FAQ – Spørgsmål og svar om Medlemsservice

Arrangementer

Aflyst arrangement, tilbagebetaling af penge

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales

Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice.
Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement
Desuden er der en videovejledning om emnet.

Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti
For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale

 

Guiden kan også bruges ved tilbagebetaling af betalt kontingent. Eks. hvis medlem er udmeldt eller der er blevet opkrævet mere end der skulle og fakturaen nåede at blive betalt

 

 

 

#tilbagebetaling #kontingent #kreditering #aflyst arrangement #arrangement #betaling

 

 

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Hvilke moduler er der i Medlemsservice?
Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS
  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

  • Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
Hvordan kan jeg se hvem i gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement?

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

 

Hvordan kan jeg se om der er godkendt betaling for en der er tilmeldt arrangement

Når man tilmelder sig nogle kurser og/eller arrangementer kan det vælges at gruppen/kredsen betaler for deltagelsen
Her skal en fra gruppen/kredsen godkende betalingen før det er gruppen/kredsen der får tilsendt faktura

Medlemsservice sender en mail til betalingsgodkendere
Men det sker at denne mail ender som spam/uønsket post og så skal man efterfølgende ind og godkende uden et direkte link

Du kan let søge tilmeldte frem og få overblik

  1. Vælg Arrangementer i menuen til venstre
  2. Vælg Rapportering i topmenuen
  3. Vælg Deltagere

Derefter vælger du

  1. Listevisning
  2. Favoritter
  3. Deltagere – Betaling afventer godkendelse
  4. Klik på det blå skrå betalingskort

 

Nu kan du vælge:

Godkende betaling (rød pil)
Afvise betaling (gul pil)

 

(*) Kontoret udsender månedligt fakturaer på deltagere. Det er ikke noget der sker automatisk eller noget man skal hente ud af Medlemsservice

 

#betaling #kursus #arrangement #deltager #notifikation# uddannelse #godkendelse #gruppe #kreds

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

 

Betalinger

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort
Klik på Økonomifanen og rul lidt ned

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

#Betalingskontakt #Udlægsgokender #kontingentfaktura #nykasserer

 

 

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?
Spørgsmål: Under menupunktet Kort-transaktioner kan man nogle gange se at betalinger fjeler.
Hvad betyder fejlkoderne
Svar: Det er ikke helt let at svare kort på
Det bedste er at få forældrene til at logge ind og tilmelde et gyldigt kort.
Det er vigtigt at kortet tilmeldes på det stamkort som faktura er udstedt til.
Vi ser ofte at man registrerer kort på barnet – medens forældre er betaler
Så har der været issues med at i forbindelse med at der er indført 3D identifikation at så er der nogle af de tidligere tilmeldte kort der fejler, selv om det ikke skulle være nødvendigt med eksisterende aftaler før 1/1-2021
Her kan man tilmelde betalingskortet igen så den ekstra sikkerhed registreres rigtigt. Det er hurtigere end at gå til kortudstederen og argumentere for at det var en eksisterende aftale.
Senest har en kasserer oplevet at hvis der har været “tom konto” så starter automatisk betaling ikke op igen før man tilmelder kortet igen.
Den første ting er vejledning/misforståelse og det kan du gøre noget ved.
De to sidste ting er noget med pengeinstituttet/kortudsteder – men her kan du også vejlede
Hvis du vil nørde fejlkoder kan du eks. bruge denne
Kode 200 er nok den der kommer oftest. Den betyder at der ikke er sikkerhed for at honorere beløbet.
Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

 

Kan man tilføje mere tekst på en faktura?

Hvis man gerne vil tilføje tekst på sine fakturaer kan Betalingsbetingelser være en mulighed

Det kan være at man hjælper borgerforeningen i byen med at sætte flagstænger op til konfirmanderne eller lignende
Borgerforeningen eller et andet firma eller forening har typisk ikke mulighed for at betale med betalingskort.
Derfor kan det være smart at anføre bankkonto eller lignende på fakturaen

Man opretter betalingsbetingelser under
Regnskab i venstremenuen
Konfiguration i topmenuen
Betalingsbetingelser på listen

Det letteste er at bruge en eksisterende betalingsbetingelse og bruge den som basis ved at klikek Handling og Dupliker.
Nu skal man blot rette kopien til så den eks ser således ud:

Oplysninger kommer med på PDF-filen

 

Det kommer også i mailen der sendes ud når du klikker Send & print:

Her er det på sin plads at minde om at alle betalinger der ikke foretages via betalingskort eller mobilpay i Medlemsservice skal kassereren eller en økonomiassistent udligne ved bankimport for at fakturaen markeres som betalt.
Det er kun kontingentfakturaer der automatisk sendes mail med påmindelse om betaling

Man kan kun benytte sine egene betalingsbetingelser ved manuelle opkrævninger af kontingent.
Men det kan være praktisk i forhold til opkrævninger til en forening elelr fond som typisk ønsker at betale med bankoverførsel.

 

#faktura #betalingsbretingelser #bankoverførsel #tekst på faktura #firmafaktura  #foreningsfaktura

 

 

 

 

Kontingent bliver ikke betalt på tilmeldt betalingskort

Man kan tilmelde et betalingskort således at kontingentbetaling trækkes automatisk.
Det er rigtigt smart at der betales automatisk på forfaldsdato.

Nogle gange sker det at en kontingentfaktura ikke betales som forventet

Det første man skal gøre er at kontrollere hvem fakturaen er udstedt til.
Klik ind på fakturaen og kig efter hvilket navn og medlemsnummer der står som debitor
Er betalingskortet tilmeldt på den profil der er angiver som debitor?

Hvis det er samme person skal man ind under Betalingstransaktioner og kigge på hvad der kan være sket.
På mislykkede betalinger vil der stå en fejlmeddelelse i loggen

Hvis du sidder med et medlem hvor fakturaen er udstedt til en anden end den der står som betaler er det med sikkerhed fordi der er ændret betaler efter at fakturaen er udstedt.
Faktura udstedes til den profil der er angivet som betaler på det tidspunkt fakturaen oprettes. Er der ikke angivet en betaler så udstedes fakturaen til medlemmet selv.

Forældre kan selv logge ind og ændre betaler. Man skal lige være opmærksom på at ændring af betaler ikke har tilbagevirkende kraft. Det er den der var angivet på faktureringstidspunktet som fakturaen er udstedt til og det er den som forventes at betale.
Kassereren eller en økonomiassistent kan evt. være behjælpelig med en omfakturering hvis der er behov for dette.

 

#kontingent #betalingskort #betaler #betalingsgateway #betaling

 

 

 

 

 

Kort-transaktioner – dette kan du se (DDS v8)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i venstremenuen et punkt der hedder Kort-transaktioner
Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger


Ikke-betaling (abonnement) er et betalingskort der tilmeldes automatisk kontingentbetaling
Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge avanceret søgning øverst til højre og benytte favoritten Afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du bruge favoritten Sorter efter betalingsfil

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Fejl! betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

Ny faktura i stedet for annulleret/krediteret faktura

Du har fået krediteret en faktura så den nu er annulleret.
Det var ikke miningen at annullere fakturaen, men den skulle blot have været ændret til et andet beløb.

Heldigvis er det ikke svært.
Medlemsservice kan ikke opkræve den samme periode to gange

Derfor skal man have fat på den kontingentfaktura man har annulleret

Det kan eksempelvis være denne:

Klik på firkanten ude til højre.
Nu har du den annullerede kontingentfaktura åben

Klik på Handling og Dupliker

 

Nu har du en ny kladde-faktura som du kan redigere
– rette kunde hvis det er nødvendigt.
– rette produkt.
– rette pris hvis det ikke regnes af sig selv.

Husk at sætte fakturadato, hvis det ikke skal være dags dato
Angiv betalingsbetingelser

Klik Gem
Kontroller at fakturaen ser korrekt ud

Se det rigtigt ud så Valideres faktura og sendes pr. e-mail

Så har du dannet en ny faktura som medlem eller betaler kan betale præcis som hvis den var dannet automatisk

 

 

Denne FAQ anviser hvordan man:

Redigerer en faktura
Angiver ny betaler
Retter faktureret kontingent

 

Børneattest

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

 

Oversigt over Fototilladelser, Børneattester og Accept af behandling af helbredsoplysninger

Flere har spurgt efter hvordan man kan lave et udtræk af fototilladelser. Nu skal man naturligvis være omhyggelig med data man trækker ud af Medlemsservice. Dette skal derfor betragtes som et værktøj til overblik og ikke en opfordring til at eksportere data som ligger på egen PC eller som print i en taske. Der er udarbejdet en eksportliste som findes under Medlemmer. Den hedder: Medlem: Navn, Alder, Fototilladelse, Accept helbredsoplysninger, børneattest.

For at hive en eksportliste ud så markerer du de medlemmer der skal eksporteres.
Klik Flere
Klik Eksporter
Vælg den liste du vil eksportere.

Tips vedrørende Børneattester

Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside

Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind via Borger.dk i stedet for direkte i e-boks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.

Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.

Enheder

Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan fjerner/sletter jeg en enhed?

Det er muligt at inaktivere enheder, hvor der ikke længere er tilknyttet medlemmer/personer med en aktiv funktioner. Forudsætningen er, at der ikke må være aktive funktioner knyttet til enheden. Dvs. alle som har haft et enhedsmedlemskab skal have slutdato og det gælder også for andre funktioner. Man kan få en oversigt over aktive funktioner i en enhed ved at åbne stamkortet for enheden og klikke på feltet Funktioner, så vises en liste med alle aktive funktioner i enheden. Hvis der ikke står nogen på listen kan enheden inaktiveres.

Når enheden er inaktiveret bliver den ikke vist på oversigterne, men den kan søges frem hvis det bliver aktuelt.

Funktioner

Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

Det er vigtigt at alle oplysninger er registreret korrekt for at Medlemsservice bliver et godt værktøj med overblik over medlemmerne

Alle grupper og kredse er bedt om ved implementeringen at gennemgå at oplysningerne er korrekte.
Har man ikke nået at få det gjort er det ikke for sent at få det rettet op hurtigst muligt.

Du må sende en liste til supporten med hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes
Det vil være super hvad det angives med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato
På den måde kan vi være sikre på at rette det rigtige sted.

Kan ikke indmelde, da der allerede findes et medlemskab

Oplever du at du ikke kan indmelde et medlem fordi der allerede er et aktivt medlemskab og måske får beskeden at du ikke kan indmelde medlemmet fordi vedkommende allerede har et eksklusivt medlemskab af typen “primært medlemskab” så er her løsningen

Man kan kun være medlem af Landsorganisationen en gang. Men man kan sagtens have medlemskaber i flere grupper eller kredse – og kan også betale kontingent flere steder, uden at det giver problemer. Men en gruppe eller kreds er der man har sit primære medlemskab. Det er den gruppe/kreds man har sit primære medlemskab i der opkræves kontingent af landsorganisationen.

Hvordan opretter man så et sekundært medlemskab?
Medlemmet er jo allerede indmeldt og skal derfor ikke indmeldes igen
Man opretter det sekundære medlemskab ved at tildele en medlemsbærende funktion i en enhed (Eks. kan man blive enhedsassistent i bæverflokken eller man kan blive Holdleder for Pilte)

Medlemsbærende funktioner er lederfunktioner samt funktionen Enhedsmedlem/Enhedstilknytning
Se vedledningen Funktions og rettighedsoversigt for dit forbund/korps for at få overblik over funktioner og deres betydning.

Du tilføjer en funktion ved at går til den pågældende enhed/Hold/udvalg.
Vælg Funktioner
Klik Opret
Vælg medlemmet
Vælg funktion
Sæt startdato for funktionen

Læs evt også Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis medlemmets oprindelige stamkort ikke er tilknyttet gruppen/kredsen endnu så kontakt supporten og få det oprindelige stamkort tilknyttet jeres gruppe/kreds.
Du finder oplysninger om at kontakte supporten her: Kontakt

 

Generelt

Dublet – hvordan håndterer jeg det?

Dubletchecket er en hjælp til at få registreret medlemmer og pårørende på et stamkort så alle deres oplysninger står et sted uanset hvor mange steder de er tilknyttet.

Kladde:
Har du en dublet der stå i Kladde er det noget du som regel selv kan udrede.
Kig eventuelt i Tips og tricks efter hvordan man håndterer Dubletter og hvordan man registrerer medlemmer og pårørende

Sendt til korpskontoret
Har en dublet der står Sendt til korpskontoret er det noget der skal hjælp til.
Det skyldes at dubletten har relation til en anden gruppe.
Supporten og korpskontoret kan udrede sammenhængen og gør medlemmet tilgængeligt i jeres gruppe med det oprindelige stamkort

Det er imidlertid ikke altid muligt for gruppen selv at indmelde trods dette. Der kan være ting der skal skubbes på plads med større rettigheder.
Man kan derfor med fordel sende en mail til korpsets supportadresse.For hurtig ekspedition skal du oplyse medlemmets navn (gerne copy/paste så det er stavet rigtigt), ønsket aktiv dato og hvilken gren/afdeling/enhed vedkommende skal med i

I nogle tilfælde står der en intern note på stamkortet hvis det er dublethåndteret af supporten/kontoret og man ønsker du kontakter dem. Noten ses i loggen under stamkortet

 

Dublet – hvorfor sker det?

Medlemsservice har det princip at en person har et stamkort hele sin tid hos spejderne.
Dermed kan historikken med medlemskaber, funktioner og ikke mindst kurser og arrangementer følge med personen

Til at hjælpe med at identificere tidligere registreringer i egen gruppe eller i en anden gruppe så laves der dubletcheck ved indmeldelse/aktivering

Der checkes primært på:

  • E-mailadresse
  • Mobilnummer

Dernæst kigges på en kombination af:

  • Fødselsdato
  • Navn
  • Adresse

Det er derfor vigtigt at hvis medlemmet ikke har egen e-mailadresse eller mobilnummer så skal felterne være tom. Ikke noget med mellemrum eller en bindestreg.
Pårørendes kontaktoplysninger skal stå på pårørendes stamkort og må ikke stå på medlemmet.

Se under Tips og Tricks hvordan Dubletter kan håndteres og hvordan man skal registrere medlemmer og pårørende korrekt

Er der et sted jeg kan øve mig uden at ødelægge noget? (kursussystem)

Ja! På kursusversionerne kan du prøve dig frem, inden du kaster dig ud i avancerede ting i den virkelig verden.

På kursus-systemet kan du logge ind med dit medlemsnummer.
Er du Baptistspejder, Pigespejder, FDF eller KFUM spejder kan du logge på med e-mailadresse
DDS skal tilføje .invalid efter e-mailadresse (eksempelvis peter.plys@dds.dk.invalid)

Du skal lægge mærke til hvilken dato der er hentet medlemsdata fra produktionssystemet. Det står i et rødt banner på forsiden.
Dit kodeord på kursussystemet er fra den seneste medlemsdataopdatering fra produktion

Du finder kursusversionerne på følgende adresse:

Funktionerne på kursusystemerne er helt identiske med funktionerne i det rigtige medlemsservicesystem. Data bliver opdateret 2 gange årligt så der vil sandsynligvis være forskel på de medlemmer og funktioner der er i det rigtige system og i kursussystemet.

Er du ny medlem således at du måske ikke er oprettet i kursussystemet, eller kan du bare ikke logge på kursussystemet så send en mail til din support.
Så skal vi nok hjælpe dig indenfor.

 

#kursussystem #øvesystem #testsystem #sandkasse

Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

Det er vigtigt at alle oplysninger er registreret korrekt for at Medlemsservice bliver et godt værktøj med overblik over medlemmerne

Alle grupper og kredse er bedt om ved implementeringen at gennemgå at oplysningerne er korrekte.
Har man ikke nået at få det gjort er det ikke for sent at få det rettet op hurtigst muligt.

Du må sende en liste til supporten med hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes
Det vil være super hvad det angives med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato
På den måde kan vi være sikre på at rette det rigtige sted.

Hvad kan forældre selv ændre i Medlemsservice

Når forældre logger ind på Medlemsservice er der en del ting de selv kan ændre og vedligeholde uden at lederne behøver at blive involveret

Selfservice for forældre er:

  • Ændring af betaler
  • Tilmelding af betalingskort til kontingentbetalinger
  • Adresseændringer
  • Rette mobilnummer
  • Rette mailadresse
  • Rette fødselsdato
  • Rette skole
  • Rette klassetrin
  • Anmode om udmeldelse

Hvis gruppen har åbnet for det kan de også ændre:

  • Ændre fototilladelse
  • Særlige forhold
  • Give en hånd med
  • Accept af helbredsoplysninger
  • Andre oplysninger

Selvfølgelig kan forældrene også logge ind og tilmelde deres børn til arrangementer og kurser

Hvis gruppen ønsker at give forældrene og medlemmer adgang til den udvidede self service skal det aktiveres.
Som udgangspunkt er udvidet selfservice lukket
Gruppen/kredsen kan åbne det ved at gå ind på gruppens/kredsens stamkort og vælge fanen Selvbetjening
Man vinger de felter af som man vil give adgang til at redigere.

 

 

#selvbetjening #selfservice #forældre #helbredsoplysninger #redigere oplysninger

 

 

Hvad kan vi med medlemsservice?

Bedre og nemmere adgang til at rette og opdatere: 

  • Spejdere og forældre får adgang til en langt mere brugervenlig hjemmeside, hvor de både kan vedligeholde deres oplysninger og betale kontingent og tilmelde sig ture og lejre.
  • Mulighed for elektronisk indmeldesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside
  • Forældre, børn og søskende kan oprettes som pårørende
  • Sende mail og SMS til enhedens medlemmer
  • Udtræk af adresselister ud fra egen definition/skabelon
  • Enhedsledere kan rette og redigere enhedens medlemmer
  • Gruppens og enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden
  • Distriktsstaben/divisionen/regioner får adgang til adresser på alle i distriktet/divisionen/regionen
  • Integreret regnskabssystem. Som en del af medlemsservice følger der et komplet regnskabsmodul, med mulighed for kontingentopkrævning, håndtering af lederes udlæg og opkrævning af deltagelse i lejre og ture
  • Nem og overskuelig adgang til data og funktioner fra både PC, mobiltelefon eller tablet.
Hvilke moduler er der i Medlemsservice?
Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS
  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

  • Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan får jeg brugernavn og password?

Alle medlemmer, der er oprettet med en gyldig e-mailadresse skal nulstille sin adgangskode første gang man man skal logge ind på Medlemsservice. Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse. Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e-mailadresse, da det er forudsætning for at få et login, der virker så enkelt som muligt. Hvis den samme e-mailadresse er anvendt flere gange vil login ikke blive muligt før der er ryddet op således at en mailadresse kun er tilknyttet en person. Det er i første omgang den lokale spejdergruppe som kan hjælpe med at tilknytte korrekt personlig mailadresse på en person. Sekundært kan man kontakte supporten for at få hjælp hvis ikke den lokale spejdergruppe kan løse problemet.

Medlemmer som endnu ikke har deres egen e-mailadresse, eks. børn, skal ikke selv logge på Medlemsservice. Deres pårørende har adgang til alle de medlemmer som de er registreret som pårørende for

Medlemmer der ikke har en gyldig e-mailadresse kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen. Pårørende har adgang til deres børns og kan tilmelde, redigere mv.

Hvis man efterfølgende får en e-mailadresse har man mulighed for at bestille et nyt password.

Krav til password er minimum 8 tegn og det skal være en kombination af store og småbogstaver og tal.

Ved kontakt til supporten for adgangkoder og ændring af e-mail skal der gives oplysninger som eks. adresse, gruppe, pårørende som kan dokumentere identiteten

Hvordan får jeg hjælp?

Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, kan du finde kontaktoplysninger her

Sender du en mail, så sidder der en række frivillige, som ofte kan levere svar inden for ganske få timer. Kan de ikke selv svare på spørgsmålet har de mulighed for at sende det videre til f.eks. vores administration der så vil svare.

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

 

Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis fanebladet Funktioner ikke findes for et stamkort, kan du tildele en funktion ved at gå til:
Enheder/Organisering => Gruppe => Funktioner => Opret.
Alternativt:
Enheder/organisering => Gruppe => Bestyrelse => Opret

Her kan du søge personen frem og tildele den ønskede funktion.
Når det er gjort bliver fanen Funktioner samtidig synlig på personens stamkort.

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

 

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper

Hvordan vises mere end 80 på en side?

Vi har mere end 80 medlemmer i gruppen og derfor kan vi ikke se alle på en side.
Kan man få få viste mere end 80 på en side?

 

Ja, man kan få vist alle dem man gerne vil
Når du har listen med mange personer på så ser det måske således ud

Klik på 0-80. Så kan du enten indtaste et vilkårligt interval eller vælge medlem foruddefinerede* intervaller

 

* Der er forskel på systemerne og nogle korps har nogle faste intervaller og andre kan selv bestemme antallet der vises på en side

Når man skifter til en anden side går den tilbage til standardvisningen 0-80
Dette af hensyn til hastigheden på indlæsning af sider

 

 

 

 

 

Hvorfor får jeg mails om andre medlemmer?

Som udgangspunkt bliver ledere i gruppen og enheder orienteret når der laves opdateringer på et medlem. Det kan være ændring af kontaktoplysninger, ny funktion eller flytning til anden enhed.

Endelig så bliver man tilføjet som følger på en person, enhed eller gruppen, hvis man laver rettelser på denne. Gruppeledelse og Enhedsledere er automatisk følger på den gruppe eller enhed de er leder i. Man har som leder mulighed for at fjerne sig som følger på både personer og gruppe/enhed. Gør man det vil det reducere antallet af mails betragteligt.

 

Man kan godt være følger selv om man er udmeldt.
Det er derfor en god ide engang imellem at kigger gruppen og enhedernes/holdets/afdelingernes stamkort efter for hvem der er følger.
Der er en god vejledning om Følgere i Tips og Trick Nr. 03: Følgere og notifikation på mail

 

#følger #beskeder #notifikationer #indmeldelse #udmeldelse

 

Jeg vil skifte kodeord, men det virker ikke

Vælger du at skifte kodeord, og det er en god ide at skifte med mellemrum, skal det indeholde
Mindst 8 karakterer (bogstaver, tal og tegn)
Mindst 1 stort bogstav
Mindst 1 lille bogstav
Mindst 1 tal
Mindst 1 specialtegn (fra ASCII Printable: ! ,”, #, %, &, /, (, ), =,`, ?, +, -, |, }, { , [, ], $, @, >, < , \, ;, :, ~, ^ )

Du kan kun skifte kodeord 1 gang i døgnet
Du kan ikke genbruge de seneste 30 kodeord

 

Tags: kodeord, password, tegn, nyt kodeord, kompleksitet.

Kan jeg komme på kursus?

Ja! På siden kurser kan du finde oplysninger om de nyeste kurser i medlemsservice.

Opdateringer og driftsstatus

Der lægges løbende opdateringer på. Både rettelser af fejl og nyt funktionalitet. Som hovedregel en gang om måned. Det sker altid om morgen medmindre det er kritiske fejl og der vil være lukket for adgang mens opdateringerne foretages.

Vi har pt. ikke kendskab til større generelle fejl. Det betyder ikke, at man ikke vil opleve, at der kan være ting som fejler, men langt det meste skyldes enten fejl fra konverteringen, manglende rettigheder og/eller dublet fejl.

Støder du på fejl eller er der opgaver du ikke kan løse, så kontakt os endelig

Pårørende kommer ikke frem når jeg søger for at tilføje til et nyt medlem

Når storebror er stoppet til spejder er det jo glædeligt når lillesøster kommer og vil være med

Man skal naturligvis bruge de eksisterende stamkort (dem fra storebroderen) så historik beholdes og man ikke får dubletter.

Man klikker ind på stamkortet for det nye medlem
På Pårørende fanen tilføjer man forældre
Først relationen (husk at den skal vende rigtigt) og derefter navn og slut af med at klikke Tilføj Pårørende

Kommer pårørende ikke frem når man søger så brug Søg flere
I stedet for hele navnet så søg på eks. Per – og klik Søg flere, som står nederst.
Fjern eventuelt filtre Fravælg inaktive kontakter
Nu kan du søge på navne, adresse, mobilnummer, e-mailadresse

Under Søg flere er det at man bliver glad for at sætte -X på efternavnet når man annullerer stamkort i forbindelse med håndtering af dubletter.

SMS skriver “I Demotilstand”

Kursussystemerne kører SMS altid i demotilstand.
Det vil sige at man ikke kan sende SMS ud fra kursussystemet. Det er som det skal være.

Man kan opleve at “de rigtige” system skriver I demotilstand
Hvis man oplever at produktionssystemet skriver at det er i demotilstand på SMS så skal man kontrollere gruppens eller kredsens adresse er angivet korrekt på gruppens/kredsens stamkort
Man skal sikre sig at der står fulde adresse inklusive nation

For at se det skal man klikke Rediger på stamkortet

Udover postadressen er den en god ide at sikre sig t sogn og kommune er angivet korrekt.

 

#SMS #demotilstand #forberede SMS

 

 

 

Kontingent

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort
Klik på Økonomifanen og rul lidt ned

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

#Betalingskontakt #Udlægsgokender #kontingentfaktura #nykasserer

 

 

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Hvem modtager mail omkring kontingentopkrævning?

Vi har fået flere spørgsmål omkring hvem der modtager mail i forbindelse med kontingentopkrævning

Kontingentfakturaen udstedet til medlemmet hvis der ikke er angivet betaler på medlemmet
Er der angivet betaler så udstedes fakturaen til betaler

Derefter udsendes mail efter nedenstående flowskema:

Der er ikke forskel på om medlemmet står som betaler på sig selv, men det er stadig en god ide at sætte betaler på da det så er ens for alle.

Vær i øvrigt opmærksom på at betaler profilen har samme medlemsnummer på medlem eller pårørende profilen! Det kan smutte ved dubletoprydning.

Kan jeg bruge kontingentopkrævning uden at bruge regnskabsdelen?

Ja det kan man godt, men brug af kontingentdelen kræver, at man laver den grundlæggende opsætning af regnskab

Kan jeg tage kontingentopkrævning i brug midt i året?

Ja det kan man godt, men det kan være lidt udfordrende, hvis man ikke følger vejledningerne nøje.
Gør du dig selv den tjeneste ved at sætte Opkrævningsdage på gruppens Stamkort til -365 til at starte med. Så har du sikret dig tid til at få gjort alt klart. inden første opkrævning. Det sidste man gør inden kontingentkørslerne sættes i gang er at sætte opkrævningsdage til det ønskede tal så det passer med opkrævningerne hen over året.
Under vejledninger findes et regneark der hjælper med at fastslå det rigtige tal til opkrævningsdage

Du kan altid hente hjælp hos supporten vedrørende opsætning af kontingent og de vil hellere end gerne hjælpe dig god i gang.
Der er mange ting i første opsætning som man kun kommer til at gøre en gang og der hjælper supporten gerne så du slipper for at sætte dig ind i disse engangsopgaver
Kontakt til supporten finder du under Kontakt

Kan man annullere en kontingentkontrakt?

Hvis man får startet forkert på opsætning af kontingent opkrævningerne, så er det letteste at slette kontingentkontrakten
Gå ind via Medlemmets stamkort
Kontingent og Bidrag
Kontakter
Marker den kontrakt der er tale om
Klik Handlinger – og slet

Vær opmærksom på at når du gør dette kan du opkræve kontingent forfra.
Det vil sige at Medlemsservice ikke advarer dig om at perioden evt. allerede er opkrævet.

Tags: Kontingent, Starte forfra, tildelt forkert kontingentsats

 

Kontingent bliver ikke betalt på tilmeldt betalingskort

Man kan tilmelde et betalingskort således at kontingentbetaling trækkes automatisk.
Det er rigtigt smart at der betales automatisk på forfaldsdato.

Nogle gange sker det at en kontingentfaktura ikke betales som forventet

Det første man skal gøre er at kontrollere hvem fakturaen er udstedt til.
Klik ind på fakturaen og kig efter hvilket navn og medlemsnummer der står som debitor
Er betalingskortet tilmeldt på den profil der er angiver som debitor?

Hvis det er samme person skal man ind under Betalingstransaktioner og kigge på hvad der kan være sket.
På mislykkede betalinger vil der stå en fejlmeddelelse i loggen

Hvis du sidder med et medlem hvor fakturaen er udstedt til en anden end den der står som betaler er det med sikkerhed fordi der er ændret betaler efter at fakturaen er udstedt.
Faktura udstedes til den profil der er angivet som betaler på det tidspunkt fakturaen oprettes. Er der ikke angivet en betaler så udstedes fakturaen til medlemmet selv.

Forældre kan selv logge ind og ændre betaler. Man skal lige være opmærksom på at ændring af betaler ikke har tilbagevirkende kraft. Det er den der var angivet på faktureringstidspunktet som fakturaen er udstedt til og det er den som forventes at betale.
Kassereren eller en økonomiassistent kan evt. være behjælpelig med en omfakturering hvis der er behov for dette.

 

#kontingent #betalingskort #betaler #betalingsgateway #betaling

 

 

 

 

 

Ny faktura i stedet for annulleret/krediteret faktura

Du har fået krediteret en faktura så den nu er annulleret.
Det var ikke miningen at annullere fakturaen, men den skulle blot have været ændret til et andet beløb.

Heldigvis er det ikke svært.
Medlemsservice kan ikke opkræve den samme periode to gange

Derfor skal man have fat på den kontingentfaktura man har annulleret

Det kan eksempelvis være denne:

Klik på firkanten ude til højre.
Nu har du den annullerede kontingentfaktura åben

Klik på Handling og Dupliker

 

Nu har du en ny kladde-faktura som du kan redigere
– rette kunde hvis det er nødvendigt.
– rette produkt.
– rette pris hvis det ikke regnes af sig selv.

Husk at sætte fakturadato, hvis det ikke skal være dags dato
Angiv betalingsbetingelser

Klik Gem
Kontroller at fakturaen ser korrekt ud

Se det rigtigt ud så Valideres faktura og sendes pr. e-mail

Så har du dannet en ny faktura som medlem eller betaler kan betale præcis som hvis den var dannet automatisk

 

 

Denne FAQ anviser hvordan man:

Redigerer en faktura
Angiver ny betaler
Retter faktureret kontingent

 

Mail

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort
Klik på Økonomifanen og rul lidt ned

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

#Betalingskontakt #Udlægsgokender #kontingentfaktura #nykasserer

 

 

Hvordan sender man mail hvis der er mere end 80 modtagere på listen

Hvis du skal sende mail til mere end 80 modtagere, så er der to muligheder
Enten ændrer du visningen til det antal der er søgt frem (Se evt FAQ om dette)

Læser du det der står i toppen af mailskabelonen står der noget nyttigt

Du bemærker sikkert at der er en boks for enden af linie 4

Vinger du den af, så sendes der til alle på listen
Ikke kun dem der er markeret, men alle

Dette virker på Baptistspejderne, De grønne pigespejdere og KFUM-spejderne

Hvorfor kommer mine mails ikke frem til medlemmer og pårørende?

Vi har i supporten fået mange henvendelser om mails som ikke kommer frem til medlemmer og/eller pårørende når der sendes mails via funktionaliteten i Medlemsservice. Det har givet anledning til, at vi har lavet en test af funktionaliteten i løbet af uge 47, 2016. Testen, hvor vi har prøvet at sende mails fra forskellige dele af Medlemsservice og hvor der er brugt forskellige skabeloner viser, at alle afsendte mails er nået frem til modtager inden for maks. 5 minutter efter afsendelse. Det understøtter samtidig det billede vi har fra vores leverandør, som kan se, at alle mails bliver sendt til modtager fra Medlemsservice.

Hvorfor kommer så min mail ikke ud til alle medlemmer? Svaret skal muligvis findes i de sikkerhedsprocedurer, som en række e-mailudbydere benytter sig af. Vi ved, at Hotmail, Live, MSN mail som er gratistjeneseter fra Microsoft men også andre udbydere de seneste år har skærpet sikkerheden for at undgå, at man bliver ramt af phishing, hvor afsender giver sig ud for at være en anden end den de er. En variant af det er når man modtager en mail fra en man kender, men det viser sig, at være fra en anden(kaldet spoofing).

I Medlemsservice har det to konsekvenser.
Når man sender en mail fra Medlemsservice står man selv på som afsender, men mailen kommer ikke fra den mailudbyder, man normalt bruger. Det betyder, at man kan opleve, at mails havner i uønsket post eller spam. Derfor mind jeres medlemmer om, at de skal tjekke deres mapper med uønsket post eller spam. Det var fejlkilde nr. 1.

Det næste der kan ske er, at medlemmer har registreret sig med en mailadresse, som ikke er deres primære mailadresse, men blot er en adresse de sender videre til en anden mailkonto de også ejer. Det sker ofte over tid, at man skifter mailkonto, men beholder den gamle og blot sætter den op til at sende videre til ens nye konto. Hvis man er så uheldig, at de mails medlemmet modtager fra Medlemsservice er endt i spamfilteret på den gamle konto, bliver de ikke sendt videre til ens primære mailkonto. Det var fejlkilde nr. 2.

 

#spam ¤uønsket mail #mail kommer ikke frem

Mail sendt via Medlemsservice ender i uønsket post

Nogle gange oplever man at mail sendt via Medlemsservice ender i spamfolderen.
Det er en lidt kompleks opgave som der arbejdes på at løse. Her er lidt forklaring og noget selvhjælp

Da der er rigtigt mange spejdere der sender mail fra medlemsservice kan det nogle gange se ud som om det er en spamserver.
Man skal derfor huske at holde øje med om der kommer e-mail i spam/uønsket mail.

Medens der arbejdes på at forbedre Medlemsservice omdømme ude på internettet, så kan man selv gøre noget som modtager.
Man kan som modtager hjælpe sit spamfilter ved at registrere Medlemsservice som sikker afsenderdomæne
Korpsene domæner er forskellige så her skal man vælge rigtigt korps og angive de domæner der står under korpsets navn

Baptistspejderne
notifikation@medlem.baptistspejder.dk
dbs.dk
medlem.dbs.dk
baptistspejder.dk
medlem.baptistspejder.dk

De grønne Pigespejdere
notifikation@medlem.pigespejder.dk
pigespejder.dk
medlem.pigespejder.dk

FDF
notifikation@medlem.fdf.dk
fdf.dk
medlem.fdf.dk

KFUM-spejderne
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk
spejdernet.dk
medlemsservice.spejdernet.dk
kfumspejderne.dk
medlemsservice.kfumspejderne.dk

DDS
dds.dk
medlem.dds.dk

#Uønsket post #uønsket mail #spam #mailfilter #

Vi vil gerne bruge vores egen mailskabelon til velkomstmail

Medlemsservice har en række standardskabeloner som benyttes af alle på tværs af grupperne.
Derfor kan man ikke redigere standardskabelonen.

Du kan imidlertid let lave din egen skabelon til jeres gruppe, som så let kan vælges når der sendes velkomstmail og andre faste informationer
Vi anbefaler at du tager udgangspunkt i standardskabelonen når du redigerer din egen skabelon.
Gå til topmenuen Medlemmer og væg Email-skabeloner i venstremenuen
Fin den skabelon du vil kopiere fra
Klik Flere og vælg Dupliker
Navngiv din skabelon

Hvis du navngiver eks.
01 – Velkomst skabelon
02 – Ny som forældre skabelon
03 – Udmeldelse skabelon

Så lægger de sig i toppen af din liste når du vælger skabelon til din mail og søger du eks. 01 så kommer velkomstskabelonen frem

Mange  af standardskabelonerne har noget HTML kode som indsætter afsendernavn og gruppenavn
Man kan derfor let bruge standardskabelonerne uden videre. Eventuelt supplere med en mail der fortæller mere specifikt om den enheds/afdeling som medlemmet er med i.

Du kan vedhæfte dokumenter til mailskabelonerne. Husk at der maksimalt må vedhæftes 5Mb i alt til en mail

Du kan finde hjælp til opsætning og redigering af mailskabeloner i Tips og Tricks Nr. 10: Guide til design af mailskabeloner.

Husk at rydde op i skabelonerne engang imellem så du beholder overblikket.
Vær opmærksom på at hvis du skal bruge supportens hjælp til en mailskabelon skal navnet være entydigt eks. “01 Velkomstmail – Spejderby Gruppe”

Du kan ikke få din egen skabelon til at være standardskabelon. Du skal vælge din egen skabelon når du sender mailen.

Medlemmer

Årsstjerner – hvordan laver jeg et udtræk?

Man kan ikke aflæse års-stjerner direkte i Medlemsservice (*)

Der er imidlertid lavet en vejledning hvordan men med et standardudtræk til Excel og en let lille formel kan regne års-stjerner ud.
De funder vejledningen under Tips og tricks. Den hedder Nr. 17: Liste til års-stjerner.

 

(*) Da man i sin tid lavede en forundersøgelse til funktioner var der under 10% af grupperne der ønskede sådan en funktion og derfor blev den ikke prioriteret i første omgang. Ønsket står stadig på ønskelisten til udvidelse.
Der udvikles løbende på Medlemsservice. En driftgruppe under Medlemsservice projektgruppen vurderer udfra ønsker der kommer ind, behov fra supportteamet og fra korpsenes administrationer ønskerne og indstiler til udvikling. Det er Medlemsservice projektgruppe der endeligt prioriterer udviklingsønsker

Dublet – hvordan håndterer jeg det?

Dubletchecket er en hjælp til at få registreret medlemmer og pårørende på et stamkort så alle deres oplysninger står et sted uanset hvor mange steder de er tilknyttet.

Kladde:
Har du en dublet der stå i Kladde er det noget du som regel selv kan udrede.
Kig eventuelt i Tips og tricks efter hvordan man håndterer Dubletter og hvordan man registrerer medlemmer og pårørende

Sendt til korpskontoret
Har en dublet der står Sendt til korpskontoret er det noget der skal hjælp til.
Det skyldes at dubletten har relation til en anden gruppe.
Supporten og korpskontoret kan udrede sammenhængen og gør medlemmet tilgængeligt i jeres gruppe med det oprindelige stamkort

Det er imidlertid ikke altid muligt for gruppen selv at indmelde trods dette. Der kan være ting der skal skubbes på plads med større rettigheder.
Man kan derfor med fordel sende en mail til korpsets supportadresse.For hurtig ekspedition skal du oplyse medlemmets navn (gerne copy/paste så det er stavet rigtigt), ønsket aktiv dato og hvilken gren/afdeling/enhed vedkommende skal med i

I nogle tilfælde står der en intern note på stamkortet hvis det er dublethåndteret af supporten/kontoret og man ønsker du kontakter dem. Noten ses i loggen under stamkortet

 

Dublet – hvorfor sker det?

Medlemsservice har det princip at en person har et stamkort hele sin tid hos spejderne.
Dermed kan historikken med medlemskaber, funktioner og ikke mindst kurser og arrangementer følge med personen

Til at hjælpe med at identificere tidligere registreringer i egen gruppe eller i en anden gruppe så laves der dubletcheck ved indmeldelse/aktivering

Der checkes primært på:

  • E-mailadresse
  • Mobilnummer

Dernæst kigges på en kombination af:

  • Fødselsdato
  • Navn
  • Adresse

Det er derfor vigtigt at hvis medlemmet ikke har egen e-mailadresse eller mobilnummer så skal felterne være tom. Ikke noget med mellemrum eller en bindestreg.
Pårørendes kontaktoplysninger skal stå på pårørendes stamkort og må ikke stå på medlemmet.

Se under Tips og Tricks hvordan Dubletter kan håndteres og hvordan man skal registrere medlemmer og pårørende korrekt

Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

Det er vigtigt at alle oplysninger er registreret korrekt for at Medlemsservice bliver et godt værktøj med overblik over medlemmerne

Alle grupper og kredse er bedt om ved implementeringen at gennemgå at oplysningerne er korrekte.
Har man ikke nået at få det gjort er det ikke for sent at få det rettet op hurtigst muligt.

Du må sende en liste til supporten med hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes
Det vil være super hvad det angives med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato
På den måde kan vi være sikre på at rette det rigtige sted.

Hvad kan forældre selv ændre i Medlemsservice

Når forældre logger ind på Medlemsservice er der en del ting de selv kan ændre og vedligeholde uden at lederne behøver at blive involveret

Selfservice for forældre er:

  • Ændring af betaler
  • Tilmelding af betalingskort til kontingentbetalinger
  • Adresseændringer
  • Rette mobilnummer
  • Rette mailadresse
  • Rette fødselsdato
  • Rette skole
  • Rette klassetrin
  • Anmode om udmeldelse

Hvis gruppen har åbnet for det kan de også ændre:

  • Ændre fototilladelse
  • Særlige forhold
  • Give en hånd med
  • Accept af helbredsoplysninger
  • Andre oplysninger

Selvfølgelig kan forældrene også logge ind og tilmelde deres børn til arrangementer og kurser

Hvis gruppen ønsker at give forældrene og medlemmer adgang til den udvidede self service skal det aktiveres.
Som udgangspunkt er udvidet selfservice lukket
Gruppen/kredsen kan åbne det ved at gå ind på gruppens/kredsens stamkort og vælge fanen Selvbetjening
Man vinger de felter af som man vil give adgang til at redigere.

 

 

#selvbetjening #selfservice #forældre #helbredsoplysninger #redigere oplysninger

 

 

Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan finder jeg medlemmer der har anmodet om udmeldelse?

Der er oprettet et favoritfilter under visningen Medlemsskaber.
Du skal klikke på Avanceret søgning (den lille trekant i filterruden)
Her finder du en favorit der hedder: “Anmodning om udmeldelse er aktiv”

Visningen Medlemsskaber findes via topmenuen Medlemmer og venstremenuen Medlemsskaber

Hvordan flytter man et medlem fra en gruppe til en anden?

Hvis et medlem skal flytte fra en gruppe til en anden er det letteste at den nye gruppe kontakter supporten og oplyser at Peter Svupstik skal være med i gruppen fra [Dato] og med hvilken funktion

Personen bliver så tilknyttet den nye spejdergruppe og fungerer som aktivt medlem fra den ønskede dato
For at være sikekr på at det er det rigtige stamkort der håndteres så oplys navn evt. mobilnummer, e-mail, adresse eller pårørende, så der er flere måder at identificere vedkommende på.

Medlemsskabet af den gamle gruppe skal vedkommende selv afslutte i den pågældende gruppe.
Der kan være gammel gæld, lånte nøgler eller udstyr som skal klares
Man kan eventuelt benytte den elektroniske udmeldelse via Min side

Grupperne er selvstændige enheder med egen økonomi.
Derfor kan hverken supporten eller administrationen ind og udmelde medlemmer i en gruppe uden gruppen samtykker. En supportsag er tilstrækkeligt samtykke

 

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

 

Hvordan kan jeg se hvem i gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement?

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

 

Hvorfor står der udmeldte medlemmer på min liste?

Vi får en del spørgsmål af den her karakter. Som standard viser medlemslisten kun de medlemmer der er aktive i gruppen med enten en funktion eller et medlemsskab. Hvis man har fået fjernet filtreringen for kun at vise aktive, får man vist alle som har eller har haft en tilknytning til gruppen. Det kan godt være rigtig mange, da alle de udmeldte også optræder på den liste. Brug lidt tid på at blive fortroling med mulighederne for søgning og filtrering. Der er rigtig mange muligheder, men har man fået en lavet en visning, som man gerne vil kunne bruge igen kan det lade sig gøre, at gemme den ved at åbne for avanceret søgning og klikke på gem nuværende filter. Næste gang man kommer tilbage til medlemsoversigten og åbner for avanceret søgning står den som en favorit og så er det “bare” at klikke på den.

Kan ikke genindmelde – mangler adresse

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Alle kontaktoplysninger og adresse står som “Sidst kendte..”. De er låst på det tidspunkt der blev udmeldt.
Klik stamkortet i Ny eller Kladde og kontaktoplysninger og adressefelter aktiveres igen.

Kontroller og ret om nødvendigt oplysningerne
Nu kan du indmelde medlemmet

Hvis du har brug for også at “låse” pårørende op skal du skubbe medlemmet i enten Ny eller Venteliste – eller indmelde medlemmet. Derefter kan du redigere medlemmets pårørende

Kan ikke indmelde, da der allerede findes et medlemskab

Oplever du at du ikke kan indmelde et medlem fordi der allerede er et aktivt medlemskab og måske får beskeden at du ikke kan indmelde medlemmet fordi vedkommende allerede har et eksklusivt medlemskab af typen “primært medlemskab” så er her løsningen

Man kan kun være medlem af Landsorganisationen en gang. Men man kan sagtens have medlemskaber i flere grupper eller kredse – og kan også betale kontingent flere steder, uden at det giver problemer. Men en gruppe eller kreds er der man har sit primære medlemskab. Det er den gruppe/kreds man har sit primære medlemskab i der opkræves kontingent af landsorganisationen.

Hvordan opretter man så et sekundært medlemskab?
Medlemmet er jo allerede indmeldt og skal derfor ikke indmeldes igen
Man opretter det sekundære medlemskab ved at tildele en medlemsbærende funktion i en enhed (Eks. kan man blive enhedsassistent i bæverflokken eller man kan blive Holdleder for Pilte)

Medlemsbærende funktioner er lederfunktioner samt funktionen Enhedsmedlem/Enhedstilknytning
Se vedledningen Funktions og rettighedsoversigt for dit forbund/korps for at få overblik over funktioner og deres betydning.

Du tilføjer en funktion ved at går til den pågældende enhed/Hold/udvalg.
Vælg Funktioner
Klik Opret
Vælg medlemmet
Vælg funktion
Sæt startdato for funktionen

Læs evt også Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis medlemmets oprindelige stamkort ikke er tilknyttet gruppen/kredsen endnu så kontakt supporten og få det oprindelige stamkort tilknyttet jeres gruppe/kreds.
Du finder oplysninger om at kontakte supporten her: Kontakt

 

Når jeg vil melde personer ind kommer jeg i stedet til dublettjek

Mange har oplevet at havne i dublettjek, så her kommer lige par gode råd:

  • Når man indmelder et barn, sørg for det kun er barnets egne kontaktoplysninger som gemmes på barnets stamkort. Kontaktoplysninger på mor og/eller far gemmes på deres stamkort.
  • Hvis mor og/eller far allerede er oprettet fordi medlemmet har søskende i gruppen eller de er ledere, så skal du bruge de allerede gemte oplysninger ved at knytte de eksisterende stamkort til det nye medlem, som pårørende. Læs mere i vejledning “Kom godt i gang med Spejdernes Medlemsservice”.
  • Har du i forbindelse med konverteringen fået den samme pårørende med over flere gange så vælg det stamkort der skal bruges fremadrettet og lad det være. Åben de andre stamkort og slet alle kontaktoplysninger i form af mail og telefonnumre, tryk Gem. Det minimere risikoen for at du havner i dublettjek.

Skulle det ske, at du stadig havner i dublettjek, så send det videre til korpskontoret, så prøver vi at hjælpe dig med at få det fikset.

Oprykning – hvordan finder jeg let dem der skal rykke op?

I Medlemsservice er der en oprykningsfunktion
Er man gruppeleder, kasserer eller medlemsansvarlig og dermed har adgang til alle medlemmer kan man rykke medlemmer op fra en enhed/afdeling til en anden. Man skal have fuld adgang til medlemmerne i den enhed/afdeling der rykkes fra og i den der rykkes til.

Oprykningsfunktionen sørger for

  • at afslutte medlemsfunktion i gammel enhed/afdeling
  • at oprette medlemsfunktion i gammel enhed/afdeling
  • ændre kontingentsats hvis der er en anden kontingentsats i den nye enhed/afdeling

Der er udarbejdet en lille guide du finder under Tips og tricks. Den hedder: Nr. 18: Hjælp til oprykning

OBS Oprykningen gennemføres først når man manuelt klikker på Gennemfør oprykning
Det anbefales ikke at gennemføre oprykningen før lige omkring oprykningstidspunktet da det så kan forvirre dig hvis du skal foretage en udmelde i mellemtiden

Oversigt over Fototilladelser, Børneattester og Accept af behandling af helbredsoplysninger

Flere har spurgt efter hvordan man kan lave et udtræk af fototilladelser. Nu skal man naturligvis være omhyggelig med data man trækker ud af Medlemsservice. Dette skal derfor betragtes som et værktøj til overblik og ikke en opfordring til at eksportere data som ligger på egen PC eller som print i en taske. Der er udarbejdet en eksportliste som findes under Medlemmer. Den hedder: Medlem: Navn, Alder, Fototilladelse, Accept helbredsoplysninger, børneattest.

For at hive en eksportliste ud så markerer du de medlemmer der skal eksporteres.
Klik Flere
Klik Eksporter
Vælg den liste du vil eksportere.

Pårørende kommer ikke frem når jeg søger for at tilføje til et nyt medlem

Når storebror er stoppet til spejder er det jo glædeligt når lillesøster kommer og vil være med

Man skal naturligvis bruge de eksisterende stamkort (dem fra storebroderen) så historik beholdes og man ikke får dubletter.

Man klikker ind på stamkortet for det nye medlem
På Pårørende fanen tilføjer man forældre
Først relationen (husk at den skal vende rigtigt) og derefter navn og slut af med at klikke Tilføj Pårørende

Kommer pårørende ikke frem når man søger så brug Søg flere
I stedet for hele navnet så søg på eks. Per – og klik Søg flere, som står nederst.
Fjern eventuelt filtre Fravælg inaktive kontakter
Nu kan du søge på navne, adresse, mobilnummer, e-mailadresse

Under Søg flere er det at man bliver glad for at sætte -X på efternavnet når man annullerer stamkort i forbindelse med håndtering af dubletter.

Problemer med at genindmelde et tidligere medlem

Hvis et udmeldt medlem gerne vil med i jeres spændende fællesskab igen sker det nogle gange at de bruger den digitale indmeldelsesblanket.
Derved får den samme person to stamkort – der er dublet.

Nu drejer det sig om at finde det Inaktive stamkort frem og opdatere det gamle stamkort med eventuelt nye oplysninger

Måske får du en dublet-melding og så er det jo let at tage fat i det gamle stamkort
Men måske skal du fremsøge de tidligere stamkort manuelt

Når man manuelt skal søge i Inaktive stamkort så går man til sin medlemsoversigt
Fjerner Aktiv filtret så man søger på alle stamkort i gruppen/kredsen
Nu har du to eller flere stamkort som findes på den samme person

Det gamle stamkort har et medlemsnummer. Dette stamkort er det stamkort vi vil beholde
Derfor sætter du det i status Kladde eller status Ny

Herefter kontrollerer du at kontaktoplysninger, bopælsadresse og eventuelle pårørende er som det skal være.
Husk også at se om der er angivet Betaler der skal overføres

Når du er færdig med at kopiere de nyeste oplsyninger over til det stmkort der skal genaktivere, så annulelrer vi det stamkort der er blevet dubletten af det eksisterende stamkort.
Klik Rediger
Sæt -X på efternavnet (Jes. Jensen-X)
Fjern e-mail og mobilnummer
Klik Gem
Sæt stamkort i status Annulleret – eller Inaktiv alt efter hvad der er muligt.

Til slut kan du genindmelde medlemmet

Giver det problemer så kontakt eventuelt supporten
Husk at oplyse hvem det drejer sig om og eventuelt ønsket indmeldelsesdato

Læs eventuelt også om dubletter: Dublet – hvordan håndterer jeg det?, Dublet – hvorfor sker det? eller Når jeg vil melde personer ind kommer jeg i stedet til dublettjek.

 

 

Tips vedrørende Børneattester

Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside

Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind via Borger.dk i stedet for direkte i e-boks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.

Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.

Medlemsbekræftelse

Datoen for seneste generalforsamling bliver ikke opdateret på Medlemsbekræftelsen

Har du opdateret dato for generalforsamling eller medlemmer efter at du har åbnet kladden for medlemsbekræftelsen skal du klikke Opdater før siden opdateres med de nye oplysninger.

Hvordan udfylder jeg Medlemsbekræftelsen

Det er Medlemsansvarlig, Gruppeleder og Gruppekasserer der kan udfylde og afslutte Medlemsbekræftelsen. Det er en god ide at få aftalt indbydredes hvem der er ansvarlig for det i gruppen/kredsen

Denne guide er generel og vejledende. For præcise detaljer for det enkelte korps henvises til vejledninger udgivet af korpset.

Kort fortalt skal du
1. Sikre at der på gruppens stamkort i Medlemsservice står hvornår I senest har afholdt gruppemøde
2. sikre at alle medlemmer er registreret korrekt med fødselsdato og indmeldelsesdato (eventuelt udmeldelsesdato)
3. Herefter kan du åbne medlemsbekræftelsen og vinge dem af der er medlemmer pr. 31/12, har været medlemmer i minimum 3 måneder af året (altså tidligere medlemmer udmeldt i løbet af året) – og alle skal have betalt minimum 75,- kr i personligt indbetalt kontingent (altså ikke frikontingenter, kontingent hvor kommunen eller en forening betaler). De skal være grønne når du var “vinget” dem af som betalende medlemmer.
Mangler der meldemmer på din liste er det fordi de ikke er registreret korrekt under pkt 2

Har du opdateret dato for generalforsamling eller medlemmer efter at du har åbnet kladden for medlemsbekræftelsen skal du klikke Opdater før siden opdateres med de nye oplysninger.
Hvis du løber ind i problemer: Læs vejledningen
Dernæst kan du skrive til medlemsservice support eller kontakte Korpskontoret/Administrationscentret i deres åbningstid.

 

Jeg har fået lukket Medlemsbekræftelsen før jeg var færdig

Kommer du til at afslutte medlemsbekræftelsen før du er færdig med at redigere kan du få Medlemsbekræftelsen genåbnet.
Du skal enten skrive til Medlemsservice support eller rette henvendelse til Administrationscentret/Korpskontoret (Men ikke begge steder!)

Regnskab

Aflyst arrangement, tilbagebetaling af penge

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales

Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice.
Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement
Desuden er der en videovejledning om emnet.

Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti
For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale

 

Guiden kan også bruges ved tilbagebetaling af betalt kontingent. Eks. hvis medlem er udmeldt eller der er blevet opkrævet mere end der skulle og fakturaen nåede at blive betalt

 

 

 

#tilbagebetaling #kontingent #kreditering #aflyst arrangement #arrangement #betaling

 

 

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort
Klik på Økonomifanen og rul lidt ned

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

#Betalingskontakt #Udlægsgokender #kontingentfaktura #nykasserer

 

 

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

 

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

 

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

 

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

 

Hvad kan jeg bruge regnskabsdelen til?

Regnskabs delen er et økonomiprogram, med:

  • en regnskabsdel, sådan som man kender f.eks. fra Winkas, Summa Summarum, e-conomic og andre online regnskabsprogrammer der typisk anvendes af foreninger. Dvs. bogføring af indtægter og udgifter, kontoplan, indlæsning af bankkontoudtog og opstilling af årsregnskab, budget mm.
  • kontingenopkrævning, hvor det er muligt at sætte en automatisk opkrævning på de enkelte medlemmer så man alene ved at vedligeholde kontingentsatser hele tiden får opkrævet sin medlemmer kontingent.
  • abonnementsbetaling eller kortbetaling når der sendes opkrævninger ud. Medlemmer kan via et link betale de opkrævninger, som gruppen sender ud, hvad enten det er kontingent eller andre ydelser der opkræves.
Hvem modtager mail omkring kontingentopkrævning?

Vi har fået flere spørgsmål omkring hvem der modtager mail i forbindelse med kontingentopkrævning

Kontingentfakturaen udstedet til medlemmet hvis der ikke er angivet betaler på medlemmet
Er der angivet betaler så udstedes fakturaen til betaler

Derefter udsendes mail efter nedenstående flowskema:

Der er ikke forskel på om medlemmet står som betaler på sig selv, men det er stadig en god ide at sætte betaler på da det så er ens for alle.

Vær i øvrigt opmærksom på at betaler profilen har samme medlemsnummer på medlem eller pårørende profilen! Det kan smutte ved dubletoprydning.

Hvilke moduler er der i Medlemsservice?
Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS
  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

  • Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

  • Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling
Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?
Spørgsmål: Under menupunktet Kort-transaktioner kan man nogle gange se at betalinger fjeler.
Hvad betyder fejlkoderne
Svar: Det er ikke helt let at svare kort på
Det bedste er at få forældrene til at logge ind og tilmelde et gyldigt kort.
Det er vigtigt at kortet tilmeldes på det stamkort som faktura er udstedt til.
Vi ser ofte at man registrerer kort på barnet – medens forældre er betaler
Så har der været issues med at i forbindelse med at der er indført 3D identifikation at så er der nogle af de tidligere tilmeldte kort der fejler, selv om det ikke skulle være nødvendigt med eksisterende aftaler før 1/1-2021
Her kan man tilmelde betalingskortet igen så den ekstra sikkerhed registreres rigtigt. Det er hurtigere end at gå til kortudstederen og argumentere for at det var en eksisterende aftale.
Senest har en kasserer oplevet at hvis der har været “tom konto” så starter automatisk betaling ikke op igen før man tilmelder kortet igen.
Den første ting er vejledning/misforståelse og det kan du gøre noget ved.
De to sidste ting er noget med pengeinstituttet/kortudsteder – men her kan du også vejlede
Hvis du vil nørde fejlkoder kan du eks. bruge denne
Kode 200 er nok den der kommer oftest. Den betyder at der ikke er sikkerhed for at honorere beløbet.
Hvor finder jeg gruppens/kredsens stamkort?

Der står mange steder at man skal finde gruppens stamkort
Hvor finder jeg det?

Svar:
Tak for et godt spørgsmål
Gruppens stamkort er det “kartotekskort” alle gruppens stamoplysninger står på
Man finder det på oversigten med medlemmer

 

Man kan også søge stamkortet frem under Organisering

 

#Stamkort #Økonomifane #selvbetjening #selfservice #Betalingskontakt #Udlægsgodkender #Bankkonto #Kontingentopsætning

 

 

Hvordan fungerer kontingentopkrævning?

Kontingent opkrævning er særlig funktionalitet, som er udviklet til Spejdernes Medlemsservice. Læs introduktionen for en nærmere beskrivelse af hvordan det fungerere. Når først opsætningen er kommet på plads kører det “næsten” automatisk og den vigtigste opgave i gruppen bliver et vedligeholde sin medlemsdatabase, sine kontingentsatser og så håndterer de medlemmer der ikke bruger kortbetaling eller på anden måde skal håndteres manuelt. Samtidig med opkrævningen bogføres alle posteringer vedr. kontingentopkrævning på plads i regnskabsdelen.

Hvordan fungerer udlægshåndtering?

Udlægshåndtering er en funktionalitet udviklet til at hjælpe ledere og frivillige med, at klare afregning af udlæg på en enkel og hurtig måde. Fra “Min side” kan den enkelte leder oprette udlæg for udgifter, man har afholdt i gruppen. Derefter kan de med klik sendes til kasseren, der kan bogføre dem og udbetale pengene til lederen. Alle bilag håndteres elektronisk.

Hvordan kan jeg se om der er godkendt betaling for en der er tilmeldt arrangement

Når man tilmelder sig nogle kurser og/eller arrangementer kan det vælges at gruppen/kredsen betaler for deltagelsen
Her skal en fra gruppen/kredsen godkende betalingen før det er gruppen/kredsen der får tilsendt faktura

Medlemsservice sender en mail til betalingsgodkendere
Men det sker at denne mail ender som spam/uønsket post og så skal man efterfølgende ind og godkende uden et direkte link

Du kan let søge tilmeldte frem og få overblik

  1. Vælg Arrangementer i menuen til venstre
  2. Vælg Rapportering i topmenuen
  3. Vælg Deltagere

Derefter vælger du

  1. Listevisning
  2. Favoritter
  3. Deltagere – Betaling afventer godkendelse
  4. Klik på det blå skrå betalingskort

 

Nu kan du vælge:

Godkende betaling (rød pil)
Afvise betaling (gul pil)

 

(*) Kontoret udsender månedligt fakturaer på deltagere. Det er ikke noget der sker automatisk eller noget man skal hente ud af Medlemsservice

 

#betaling #kursus #arrangement #deltager #notifikation# uddannelse #godkendelse #gruppe #kreds

Hvordan kommer jeg i gang med at bruge regnskabsdelen?

Der er lidt arbejde med at sætte regnskabsdelen op og gøre den klar til brug, men deltager man i et af introduktionskurserne eller bruger man “Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice”, så er man godt hjulpet. Det er vigtigt, at man følger vejledninger, da nogle af opsætninger ikke kan rulles tilbage til udgangspunktet.
Har man et grundlæggende kendskab til regnskabsprogrammer og viden om bogføring/regnskab er det forholdsvis enkelt at gå i gang.

Der ligger nogle gode videovejledninger der dels giver grundlæggende indføring i regnskab generelt og der ligger også et kursus i regnskabsdelen. Det er delt op i fire afsnit svarende til et en-dagskursus med de pauser der normalt er lagt ind
Du finder alle videovejeledningerne her

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

 

 

Jeg skal oprette et nyt budget, men regnskabsåret findes ikke endnu

Hvis man ønsker at oprette budget for et regnskabsår der endnu ikke er oprettet kan følgende metode anvendes

Gå ind på et allerede oprettet budget som det der liger det du skal bruge (så slipper du for at taste alt forfra)
Klik Flere
Klik Dupliker
Ret årstal (kaldes kode i v8), datoer og beløb.
Gem

En anden mulighed er

Når man klikker Opret så beder den om et finansår – der skal man vælge et der findes eks. 2022
Når man har oprettet budgettet og gemt kan man derefter klikke rediger – og så ændre perioden til at være 01-01-2023 – 31-12-2023

Husk at vælge “Sammenlign med” og det budget man gerne vil sammenligne med
Klik Gem

 

God fornøjelse

 

Kan ikke lukke regnskabsår

Hvis du vil lukke regnskabsår og får en fejlmelding om at: ” For at lukke en periode, skal du først bogføre relaterede bogføringskladder” så er hjælpen her

Der kan ske at man ikke har fået bogført alle bogføringskladder
Der er to steder man skal kigge

Journalposter
I forbindelse med Årsafslutning af regnskab er det beskrevet hvordan man kan gå ind og bogføre resterende Journalposter under Journalposter
Har man  gjort det ser det således ud


Er der Jounalposter der mangler at blive bogført så markerer man dem
Klikker Flere
Vælger Bogfør posteringer

Posteringer
Der kan også gemme sig posteringer som ikke er bogført
Typisk er det posteringer på 0,00 kr som er opstået hvis man er ved at ompostere

Sådan en nul-postering kan man markere og slette
Hvis man i stedet ønsker at bogføre posteringen, så åbner man postereingen og klikker Send
Under Posteringer kan man kun bogføre en postering af gangen

 

 

Kan jeg bruge kontingentopkrævning uden at bruge regnskabsdelen?

Ja det kan man godt, men brug af kontingentdelen kræver, at man laver den grundlæggende opsætning af regnskab

Kan jeg tage kontingentopkrævning i brug midt i året?

Ja det kan man godt, men det kan være lidt udfordrende, hvis man ikke følger vejledningerne nøje.
Gør du dig selv den tjeneste ved at sætte Opkrævningsdage på gruppens Stamkort til -365 til at starte med. Så har du sikret dig tid til at få gjort alt klart. inden første opkrævning. Det sidste man gør inden kontingentkørslerne sættes i gang er at sætte opkrævningsdage til det ønskede tal så det passer med opkrævningerne hen over året.
Under vejledninger findes et regneark der hjælper med at fastslå det rigtige tal til opkrævningsdage

Du kan altid hente hjælp hos supporten vedrørende opsætning af kontingent og de vil hellere end gerne hjælpe dig god i gang.
Der er mange ting i første opsætning som man kun kommer til at gøre en gang og der hjælper supporten gerne så du slipper for at sætte dig ind i disse engangsopgaver
Kontakt til supporten finder du under Kontakt

Kan man annullere en kontingentkontrakt?

Hvis man får startet forkert på opsætning af kontingent opkrævningerne, så er det letteste at slette kontingentkontrakten
Gå ind via Medlemmets stamkort
Kontingent og Bidrag
Kontakter
Marker den kontrakt der er tale om
Klik Handlinger – og slet

Vær opmærksom på at når du gør dette kan du opkræve kontingent forfra.
Det vil sige at Medlemsservice ikke advarer dig om at perioden evt. allerede er opkrævet.

Tags: Kontingent, Starte forfra, tildelt forkert kontingentsats

 

Kan man få notifikation når der er nye udlæg?

Hvis der kommer nye udlæg ind er det smart at kasserer og/eller økonomiassistent kan få en notifikation

 

Hvis man ønsker at få en besked når der er ny udlæg skal man være registreret som Udlægs godkender ved Udlægs team
Du finder det på gruppens/kredsens stamkort under Økonomifanen

 

Har I ikke Udlægs godkender ved Udlægsteam så skal man oprette det som Aktivitetsteam som skrevet i den gule markering

 

#Udlæg #Notifikation #Godkendelse

Kan man tilføje mere tekst på en faktura?

Hvis man gerne vil tilføje tekst på sine fakturaer kan Betalingsbetingelser være en mulighed

Det kan være at man hjælper borgerforeningen i byen med at sætte flagstænger op til konfirmanderne eller lignende
Borgerforeningen eller et andet firma eller forening har typisk ikke mulighed for at betale med betalingskort.
Derfor kan det være smart at anføre bankkonto eller lignende på fakturaen

Man opretter betalingsbetingelser under
Regnskab i venstremenuen
Konfiguration i topmenuen
Betalingsbetingelser på listen

Det letteste er at bruge en eksisterende betalingsbetingelse og bruge den som basis ved at klikek Handling og Dupliker.
Nu skal man blot rette kopien til så den eks ser således ud:

Oplysninger kommer med på PDF-filen

 

Det kommer også i mailen der sendes ud når du klikker Send & print:

Her er det på sin plads at minde om at alle betalinger der ikke foretages via betalingskort eller mobilpay i Medlemsservice skal kassereren eller en økonomiassistent udligne ved bankimport for at fakturaen markeres som betalt.
Det er kun kontingentfakturaer der automatisk sendes mail med påmindelse om betaling

Man kan kun benytte sine egene betalingsbetingelser ved manuelle opkrævninger af kontingent.
Men det kan være praktisk i forhold til opkrævninger til en forening elelr fond som typisk ønsker at betale med bankoverførsel.

 

#faktura #betalingsbretingelser #bankoverførsel #tekst på faktura #firmafaktura  #foreningsfaktura

 

 

 

 

Kort-transaktioner – dette kan du se (DDS v8)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

  • Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
  • Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
  • Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
  • Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i venstremenuen et punkt der hedder Kort-transaktioner
Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger


Ikke-betaling (abonnement) er et betalingskort der tilmeldes automatisk kontingentbetaling
Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge avanceret søgning øverst til højre og benytte favoritten Afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du bruge favoritten Sorter efter betalingsfil

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Fejl! betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

Ny faktura i stedet for annulleret/krediteret faktura

Du har fået krediteret en faktura så den nu er annulleret.
Det var ikke miningen at annullere fakturaen, men den skulle blot have været ændret til et andet beløb.

Heldigvis er det ikke svært.
Medlemsservice kan ikke opkræve den samme periode to gange

Derfor skal man have fat på den kontingentfaktura man har annulleret

Det kan eksempelvis være denne:

Klik på firkanten ude til højre.
Nu har du den annullerede kontingentfaktura åben

Klik på Handling og Dupliker

 

Nu har du en ny kladde-faktura som du kan redigere
– rette kunde hvis det er nødvendigt.
– rette produkt.
– rette pris hvis det ikke regnes af sig selv.

Husk at sætte fakturadato, hvis det ikke skal være dags dato
Angiv betalingsbetingelser

Klik Gem
Kontroller at fakturaen ser korrekt ud

Se det rigtigt ud så Valideres faktura og sendes pr. e-mail

Så har du dannet en ny faktura som medlem eller betaler kan betale præcis som hvis den var dannet automatisk

 

 

Denne FAQ anviser hvordan man:

Redigerer en faktura
Angiver ny betaler
Retter faktureret kontingent

 

SMS

SMS skriver “I Demotilstand”

Kursussystemerne kører SMS altid i demotilstand.
Det vil sige at man ikke kan sende SMS ud fra kursussystemet. Det er som det skal være.

Man kan opleve at “de rigtige” system skriver I demotilstand
Hvis man oplever at produktionssystemet skriver at det er i demotilstand på SMS så skal man kontrollere gruppens eller kredsens adresse er angivet korrekt på gruppens/kredsens stamkort
Man skal sikre sig at der står fulde adresse inklusive nation

For at se det skal man klikke Rediger på stamkortet

Udover postadressen er den en god ide at sikre sig t sogn og kommune er angivet korrekt.

 

#SMS #demotilstand #forberede SMS

 

 

 

Udlæg

Kan man få notifikation når der er nye udlæg?

Hvis der kommer nye udlæg ind er det smart at kasserer og/eller økonomiassistent kan få en notifikation

 

Hvis man ønsker at få en besked når der er ny udlæg skal man være registreret som Udlægs godkender ved Udlægs team
Du finder det på gruppens/kredsens stamkort under Økonomifanen

 

Har I ikke Udlægs godkender ved Udlægsteam så skal man oprette det som Aktivitetsteam som skrevet i den gule markering

 

#Udlæg #Notifikation #Godkendelse