FAQ – Spørgsmål og svar om Medlemsservice

Aflyst arrangement, tilbagebetaling af penge

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales

Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice.
Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement
Desuden er der en videovejledning om emnet.

Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti
For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale

Hvilke moduler er der i Medlemsservice?

Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS

Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling

Hvordan kan jeg se hvem i gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement?

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

Spørgsmål: Under menupunktet Kort-transaktioner kan man nogle gange se at betalinger fjeler.
Hvad betyder fejlkoderne

Svar: Det er ikke helt let at svare kort på

Det bedste er at få forældrene til at logge ind og tilmelde et gyldigt kort.

Det er vigtigt at kortet tilmeldes på det stamkort som faktura er udstedt til.

Vi ser ofte at man registrerer kort på barnet – medens forældre er betaler

Så har der været issues med at i forbindelse med at der er indført 3D identifikation at så er der nogle af de tidligere tilmeldte kort der fejler, selv om det ikke skulle være nødvendigt med eksisterende aftaler før 1/1-2021
Her kan man tilmelde betalingskortet igen så den ekstra sikkerhed registreres rigtigt. Det er hurtigere end at gå til kortudstederen og argumentere for at det var en eksisterende aftale.

Senest har en kasserer oplevet at hvis der har været “tom konto” så starter automatisk betaling ikke op igen før man tilmelder kortet igen.

Den første ting er vejledning/misforståelse og det kan du gøre noget ved.

De to sidste ting er noget med pengeinstituttet/kortudsteder – men her kan du også vejlede

Hvis du vil nørde fejlkoder kan du eks. bruge denne

http://www.shopmanage.dk/fejlkoder-pbs

Kode 200 er nok den der kommer oftest. Den betyder at der ikke er sikkerhed for at honorere beløbet.

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

Kort-transaktioner – dette kan du se

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i venstremenuen et punkt der hedder Kort-transaktioner
Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Ikke-betaling (abonnement) er et betalingskort der tilmeldes automatisk kontingentbetaling
Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge avanceret søgning øverst til højre og benytte favoritten Afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du bruge favoritten Sorter efter betalingsfil

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Fejl! betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

Oversigt over Fototilladelser, Børneattester og Accept af behandling af helbredsoplysninger

Flere har spurgt efter hvordan man kan lave et udtræk af fototilladelser. Nu skal man naturligvis være omhyggelig med data man trækker ud af Medlemsservice. Dette skal derfor betragtes som et værktøj til overblik og ikke en opfordring til at eksportere data som ligger på egen PC eller som print i en taske. Der er udarbejdet en eksportliste som findes under Medlemmer. Den hedder: Medlem: Navn, Alder, Fototilladelse, Accept helbredsoplysninger, børneattest.

For at hive en eksportliste ud så markerer du de medlemmer der skal eksporteres.
Klik Flere
Klik Eksporter
Vælg den liste du vil eksportere.

Tips vedrørende Børneattester

Hvis du bliver bedt om at logge ind og indtaste de sidste fire cifre i dit personnummer, så skal det gøres i frontend.
Frontend er der hvor du klikker dig ind på Min side
Hvis du ikke kan finde den knap så gå til toppen og klik på Hjemmeside

Hvis du har kvaler med at komme ind og bekræfte samtykket i e-boks så kan det anbefales at forsøge at logge ind via Borger.dk i stedet for direkte i e-boks.
Der er mange som har meldt tilbage til supporten at det er lettere fra en computer end fra en mobil enhed som eks. telefon eller tablet.

Se eventuelt også Tips og Tricks nummer 20 som omhandler Børneattester.

Hvordan fjerner/sletter jeg en enhed?

Det er muligt at inaktivere enheder, hvor der ikke længere er tilknyttet medlemmer/personer med en aktiv funktioner. Forudsætningen er, at der ikke må være aktive funktioner knyttet til enheden. Dvs. alle som har haft et enhedsmedlemskab skal have slutdato og det gælder også for andre funktioner. Man kan få en oversigt over aktive funktioner i en enhed ved at åbne stamkortet for enheden og klikke på feltet Funktioner, så vises en liste med alle aktive funktioner i enheden. Hvis der ikke står nogen på listen kan enheden inaktiveres.

Når enheden er inaktiveret bliver den ikke vist på oversigterne, men den kan søges frem hvis det bliver aktuelt.

Dublet – hvordan håndterer jeg det?

Dubletchecket er en hjælp til at få registreret medlemmer og pårørende på et stamkort så alle deres oplysninger står et sted uanset hvor mange steder de er tilknyttet.

Kladde:
Har du en dublet der stå i Kladde er det noget du som regel selv kan udrede.
Kig eventuelt i Tips og tricks efter hvordan man håndterer Dubletter og hvordan man registrerer medlemmer og pårørende

Sendt til korpskontoret
Har en dublet der står Sendt til korpskontoret er det noget der skal hjælp til.
Det skyldes at dubletten har relation til en anden gruppe.
Supporten og korpskontoret kan udrede sammenhængen og gør medlemmet tilgængeligt i jeres gruppe med det oprindelige stamkort

Det er imidlertid ikke altid muligt for gruppen selv at indmelde trods dette. Der kan være ting der skal skubbes på plads med større rettigheder.
Man kan derfor med fordel sende en mail til korpsets supportadresse.For hurtig ekspedition skal du oplyse medlemmets navn (gerne copy/paste så det er stavet rigtigt), ønsket aktiv dato og hvilken gren/afdeling/enhed vedkommende skal med i

I nogle tilfælde står der en intern note på stamkortet hvis det er dublethåndteret af supporten/kontoret og man ønsker du kontakter dem. Noten ses i loggen under stamkortet

Dublet – hvorfor sker det?

Medlemsservice har det princip at en person har et stamkort hele sin tid hos spejderne.
Dermed kan historikken med medlemskaber, funktioner og ikke mindst kurser og arrangementer følge med personen

Til at hjælpe med at identificere tidligere registreringer i egen gruppe eller i en anden gruppe så laves der dubletcheck ved indmeldelse/aktivering

Der checkes primært på:

E-mailadresse
Mobilnummer

Dernæst kigges på en kombination af:

Fødselsdato
Navn
Adresse

Det er derfor vigtigt at hvis medlemmet ikke har egen e-mailadresse eller mobilnummer så skal felterne være tom. Ikke noget med mellemrum eller en bindestreg.
Pårørendes kontaktoplysninger skal stå på pårørendes stamkort og må ikke stå på medlemmet.

Se under Tips og Tricks hvordan Dubletter kan håndteres og hvordan man skal registrere medlemmer og pårørende korrekt

Eget maildomæne – skal vi gøre noget for at det virker?

Hvis jeres spejdergruppe har eget maildomæne eks. minspejdergruppe.dk så er det en god ide at inkludere medlemsservice mailserver i SPF record

SPF record er en tilføjelse til DNS registreringen af jeres domæne hvor andre mailservere kan spørge fra hvilken/hvilke servere jeres mails kan komme fra. Hvis den server mail senedes fra ikke står på listen så klan modtagerens mailserver filtrere mailen fra.
Vi vil ikke forklare mere om det her. Dem der arbejder med jeres DNS og domæne vil vide hvad der skal gøres.

De oplysninger der skal bruges er:

DDS:
ip4:139.162.161.152
ip6:2a01:7e01::f03c:91ff:fe46:134a/64
include:turbo-smtp.com

Baptistspejderne:
include:steingabelgaard.dk

De grønne pigespejdere:
include:steingabelgaard.dk

KFUM-Spejderne:
include:steingabelgaard.dk

Medlemsservice support kan i begrænset omfang hjælpe hvis I ikke længere har en der tager sig af jeres DNS records i gruppen.
Vi har en godt netværk og skal nok hjælpe med at find en løsning

Er der et sted jeg kan øve mig uden at ødelægge noget? (kursussystem)

Ja! På kursusversionerne kan du prøve dig frem, inden du kaster dig ud i avancerede ting i den virkelig verden.

På kursus-sitesne er email adresser tilføjet et .invalid så vi ikke risikerer at der utilsigtet bliver sendt mails.

Det betyder at du for at logge ind skal bruge enten dit medlemsnummer eller din email tilføjet “.invalid” tilsidst.

Du finder kursusversionerne på følgende adresse:

Funktionerne på kursusystemerne er helt identiske med funktionerne i det rigtige medlemsservicesystem. Data bliver opdateret 2 gange årligt så der vil sandsynligvis være forskel på de medlemmer og funktioner der er i det rigtige system og i kursussystemet.

Er du ny medlem således at du måske ikke er oprettet i kursussystemet, eller kan du bare ikke logge på kursussystemet så send en mail til din support. Så skal vi nok hjælpe dig indenfor.

#kursussystem #øvesystem #testsystem

Hvad kan forældre selv ændre i Medlemsservice

Når forældre logger ind på Medlemsservice er der en del ting de selv kan ændre og vedligeholde uden at spejderlederne behøver at blive involveret

Selfservice for forældre er:

Ændring af betaler
Tilmelding af betalingskort til kontingentbetalinger
Adresseændringer
Rette mobilnummer
Rette mailadresse
Rette fødselsdato
Rette skole
Rette klassetrin
Anmode om udmeldelse

Hvis gruppen har åbnet for det kan de også ændre:

Ændre fototilladelse
Særlige forhold
Give en hånd med
Accept af helbredsoplysninger
Andre oplysninger

Selvfølgelig kan forældrene også logge ind og tilmelde deres børn til arrangementer og kurser

Hvis gruppen ønsker at give forældrene og medlemmer adgang til den udvidede self service skal det aktiveres.
Som udgangspunkt er udvidet selfservice lukket
Gruppen kan åbne det ved at gå ind på gruppens stamkort og vælge fanen Selvbetjening
Man vinger de felter af som man vil give adgang til at redigere.

Hvad kan vi med medlemsservice?

Bedre og nemmere adgang til at rette og opdatere:

Spejdere og forældre får adgang til en langt mere brugervenlig hjemmeside, hvor de både kan vedligeholde deres oplysninger og betale kontingent og tilmelde sig ture og lejre.
Mulighed for elektronisk indmeldesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside
Forældre, børn og søskende kan oprettes som pårørende
Sende mail og SMS til enhedens medlemmer
Udtræk af adresselister ud fra egen definition/skabelon
Enhedsledere kan rette og redigere enhedens medlemmer
Gruppens og enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden
Distriktsstaben/divisionen/regioner får adgang til adresser på alle i distriktet/divisionen/regionen
Integreret regnskabssystem. Som en del af medlemsservice følger der et komplet regnskabsmodul, med mulighed for kontingentopkrævning, håndtering af lederes udlæg og opkrævning af deltagelse i lejre og ture
Nem og overskuelig adgang til data og funktioner fra både PC, mobiltelefon eller tablet.

Hvilke moduler er der i Medlemsservice?

Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS

Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling

Hvordan får jeg brugernavn og password?

Alle medlemmer, der er oprettet med en gyldig e-mailadresse skal nulstille sin adgangskode første gang man man skal logge ind på Medlemsservice. Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse. Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e-mailadresse, da det er forudsætning for at få et login, der virker så enkelt som muligt. Hvis den samme e-mailadresse er anvendt flere gange vil login ikke blive muligt før der er ryddet op således at en mailadresse kun er tilknyttet en person. Det er i første omgang den lokale spejdergruppe som kan hjælpe med at tilknytte korrekt personlig mailadresse på en person. Sekundært kan man kontakte supporten for at få hjælp hvis ikke den lokale spejdergruppe kan løse problemet.

Medlemmer som endnu ikke har deres egen e-mailadresse, eks. børn, skal ikke selv logge på Medlemsservice. Deres pårørende har adgang til alle de medlemmer som de er registreret som pårørende for

Medlemmer der ikke har en gyldig e-mailadresse kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen. Pårørende har adgang til deres børns og kan tilmelde, redigere mv.

Hvis man efterfølgende får en e-mailadresse har man mulighed for at bestille et nyt password.

Krav til password er minimum 8 tegn og det skal være en kombination af store og småbogstaver og tal.

Ved kontakt til supporten for adgangkoder og ændring af e-mail skal der gives oplysninger som eks. adresse, gruppe, pårørende som kan dokumentere identiteten

Hvordan får jeg hjælp?

Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, kan du finde kontaktoplysninger her

Sender du en mail, så sidder der en række frivillige, som ofte kan levere svar inden for ganske få timer. Kan de ikke selv svare på spørgsmålet har de mulighed for at sende det videre til f.eks. vores administration der så vil svare.

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Hvis fanebladet Funktioner ikke findes for et stamkort, kan du tildele en funktion ved at gå til:
Enheder/Organisering => Gruppe => Funktioner => Opret.
Alternativt:
Enheder/organisering => Gruppe => Bestyrelse => Opret

Her kan du søge personen frem og tildele den ønskede funktion.
Når det er gjort bliver fanen Funktioner samtidig synlig på personens stamkort.

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper

Hvordan vises mere end 80 på en side?

Vi har mere end 80 medlemmer i gruppen og derfor kan vi ikke se alle på en side.
Kan man få få viste mere end 80 på en side?

Ja, man kan få vist alle dem man gerne vil
Når du har listen med mange personer på så ser det måske således ud

Klik på 0-80. Så kan du enten indtaste et vilkårligt interval eller vælge medlem foruddefinerede* intervaller

* Der er forskel på systemerne og nogle korps har nogle faste intervaller og andre kan selv bestemme antallet der vises på en side

Når man skifter til en anden side går den tilbage til standardvisningen 0-80
Dette af hensyn til hastigheden på indlæsning af sider

Hvorfor får jeg mails om andre medlemmer?

Som udgangspunkt bliver ledere i gruppen og enheder orienteret når der laves opdateringer på et medlem. Det kan være ændring af kontaktoplysninger, ny funktion eller flytning til anden enhed.

Endelig så bliver man tilføjet som følger på en person, enhed eller gruppen, hvis man laver rettelser på denne. Gruppeledelse og Enhedsledere er automatisk følger på den gruppe eller enhed de er leder i. Man har som leder mulighed for at fjerne sig som følger på både personer og gruppe/enhed. Gør man det vil det reducere antallet af mails betragteligt.

Kan jeg komme på kursus?

Ja! På siden kurser kan du finde oplysninger om de nyeste kurser i medlemsservice.

Opdateringer og driftsstatus

Der lægges løbende opdateringer på. Både rettelser af fejl og nyt funktionalitet. Som hovedregel en gang om måned. Det sker altid om morgen medmindre det er kritiske fejl og der vil være lukket for adgang mens opdateringerne foretages.

Vi har pt. ikke kendskab til større generelle fejl. Det betyder ikke, at man ikke vil opleve, at der kan være ting som fejler, men langt det meste skyldes enten fejl fra konverteringen, manglende rettigheder og/eller dublet fejl.

Støder du på fejl eller er der opgaver du ikke kan løse, så kontakt os endelig

Pårørende kommer ikke frem når jeg søger for at tilføje til et nyt medlem

Når storebror er stoppet til spejder er det jo glædeligt når lillesøster kommer og vil være med

Man skal naturligvis bruge de eksisterende stamkort (dem fra storebroderen) så historik beholdes og man ikke får dubletter.

Man klikker ind på stamkortet for det nye medlem
På Pårørende fanen tilføjer man forældre
Først relationen (husk at den skal vende rigtigt) og derefter navn og slut af med at klikke Tilføj Pårørende

Kommer pårørende ikke frem når man søger så brug Søg flere
I stedet for hele navnet så søg på eks. Per – og klik Søg flere, som står nederst.
Fjern eventuelt filtre Fravælg inaktive kontakter
Nu kan du søge på navne, adresse, mobilnummer, e-mailadresse

Under Søg flere er det at man bliver glad for at sætte -X på efternavnet når man annullerer stamkort i forbindelse med håndtering af dubletter.

Eget maildomæne – skal vi gøre noget for at det virker?

Hvis jeres spejdergruppe har eget maildomæne eks. minspejdergruppe.dk så er det en god ide at inkludere medlemsservice mailserver i SPF record

SPF record er en tilføjelse til DNS registreringen af jeres domæne hvor andre mailservere kan spørge fra hvilken/hvilke servere jeres mails kan komme fra. Hvis den server mail senedes fra ikke står på listen så klan modtagerens mailserver filtrere mailen fra.
Vi vil ikke forklare mere om det her. Dem der arbejder med jeres DNS og domæne vil vide hvad der skal gøres.

De oplysninger der skal bruges er:

DDS:
ip4:139.162.161.152
ip6:2a01:7e01::f03c:91ff:fe46:134a/64
include:turbo-smtp.com

Baptistspejderne:
include:steingabelgaard.dk

De grønne pigespejdere:
include:steingabelgaard.dk

KFUM-Spejderne:
include:steingabelgaard.dk

Medlemsservice support kan i begrænset omfang hjælpe hvis I ikke længere har en der tager sig af jeres DNS records i gruppen.
Vi har en godt netværk og skal nok hjælpe med at find en løsning

Hvordan sender man mail hvis der er mere end 80 modtagere på listen

Hvis du skal sende mail til mere end 80 modtagere, så er der to muligheder
Enten ændrer du visningen til det antal der er søgt frem (Se evt FAQ om dette)

Læser du det der står i toppen af mailskabelonen står der noget nyttigt

Du bemærker sikkert at der er en boks for enden af linie 4

Vinger du den af, så sendes der til alle på listen
Ikke kun dem der er markeret, men alle

Dette virker på Baptistspejderne, De grønne pigespejdere og KFUM-spejderne

Hvorfor kommer mine mails ikke frem til medlemmer og pårørende?

Vi har i supporten fået mange henvendelser om mails som ikke kommer frem til medlemmer og/eller pårørende når der sendes mails via funktionaliteten i Medlemsservice. Det har givet anledning til, at vi har lavet en test af funktionaliteten i løbet af uge 47, 2016. Testen, hvor vi har prøvet at sende mails fra forskellige dele af Medlemsservice og hvor der er brugt forskellige skabeloner viser, at alle afsendte mails er nået frem til modtager inden for maks. 5 minutter efter afsendelse. Det understøtter samtidig det billede vi har fra vores leverandør, som kan se, at alle mails bliver sendt til modtager fra Medlemsservice.

Hvorfor kommer så min mail ikke ud til alle medlemmer? Svaret skal muligvis findes i de sikkerhedsprocedurer, som en række e-mailudbydere benytter sig af. Vi ved, at Google(gmail) og andre udbydere de seneste år har skærpet sikkerheden for at undgå, at man bliver ramt af pfishing, hvor afsender giver sig ud for at være en anden end den de er. En variant af det er når man modtager en mail fra en man kender, men det viser sig, at være fra en anden(kaldet spoofing).

I medlemsservice har det to konsekvenser.
Når man sender en mail fra Medlemsservice står man selv på som afsender, men mailen kommer ikke fra den mailudbyder, man normalt bruger. Det betyder, at man kan opleve, at mails havner i uønsket post eller spam. Derfor mind jeres medlemmer om, at de skal tjekke deres mapper med uønsket post eller spam. Det var fejlkilde nr. 1.

Det næste der kan ske er, at medlemmer har registreret sig med en mailadresse, som ikke er deres primære mailadresse, men blot er en adresse de sender videre til en anden mailkonto de også ejer. Det sker ofte over tid, at man skifter mailkonto, men beholder den gamle og blot sætter den op til at sende videre til ens nye konto. Hvis man er så uheldig, at de mails medlemmet modtager fra Medlemsservice er endt i spamfilteret på den gamle konto, bliver de ikke sendt videre til ens primære mailkonto. Det var fejlkilde nr. 2.

Mail sendt via Medlemsservice ender i uønsket post

Nogle gange oplever man at mail sendt via Medlemsservcie ender i spamfolderen.
Det er en lidt kompleks opgave som der arbejdes på at løse. Her er lidt forklaring og noget selvhjælp

Da der er rigtigt mange spejdere der sender mail fra medlemsservice kan det nogle gange se ud som om det er en spamserver.
Man skal derfor huske at holde øje med om der kommer e-mail i spam/uønsket mail.

Medens der arbejdes på at forbedre Medlemsservice omdømme ude på internettet, så kan man selv gøre noget som modtager.
Man kan som modtager hjælpe sit spamfilter ved at registrere Medlemsservice som sikker afsenderdomæne
Korpsene domæner er forskellige så her skal man vælge rigtigt korps og angive de domæner der står under korpsets navn

DDS
dds.dk
medlem.dds.dk

De grønne Pigespejdere
notifikation@medlem.pigespejder.dk
pigespejder.dk
medlem.pigespejder.dk

Baptistspejderne
notifikation@medlem.baptistspejder.dk
dbs.dk
medlem.dbs.dk
baptistspejder.dk
medlem.baptistspejder.dk

KFUM-spejderne
notifikation@medlemsservice.spejdernet.dk
spejdernet.dk
medlemsservice.spejdernet.dk
kfumspejderne.dk
medlemsservice.kfumspejderne.dk

Vi vil gerne bruge vores egen mailskabelon til velkomstmail

Medlemsservice har en række standardskabeloner som benyttes af alle på tværs af grupperne.
Derfor kan man ikke redigere standardskabelonen.

Du kan imidlertid let lave din egen skabelon til jeres gruppe, som så let kan vælges når der sendes velkomstmail og andre faste informationer
Vi anbefaler at du tager udgangspunkt i standardskabelonen når du redigerer din egen skabelon.
Gå til topmenuen Medlemmer og væg Email-skabeloner i venstremenuen
Fin den skabelon du vil kopiere fra
Klik Flere og vælg Dupliker
Navngiv din skabelon

Hvis du navngiver eks.
01 – Velkomst skabelon
02 – Ny som forældre skabelon
03 – Udmeldelse skabelon

Så lægger de sig i toppen af din liste når du vælger skabelon til din mail og søger du eks. 01 så kommer velkomstskabelonen frem

Mange af standardskabelonerne har noget HTML kode som indsætter afsendernavn og gruppenavn
Man kan derfor let bruge standardskabelonerne uden videre. Eventuelt supplere med en mail der fortæller mere specifikt om den enheds/afdeling som medlemmet er med i.

Du kan vedhæfte dokumenter til mailskabelonerne. Husk at der maksimalt må vedhæftes 5Mb i alt til en mail

Du kan finde hjælp til opsætning og redigering af mailskabeloner i Tips og Tricks Nr. 10: Guide til design af mailskabeloner.

Husk at rydde op i skabelonerne engang imellem så du beholder overblikket.
Vær opmærksom på at hvis du skal bruge supportens hjælp til en mailskabelon skal navnet være entydigt eks. “01 Velkomstmail – Spejderby Gruppe”

Du kan ikke få din egen skabelon til at være standardskabelon. Du skal vælge din egen skabelon når du sender mailen.

Årsstjerner – hvordan laver jeg et udtræk?

Man kan ikke aflæse års-stjerner direkte i Medlemsservice (*)

Der er imidlertid lavet en vejledning hvordan men med et standardudtræk til Excel og en let lille formel kan regne års-stjerner ud.
De funder vejledningen under Tips og tricks. Den hedder Nr. 17: Liste til års-stjerner.

(*) Da man i sin tid lavede en forundersøgelse til funktioner var der under 10% af grupperne der ønskede sådan en funktion og derfor blev den ikke prioriteret i første omgang. Ønsket står stadig på ønskelisten til udvidelse.
Der udvikles løbende på Medlemsservice. En driftgruppe under Medlemsservice projektgruppen vurderer udfra ønsker der kommer ind, behov fra supportteamet og fra korpsenes administrationer ønskerne og indstiler til udvikling. Det er Medlemsservice projektgruppe der endeligt prioriterer udviklingsønsker

Dublet – hvordan håndterer jeg det?

Dubletchecket er en hjælp til at få registreret medlemmer og pårørende på et stamkort så alle deres oplysninger står et sted uanset hvor mange steder de er tilknyttet.

Kladde:
Har du en dublet der stå i Kladde er det noget du som regel selv kan udrede.
Kig eventuelt i Tips og tricks efter hvordan man håndterer Dubletter og hvordan man registrerer medlemmer og pårørende

Sendt til korpskontoret
Har en dublet der står Sendt til korpskontoret er det noget der skal hjælp til.
Det skyldes at dubletten har relation til en anden gruppe.
Supporten og korpskontoret kan udrede sammenhængen og gør medlemmet tilgængeligt i jeres gruppe med det oprindelige stamkort

Det er imidlertid ikke altid muligt for gruppen selv at indmelde trods dette. Der kan være ting der skal skubbes på plads med større rettigheder.
Man kan derfor med fordel sende en mail til korpsets supportadresse.For hurtig ekspedition skal du oplyse medlemmets navn (gerne copy/paste så det er stavet rigtigt), ønsket aktiv dato og hvilken gren/afdeling/enhed vedkommende skal med i

I nogle tilfælde står der en intern note på stamkortet hvis det er dublethåndteret af supporten/kontoret og man ønsker du kontakter dem. Noten ses i loggen under stamkortet

Dublet – hvorfor sker det?

Medlemsservice har det princip at en person har et stamkort hele sin tid hos spejderne.
Dermed kan historikken med medlemskaber, funktioner og ikke mindst kurser og arrangementer følge med personen

Til at hjælpe med at identificere tidligere registreringer i egen gruppe eller i en anden gruppe så laves der dubletcheck ved indmeldelse/aktivering

Der checkes primært på:

E-mailadresse
Mobilnummer

Dernæst kigges på en kombination af:

Fødselsdato
Navn
Adresse

Det er derfor vigtigt at hvis medlemmet ikke har egen e-mailadresse eller mobilnummer så skal felterne være tom. Ikke noget med mellemrum eller en bindestreg.
Pårørendes kontaktoplysninger skal stå på pårørendes stamkort og må ikke stå på medlemmet.

Se under Tips og Tricks hvordan Dubletter kan håndteres og hvordan man skal registrere medlemmer og pårørende korrekt

Forkert indmeldelsesdato eller start dato på funktion. Hvordan får jeg det rettet?

Det er vigtigt at alle oplysninger er registreret korrekt for at Medlemsservice bliver et godt værktøj med overblik over medlemmerne

Alle grupper og kredse er bedt om ved implementeringen at gennemgå at oplysningerne er korrekte.
Har man ikke nået at få det gjort er det ikke for sent at få det rettet op hurtigst muligt.

Du må sende en liste til supporten med hvem det drejer sig om og hvad der skal rettes
Det vil være super hvad det angives med navn, medlemsnummer, den forkerte dato og den rigtige dato
På den måde kan vi være sikre på at rette det rigtige sted.

Hvad kan forældre selv ændre i Medlemsservice

Når forældre logger ind på Medlemsservice er der en del ting de selv kan ændre og vedligeholde uden at spejderlederne behøver at blive involveret

Selfservice for forældre er:

Ændring af betaler
Tilmelding af betalingskort til kontingentbetalinger
Adresseændringer
Rette mobilnummer
Rette mailadresse
Rette fødselsdato
Rette skole
Rette klassetrin
Anmode om udmeldelse

Hvis gruppen har åbnet for det kan de også ændre:

Ændre fototilladelse
Særlige forhold
Give en hånd med
Accept af helbredsoplysninger
Andre oplysninger

Selvfølgelig kan forældrene også logge ind og tilmelde deres børn til arrangementer og kurser

Hvis gruppen ønsker at give forældrene og medlemmer adgang til den udvidede self service skal det aktiveres.
Som udgangspunkt er udvidet selfservice lukket
Gruppen kan åbne det ved at gå ind på gruppens stamkort og vælge fanen Selvbetjening
Man vinger de felter af som man vil give adgang til at redigere.

Hvordan finder jeg medlemmer der har anmodet om udmeldelse?

Der er oprettet et favoritfilter under visningen Medlemsskaber.
Du skal klikke på Avanceret søgning (den lille trekant i filterruden)
Her finder du en favorit der hedder: “Anmodning om udmeldelse er aktiv”

Visningen Medlemsskaber findes via topmenuen Medlemmer og venstremenuen Medlemsskaber

Hvordan flytter man et medlem fra en gruppe til en anden?

Hvis et medlem skal flytte fra en gruppe til en anden er det letteste at den nye gruppe kontakter supporten og oplyser at Peter Svupstik skal være med i gruppen fra [Dato] og med hvilken funktion

Personen bliver så tilknyttet den nye spejdergruppe og fungerer som aktivt medlem fra den ønskede dato
For at være sikekr på at det er det rigtige stamkort der håndteres så oplys navn evt. mobilnummer, e-mail, adresse eller pårørende, så der er flere måder at identificere vedkommende på.

Medlemsskabet af den gamle gruppe skal vedkommende selv afslutte i den pågældende gruppe.
Der kan være gammel gæld, lånte nøgler eller udstyr som skal klares
Man kan eventuelt benytte den elektroniske udmeldelse via Min side

Grupperne er selvstændige enheder med egen økonomi.
Derfor kan hverken supporten eller administrationen ind og udmelde medlemmer i en gruppe uden gruppen samtykker. En supportsag er tilstrækkeligt samtykke

Hvordan henter man børneattest på en der ikke er medlem?

Skal man hente børneattest på en hjælper eks. en madfar på sommerlejren er det ret enkelt

Personen skal være oprettet med stamkort i Medlemsservice. Er det en forældre er vedkommende allerede oprettet
Dernæst tilføjer man funktionen Børneattest påkrævet til stamkortet

Er der ikek en funktionsfane på personens stamkort så se her: Hvordan tildeler jeg funktioner til en person når fanebladet Funktioner ikke findes på stamkort

Man skal IKKE klikke Indmeld medmindre personen skal være medlem og der dermed skal betales korpsafgift/kontingent til korpset

Hvordan kan jeg se hvem i gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement?

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

Hvorfor står der udmeldte medlemmer på min liste?

Vi får en del spørgsmål af den her karakter. Som standard viser medlemslisten kun de medlemmer der er aktive i gruppen med enten en funktion eller et medlemsskab. Hvis man har fået fjernet filtreringen for kun at vise aktive, får man vist alle som har eller har haft en tilknytning til gruppen. Det kan godt være rigtig mange, da alle de udmeldte også optræder på den liste. Brug lidt tid på at blive fortroling med mulighederne for søgning og filtrering. Der er rigtig mange muligheder, men har man fået en lavet en visning, som man gerne vil kunne bruge igen kan det lade sig gøre, at gemme den ved at åbne for avanceret søgning og klikke på gem nuværende filter. Næste gang man kommer tilbage til medlemsoversigten og åbner for avanceret søgning står den som en favorit og så er det “bare” at klikke på den.

Kan ikke genindmelde – mangler adresse

Hvis du er i den heldige situation at et medlem gerne vil indmeldes igen skal det jo ske på det gamle stamkort.
Du søger stamkortet frem ved at fjerne Aktiv filtret i søgeruden og derefter eksempelvis søge på navnet

Nu kommer stamkortet frem
Alle kontaktoplysninger og adresse står som “Sidst kendte..”. De er låst på det tidspunkt der blev udmeldt.
Klik stamkortet i Ny eller Kladde og kontaktoplysninger og adressefelter aktiveres igen.

Kontroller og ret om nødvendigt oplysningerne
Nu kan du indmelde medlemmet

Hvis du har brug for også at “låse” pårørende op skal du skubbe medlemmet i enten Ny eller Venteliste – eller indmelde medlemmet. Derefter kan du redigere medlemmets pårørende

Når jeg vil melde personer ind kommer jeg i stedet til dublettjek

Mange har oplevet at havne i dublettjek, så her kommer lige par gode råd:

Når man indmelder et barn, sørg for det kun er barnets egne kontaktoplysninger som gemmes på barnets stamkort. Kontaktoplysninger på mor og/eller far gemmes på deres stamkort.
Hvis mor og/eller far allerede er oprettet fordi medlemmet har søskende i gruppen eller de er ledere, så skal du bruge de allerede gemte oplysninger ved at knytte de eksisterende stamkort til det nye medlem, som pårørende. Læs mere i vejledning “Kom godt i gang med Spejdernes Medlemsservice”.
Har du i forbindelse med konverteringen fået den samme pårørende med over flere gange så vælg det stamkort der skal bruges fremadrettet og lad det være. Åben de andre stamkort og slet alle kontaktoplysninger i form af mail og telefonnumre, tryk Gem. Det minimere risikoen for at du havner i dublettjek.

Skulle det ske, at du stadig havner i dublettjek, så send det videre til korpskontoret, så prøver vi at hjælpe dig med at få det fikset.

Oprykning – hvordan finder jeg let dem der skal rykke op?

I Medlemsservice er der en oprykningsfunktion
Er man gruppeleder, kasserer eller medlemsansvarlig og dermed har adgang til alle medlemmer kan man rykke medlemmer op fra en enhed/afdeling til en anden. Man skal have fuld adgang til medlemmerne i den enhed/afdeling der rykkes fra og i den der rykkes til.

Oprykningsfunktionen sørger for

at afslutte medlemsfunktion i gammel enhed/afdeling
at oprette medlemsfunktion i gammel enhed/afdeling
ændre kontingentsats hvis der er en anden kontingentsats i den nye enhed/afdeling

Der er udarbejdet en lille guide du finder under Tips og tricks. Den hedder: Nr. 18: Hjælp til oprykning

OBS Oprykningen gennemføres først når man manuelt klikker på Gennemfør oprykning
Det anbefales ikke at gennemføre oprykningen før lige omkring oprykningstidspunktet da det så kan forvirre dig hvis du skal foretage en udmelde i mellemtiden