens stamkort (det navn der står som kontakt i fakturamails – find evt. hjælp her
  • Udlægs godkender (dem der får notifikation ved nye udlæg) – find evt. hjælp her

Kan du ikke finde gruppens/kredsens stamkort er der hjælp her

Den nye kasserer skal gerne automatisk blive følger på Gruppen, men ellers kan det sættes op manuelt.
Den gamle kasserer vil nok gerne fjernes som følger på Gruppen og eventuelt enheder/afdelinger. find evt. hjælp her
Men der er også andre ting en Medlemsservice
Husk at opdatere jeres oplysninger hos kommunen og andre samarbejdspartnere.
Så er der lige det med at få givet adgang til banken. Det kan tage lidt tid 🙂
Håber at ovenstående tips kan bruges
Savner du ting på denne liste så send en mail til ir@medlemsservice.nu
#ny kasserer #kassererskifte #regnskab
Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

 

På gruppens stamkort er der flere faneblade

 

Enheden/holdet har også et stamkort

 

 

 

 

 

 

 

 

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan finder jeg medlemmer der har anmodet om udmeldelse?

Der er oprettet et favoritfilter under visningen Medlemsskaber.
Du skal klikke på Avanceret søgning (den lille trekant i filterruden)
Her finder du en favorit der hedder: “Anmodning om udmeldelse er aktiv”

Visningen Medlemsskaber findes via topmenuen Medlemmer og venstremenuen Medlemsskaber

Hvordan fjerner jeg et pårørende stamkort

Hvis man får pårørende stamkort i overskud kan de fjernes fra medlemmet
Det kan ske hvis man er ved at dublethåndtere og genbruger gamle profiler på en person. Det kan være et tidligere medlem eller pårørende til et tidligere medlem.

For at koble en pårørende fra et medlemsstamkort så klik Rediger

 

Derefter kommer der et papirkurvssymbol du kan klikke på og så forsvinder den pårørende fra medlemmet

Klik Gem og du er færdig

 

Bemærk at hvis det drejer sig om at voksne medlemmer selv håndterer deres beskeder og pårørende ikke skal have kopi af korrespondancen, så er det ikke nødvendigt at fjeren de pårørende.
Man skal blot fjeren markeringen i Primær kontakt

 

 

Se eventuelt denne FAQ om at annullere stamkort

 

#pårøende #stamkort #primær kontakt #dublet

 

 

 

 

 

Hvordan flytter man et medlem fra en gruppe til en anden?

Hvis et medlem skal flytte fra en gruppe til en anden er det letteste at den nye gruppe kontakter supporten og oplyser at Peter Svupstik skal være med i gruppen fra [Dato] og med hvilken funktion

Personen bliver så tilknyttet den nye spejdergruppe og fungerer som aktivt medlem fra den ønskede dato
For at være sikekr på at det er det rigtige stamkort der håndteres så oplys navn evt. mobilnummer, e-mail, adresse eller pårørende, så der er flere måder at identificere vedkommende på.

Medlemsskabet af den gamle gruppe skal vedkommende selv afslutte i den pågældende gruppe.
Der kan være gammel gæld, lånte nøgler eller udstyr som skal klares
Man kan eventuelt benytte den elektroniske udmeldelse via Min side

Grupperne er selvstændige enheder med egen økonomi.
Derfor kan hverken supporten eller administrationen ind og udmelde medlemmer i en gruppe uden gruppen samtykker. En supportsag er tilstrækkeligt samtykke

 

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

 

Hvordan kan jeg se hvem i gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement?

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

 

Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Der er mange måder hvor man kan minimere problemet med at medlemmer kommer i tanke om at de skal udmeldes når de får en kontingentfaktura.
Her deles nogle erfaringer som er brugt af andre med succes

En god måde er at undlade at bruge betegnelsen sæson, da det lyder som medlemskabet i en idrætsklub hvor man så at sige køber adgang i et halvt eller helt år
Hos spejderne bliver man indmeldt og forbliver medlem indtil man anmoder om at blive udmeldt. I medlemsperioden betaler man kontingent i nogle intervaller.

Man kan hjælpe forældre og medlemmer med at huske at der starter en ny kontingentperiode. Det kan være at man sender en julehilsen ud i december og skriver nogle praktiske ting Som afslutning kan man minde om at der starter en ny kontingentperiode 1. januar og kontingentopkrævninger udsendes 1. februar. Det samme kan an gøre i juni – blot med en sommerhilsen.

Vedr. kontingentopkrævninger og udmeldelser så kig på Tips og Tricks Nr 33: Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning.

 

 

#udmeldelse #kontingetopkrævning  #kreditering #annullere kontingent

Hvordan oprettes et medlem?

Hvis du skal oprette et nyt medlem er det klart lettest at benytte den digitale indmeldelsesblanket
Den er beskrevet i denne FAQ: Digital indmeldelse

 

Ønsker du at oprette medlemmet og stamkortet manuelt er her en guide

Find medlems dashbordet
Klik Opret medlem

 

Udfyld Felterne
1. Navn
2. Udfyld med det hold eller enhed hvor medlemmet skal indmeldes
3. Vælg køn
4 Indsæt fødselsdato – Obligatorisk for medlemmer

 

5. Skriv adresse. Lad systemet hjælpe med at finde kommune og sogn. Det kan tage et par sekunder

6. Udfyld eventuelt skole hvis det er relevant for jer. Det er relevant hvis man har børn fra flere skoler

7. Udfyld evt. med særlige forhold. Her er det at den digitale indmeldelse gør det meget lettere

 

Nu skal medlemmet have pårørende

Klik Tilføj pårørende

 

Først vises hvordan man gør hvis det er en person der ikke allerede er oprettet i Medlemsservice

7. Vælg pårørende relation (Her har der forskellige korps og forbund forskellige muligheder). Husk på at det kun er hvor der er en voksen-barn relation at den voksne pårørende får adgang til medlemmets stamkort
8. For at oprette en ny profil markeres Opret ny person
9. Opret fornavn og efternavn
10. Kontoller og eventuelt rediger adresse
11. Udfyld pårørende kontaktoplysninger
12. Gem

 

I det andet eksempel tilføjer vi en pårørende der allerede er oprettet i Medlemsservice. Det er eks. hvis vedkommende er medlem eller hvis vedkommende er pårørende til søskende i gruppen/kredsen

13. Vælg pårørende relation
14. Søg personen frem. Brug eventuelt medlemsnummer da det er unikt for hver profil
15. Gem

 

Nu skal medlemmet indmeldes

Klik Indmeld

Sæt den rigtige indmeldelsesdato

 

Dens Velkomstmail.
Standard velkomstmeailen henter oplysninger om gruppen/kredsen på gruppens/kredsens stamkort.

Der underskrives med navn på den der afsender mailen

 

Du har nu oprettet og indmeldt et medlem, samt oprettet pårørende

 

 

 

#indmeldelse #oprette stamkort #pårørende

 

 

 

 

 

 

Hvorfor opkræves udmeldte medlemmer kontingent?

Medlemsservice opkræver kontingent efter kontingentkontrakten og tager ikke hensyn til evt. stop af medlemskab
Der kan også opkræves kontingent for en forældreforening eller støtteforening uden at det kræver at man er medlem af korps/forbund

Lad os forestille os at Jens er udmeldt i august måned og modtager en kontingnetopkrævning i september
Her er hvad kasserer eller økonomiassistent kan gøre:

Du kan søge Jens frem
Fjern aktiv filtret under Medlemmer og så dukker stamkortet op
Her kan man se Jens er udmeldt den 29. august.
Kontingentperioden for 2. halvår starter 1. juli. Da udmeldelsen ikke sker før start på den nye kontingentperiode antages det at der skal betales kontingent for perioden
Gruppen har også betalt korpsafgift for Jens den 1. juli

Det er op til gruppen at beslutte om Jens skal betale kontingent frem til 29. august eller om I eftergiver beløbet
Enten skal fakturaen krediteres hel (Annulleres) eller krediteres delvist ved at den Redigeres

Se eventuelt i Tips og Tricks Nr 33: Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning.
Her har en gruppekasserer lavet en fin guide hvordan man kan sikre at medlemskaber og kontingnetopkrævning afsluttes på en god måde

I oversigten Kontingent oversigt kan man se hvem der skylder kontingent/har åbne kontingentfakturaer og dem som bliver opkrævet næste gang

Du finer Kontingent oversigt under Regnskab

Altså når man har udmeldt et medlem og vedkommende ikke har nogle ubetalte kontingentfakturaer så bør man ikke kunne finde medlemmet på Kontingentoversigten

 

Se eventuelt disse to FAQ artikler:
Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Stop af kontingentopkrævning

 

 

#udmeldelse #kontingent #udmeldt #opkrævning

 

Hvorfor står der udmeldte medlemmer på min liste?

Vi får en del spørgsmål af den her karakter. Som standard viser medlemslisten kun de medlemmer der er aktive i gruppen med enten en funktion eller et medlemsskab. Hvis man har fået fjernet filtreringen for kun at vise aktive, får man vist alle som har eller har haft en tilknytning til gruppen. Det kan godt være rigtig mange, da alle de udmeldte også optræder på den liste. Brug lidt tid på at blive fortroling med mulighederne for søgning og filtrering. Der er rigtig mange muligheder, men har man fået en lavet en visning, som man gerne vil kunne bruge igen kan det lade sig gøre, at gemme den ved at åbne for avanceret søgning og klikke på gem nuværende filter. Næste gang man kommer tilbage til medlemsoversigten og åbner for avanceret søgning står den som en favorit og så er det “bare” at klikke på den.

Jeg vil gerne sende en besked til ledere i region/landsdel/distrikt

Udfordring:
Skal lige sende en mail ud til smutteledere mm i Region Skagerrak,
men jeg synes ikke jeg kan søge dem frem i Medlemsservice.
Bliver ved med at få hele korpset frem.

Løsning:
Jeg vil gå under Funktioner
I tilføj tilpasset filter vælge Overordnet niveau Skagerak Region
Derefter filtrere på lederfunktion og Grønsmutteflok

 

Se evt Tips og Tricks Nr 30 Opret et favoritfilter til lister hvordan du gemmer de filtreringer du ofte bruger
Tips og Tricks finder du på Tips og Tricks som du også finder her på www.medlemsservice.nu

 

#Klassifikation #Filter #leder #Hold #Enheder

Kan ikke genindmelde – mangler adresse

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Alle kontaktoplysninger og adresse står som “Sidst kendte..”. De er låst på det tidspunkt der blev udmeldt.
Klik stamkortet i Ny eller Kladde og kontaktoplysninger og adressefelter aktiveres igen.

Kontroller og ret om nødvendigt oplysningerne
Nu kan du indmelde medlemmet

Hvis du har brug for også at “låse” pårørende op skal du skubbe medlemmet i enten Ny eller Venteliste – eller indmelde medlemmet. Derefter kan du redigere medlemmets pårørende

Kan ikke indmelde, da der allerede findes et medlemskab

Oplever du at du ikke kan indmelde et medlem fordi der allerede er et aktivt medlemskab og måske får beskeden at du ikke kan indmelde medlemmet fordi vedkommende allerede har et eksklusivt medlemskab af typen “primært medlemskab” så er her løsningen

Man kan kun være medlem af Landsorganisationen en gang. Men man kan sagtens have medlemskaber i flere grupper eller kredse – og kan også betale kontingent flere steder, uden at det giver problemer. Men en gruppe eller kreds er der man har sit primære medlemskab. Det er den gruppe/kreds man har sit primære medlemskab i der opkræves kontingent af landsorganisationen.

Hvordan opretter man så et sekundært medlemskab?
Medlemmet er jo allerede indmeldt og skal derfor ikke indmeldes igen
Man opretter det sekundære medlemskab ved at tildele en medlemsbærende funktion i en enhed (Eks. kan man blive enhedsassistent i bæverflokken eller man kan blive Holdleder for Pilte)

Medlemsbærende funktioner er lederfunktioner samt funktionen Enhedsmedlem/Enhedstilknytning
Se vedledningen Funktions og rettighedsoversigt for dit forbund/korps for at få overblik over funktioner og deres betydning.

Du tilføjer en funktion ved at går til den pågældende enhed/Hold/udvalg.
Vælg Funktioner
Klik Opret
Vælg medlemmet
Vælg funktion
Sæt startdato for funktionen

Læs evt også Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis medlemmets oprindelige stamkort ikke er tilknyttet gruppen/kredsen endnu så kontakt supporten og få det oprindelige stamkort tilknyttet jeres gruppe/kreds.
Du finder oplysninger om at kontakte supporten her: Kontakt

 

Når jeg vil melde personer ind kommer jeg i stedet til dublettjek

Mange har oplevet at havne i dublettjek, så her kommer lige par gode råd:

  • Når man indmelder et barn, sørg for det kun er barnets egne kontaktoplysninger som gemmes på barnets stamkort. Kontaktoplysninger på mor og/eller far gemmes på deres stamkort.
  • Hvis mor og/eller far allerede er oprettet fordi medlemmet har søskende i gruppen eller de er ledere, så skal du bruge de allerede gemte oplysninger ved at knytte de eksisterende stamkort til det nye medlem, som pårørende. Læs mere i vejledning “Kom godt i gang med Spejdernes Medlemsservice”.
  • Har du i forbindelse med konverteringen fået den samme pårørende med over flere gange så vælg det stamkort der skal bruges fremadrettet og lad det være. Åben de andre stamkort og slet alle kontaktoplysninger i form af mail og telefonnumre, tryk Gem. Det minimere risikoen for at du havner i dublettjek.

Skulle det ske, at du stadig havner i dublettjek, så send det videre til korpskontoret, så prøver vi at hjælpe dig med at få det fikset.

Oprykning – hvordan finder jeg let dem der skal rykke op?

I Medlemsservice er der en oprykningsfunktion
Er man gruppeleder, kasserer eller medlemsansvarlig og dermed har adgang til alle medlemmer kan man rykke medlemmer op fra en enhed/afdeling til en anden. Man skal have fuld adgang til medlemmerne i den enhed/afdeling der rykkes fra og i den der rykkes til.

Oprykningsfunktionen sørger for

  • at afslutte medlemsfunktion i gammel enhed/afdeling
  • at oprette medlemsfunktion i gammel enhed/afdeling
  • ændre kontingentsats hvis der er en anden kontingentsats i den nye enhed/afdeling

Der er udarbejdet en lille guide du finder under Tips og tricks. Den hedder: Nr. 18: Hjælp til oprykning

OBS Oprykningen gennemføres først når man manuelt klikker på Gennemfør oprykning
Det anbefales ikke at gennemføre oprykningen før lige omkring oprykningstidspunktet da det så kan forvirre dig hvis du skal foretage en udmelde i mellemtiden

Oversigt over Fototilladelser, Børneattester og Accept af behandling af helbredsoplysninger

Flere har spurgt efter hvordan man kan lave et udtræk af fototilladelser. Nu skal man naturligvis være omhyggelig med data man trækker ud af Medlemsservice. Dette skal derfor betragtes som et værktøj til overblik og ikke en opfordring til at eksportere data som ligger på egen PC eller som print i en taske. Der er udarbejdet en eksportliste som findes under Medlemmer. Den hedder: Medlem: Navn, Alder, Fototilladelse, Accept helbredsoplysninger, børneattest.

For at hive en eksportliste ud så markerer du de medlemmer der skal eksporteres.
Klik Flere
Klik Eksporter
Vælg den liste du vil eksportere.

Pårørende kommer ikke frem når jeg søger for at tilføje til et nyt medlem

Når storebror er stoppet til spejder er det jo glædeligt når lillesøster kommer og vil være med

Man skal naturligvis bruge de eksisterende stamkort (dem fra storebroderen) så historik beholdes og man ikke får dubletter.

Man klikker ind på stamkortet for det nye medlem
På Pårørende fanen tilføjer man forældre
Først relationen (husk at den skal vende rigtigt) og derefter navn og slut af med at klikke Tilføj Pårørende

Kommer pårørende ikke frem når man søger så brug Søg flere
I stedet for hele navnet så søg på eks. Per – og klik Søg flere, som står nederst.
Fjern eventuelt filtre Fravælg inaktive kontakter
Nu kan du søge på navne, adresse, mobilnummer, e-mailadresse

Under Søg flere er det at man bliver glad for at sætte -X på efternavnet når man annullerer stamkort i forbindelse med håndtering af dubletter.

Problemer med at genindmelde et tidligere medlem

Hvis et udmeldt medlem gerne vil med i jeres spændende fællesskab igen sker det nogle gange at de bruger den digitale indmeldelsesblanket.
Derved får den samme person to stamkort – der er dublet.

Nu drejer det sig om at finde det Inaktive stamkort frem og opdatere det gamle stamkort med eventuelt nye oplysninger

Måske får du en dublet-melding og så er det jo let at tage fat i det gamle stamkort
Men måske skal du fremsøge de tidligere stamkort manuelt

Når man manuelt skal søge i Inaktive stamkort så går man til sin medlemsoversigt
Fjerner Aktiv filtret så man søger på alle stamkort i gruppen/kredsen
Nu har du to eller flere stamkort som findes på den samme person

Det gamle stamkort har et medlemsnummer. Dette stamkort er det stamkort vi vil beholde
Derfor sætter du det i status Kladde eller status Ny

Herefter kontrollerer du at kontaktoplysninger, bopælsadresse og eventuelle pårørende er som det skal være.
Husk også at se om der er angivet Betaler der skal overføres

Når du er færdig med at kopiere de nyeste oplsyninger over til det stmkort der skal genaktivere, så annulelrer vi det stamkort der er blevet dubletten af det eksisterende stamkort.
Klik Rediger
Sæt -X på efternavnet (Jes. Jensen-X)
Fjern e-mail og mobilnummer
Klik Gem
Sæt stamkort i status Annulleret – eller Inaktiv alt efter hvad der er muligt.

Til slut kan du genindmelde medlemmet

Giver det problemer så kontakt eventuelt supporten
Husk at oplyse hvem det drejer sig om og eventuelt ønsket indmeldelsesdato

Læs eventuelt også om dubletter: Dublet – hvordan håndterer jeg det?Dublet – hvorfor sker det? eller Når jeg vil melde personer ind kommer jeg i stedet til dublettjek.

 

 

Sådan genindmelder du et medlem

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Klik stamkortet i Ny eller Kladde
Opdater postadresse og evt kontaktoplysninger på medlemmet
Vær omhyggelig med at sætte Starter i enhed så vedkommende kommer på det nye hold/den nye enhed og ikke den vedkommende tidligere er indmeldt i.
Kontroller at der evt. er pårørende og primære kontakter
Kontroller at der evt. er korrekt betaler angivet, hvis medlemmet ikke selv skal betale

Nu kan du indmelde medlemmet

Kontroller at medlemmer får tildelt de funktioner der hører til medlemskabet.
Eks Enhedsmedlem hvis det er et med
Enhedsleder hvis der er tale om en leder i en enhed

Kontroller at kontingent sættes rigtigt op, hvis I benytter kontingentopkrævning via Medlemsservice
Kontakt evt. kassereren hvis du ikke har de fornødne rettigheder eller ikke er erfaren nok med kontingentopsætning

 

 

#genindmeld #indmeldelse #tidligere medlem #enhed #hold #funktioner

 

Stop af kontingentopkrævning

Ved udmeldelse af medlemmer skal kontingentopkrævningen som regel standses
Benytter man knappen Udmeld stoppes medlemskab, funktioner og kontingentopkrævninger

Se evt. Tips og Tricks Nr 33 Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning, som beskriver hvordan man udmelder medlemmer og får standset kontingentopkrævning.

Man skal huske at medlemskab og kontingnetopkrævning ikke hænger sammen
Man kan godt opkræves kontingent selv om man ikke har et primært medlemskab. Det er til sekundære medlemmer, støtteforeninger mv.

Hvis kontingentopkrævningen af en eller anden årsag ikke standses ved udmeldelse så kan man redigere kontingentkontrakten

Hvis man har et udmeldt medlem og der ikke stå en slutdato på kontingentkontrakten

Det er der ikke i dette eksempel

Derfor går man ind på kontingentkontrakten
Klike på Kontrakter

Klik på den kontrakt der skal redigeres

 

Klik Rediger når kontrakten åbner sig

 

Klik på den kontraktlinie der skal redigeres.
Det gøres eks ved at klikke der hvor man vil sætte en slutdato ind på kontraktlinien

 

Angiv en slutdato for nuværende kontraktlinie.
Den skal være tidligere en Næste periodes start

 

Ovenstående er den bedste måde at afslutte kontingentopkrævning på
Det sikrer at vi har historikken på opkrævningerne og grundlaget for opkrævninger

 

Man kan også vælge at slette kontingentkontrakten helt.
Dette bør være en nødløsning som kun bruges hvis der er blevet rod i opkrævningen.
Sletter man kontingnetkontrakten fjerner man også historikken helt og så kan eksempelvis supporten ikke svare på hvorfor der evt. er sket opkrævninger

 

#udmeldelse #kontingentopkrævninger #kontingentkontrakt #opkrævning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tips vedrørende Børneattester

Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside

Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind via Borger.dk i stedet for direkte i e-boks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.

Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.

Vi har stamkort i status Kladde
Stamkort der står i status kladde er (eller rettere bør) kun være stamkort der er ved at blive redigeret på en eller anden måde. Det kan være et stamkort der skal opdateres oplysninger på inden det sættes i Ny, Venteliste eller indmeldes.
Har jeres gruppe/kreds stamkort i status Kladde og som ikke er på vej til Ny, Venteliste eller til indmeldelse så skal de annulleres ellers gøres inaktive.
Der var engang at pårørende til aktive medlemmer ikke kunne logge ind hvis de blev skubbet i Inaktiv eller annulleret men det er ikke tilfælde længere hos FDF, De grønne pigespejdere, Baptistspejderne eller KFUM-spejderne.
 

Det er god stil at få ryddet op

Læs eventuelt om at annullere stamkort her: Fjerne stamkort der ikke skal bruges.

.
.
.
.
#oprydning #stamkort #dublet #dubletter #annulleret #annulleres

Medlemsbekræftelse

Datoen for seneste generalforsamling bliver ikke opdateret på Medlemsbekræftelsen

Har du opdateret dato for generalforsamling eller medlemmer efter at du har åbnet kladden for medlemsbekræftelsen skal du klikke Opdater før siden opdateres med de nye oplysninger.

Hvordan udfylder jeg Medlemsbekræftelsen

Det er Medlemsansvarlig, Gruppeleder og Gruppekasserer der kan udfylde og afslutte Medlemsbekræftelsen. Det er en god ide at få aftalt indbydredes hvem der er ansvarlig for det i gruppen/kredsen

Denne guide er generel og vejledende. For præcise detaljer for det enkelte korps henvises til vejledninger udgivet af korpset.

Kort fortalt skal du
1. Sikre at der på gruppens stamkort i Medlemsservice står hvornår I senest har afholdt gruppemøde
2. sikre at alle medlemmer er registreret korrekt med fødselsdato og indmeldelsesdato (eventuelt udmeldelsesdato)
3. Herefter kan du åbne medlemsbekræftelsen og vinge dem af der er medlemmer pr. 31/12, har været medlemmer i minimum 3 måneder af året (altså tidligere medlemmer udmeldt i løbet af året) – og alle skal have betalt minimum 75,- kr i personligt indbetalt kontingent (altså ikke frikontingenter, kontingent hvor kommunen eller en forening betaler). De skal være grønne når du var “vinget” dem af som betalende medlemmer.
Mangler der meldemmer på din liste er det fordi de ikke er registreret korrekt under pkt 2

Har du opdateret dato for generalforsamling eller medlemmer efter at du har åbnet kladden for medlemsbekræftelsen skal du klikke Opdater før siden opdateres med de nye oplysninger.
Hvis du løber ind i problemer: Læs vejledningen
Dernæst kan du skrive til medlemsservice support eller kontakte Korpskontoret/Administrationscentret i deres åbningstid.

 

Jeg har fået lukket Medlemsbekræftelsen før jeg var færdig

Kommer du til at afslutte medlemsbekræftelsen før du er færdig med at redigere kan du få Medlemsbekræftelsen genåbnet.
Du skal enten skrive til Medlemsservice support eller rette henvendelse til Administrationscentret/Korpskontoret (Men ikke begge steder!)

Min side

Digital indmeldelse

Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde.

Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud.

Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten.
På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil.

Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen.

Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld
Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem.
Man udfylde alle felter der er markeret med en rød *

Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt og modtager en velkomstmail fra gruppen/kredsen og indtil man anmoder om udmeldelse. Spejdere og FDF er ikke en sæson på halvt eller helt år som det eks. ofte er i ungdomsklubber eller idrætsforeninger. Man skal altså ikke indmeldes hvert år.

Alle grupper og kredse har deres egen “personlige” digitale indmeldelsesblanket som man bør kunne findes på deres hjemmeside eller Facebookside
Husk at læse i toppen at det er den rigtige kreds/gruppe man anmoder om indmeldelse i


Gruppens/kredsens forberedelse

Linket til den digitale indmeldelsesblanket bør ligge på hjemmesiden eller i en Facebookside så den er let at finde .

Linket findes på kredsens/gruppens stamkort:

Linket kopierer man ind på sin webside, Facebookside. Laver evt. som QR kode i spejderhuset/kredshuset.
Online indmeldelse skal være aktiveret med en af de muligheder der er på listen.

Online indmeldelse skal sættes op på alle enheder/hold og kan være forskellig, således at det passer til netop det enkelte hold.

Oplysningerne om det enkelte hold/enhed findes på enhedens/holdets stamkort under medlems- og mødeinfo.

Nogle foretrækker at skrive klassetrin i stedet for alder. Det kan man gøre og så bare leve med at der står “år” bagefter.

Der er mange fordele for gruppen/kredsen ved at benytte den digitale indmeldelsesblanket.

  • For det første skal I ikke selv indtaste oplysningerne og slipper for at tyde håndskrevne sedler
  • Forældrene lærer at benytte Medlemsservice
  • Der bliver taget stilling til Fototilladelse
  • Der bliver taget stilling til behandling af helbredsoplysninger
  • Evt. bliver der taget stilling til Betaler af kontingent (hvis kassereren sætter spørgsmålet op på kredsens/gruppens stamkort

 

#indmeldelsesblanket #digital indmeldelse #nyt medlem #genindmeldelse #overflytning

Digital udmeldelse

Hvis et medlem ikke længere ønsker at være medlem af spejder/FDF så skal man udmeldes.
Spejder og FDF er ikke en sæson som i andre foreninger, men man har et medlemskab fra man bliver indmeldt til man bliver udmeldt.

I Medlemsservice kan man anmode om udmeldelse.
Det er let og man skal blot besvare årsag til man ønsker at blive udmeldt.

Spejdergruppen eller kredsen behandler anmodningen om udmeldelse hvorefter den effektueres.
Udmeldelsesdatoen bliver typisk den dato anmodningen er udfyldt.

Hernedenfor vises hvad man skal gøre på en computer.
Længere nede indsættes billeder af hvad man ser på en mobiltelefon.

I eksemplet ønsker Freja Fejekost at blive udmeldt. Det er Frejas mor Fiona der udfylder anmodningen.

Anmodning om udmeldelse på computer

Fiona logger ind med sin e-mailadresse og kodeord
Derefter kommer Fiona ind på Min side
Her klikkes på Frejas profil

På Frejas profil kan kan Fiona se alle oplysninger registreret på Freja
Nederst til venstre findes oplysninger om medlemskaber

Her klikkes på Afslut medlemskab

Vær opmærksom på at anmodning om afslutning af medlemskab i en kreds/gruppe ikke påvirker evt. aktive funktioner i andre kredse/grupper eller i forbund/korps.

Ved overflytning til en anden gruppe/kreds vil det være en god ide først at sikre at man er registreret i den den nye kreds/gruppe
Kontakt den nye kreds/gruppe eller supporten

 

Anmodning om udmeldelse på mobiltelefon

Fiona logger ind med sin e-mailadresse og kodeord
Derefter kommer Fiona ind på Min side
Her klikkes på Frejas profil

På Frejas profil kan kan Fiona se alle oplysninger registreret på Freja

Da der ikke er plads til så meget information på mobiltelefonens skærm skal der scrolles langt ned til Medlemskaber

Har man en telefon der kan vise bredformat når man lægger den ned ser det således ud:

Kan man kun se højformat så skal man scrolle til højre
Læg mærke til at den røde pil viser at billedet går længere ud end skærmen og der skal scrolles

Her klikkes på Afslut medlemskab

Vær opmærksom på at anmodning om afslutning af medlemskab i en kreds/gruppe ikke påvirker evt. aktive funktioner i andre kredse/grupper eller i forbund/korps.

Ved overflytning til en anden gruppe/kreds vil det være en god ide først at sikre at man er registreret i den den nye kreds/gruppe
Kontakt den nye kreds/gruppe eller supporten

 

#udmeldelse #digital udmeldelse #afslut medlemskab #overflytning #flytning

 

Hvad er et stamkort?

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

 

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

 

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvordan fungerer udlægshåndtering?

Udlægshåndtering er en funktionalitet udviklet til at hjælpe ledere og frivillige med, at klare afregning af udlæg på en enkel og hurtig måde.

Fra “Min side” kan den enkelte leder oprette udlæg for udgifter, man har afholdt i gruppen. Derefter kan de med klik sendes til kasseren, der kan bogføre dem og udbetale pengene til lederen. Alle bilag håndteres elektronisk.

Det letteste er at indsende udlæg vi Min side
På en computer se det således ud

 

På en mobiltelefon ser der således ud

Klik først på menuen og
vælg derefter udlæg

 

Man kan også oprette udlæg i backend.
Det kræver dog ret meget øvelse og bør kun bruges af dem med fuld økonomiadgang

I backend delen kan ledere holde styr på om deres udlæg er indsendt, hvor de er i processen og selvfølgelig om pengene er udbetalt
Udbetalingen registreres kun hvis kassereren bruger regnskabsdelen i Medlemsservice – eller hvis vedkommende registrerer udbetalingen særskilt

Indsender man udlæg uden at have lederfunktioner har man ikke backendadgangen

 

 

#udlæg #Min side #frontend #backend

 

Tips vedrørende Børneattester

Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside

Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind via Borger.dk i stedet for direkte i e-boks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.

Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.

Vælge KFUM-spejdernes ledermagasin ILDHU

Hos KFUM-spejderne kan man siden 1. juni 2023 vælge om man ønsker at modtage ledermagasinet ILDHU
Som udgangspunkt modtager man ledermagasinet fra man fylder 17 år.
Som udgangspunkt sendes der et eksemplar til hver postadresse

Man kan imidlertid nu ønske om man ønsker at modtage sit eget personlige eksemplar uanset om der bor flere i hustanden
Man kan også helt fravælge ledermagasinet ILDHU på sin personlige profil

Du skal logge ind på Min side
Klik Rediger

Vælg hvordan du ønsker at modtage Ildhu/ikke ønsker at modtage ILDHU

Husk at klikke på Gem for at afslutte

 

#ledermagasin #KFUM-spejder #lederblad #ildhu

 

 

Regnskab

Aflyst arrangement, tilbagebetaling af penge

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales

Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice.
Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement
Desuden er der en videovejledning om emnet.

Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti
For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale

 

Guiden kan også bruges ved tilbagebetaling af betalt kontingent. Eks. hvis medlem er udmeldt eller der er blevet opkrævet mere end der skulle og fakturaen nåede at blive betalt

 

 

 

#tilbagebetaling #kontingent #kreditering #aflyst arrangement #arrangement #betaling

 

 

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort

Klik Rediger
Klik på Økonomifanen

Rul lidt ned på siden

 

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

 

 

#betalingskontakt #udlægsgodkender #kontingentfaktura #nykasserer #kasserer #kontingent #faktura

 

 

Bankafstemning – konto 3025 Bank mellemregning

Ved import af kontoudtog (CSV eller automatisk) posteres alle linjer på bank journalens
konto (typisk 3000 etc.). De modposteres på en ny konto, 3025 Bank mellemregning.
På den måde vil konto 3000 altid afspejle hvad der står i banken (ved seneste import – Med
automatisk bank import vil det være “næsten real time” (indlæses engang i døgnet).

Efter import skal kontoudtoget “bogføres” for at udligningen kan påbegyndes. Dette sker
automatisk hvis der under importen vælges “Importer og udlign”.
Den automatiske bankimport slutter af med at bogføre kontoudtoget, ifald der er hentet
posteringer. Derved vil antal linier til udligning fremgå af regnskabsoversigten.
Efterhånden som de afstemmes, flyttes de fra 3025 til den valgte konto.

Kontoudtog har et flow med 3 statusniveauer:
Ny: Her kan linier tilføjes og redigeres
Behandler: Her er posteringerne på bankkontoen bogført, og dermed afspejler regnskabet
realiteterne i banken. Og her kan der udlignes.
Valideret: Markeret kontoudtoget som færdigbehandlet. Kan kun ske såfremt samtlige linier
er afstemt.
Det er muligt både at gå frem og tilbage i dette flow via knapper. Udligninger vil ikke blive
slettet eller ophævet ved dette.

Udligningen for en enkelt linie kan ophæves via “Ophæv udligninger” knappen på linien.

Bankafstemning – konto 3026 Udestående indbetalinger og 3027 Udestående udbetalinger

Registreres et bilag som betalt (faktura, udlæg etc.) vil det i første omgang IKKE blive
posteret på bank journalen/kontoen, men på 3026 Udeståendende indbetalinger hhv. 3027
Udeståendende udbetalinger.
De vil så fremstå som “blå” forslag i bankafstemningen, og når de afstemmes, forsvinder
disse posteringer til fordel for den, der blev skabt på banken ved importen.

Det betyder, at du nu ikke skal være bange for at trykke på “Registrér betaling” i udlægshåndteringen.

Bankafstemning – konto 3041 Likviditetsoverførsel

Der oprettes en ny konto 3041 Likviditetsoverførsel til brug for interne overførsler mellem egne
bankkonti ifald den ikke findes i forvejen.

Brug denne konto som modkonto, når du overfører penge fra én af jeres konti til en anden af jeres egne konti.

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

Ønsker du at hente oplysningerne ud for eksempelvis at efterbehandle dem i Excel kan du læse om eksporter her

 

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Faktura og posteringsbilag er “smeltet sammen”

Dette er primært en teknisk ændring, man finder fakturaer hvor man plejer, og de ligner sig
selv.
Men det giver nogle fordele:
– Åbnes en “faktura” fra bilagsoversigten vises den i fakturavisningen, og ikke som i
v12 hvor det var finansposteringerne, og så via henvisningslinket kunne man komme
til fakturaen
– Nu da faktura og postering er “det samme objekt” er der kun et sted at vedhæfte filer
– Det gør det nemmer at finde dem
– Kladde-fakturaer medtages i rapporter hvis der er valgt “Alle posteringer”

Posteringer har nu også en “annulleret” status. Denne medtages IKKE i rapporteringer. “Alle
posteringer” valget betyder kladde + bogførte
Fakturaer har så udover “bogføring statusen” også en “Betalingsstatus” (når de er bogført):
Ikke betalt Svarende til Åben i v12
I betaling
Betalt
Delvis Betalt
Tilbageført Når den er udlignet med en kreditnota. Fakturaer krediteret under v12 har
Refunderingsfanen, og disse har fået opdateret status til “Tilbageført” hvis der er et 100%
match
Fakturaer krediteret under v8 er blevet forsøgt matched ud fra “kilde” på kreditnotaen, og
status opdateret hvis muligt

Bogføringsstatus vises øverst til højre på samme måde som i v12. Betalingsstatus som et
skråbånd

Fejl 500 Internal Server Error ved opsætning eller fornyelse af den online bankimport

Du skal være opmærksom på, om din browser har installeret et program (en extension) til at fjerne trackings. Det kan fx være “ClearURLs til Firefox og lignende. Disse extensions skal du slå fra før du påbegynder opsætningen.

Hvad kan jeg bruge regnskabsdelen til?

Regnskabs delen er et økonomiprogram, med:

  • en regnskabsdel, sådan som man kender f.eks. fra Winkas, Summa Summarum, e-conomic og andre online regnskabsprogrammer der typisk anvendes af foreninger. Dvs. bogføring af indtægter og udgifter, kontoplan, indlæsning af bankkontoudtog og opstilling af årsregnskab, budget mm.
  • kontingenopkrævning, hvor det er muligt at sætte en automatisk opkrævning på de enkelte medlemmer så man alene ved at vedligeholde kontingentsatser hele tiden får opkrævet sin medlemmer kontingent.
  • abonnementsbetaling eller kortbetaling når der sendes opkrævninger ud. Medlemmer kan via et link betale de opkrævninger, som gruppen sender ud, hvad enten det er kontingent eller andre ydelser der opkræves.
Hvad koster det at bruge Medlemsservice?

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Fx er der en udgift pr oprettet arrangement, også hvis arrangementet er gratis ?

Hvis ja – Findes der en prisliste for brug af de forskellige service ?

Svar:
Brug af Medlemsservice er en service som tilbydes fra korpset.
Dette inklusive fri adgang til brugervejledninger og dansk support via e-mail
Grupperne/kredsene skal registrere medlemmer i Medlemsservice og Medlemsservice er en del af korpsets/forbundets service overfor grupperne/kredsene.
Den eneste udgift i får er ved betalinger af kontingent og tilmeldinger til arrangementer.
Det er alene udgiften til transaktionen på betalingsgatewayen og det er afhængig af hvilket betalingskort der benyttes og beløbets størrelse. Dankort er billigst og koster fra 0.75 kr til 1,39 kr. Derefter kommer VISA som typisk koster 1,50 kr – 5,- kr. Mastercard koster typisk fra 2,50 kr til 10,-kr – men afhænger igen af kortet.

Mobilepay koster transaktion på kortet + 1,- kr

Man kan ikke selv bestemme hvilke kort der benyttes, men man kan opfordre forældrene til at benytte Dankort når det er muligt.

Man skal være opmærksom på at VISA og Mastercard er kreditkort. Det vil sige at betaleren kan vente med at betale, men det er “butikken” der skal vente på at få pengene udbetalt. Dog er pengene sikret og betalingen registreres øjeblikkeligt.

Der ligger ikke en prisliste på betalingstransaktioner da det afhænger af det enkelte forbund/korps og det er en anelse komplekst at beskrive. Man kan kontakte kontoret hvis man ønsker præcis besked. Ovenstående beløb er hvad der i hele træskolængder betales for betalinger fra 50kr. til 2,500,- kr.
SMS angives med en pris. Der er endnu ikke tale om at dette beløb vil blive opkrævet. Man kan derfor indtil videre sende SMS uden yderligere omkostninger. Hvis opkrævning kommer på tale bliver grupper og kredse varslet i forvejen.
Kort sagt er der ikke noget at bekymre sig om før man tager funktionerne i Medlemsservice i brug.
Jo flere funktioner man benytter, desto mere får man for sit kontingent 🙂
#omkostninger #udgifter #gebyr #hvadkosterdet #service
Hvad skal vi huske når vi skifter kasserer

Når man skifter kasserer i gruppen/kredsen er der en masse praktiske ting man huske
Her er nogle af de ting man skal huske

Udover at tildele ny kasserer funktionen gruppekasserer/kredskasserer i Medlemsservice, så skal man fjerne funktionen fra den fratrædende kasserer
Hvis den fratrædende kasserer skal hjælpe den nye kasserer i gang kan vedkommende have funktionen Økonomiassistent (DDS Økonomiansvarlig) i en periode

Men der er også lidt andre ting der er værd at kigge på

  • Betalingskontakt på gruppens stamkort (det navn der står som kontakt i fakturamails – find evt. hjælp her
  • Udlægs godkender (dem der får notifikation ved nye udlæg) – find evt. hjælp her

Kan du ikke finde gruppens/kredsens stamkort er der hjælp her

Den nye kasserer skal gerne automatisk blive følger på Gruppen, men ellers kan det sættes op manuelt.
Den gamle kasserer vil nok gerne fjernes som følger på Gruppen og eventuelt enheder/afdelinger. find evt. hjælp her
Men der er også andre ting en Medlemsservice
Husk at opdatere jeres oplysninger hos kommunen og andre samarbejdspartnere.
Så er der lige det med at få givet adgang til banken. Det kan tage lidt tid 🙂
Håber at ovenstående tips kan bruges
Savner du ting på denne liste så send en mail til ir@medlemsservice.nu
#ny kasserer #kassererskifte #regnskab
Hvem modtager mail omkring kontingentopkrævning?

Vi har fået flere spørgsmål omkring hvem der modtager mail i forbindelse med kontingentopkrævning

Kontingentfakturaen udstedet til medlemmet hvis der ikke er angivet betaler på medlemmet
Er der angivet betaler så udstedes fakturaen til betaler

Derefter udsendes mail efter nedenstående flowskema:

Der er ikke forskel på om medlemmet står som betaler på sig selv, men det er stadig en god ide at sætte betaler på da det så er ens for alle.

Vær i øvrigt opmærksom på at betaler profilen har samme medlemsnummer på medlem eller pårørende profilen! Det kan smutte ved dubletoprydning.

 

#kontingent #mail #e-mail #betaler #debitor  #pårørende #primær kontakt

Hvilke moduler er der i Medlemsservice?
Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS
  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

  • Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?
Spørgsmål: Under menupunktet Kort-transaktioner kan man nogle gange se at betalinger fjeler.
Hvad betyder fejlkoderne
Svar: Det er ikke helt let at svare kort på
Det bedste er at få forældrene til at logge ind og tilmelde et gyldigt kort.
Det er vigtigt at kortet tilmeldes på det stamkort som faktura er udstedt til.
Vi ser ofte at man registrerer kort på barnet – medens forældre er betaler
Så har der været issues med at i forbindelse med at der er indført 3D identifikation at så er der nogle af de tidligere tilmeldte kort der fejler, selv om det ikke skulle være nødvendigt med eksisterende aftaler før 1/1-2021
Her kan man tilmelde betalingskortet igen så den ekstra sikkerhed registreres rigtigt. Det er hurtigere end at gå til kortudstederen og argumentere for at det var en eksisterende aftale.
Senest har en kasserer oplevet at hvis der har været “tom konto” så starter automatisk betaling ikke op igen før man tilmelder kortet igen.
Den første ting er vejledning/misforståelse og det kan du gøre noget ved.
De to sidste ting er noget med pengeinstituttet/kortudsteder – men her kan du også vejlede
Hvis du vil nørde fejlkoder kan du eks. bruge denne
Kode 200 er nok den der kommer oftest. Den betyder at der ikke er sikkerhed for at honorere beløbet.
Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

 

På gruppens stamkort er der flere faneblade

 

Enheden/holdet har også et stamkort

 

 

 

 

 

 

 

 

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan ændrer man kontingentsats på et eller flere medlemmer

Hvis man skal ændre kontingentsats på et eller flere medlemmer bruger man kontingentguide
Man bruger ALTID kontingentguide man bør ALDRIG begive sig ud i at redigere kontingentkontrakter manuelt

Skal man ændre kontingentsatsen på mange medlemmer så er her en opskrift:

Gå ind på kontingent oversigten i Regnskab (I topmenuen klikker du Rapportering og vælger Kontingent oversigt)
Marker alle dem der skal have den nye kontingentsats
Klik Handling
Vælg Kontingentguide
Vælg ny kontingentsats
Sæt starttidspunkt (eks. 01-01-2024 så det passer med skæringstidspunkt på både ny og gammel kontingentsats
HUSK at der skal være vinget af i Stop aktuelle (det er der som standard)
3: Vælg den nye kontingentsats
4: Sæt ønsket start dato for ny kontingentsats – vælger du en skæringsdato der er fælles for den nye og gamle kontingentsats så får du ikek overlap og dermed risikerer dobbeltkontingent for en periode
5: Klik Gem når du er færdig
OBS: A og B skal ikke røres ved!
#kontingentsats #masseredigering #ændre periode
Hvordan ændrer man prisen på en kontingentsats

Du ændrer prisen på en kontingentsats med at sætte en ny prislinie ind på kontingentsatsen

Find kontingentsatsen
Klik Rediger
image.png

Du må IKKE redigere i den eksisterende prislinie!

Klik Tilføj linie

Udfyld med startdato for den nye pris.
Startdatoen skal være første dag i den kontingentperiode hvor den nye pris skal bruges. Hvis det eks. skal gælde alle medlemmer der indmeldes fra i dag og alle fremtidige opkrævninger så sætter du startdatoen i dag

samt beløbet

Du skal IKKE trykke ENTER – men tryk Gem når du er tilfreds

Du må ikke selv forsøge at ændre det tal der står i dette felt

Dette felt er kun et infofelt.
Ændrer man på det så kan man bringe forvirring til sig selv og andre.
Feltet opdateres automatisk af Medlemsservice når der er behov

Når du har oprettet en ny prislinie vil kontingentsatsen se således ud:

 

 

 

 

#kontingent #ny pris #prisstigning #opdatere #prisjustering

Hvordan fungerer kontingentopkrævning?

Kontingent opkrævning er særlig funktionalitet, som er udviklet til Medlemsservice.

Læs introduktionen for en nærmere beskrivelse af hvordan det fungerer. Det er beskrevet i Regnskabsvejledningen i Afsnit 3
Når først opsætningen er kommet på plads kører det “næsten” automatisk og den vigtigste opgave i gruppen bliver et vedligeholde sin medlemsdatabase, sine kontingentsatser og så håndterer de medlemmer der ikke bruger kortbetaling eller på anden måde skal håndteres manuelt.
Samtidig med opkrævningen bogføres alle posteringer vedr. kontingentopkrævning på plads i regnskabsdelen.

Man kan hente hjælp hos supporten til at få sat gruppens/kredsens kontingnetopkrævning op
Supporten skal altid kontaktes for at starte kontingentopkrævningen, også selv om man klarer opsætningen uden anden hjælp en vejledningerne.

Hvordan fungerer udlægshåndtering?

Udlægshåndtering er en funktionalitet udviklet til at hjælpe ledere og frivillige med, at klare afregning af udlæg på en enkel og hurtig måde.

Fra “Min side” kan den enkelte leder oprette udlæg for udgifter, man har afholdt i gruppen. Derefter kan de med klik sendes til kasseren, der kan bogføre dem og udbetale pengene til lederen. Alle bilag håndteres elektronisk.

Det letteste er at indsende udlæg vi Min side
På en computer se det således ud

 

På en mobiltelefon ser der således ud

Klik først på menuen og
vælg derefter udlæg

 

Man kan også oprette udlæg i backend.
Det kræver dog ret meget øvelse og bør kun bruges af dem med fuld økonomiadgang

I backend delen kan ledere holde styr på om deres udlæg er indsendt, hvor de er i processen og selvfølgelig om pengene er udbetalt
Udbetalingen registreres kun hvis kassereren bruger regnskabsdelen i Medlemsservice – eller hvis vedkommende registrerer udbetalingen særskilt

Indsender man udlæg uden at have lederfunktioner har man ikke backendadgangen

 

 

#udlæg #Min side #frontend #backend

 

Hvordan kan jeg se om der er godkendt betaling for en der er tilmeldt arrangement

Når man tilmelder sig nogle kurser og/eller arrangementer kan det vælges at gruppen/kredsen betaler for deltagelsen
Her skal en fra gruppen/kredsen godkende betalingen før det er gruppen/kredsen der får tilsendt faktura

Medlemsservice sender en mail til betalingsgodkendere
Men det sker at denne mail ender som spam/uønsket post og så skal man efterfølgende ind og godkende uden et direkte link

Du kan let søge tilmeldte frem og få overblik

  1. Vælg Arrangementer i menuen til venstre
  2. Vælg Rapportering i topmenuen
  3. Vælg Deltagere

Derefter vælger du

  1. Listevisning
  2. Favoritter
  3. Deltagere – Betaling afventer godkendelse
  4. Klik på det blå skrå betalingskort

 

Nu kan du vælge:

Godkende betaling (rød pil)
Afvise betaling (gul pil)

 

(*) Kontoret udsender månedligt fakturaer på deltagere. Det er ikke noget der sker automatisk eller noget man skal hente ud af Medlemsservice

 

#betaling #kursus #arrangement #deltager #notifikation# uddannelse #godkendelse #gruppe #kreds

Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Der er mange måder hvor man kan minimere problemet med at medlemmer kommer i tanke om at de skal udmeldes når de får en kontingentfaktura.
Her deles nogle erfaringer som er brugt af andre med succes

En god måde er at undlade at bruge betegnelsen sæson, da det lyder som medlemskabet i en idrætsklub hvor man så at sige køber adgang i et halvt eller helt år
Hos spejderne bliver man indmeldt og forbliver medlem indtil man anmoder om at blive udmeldt. I medlemsperioden betaler man kontingent i nogle intervaller.

Man kan hjælpe forældre og medlemmer med at huske at der starter en ny kontingentperiode. Det kan være at man sender en julehilsen ud i december og skriver nogle praktiske ting Som afslutning kan man minde om at der starter en ny kontingentperiode 1. januar og kontingentopkrævninger udsendes 1. februar. Det samme kan an gøre i juni – blot med en sommerhilsen.

Vedr. kontingentopkrævninger og udmeldelser så kig på Tips og Tricks Nr 33: Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning.

 

 

#udmeldelse #kontingetopkrævning  #kreditering #annullere kontingent

Hvordan kommer jeg i gang med at bruge regnskabsdelen?

Der er lidt arbejde med at sætte regnskabsdelen op og gøre den klar til brug, men deltager man i et af introduktionskurserne eller bruger man “Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice”, så er man godt hjulpet. Det er vigtigt, at man følger vejledninger, da nogle af opsætninger ikke kan rulles tilbage til udgangspunktet.
Har man et grundlæggende kendskab til regnskabsprogrammer og viden om bogføring/regnskab er det forholdsvis enkelt at gå i gang.

Der ligger nogle gode videovejledninger der dels giver grundlæggende indføring i regnskab generelt og der ligger også et kursus i regnskabsdelen. Det er delt op i fire afsnit svarende til et en-dagskursus med de pauser der normalt er lagt ind
Du finder alle videovejeledningerne her

Hvordan krediterer man en kontingentfaktura

Når man skal kreditere en kontingentfaktura – altså annullere den så er her en opskrift.
Bemærk at hvis man skal ændre debitor eller “kunden” så er det en anden metode man skal benytte

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes annulleret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Først vælges krediteringsmetode
Vælg Annuller for at annullere fakturaen
Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Hvis der ikke stilles andet krav så benyt dags dato

Klik Tilføj kreditnota

De to andre krediteringsmetoder beskrives her kort
Opret kladde-kreditnota. Opretter en kladde som kan redigeres. Den skal færdiggøres og udlignes manuelt. Den er nyttig hvis der skal bruges en postering til regnskabet hvis betalt kontingent tilbagebetales

Ændre: Benyttes hvis man eksempelvis skal ændre debitor kunde (Hvis fakturaen er udsted til mor, men det er far der skal betale)

Det er en god ide at gå tilbage på medlemmets stamkort og se efter om krediteringen er registreret og fakturaen er annulleret


Her kan man se at fakturaen er Annulleret og hvilken dato det er sket

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Hvordan opretter man en konto til likviditetsoverførsel

Hvis man ikke allerede har konto 3041 Likviditetsoverførsel i sit regnskab som kan bruges til overførsel mellem bankkonti når man bruger bankimport, så kan det let laves.
Det gøres på samme måde som hvis man ellers vil oprette en ny konto i kontoplanen. Find en konto der ligner og dupliker den og ret den til

I dette tilfælde vil vi gerne lave en kopi af en aktivkonto
Derfor vælger jeg konto 3040 Rådighedsbeløb
Klikker på Handling

Derefter vælger jeg Dupliker

Ret kontonummer (Kode)
Ret Navn

Da vi vil kunne udligne på denne aktivkonto så markeres Tillad udligning

Det specieller ved konto 3041 Likviditetsoverførsel er at vi vil bruge den til at kunne postere overførsler mellem bankkonti.
Derfor angiver vi kontoen som intern overførselskonto

Under konfiguration findes Bank opsætning

Konto 3041 Likviditetsoverførsel som Intern overførselskonto

Bankafstemningstærskel er den dato som kigges tilbage efter uudlignede posteringer når der laves udligninger ved bankimport

 

 

 

 

 

Hvordan oprettes en kontingentkontrakt

Hvis du skal have oprettet en kontingentkontrakt gøres følgende

Det er vigtigt at sikre sig at der ikke findes en kontingentkontrakt i forvejen
Findes der en kontingentkontrakt i forvejen så opdaterer man kontrakten. Se FAQ om dette

Oprette ny kontingentkontrakt

Find medlemmets stamkort eller brug multiredigering. Se multiredigering nederst i denne artikel

1. Klik på fanebladet Kontingent & bidrag

2. Klik på Kontingentguiden

Udfyld felterne

3. Vælg kontingentsatsen
4. Sæt den dato som kontingentopkrævningen skal starte ved
5. Klik Gem

A. Type skal altid være Kontingent
B. Journalen skal altid være Kontingent

 

Multiredigering

Ønsker du at tildele kontingentsatser til flere medlemmer på en gang kan du benytte multiredigering

6. Marker dem der skal tildeles kontingentsats
7. Klik Handling
8 Vælg Kontingentguide

Udfyld felterne som vist ovenfor.

 

Ønsker du at annullere en kontingentkontrakt se denne FAQ: Kan man annullere en kontingentkontrakt?

 

Julekode: de

 

#opstart #kontingent #kontingentkontrakt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hvordan redigerer man en kontingentfaktura?

Når man skal redigere en en kontingentfaktura – altså ændre kunde eller beløbet så er her en opskrift.

Her følger opskriften
Man kan finde fakturaen enten i oversigten med åbne fakturaer eller vi medlemmets stamkort
Her går vi via medlemmets stamkort
Klikker på fanebladet Kontingent og bidrag


Klik på firkanten til højre på den faktura der ønskes ændret

Nu åbnes fakturaen
Klik Tilføj kreditnota

Der findes tre krediteringsmetoder
Her skal vi bruge den nederste – Ændre

Udfyld Årsag og Krediteringsdato. Benyt eventuelt oprindelig fakturadato, men ellers benyt dags dato,

Klik Tilføj kreditnota

Nu er den oprindelige faktura annulleret og du får en ny kladdefaktura
Bemærk at der står Proforma-faktura. Fakturaen er altså ikke færdig endnu.

Klik Rediger

Nu kan du redigere fakturaen
Vi skal have en ny debitor på – en nu kunde
A: Der vælges Debitor – her vælges Frejas mor Filippa
B: Sæt fakturadato. Det vil i udgangpunktet være krediteringsdato, men mnan kan sætte den dato man ønsker
C: Sæt en forfaldsdato (Her vælgers en uge frem da dags dato) Bruger man Betalingsbetingelser så kommer forfaldsdato fra betalingsbetingelserne


Klik Gem når du er færdigmed at redigere

Kontroller at alt ser rigtigt ud
Når du mener at kladdefakturaen ser rigtig ud klikker du Valider

Når der er klikket Valider så bogføres kladden og den er nu en rigtig faktura
Man kan ikke redigere en bogført faktura – så skal man kreditere med Ændre

Husk at få fakturaen sendt til debitor
Klik Send & Print

Skal du ikke bruge en printet kopi så vælg Udskriv fra (Den danner en PDF du kan gemme og eventuelt printe)
Du kan se hvem fakturaen sendes til (Selv om det ser ud til at man kna trilfæje flere modtagere så prøv ikke på det da det let får forsendelsen til at gå i stykker)
Klik Send

Ruller du lidt ned på fakturaen kan du se indholdet i den mail der er sendt

 

 

#Ændring #faktura #betaler #kreditering #opret ny

 

 

 

 

 

#kreditering #annullering

 

 

Hvorfor opkræves udmeldte medlemmer kontingent?

Medlemsservice opkræver kontingent efter kontingentkontrakten og tager ikke hensyn til evt. stop af medlemskab
Der kan også opkræves kontingent for en forældreforening eller støtteforening uden at det kræver at man er medlem af korps/forbund

Lad os forestille os at Jens er udmeldt i august måned og modtager en kontingnetopkrævning i september
Her er hvad kasserer eller økonomiassistent kan gøre:

Du kan søge Jens frem
Fjern aktiv filtret under Medlemmer og så dukker stamkortet op
Her kan man se Jens er udmeldt den 29. august.
Kontingentperioden for 2. halvår starter 1. juli. Da udmeldelsen ikke sker før start på den nye kontingentperiode antages det at der skal betales kontingent for perioden
Gruppen har også betalt korpsafgift for Jens den 1. juli

Det er op til gruppen at beslutte om Jens skal betale kontingent frem til 29. august eller om I eftergiver beløbet
Enten skal fakturaen krediteres hel (Annulleres) eller krediteres delvist ved at den Redigeres

Se eventuelt i Tips og Tricks Nr 33: Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning.
Her har en gruppekasserer lavet en fin guide hvordan man kan sikre at medlemskaber og kontingnetopkrævning afsluttes på en god måde

I oversigten Kontingent oversigt kan man se hvem der skylder kontingent/har åbne kontingentfakturaer og dem som bliver opkrævet næste gang

Du finer Kontingent oversigt under Regnskab

Altså når man har udmeldt et medlem og vedkommende ikke har nogle ubetalte kontingentfakturaer så bør man ikke kunne finde medlemmet på Kontingentoversigten

 

Se eventuelt disse to FAQ artikler:
Hvordan kan man minimere udmeldelser efter kontingentopkrævning er udsendt

Stop af kontingentopkrævning

 

 

#udmeldelse #kontingent #udmeldt #opkrævning

 

Jeg har problemer med at importere CSV fil i forbindelse med bankimport

Bankimport er en meget smart funktion i Medlemsservice, og det sparer kassereren for meget tastearbejde

Filen skal have et bestemt format der beskrives lidt senere i denne artikel. Det er vigtigt at man holder styr på at der ikke er overlap mellem de posteringer der er i CSV filen og der må heller ikke være huller i posteringer. Alle posteringer skal med over i Medlemsservice for at konti stemmer som de skal.

Hos Baptistspejderne, De grønne pigespejdere, FDF og KFUM-spejderne så kan man også benytte on-line bankimport.
Forskellen er at man autoriserer Medlemsservice til at hente posteringsdata automatisk. Det sker hver nat. Man slipper for at holde styr på had der allerede er importeret da der så at sige ligger opdatering hver morgen. Der laves en bankimport som man kender fra den manuelle metode og den gælder for en måned af gangen. Man kan løbende udligne posteringer, men må ikke lukke importfilen før ved månedsskifte.
Læs mere om opsætningen af on-line bankimport i Tips og tricks nr. 36: Opsætning af Online Bank import.

Nu gik spørgsmålet på at der kommer fejl ved import af CSV

Hvis filen ikke er formateret rigtigt vil der komme en fejlmelding om at Medlemsservice mangler et modul
Man skal ikke installere nye moduler, men man skal rette fejlen i CSV filen.
Bankimporten er beskrevet i regnskabsvejledningen ver 2.1.0 afsnit 2.4. Formatet for CSV filen er beskrevet i afsnit 2.4.2

Typiske fejl ved CSV filen er

  • filen skal være semikolon separeret
  • Filen mangler overskrifter for kolonnerne

Typisk åbnes en CSV fil i Excel eller andet regnearksprogram. Det er helt fint for at kigge hvordan filen ser ud
Vil man redigere i filen anbefales det at benytte en simpel teksteditor som Notepad (Windows) eller Terminal (MAC)

Finder du ikek selv løsningen kan du kontakte supporten.
Med send din uredigerede fil der er hentet fra banken. Har du selv forsøgt at redigere din CSV fil så send også denne version med.

 

#bankimport #CSV #semikolon #import #mangler modul #bank #import

 

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

 

Jeg skal oprette et nyt budget, men regnskabsåret findes ikke endnu

Hvis man ønsker at oprette budget for et regnskabsår der endnu ikke er oprettet kan følgende metode anvendes

Gå ind på et allerede oprettet budget som det der liger det du skal bruge (så slipper du for at taste alt forfra)
Klik Flere
Klik Dupliker
Ret årstal (kaldes kode i v8), datoer og beløb.
Gem

En anden mulighed er

Når man klikker Opret så beder den om et finansår – der skal man vælge et der findes eks. 2022
Når man har oprettet budgettet og gemt kan man derefter klikke rediger – og så ændre perioden til at være 01-01-2023 – 31-12-2023

Husk at vælge “Sammenlign med” og det budget man gerne vil sammenligne med
Klik Gem

 

God fornøjelse

 

Kan ikke lukke regnskabsår

Hvis du vil lukke regnskabsår og får en fejlmelding om at: ” For at lukke en periode, skal du først bogføre relaterede bogføringskladder” så er hjælpen her

Der kan ske at man ikke har fået bogført alle bogføringskladder
Der er to steder man skal kigge

Journalposter
I forbindelse med Årsafslutning af regnskab er det beskrevet hvordan man kan gå ind og bogføre resterende Journalposter under Journalposter
Har man  gjort det ser det således ud


Er der Jounalposter der mangler at blive bogført så markerer man dem
Klikker Flere
Vælger Bogfør posteringer

Posteringer
Der kan også gemme sig posteringer som ikke er bogført
Typisk er det posteringer på 0,00 kr som er opstået hvis man er ved at ompostere

Sådan en nul-postering kan man markere og slette
Hvis man i stedet ønsker at bogføre posteringen, så åbner man postereingen og klikker Send
Under Posteringer kan man kun bogføre en postering af gangen

 

 

Kan jeg bruge kontingentopkrævning uden at bruge regnskabsdelen?

Ja det kan man godt, men brug af kontingentdelen kræver, at man laver den grundlæggende opsætning af regnskab

Kan jeg tage kontingentopkrævning i brug midt i året?

Ja det kan man godt, men det kan være lidt udfordrende, hvis man ikke følger vejledningerne nøje.
Gør du dig selv den tjeneste ved at sætte Opkrævningsdage på gruppens Stamkort til -365 til at starte med. Så har du sikret dig tid til at få gjort alt klart. inden første opkrævning. Det sidste man gør inden kontingentkørslerne sættes i gang er at sætte opkrævningsdage til det ønskede tal så det passer med opkrævningerne hen over året.
Under vejledninger findes et regneark der hjælper med at fastslå det rigtige tal til opkrævningsdage

Du kan altid hente hjælp hos supporten vedrørende opsætning af kontingent og de vil hellere end gerne hjælpe dig god i gang.
Der er mange ting i første opsætning som man kun kommer til at gøre en gang og der hjælper supporten gerne så du slipper for at sætte dig ind i disse engangsopgaver
Kontakt til supporten finder du under Kontakt

Kan man annullere en kontingentkontrakt?

Hvis man får startet forkert på opsætning af kontingent opkrævningerne, så er det letteste at slette kontingentkontrakten
Gå ind via Medlemmets stamkort
Vælg fanebladet Kontingent og Bidrag
Klik på Kontrakter

Marker den kontrakt der er tale om
Klik Handlinger – og slet

 

Vær opmærksom på at når du gør dette kan du opkræve kontingent forfra.
Det vil sige at Medlemsservice ikke advarer dig om at perioden evt. allerede er opkrævet.

Når du opretter en ny kontingentkontrakt så brug kontingentguiden

Kontingentguiden stiller alle de relevante spørgsmål
Kontingentsats og fra hvilket tidspunkt der skal opkræves
Vær omhyggelig med at få sat startdatoen for den nye kontingentkontrakt til at være start på den periode der skal opkræves første gang.

 

 

 

Tags: Kontingent, Starte forfra, tildelt forkert kontingentsats

 

Kan man få notifikation når der er nye udlæg?

Hvis der kommer nye udlæg ind er det smart at kasserer og/eller økonomiassistent kan få en notifikation

 

Hvis man ønsker at få en besked når der er ny udlæg skal man være registreret som Udlægs godkender ved Udlægs team
Du finder det på gruppens/kredsens stamkort under Økonomifanen

 

Har I ikke Udlægs godkender ved Udlægsteam så skal man oprette det som Aktivitetsteam som skrevet i den gule markering

For at oprette et aktivitetsteam til Udlægsgodkendelse gøres følgende
Klik på Konfiguration i topmenuen
Vælg Aktivitetsteams
Klik Opret

Udfyld som på ovenstående billede og klik Gem

Man kan sætte alle dem ind som udlægsgodkendere, som man ønsker

 

#Udlæg #Notifikation #Godkendelse #udlægsgodkender

Kan man tilføje mere tekst på en faktura?

Hvis man gerne vil tilføje tekst på sine fakturaer kan Betalingsbetingelser være en mulighed

Det kan være at man hjælper borgerforeningen i byen med at sætte flagstænger op til konfirmanderne eller lignende
Borgerforeningen eller et andet firma eller forening har typisk ikke mulighed for at betale med betalingskort.
Derfor kan det være smart at anføre bankkonto eller lignende på fakturaen

Man opretter betalingsbetingelser under
Regnskab i venstremenuen
Konfiguration i topmenuen
Betalingsbetingelser på listen

Det letteste er at bruge en eksisterende betalingsbetingelse og bruge den som basis ved at klikek Handling og Dupliker.
Nu skal man blot rette kopien til så den eks ser således ud:

Oplysninger kommer med på PDF-filen

 

Det kommer også i mailen der sendes ud når du klikker Send & print:

Her er det på sin plads at minde om at alle betalinger der ikke foretages via betalingskort eller mobilpay i Medlemsservice skal kassereren eller en økonomiassistent udligne ved bankimport for at fakturaen markeres som betalt.
Det er kun kontingentfakturaer der automatisk sendes mail med påmindelse om betaling

Man kan kun benytte sine egene betalingsbetingelser ved manuelle opkrævninger af kontingent.
Men det kan være praktisk i forhold til opkrævninger til en forening elelr fond som typisk ønsker at betale med bankoverførsel.

 

#faktura #betalingsbretingelser #bankoverførsel #tekst på faktura #firmafaktura  #foreningsfaktura

 

 

 

 

Konti kommer ikke med i resultatopgørelsen

Når du ændrer kontoplanen skal du også opdatere den skabelon der laves Resultatopgørelse efter.

Der er beskrevet i regnskabsvejledningen v2.1.0 afsnit 8.2.2. Findes under vejledninger.
I Tips og Tricks Nr 32: Resultatopgørelse og tilpasninger v4 er det beskrevet mere udførligt .
Det kan anbefales at benytte opsætningsguiden og danne en ny skabelon på baggrund af den aktuelle kontoplan
I samme guide er det skrevet hvordan man kan lave brugertilpassede opsætninger af resultatopgørelsen

 

#konti #årsregnskab #resultatopgørelse #regnskab #tilpasse #udskrive

 

Kontingentfaktura og mail

Denne artikel vil belyse nogle af de mange spørgsmål der kommer omkring kontingent og mail med kontingentfaktura

Du finder fakturaen på medlemmets stamkort.
Klikker du på firkanten i højre side så åbner fakturaen

På fakturaen kan man se hvem fakturaen er udstedt til
Det kan være til Betaler
Det kan også være på medlemmet selv
Skiftes der Betaler på medlemmets stamkort efter fakturaen er dannet så ændres fakturaen ikke.
Fakturaen udstedes til medlemmet selv eller den profil der har stået som betaler på det tidspunkt fakturaen er dannet

Vil man gerne sende betalingslinket i en mail til en anden end den som fakturaen er udstedt til eller vil man blot sende betalingslinket i en almindelig mail fra sit mailprogram er det muligt
Du finder betalingslinket på fakturaens faneblad Anden info

Man kan også sende mailen igen
Klik på Send & Print

Hvis du ikke vil have mailen som PDF så fjerne markering i Udskriv

Sæt ikke yderligere e-mailadresser på, selv om det godt kan se ud til at være muligt
Du laver lettest noget forkert så mailen ikke bliver sendt.
Du kan se hvilke profiler mailen vil blive sendt til (Husk at du ikke kan sende mail til dig selv)

 

Ruller du ned på fakturaen kan du se hvordan mailen der er sendt ser ud
Fakturaer der er sendt ud kan du se på fakturaens log

Se evt. FAQ om betalingskontakt hvis der skal ændres på den.

 

Du kan ikke se  betalingspåmindelser på fakturaen
Betalingspåmindelser finder du i loggen på den profil som fakturaen er udstedt til

Læg mærke til at der står nyttig information om hvor man skal tilmelde betalingskort, hvis man ønsker dette
Der er rigtigt mange der får tilmeldt betalingskort på børnene medens man sætter sig selv som betaler

Hold betalingskortet på din egen profil
Sært dig selv som betaler på evt. børn og ægtefælle/partner

 

 

#betaler #rykker #betalingspåmindelse #debitor #restance #gensende #faktura #kontingent #udestående #udskriv

 

 

 

 

 

 

 

 

Kort-transaktioner – dette kan du se (DDS v8)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i venstremenuen et punkt der hedder Kort-transaktioner
Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger


Ikke-betaling (abonnement) er et betalingskort der tilmeldes automatisk kontingentbetaling
Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge avanceret søgning øverst til højre og benytte favoritten Afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du bruge favoritten Sorter efter betalingsfil

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Fejl! betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

Kunder og leverandører er smeltet sammen

I v12 var der 2 felter på partnere: Er en kunde og Er en leverandør.
Disse blev brugt til at begrænse partner valgmulighederne i forskellige situationer, typisk
omkring regnskabsbilag.
Disse er i v15 blevet erstattet af en automatisk kunde “ranking” og leverandør “ranking”, der
beregnes ud fra hvor mange transaktioner man har med vedkommende.
Så ved f.eks leverandør faktura registrering fås søgeforslag sorteret ud fra denne ranking, så
dem man køber mest fra står først.
Rationalet for denne ændring er at det typisk førte til dublet oprettelse når man skulle bruge
en kunde på leverandørsiden og omvendt.

Mangler kontingentindbetaling. Hvordan læser man oplysningerne på Kontingent og bidrag

Spørgsmål:
Vi har nogle åbne fakturaer vedrørende kontingent. Inden vi sætter begynder at bruge flere kræfter på at få indrevet betalingen for kontingnet vil vi gerne være sikre på at forstå det som står på barnets stamkort

Svar:
Den røde kasse er kontingentkontrakten i oversigt
Det er det som der opkræves efter

Det som er i den grønne kasse er det som er fakturaer inkl. kladdefakturaer på kontingent og evt. kreditnotaer

Dette står i kontingentkontrakt.
Der er opkrævet 125,-  i 1. kvartal – forholdsmæssig opkrævning i perioden da det er sådan I har jeres kontingentsats.
Derefter opkræves der kvartalsvis 250,- kr

Dette står under faktura
Der er tre åbne fakturaer – de står som Faktureret medlem. Når de betales ændres status til Betalt.
Den kladde faktura der står som afventede er ikke valideret endnu Jeg kan se at den er for perioden 1/10 – 31/12. Den mår være dannet med Fakturer nu

Frederikke står som betaler og derfor bliver fakturaer udstedt til Frederikke
Der er tilmeldt et betalingskort på medlemmet. Det har ikke nogen betydning da der er angivet Betaler. Derfor skal eventuelt betalingskort tilmeldes på betaleren, som i dette tilfælde er Frederikke.

 

 

#skylder “ikke betalt #kontingent #kontingentkontrakt ##bidrag #bidragsopsætning #opkrævet #kladde-fatura #afventer #faktureret medlem

Min testmail kommer ikke frem til mig selv

Hvis man ønsker at afprøve mailudsendelse bør man ikke bruge sig selv som modtager af prøvemailen

For at minimere risikoen for at Medlemsservice postserver bliver betragtet som spam-server så filtreres beskeder fra sig selv til sig selv fra

Det betyder også at hvis du sender besked ud til hele gruppen så vil du ikke selv modtage mailen hvis du sender den til Medlemsprofiler
Sender du mailen ud til Funktioner så vil mailen komme frem – også til dig selv

 

Vær opmærksom på at denne filtrering også gælder hvis kassereren udsender fakturaer på varer eller tjenesteydelser
Der forventes det at man godt selv kan huske at man har dannet en faktura til sig selv, og at der er en faktura der skal betales.

 

#spam #uønsket mail #mail kommer ikke frem #faktura #besked #

Ny faktura i stedet for annulleret/krediteret faktura

Du har fået krediteret en faktura så den nu er annulleret.
Det var ikke miningen at annullere fakturaen, men den skulle blot have været ændret til et andet beløb.

Heldigvis er det ikke svært.
Medlemsservice kan ikke opkræve den samme periode to gange

Derfor skal man have fat på den kontingentfaktura man har annulleret

Det kan eksempelvis være denne:

Klik på firkanten ude til højre.
Nu har du den annullerede kontingentfaktura åben

Klik på Handling og Dupliker

 

Nu har du en ny kladde-faktura som du kan redigere
– rette kunde hvis det er nødvendigt.
– rette produkt.
– rette pris hvis det ikke regnes af sig selv.

Husk at sætte fakturadato, hvis det ikke skal være dags dato
Angiv betalingsbetingelser

Klik Gem
Kontroller at fakturaen ser korrekt ud

Se det rigtigt ud så Valideres faktura og sendes pr. e-mail

Så har du dannet en ny faktura som medlem eller betaler kan betale præcis som hvis den var dannet automatisk

 

 

Denne FAQ anviser hvordan man:

Redigerer en faktura
Angiver ny betaler
Retter faktureret kontingent

 

Oprydning i dublerede bankkonti

Vi har længe haft et ønske om at forhindre oprettelsen af identiske bankkonti, men da der
har eksisteret dubletter har det ikke været muligt at lægge en begrænsning på databasen for
dette.
Identiske bankkonti er konti med samme regnr/kontonr, knyttet til samme partner og i samme
virksomhed (Gruppe/Kreds etc).
Vi merger derfor sådanne identiske records i forbindelse med migreringen. Den først
opretttede beholdes, alle referencer til dubletter ændres til den første, og de øvrige dubletter
slettes.

Har du brug for hjælp eller oplever noget uhensigtsmæssigt i denne forbindelse, så kontakt supporten – inden du fortsætter bogføringen.

Opstart af kontingentopkrævning

Hvis jeres gruppe/kreds har besluttet at opkræve kontingent med Medlemsservice, er det en god beslutning.

Fra starten er kontingentopkrævning slået fra hos alle grupper/kredse.
Kan kan derfor gå i gang med opsætningen uden at der sker noget før man er klar
Man skal til gengæld altid kontakte supporten for at få den automatiske kontingentopkrævning startet.

Der er masser af hjælp at få til at komme i gang.
Det er en god ide at starte med at læse hele afsnit 3 i regnskabsvejledningen. Her forklares funktionen og man får begreber forklaret
Der ligger en Checkliste før start af kontingentopkrævning inde under vejledninger. Den er rigtig god bruge som overblik om man kommer omkring alting.

Det er en rigtig god ide at gruppen kigger på Kontingentudregneren sammen og finder jeres udgangspunkt for hvornår der skal ske kontingentopkrævning.

Supporten hjælper meget gerne med opsætning af kontingnetopkrævning.
Man får så hjælp med en tilpasset vejledning og har en supporter til at guide undervejs og til sidst tilbyder at lave et sundhedscheck inden kontingentopkrævningen startes op.
Man starter med at hente Tips og Tricks Nr. 42: Hjælpeark til opsætning af kontingentopkrævning.
Efter at have udfyldt skemaet efter vejledningen på hjælpearket, så sender man den til supporten for netop dit korps eller forbund.
I bliver indenfor kort tid kontaktet af supporten som besvarer jeres mail.
Derefter aftaler I hvor hurtigt det skal går og man kan stille spørgsmål undervejs.

Gruppen/kredsen skal huske at få opkrævet kontingent for alle medlemmer efter korpsets eller forbundets regler. I udgangspunktet skal alle medlemmer betale kontingent svarende til minimumskontingentet.

Har I medlemmer der får kontingent betalt af Broen, kommunen, Sct. Georgsgilder, Y-men eller anden forening eller fond så kontakt supporten og få hjælp til korrekt opsætning.

 

#kontingent #kontingentopkrævning #administration #medlemsopgørelse #medlemsbekræftelse

 

 

Rapportering med kontogrupper

Kontogrupper er nu på “Firmaniveau” og kan dermed bruges til at gruppere konti til brug i “råbalance-rapporten” m.m.
Kontogrupper defineres med start og slut prefix, og konti inkluderes automatisk ud fra disse. Ligeledes med underordnede grupper.
(I praksis en erstatning for de “Vis” konti vi havde i v8)
Standard opsætningen er:
1 Resultat af drift
10 Indtægter
20 Udgifter
3 Balance
30 Aktiver
40 Passiver

I opsætningsguiden til Egne rapporter er der tilføjet en skabelon “Genereret ud fra
kontogrupper og konti” der anvender kontogrupper til opbygning af overskrifter og
summeringer.

Stop af kontingentopkrævning

Ved udmeldelse af medlemmer skal kontingentopkrævningen som regel standses
Benytter man knappen Udmeld stoppes medlemskab, funktioner og kontingentopkrævninger

Se evt. Tips og Tricks Nr 33 Udmeldelse af medlemmer og stop af kontingentopkrævning, som beskriver hvordan man udmelder medlemmer og får standset kontingentopkrævning.

Man skal huske at medlemskab og kontingnetopkrævning ikke hænger sammen
Man kan godt opkræves kontingent selv om man ikke har et primært medlemskab. Det er til sekundære medlemmer, støtteforeninger mv.

Hvis kontingentopkrævningen af en eller anden årsag ikke standses ved udmeldelse så kan man redigere kontingentkontrakten

Hvis man har et udmeldt medlem og der ikke stå en slutdato på kontingentkontrakten

Det er der ikke i dette eksempel

Derfor går man ind på kontingentkontrakten
Klike på Kontrakter

Klik på den kontrakt der skal redigeres

 

Klik Rediger når kontrakten åbner sig

 

Klik på den kontraktlinie der skal redigeres.
Det gøres eks ved at klikke der hvor man vil sætte en slutdato ind på kontraktlinien

 

Angiv en slutdato for nuværende kontraktlinie.
Den skal være tidligere en Næste periodes start

 

Ovenstående er den bedste måde at afslutte kontingentopkrævning på
Det sikrer at vi har historikken på opkrævningerne og grundlaget for opkrævninger

 

Man kan også vælge at slette kontingentkontrakten helt.
Dette bør være en nødløsning som kun bruges hvis der er blevet rod i opkrævningen.
Sletter man kontingnetkontrakten fjerner man også historikken helt og så kan eksempelvis supporten ikke svare på hvorfor der evt. er sket opkrævninger

 

#udmeldelse #kontingentopkrævninger #kontingentkontrakt #opkrævning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tilbagefør postering – fortryde indtastning

Hvis man får bogført på en forkert konto, eller får angivet en forkert dimension kan man neutralisere posteringen. Man kan ikke slette det indtastede. Man taster så at sige det samme ind, men den modsatte vej.

Eksempelvis som dette

Gå ind på det posteringsbilag der ønskes tilbageført
image0

Klik Tilbagefør postering

 

Udfylde Tilbageføringsdato (Her bevidst valgt som en anden end den oprindelige postering) og angiv den journal du ønsker tilbageførslen på

image1

Klik Tilbagefør bevægelser

Så ser det således ud
image2

Klikker du ind på den kan du se at nu er det posteret tilbage

image3

 

På det oprindelige posteringsbilag er det markeret at det er blevet tilbageført

image4

 

 

 

 

Udligning af kreditnota

Normalt bruger man kredit-metoden Annuller når man ønsker at annullere en faktura (Eks. kreditering af kontingentfaktura fordi medlem ønsker at udmelde sig)

Får man ikke valgt kredit-metoden Annuller, men i stedet får oprettet en kreditnota som ikke udligner fakturaen, så skal man manuelt udligne

Det er ikke så svært
Under Regnskab
Finder man Posteringslinier

Nu søger man debitor frem
Brug evt. filtret Ikke udlignet
Ellers filtrer på den konto der skal udlignes på eks. konto 3080 (Debitorsamlekonto)
(OBS persondata er sløret i illustrationerne nedenfor)

Marker de posteringslinier der skal udlignes

Klik Handling
Vælg Udlign posteringer

Kontroller at det er de rigtige posteringer på

Klik Afstem

Så er fakturaen annulleret

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vælge konti og dimensioner på arrangementer

Hvis gruppens/kredsens kasserer eller økonomiassistent hat tilladt at ledere og andre kan vælge mellem forskellige konti og dimensioner ved oprettelse af arrangementer så skal konti og/eller dimensioner gøres tilgængelige for arrangementer

Kassereren skal inde på den enkelte konto i kontoplanen vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

 

Kassereren skal inde på den enkelte dimension i dimensionsoversigten vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

 

Gennemgå evt. Checkliste før brug af arrangementer, hvis det ikke allerede er gjort
Checklisten findes under Vejledninger

 

 

 

 

 

 

 

 

Ved bankimport kan jeg ikke finde udlæg fra tidligere regnskabsår

Spørgsmål: Jeg har en leder som har indsendt et udlæg sidste år. Af forskellige grunde har kassereren ikke får udbetalt pengene før i det nye regnskabsår. Nu er det gamle regnskabsår lukke. Jeg kan ikke finde udlægget ved bankimporten

Svar:
Det er en meget usædvanlig situation at man venter så længe
Derfor skal du lave noget ekstraordinært.

Forklaringen er at når du lukker et regnskabsår så lukker man også af for de eventuelle udlignede posteringer der er på konto 3080 og 4080. Det er der mange der er glade for i de tilfælde de har fået lavet noget rod som ikke umiddelbart kan rettes op, men som skal “fejes ind under gulvtæppet”. Det vil sige at de ikke popper op som forslag ved bankimport

Du skal ind i Regnskab
Op under Konfiguration
Find det menupunkt der hedder Bank opsætning

Bankafstemningstærskel er den dato som Medlemsservice går tilbage til ved bankafstemning.

Du kan ændre datoen til 01-01-2022
Derefter får du også bankafstemningsforslag fra 2022

Når du er færdig kan du rette det tilbage til 01-01-2023

 

 

#bankimport #udlæg #regnskabsår #bankafstemningstærskel #udligning

SMS

Jeg vil gerne sende en besked til ledere i region/landsdel/distrikt

Udfordring:
Skal lige sende en mail ud til smutteledere mm i Region Skagerrak,
men jeg synes ikke jeg kan søge dem frem i Medlemsservice.
Bliver ved med at få hele korpset frem.

Løsning:
Jeg vil gå under Funktioner
I tilføj tilpasset filter vælge Overordnet niveau Skagerak Region
Derefter filtrere på lederfunktion og Grønsmutteflok

 

Se evt Tips og Tricks Nr 30 Opret et favoritfilter til lister hvordan du gemmer de filtreringer du ofte bruger
Tips og Tricks finder du på Tips og Tricks som du også finder her på www.medlemsservice.nu

 

#Klassifikation #Filter #leder #Hold #Enheder

SMS skriver “I Demotilstand”

Kursussystemerne kører SMS altid i demotilstand.
Det vil sige at man ikke kan sende SMS ud fra kursussystemet. Det er som det skal være.

Man kan opleve at “de rigtige” system skriver I demotilstand
Hvis man oplever at produktionssystemet skriver at det er i demotilstand på SMS så skal man kontrollere gruppens eller kredsens adresse er angivet korrekt på gruppens/kredsens stamkort
Man skal sikre sig at der står fulde adresse inklusive nation

For at se det skal man klikke Rediger på stamkortet

Udover postadressen er den en god ide at sikre sig t sogn og kommune er angivet korrekt.

 

#SMS #demotilstand #forberede SMS

 

 

 

Udlæg

Frontend-indsendelse af udlæg er ændret

Du kan nu se listen over dine indsendte udlæg, selvom du ikke har back-end adgang.
På listen kan du se alle udlæg og deres status.

Du må nu gerne trykke på Gem – du skal faktisk gemme dine udlæg, før du kan sende dem.

Hvad skal vi huske når vi skifter kasserer

Når man skifter kasserer i gruppen/kredsen er der en masse praktiske ting man huske
Her er nogle af de ting man skal huske

Udover at tildele ny kasserer funktionen gruppekasserer/kredskasserer i Medlemsservice, så skal man fjerne funktionen fra den fratrædende kasserer
Hvis den fratrædende kasserer skal hjælpe den nye kasserer i gang kan vedkommende have funktionen Økonomiassistent (DDS Økonomiansvarlig) i en periode

Men der er også lidt andre ting der er værd at kigge på

  • Betalingskontakt på gruppens stamkort (det navn der står som kontakt i fakturamails – find evt. hjælp her
  • Udlægs godkender (dem der får notifikation ved nye udlæg) – find evt. hjælp her

Kan du ikke finde gruppens/kredsens stamkort er der hjælp her

Den nye kasserer skal gerne automatisk blive følger på Gruppen, men ellers kan det sættes op manuelt.
Den gamle kasserer vil nok gerne fjernes som følger på Gruppen og eventuelt enheder/afdelinger. find evt. hjælp her
Men der er også andre ting en Medlemsservice
Husk at opdatere jeres oplysninger hos kommunen og andre samarbejdspartnere.
Så er der lige det med at få givet adgang til banken. Det kan tage lidt tid 🙂
Håber at ovenstående tips kan bruges
Savner du ting på denne liste så send en mail til ir@medlemsservice.nu
#ny kasserer #kassererskifte #regnskab
Hvordan angiver man tillid til afsender i Hotmail?

Mange oplever at eksempelvis Hotmail smider mail fra Medlemsservice i uønsket post.
De te særligt slemt når det er mail der indeholder links, men det kan også være andre

Her vises hvordan man i Hotmail angiver at have tillid til afsender

Log ind på webmailen på https://hotmail.com
Beskrivelsen er som det gøres på en computer.
På en telefon eller tablet vil billederne være anderlede

Klik på Indstillinger øverst til højre – det lille tandhjul

Klik derefter ind på Uønsket mail

 

Tilføj den eller de e-mailadresser eller maildomæner du har tillid til

I nedenstående eksempel er vist alle korps og forbund, men man kan nøjes med sit eget korps eller forbund

Jeg har i eksemplet også vist hvordan man angiver at have tillid til supporten. Det er ved at angive hele e-mailadressen notifikation@adm.steingabelgaard.dk

 

Benytter man Gmail eller Google-suite så opretter man mailadresser man har tillid til som kontaktpersoner i adressebogen hos Google
Det er eksempelvis notifikation@adm.steingabelgaard.dk for supporten
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk for KFUM-Spejderne
notifikation@medlem.fdf.dk
notifikation@medlem.pigespejder.dk
notifikation@medlem.baptistspejder.dk

Håber at det kan hjælpe til at modtage mails vedr. medlemskabet

 

Julekode: Glæ

 

#uønsket mail #uønsket post #hotmail #gmail #tillid til afsender #spam #mailfilter

 

 

 

 

Hvordan fungerer udlægshåndtering?

Udlægshåndtering er en funktionalitet udviklet til at hjælpe ledere og frivillige med, at klare afregning af udlæg på en enkel og hurtig måde.

Fra “Min side” kan den enkelte leder oprette udlæg for udgifter, man har afholdt i gruppen. Derefter kan de med klik sendes til kasseren, der kan bogføre dem og udbetale pengene til lederen. Alle bilag håndteres elektronisk.

Det letteste er at indsende udlæg vi Min side
På en computer se det således ud

 

På en mobiltelefon ser der således ud

Klik først på menuen og
vælg derefter udlæg

 

Man kan også oprette udlæg i backend.
Det kræver dog ret meget øvelse og bør kun bruges af dem med fuld økonomiadgang

I backend delen kan ledere holde styr på om deres udlæg er indsendt, hvor de er i processen og selvfølgelig om pengene er udbetalt
Udbetalingen registreres kun hvis kassereren bruger regnskabsdelen i Medlemsservice – eller hvis vedkommende registrerer udbetalingen særskilt

Indsender man udlæg uden at have lederfunktioner har man ikke backendadgangen

 

 

#udlæg #Min side #frontend #backend

 

Hvordan opretter jeg et bestyrelsesmedlem?

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper

Kan man få notifikation når der er nye udlæg?

Hvis der kommer nye udlæg ind er det smart at kasserer og/eller økonomiassistent kan få en notifikation

 

Hvis man ønsker at få en besked når der er ny udlæg skal man være registreret som Udlægs godkender ved Udlægs team
Du finder det på gruppens/kredsens stamkort under Økonomifanen

 

Har I ikke Udlægs godkender ved Udlægsteam så skal man oprette det som Aktivitetsteam som skrevet i den gule markering

For at oprette et aktivitetsteam til Udlægsgodkendelse gøres følgende
Klik på Konfiguration i topmenuen
Vælg Aktivitetsteams
Klik Opret

Udfyld som på ovenstående billede og klik Gem

Man kan sætte alle dem ind som udlægsgodkendere, som man ønsker

 

#Udlæg #Notifikation #Godkendelse #udlægsgodkender

Ved bankimport kan jeg ikke finde udlæg fra tidligere regnskabsår

Spørgsmål: Jeg har en leder som har indsendt et udlæg sidste år. Af forskellige grunde har kassereren ikke får udbetalt pengene før i det nye regnskabsår. Nu er det gamle regnskabsår lukke. Jeg kan ikke finde udlægget ved bankimporten

Svar:
Det er en meget usædvanlig situation at man venter så længe
Derfor skal du lave noget ekstraordinært.

Forklaringen er at når du lukker et regnskabsår så lukker man også af for de eventuelle udlignede posteringer der er på konto 3080 og 4080. Det er der mange der er glade for i de tilfælde de har fået lavet noget rod som ikke umiddelbart kan rettes op, men som skal “fejes ind under gulvtæppet”. Det vil sige at de ikke popper op som forslag ved bankimport

Du skal ind i Regnskab
Op under Konfiguration
Find det menupunkt der hedder Bank opsætning

Bankafstemningstærskel er den dato som Medlemsservice går tilbage til ved bankafstemning.

Du kan ændre datoen til 01-01-2022
Derefter får du også bankafstemningsforslag fra 2022

Når du er færdig kan du rette det tilbage til 01-01-2023

 

 

#bankimport #udlæg #regnskabsår #bankafstemningstærskel #udligning