FAQ – Spørgsmål og svar om Medlemsservice

Bankafstemning – konto 3025 Bank mellemregning

Ved import af kontoudtog (CSV eller automatisk) posteres alle linjer på bank journalens
konto (typisk 3000 etc.). De modposteres på en ny konto, 3025 Bank mellemregning.
På den måde vil konto 3000 altid afspejle hvad der står i banken (ved seneste import – Med
automatisk bank import vil det være “næsten real time” (indlæses engang i døgnet).

Efter import skal kontoudtoget “bogføres” for at udligningen kan påbegyndes. Dette sker
automatisk hvis der under importen vælges “Importer og udlign”.
Den automatiske bankimport slutter af med at bogføre kontoudtoget, ifald der er hentet
posteringer. Derved vil antal linier til udligning fremgå af regnskabsoversigten.
Efterhånden som de afstemmes, flyttes de fra 3025 til den valgte konto.

Kontoudtog har et flow med 3 statusniveauer:
Ny: Her kan linier tilføjes og redigeres
Behandler: Her er posteringerne på bankkontoen bogført, og dermed afspejler regnskabet
realiteterne i banken. Og her kan der udlignes.
Valideret: Markeret kontoudtoget som færdigbehandlet. Kan kun ske såfremt samtlige linier
er afstemt.
Det er muligt både at gå frem og tilbage i dette flow via knapper. Udligninger vil ikke blive
slettet eller ophævet ved dette.

Udligningen for en enkelt linie kan ophæves via “Ophæv udligninger” knappen på linien.

Bankafstemning – konto 3026 Udestående indbetalinger og 3027 Udestående udbetalinger

Registreres et bilag som betalt (faktura, udlæg etc.) vil det i første omgang IKKE blive
posteret på bank journalen/kontoen, men på 3026 Udeståendende indbetalinger hhv. 3027
Udeståendende udbetalinger.
De vil så fremstå som “blå” forslag i bankafstemningen, og når de afstemmes, forsvinder
disse posteringer til fordel for den, der blev skabt på banken ved importen.

Det betyder, at du nu ikke skal være bange for at trykke på “Registrér betaling” i udlægshåndteringen.

Bankafstemning – konto 3041 Likviditetsoverførsel

Der oprettes en ny konto 3041 Likviditetsoverførsel til brug for interne overførsler mellem egne
bankkonti ifald den ikke findes i forvejen.

Brug denne konto som modkonto, når du overfører penge fra én af jeres konti til en anden af jeres egne konti.

Betalingsaftaler – forbedret brugeroplevelse

På “Min side” kan en pårørende se, om der er tilknyttet en betaler på barnet.
Hvis der er knyttet en betaler på barnet, så kan man ikke sætte en betalingsaftale op for barnet, men bliver ledt til betalerens profil.

Hvis en pårørende skifter betaler for et medlem, der har åbne fakturaer og samtidig sætter en betalingsaftale op, så betales disse fakturaer fra den nye betalers kort.

Det betyder, at du ikke længere behøver at kreditere og omfakturere, hvis forældrene gerne vil skifte betaler. Den forælder, der fremover skal betale, skal blot logge ind, angive sig selv som betaler for barnet og sætte en betalingsaftale op på sin egen profil.

Betalingspåmindelser sendes 2 timer forsinket

Hvis det ikke lykkes at trække en betaling på et tilmeldt kort, har vi tidligere sendt en rykker
straks. Vi ser dog i stigende grad, at automatiske træk kommer i kø og ikke bliver
gennemført straks. Derfor har vi indført en pause på to timer fra vi forsøger at trække
betalingen til en evt. rykker sendes. (Det gælder kun, hvis der er en aktiv betalingsaftale –
ellers sendes mailen med det samme).

E-mailskabeloner

Email-skabeloner er ændret til at bruge en mere ren HTML-syntaks. Det mindsker først og
fremmest problemerne med, at skabeloner “går i stykker”, når man redigerer dem i den
almindelige editor (indtil videre har vi dog beholdt “Rå redigering”).

Det betyder også, at visse konstruktioner skal ændres.

I “Til”, “Fra”, “Emne” m.v. kan man ikke længere bruge ${ … } der skal man i stedet
bruge {{ … }} (altså dobbelt-tuborg omkring udtrykket).

Selve indholdet i mailen skal være “ren” HTML. I mange tilfælde kan man bruge et <t> tag.
Felter, der bare skal indsættes i teksten, skal bruge <t t-out=”…” />:

Version 12 Version 15
${ object.name } <t t-out=”object.name” />

% if, % set o.s.v. skal også omskrives:

Version 12
% if object.email:
Din email: ${ object.name }
% endif

Version 15
<t t-if=”object.email”>
Din email: <t t-out=”object.email” />
</t>

Version 12
% set functions = object.function_ids

Version 15
<t t-set=”functions” t-value=”object.function_ids” />

Felter, der skal bruges i en attribut, skal også omskrives fra ${ …}til {{… }}, og attributten
skal have “t-attf-” foran navnet for at blive evalueret!

Version 12
<a href=”/member/mypage/${object.member_n
umber}”>Din side</a>

Version 15
<a t-attf-href=”/member/mypage/{{object.mem
ber_number}}”>Din side</a>

Under migreringen forsøger vi at omskrive de væsentligste ændringer i de
eksisterende skabeloner, men der vil være en del skabeloner, der kræver en manuel
tilpasning.

Egne standard-emails til ind- og udmeldelse

På gruppens/kredsens stamkort er der nu en ny fane; E-mailskabeloner

Her kan du gruppen/kredsen angive hvilken E-mailskabelon, der skal foreslås som velkomst- og afskedsmail.

Selve mailafsendelsen sker som vanligt i ind-/udmeldelsesflowet og du kan stadig ændre den enkelte mail inden den afsendes.

Faktura og posteringsbilag er “smeltet sammen”

Dette er primært en teknisk ændring, man finder fakturaer hvor man plejer, og de ligner sig
selv.
Men det giver nogle fordele:
– Åbnes en “faktura” fra bilagsoversigten vises den i fakturavisningen, og ikke som i
v12 hvor det var finansposteringerne, og så via henvisningslinket kunne man komme
til fakturaen
– Nu da faktura og postering er “det samme objekt” er der kun et sted at vedhæfte filer
– Det gør det nemmer at finde dem
– Kladde-fakturaer medtages i rapporter hvis der er valgt “Alle posteringer”

Posteringer har nu også en “annulleret” status. Denne medtages IKKE i rapporteringer. “Alle
posteringer” valget betyder kladde + bogførte
Fakturaer har så udover “bogføring statusen” også en “Betalingsstatus” (når de er bogført):
Ikke betalt Svarende til Åben i v12
I betaling
Betalt
Delvis Betalt
Tilbageført Når den er udlignet med en kreditnota. Fakturaer krediteret under v12 har
Refunderingsfanen, og disse har fået opdateret status til “Tilbageført” hvis der er et 100%
match
Fakturaer krediteret under v8 er blevet forsøgt matched ud fra “kilde” på kreditnotaen, og
status opdateret hvis muligt

Bogføringsstatus vises øverst til højre på samme måde som i v12. Betalingsstatus som et
skråbånd

Frontend-indsendelse af udlæg er ændret

Du kan nu se listen over dine indsendte udlæg, selvom du ikke har back-end adgang.
På listen kan du se alle udlæg og deres status.

Du må nu gerne trykke på Gem – du skal faktisk gemme dine udlæg, før du kan sende dem.

Hent alle linjer som excel

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Der vises altid de første 80 linjer på listen.
Du kan hente alle linjer (ikke kun de første 80) ned som excel-fil ved at trykke på Eksport-ikonet.

Denne excel-fil indeholder de samme kolonner, som du kan se på skærmen. Ønsker du andre kolonner, så markerer du de ønskede linjer og trykke Handling > Eksport.

Kunder og leverandører er smeltet sammen

I v12 var der 2 felter på partnere: Er en kunde og Er en leverandør.
Disse blev brugt til at begrænse partner valgmulighederne i forskellige situationer, typisk
omkring regnskabsbilag.
Disse er i v15 blevet erstattet af en automatisk kunde “ranking” og leverandør “ranking”, der
beregnes ud fra hvor mange transaktioner man har med vedkommende.
Så ved f.eks leverandør faktura registrering fås søgeforslag sorteret ud fra denne ranking, så
dem man køber mest fra står først.
Rationalet for denne ændring er at det typisk førte til dublet oprettelse når man skulle bruge
en kunde på leverandørsiden og omvendt.

Oprydning i dublerede bankkonti

Vi har længe haft et ønske om at forhindre oprettelsen af identiske bankkonti, men da der
har eksisteret dubletter har det ikke været muligt at lægge en begrænsning på databasen for
dette.
Identiske bankkonti er konti med samme regnr/kontonr, knyttet til samme partner og i samme
virksomhed (Gruppe/Kreds etc).
Vi merger derfor sådanne identiske records i forbindelse med migreringen. Den først
opretttede beholdes, alle referencer til dubletter ændres til den første, og de øvrige dubletter
slettes.

Har du brug for hjælp eller oplever noget uhensigtsmæssigt i denne forbindelse, så kontakt supporten – inden du fortsætter bogføringen.

Rapportering med kontogrupper

Kontogrupper er nu på “Firmaniveau” og kan dermed bruges til at gruppere konti til brug i “råbalance-rapporten” m.m.
Kontogrupper defineres med start og slut prefix, og konti inkluderes automatisk ud fra disse. Ligeledes med underordnede grupper.
(I praksis en erstatning for de “Vis” konti vi havde i v8)
Standard opsætningen er:
1 Resultat af drift
10 Indtægter
20 Udgifter
3 Balance
30 Aktiver
40 Passiver

I opsætningsguiden til Egne rapporter er der tilføjet en skabelon “Genereret ud fra
kontogrupper og konti” der anvender kontogrupper til opbygning af overskrifter og
summeringer.

Redigér data uden at trykke på “Redigér”

Når du trykker på et felt, som du har adgang til at redigere, så skifter systemet automatisk til redigerings-mode.

Indholdet i feltet gemmes, når du trykker udenfor feltet.

Vær meget opmærksom på, om din computer har tendens til at auto-udfylde felter.

RTF Editor

Redigering af formateret tekst (HTML) i f.eks send mail sker i en RTF (Rich Text Format)
editor. Den har i v15 ændret udseende: Værktøjsbjælken foroven er erstattet af en
“Command Popup”, der aktiveres med / (skråstreg)

Markeres en del af teksten kommer der en formateringsbjælke frem:

Se betalers aftalestatus på kontingentoversigten og på medlemmets stamkort

På kontingentoversigten er der tilføjet en kolonne, hvor du kan se, om betaler har en aktiv betalingsaftale eller ej.

På medlemmets stamkort vil det også være synligt på fanen Kontingent & bidrag.

Se egne følgeskaber

Det er nu muligt at se en liste over de enheder, personer og andre “emner”, du er følger på.

Gå til Beskeder > Følger

På denne liste kan du se alt, hvad du følger i Medlemsservice og du kan også fjerne dig som følger.

Se evt denne FAQ

Stop kontingent

På medlemmets stamkort er der nu en “stop kontingent-guide”.

Denne knap kan du bruge til at stoppe den aktive kontingent-kontrakt uden at starte en ny op.
Du kan også bruge den til at kreditere åbne fakturaer.

Husk at markere hvad der skal ske med eventuelle åbne fakturaer

Husk også at tage stilling til hvad der skal ske med næste kontingentopkrævning hvis der udmeldes inde i en ny kontingentperiode, men hvor der endnu ikke er opkrævet kontingent. Eksempelvis kan man udmelde et medlem 20. august som er 1 mdr og 20 dage inde i 2. halvår og det opkræves kontingent 30. september

Denne guide bliver vist i udmeldelsesflowet, hvis medlemmet meldes ud af en person med økonomi-adgang.

Vælg flere end 80 linjer

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Der vises altid de første 80 linjer på listen.

Hvis du ønsker at vælge alle linjer på listen så kan du sætte flueben i det øverste felt og herefter trykke “Vælg alle”.
På den måde kan du nemt fx sende e-mails til alle eller eksportere alle linjer.

Vælg selv kolonner

Mange steder i Medlemsservice findes lister med oplysninger.
Nogle steder kan du selv bestemme, hvilke kolonner, du ønsker at se på skærmen.

Længst til højre i overskriftslinjen finder du et ikon med tre prikker. Tryk her og vælg, hvilke kolonner, der skal vises.

Aflyst arrangement, tilbagebetaling af penge

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales

Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice.
Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement
Desuden er der en videovejledning om emnet.

Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti
For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale

Guiden kan også bruges ved tilbagebetaling af betalt kontingent. Eks. hvis medlem er udmeldt eller der er blevet opkrævet mere end der skulle og fakturaen nåede at blive betalt

#tilbagebetaling #kontingent #kreditering #aflyst arrangement #arrangement #betaling

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
Hvad er en “ikke-betaling”

Når der betales med betalingskort i Medlemsservice bliver beløbet i første omgang indsat på en særlig konto på korpskontoret. En gang om ugen, typisk om onsdagen, bliver gruppens tilgodehavende indsat på gruppens konto. Pengene indsættes på den konto der er angivet på gruppens stamkort.

Inde i regnskabsdelen er der i topmenuen under Konfiguration en dropdownmenu. Her funder du Betalingstransaktioner

Her kan du se alt hvad der sker i forhold til jeres betalinger

Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder at transaktionen er blevet afbrudt undervejs. Brugeren har måske ikke udfyldt 3D secure som kortudstederen forlanger. Men det kan også være at man ikke har ventet på at betalingen er gennemført. Brugeren bør forsøge igen
Betaling bekræftet. Betalingen er gennemført og er allerede udbetalt til gruppen – til højre kan man se datoen for overførslen
Afventer udbetaling. Beløbet afventer overførsel fra korpskontoret. Vær opmærksom på at nogle kreditkort først udbetaler senere. Læg derfor mærke til Betalingsdato. Det er den dag korpskontoret får pengene på kontoen I det viste eksempel er der betalt 18/6, men kortudstederen overfører først pengene 1/7. Dette er fordi der er betalt med et kreditkort.

Hvis man gerne vil se hvilke betalinger der er undervejs til gruppens konto kan man bruge Favoritter og benytte favoritten Betalt – afventer udbetaling

Hvis du gerne vil se hvilke betalinger som en overførsel fra korpskontoret dækker over kan du sortere efter Betalingsfil

Du får listet dem alle med den ældste først.
Du kan vende rækkefølgen ved at klikke på kolonneoverskriften Betalingsfil

Klikker du på den lille trekant til venstre for navnet på betalingsfilen, vil den folde sig ud og de kan se hvilke betalinger som overførslen indeholder

Du behøver ikke foretage dig noget med Kort-transaktionerne. De bogføres automatisk
Du skal blot bogføre Kortbetalinger Medlemsservice på konto 3035 (Kortbetalinger) når du laver bankimport

Kort-transaktioner dækker både over kontingentfakturaer og betalinger for arrangementer via arrangementsdelen. De indsatte billeder ovenfor viser kun kontingentbetalinger, men der kunne også være betalinger for arrangement

Hvis der i status står Transaktionen er endnu ikke gennemført betyder det at betalingen ikke kunne gennemføres med det pågældende betalingskort
Klik eventuelt ind på betalingen, som fejler, og kig om der står noget nyttigt i loggen
Det kan eks. være som denne

Der kan være mange årsager
Der er en FAQ artiklen der fortæller noget om hvad årsagen kan være – Hvis betalinger på tilmeldte betalingskort fejler, hvad gør man så?

For at have adgang til alle oplysninger vedr. gruppens/kredsens økonomi skal man have adgang til regnskabsdelen. Det er typisk kasserer og økonomiassistent funktionerne. Revisor har læseadgang

Ønsker du at hente oplysningerne ud for eksempelvis at efterbehandle dem i Excel kan du læse om eksporter her

#betalingsfiler #Medlemsservice kortbetaling #kortbetlianger #overførsel #specifikation

Fakturabetalinger afventer godkendelse

Spørgsmål:
Jeg har fået en fane omkring noget faktura til godkendelse, hvad gør jeg med dem?

Svar:
Det du har på skærmen er noget der er blevet gjort mere tydeligt for brugerne i maj måned 2024
Når en deltager tilmelder sig et arrangement eller kursus og angiver at gruppen/kredsen skal betale så skal gruppeleder/kredsleder eller kasserer acceptere dette
Hidtil har kontoret brugt mange kræfter på at rykke for disse godkendelser. Fremover vil medlemmet blive faktureret hvis gruppen/kredsen ikke godkender, Afviser gruppen at betale så faktureres medlemmet i stedet for gruppen.

Er der tale om gamle anmodninger i afsluttet regnskabsår, skal du blot se at få dem godkendt så du fremover kun ser notifikationen når der er nye der skal behandles.
Godkendelser fra tidligere år udløser ikke fakturering med tilbagevirkende kraft
Arrangementer fra og med 2024 kræver gruppens behandling og vil udløse en faktura fra kontoret efter de normale fakturerings procedurer. Der dumper altså ikke automatisk noget ind til jer straks efter godkendelse 🙂

Du godkender eller afviser en anmodning ved at klikke på Rediger tilmelding

Derefter får du mulighed for at godkende eller afvise

#godkende betaling #betalingsanmodning #gruppen betaler #kredsen betaler #fakturabetaling #afventer godkendelse #tilmeldinger afventer godkendelse #arrangement #kursus

Hvad koster det at bruge Medlemsservice?

Spørgsmål:
Økonomi i at benytte sig af medlemsservice.
Der er en bruge udgift på at benytte sig af medlemsservice kontingent del. Bliver bruger udgiften forhøjet ved at andre af medlemsservices muligheder bliver brugt ?

Fx er der en udgift pr oprettet arrangement, også hvis arrangementet er gratis ?

Hvis ja – Findes der en prisliste for brug af de forskellige service ?

Svar:

Brug af Medlemsservice er en service som tilbydes fra korpset.

Dette inklusive fri adgang til brugervejledninger og dansk support via e-mail

Grupperne/kredsene skal registrere medlemmer i Medlemsservice og Medlemsservice er en del af korpsets/forbundets service overfor grupperne/kredsene.

Den eneste udgift i får er ved betalinger af kontingent og tilmeldinger til arrangementer.
Det er alene udgiften til transaktionen på betalingsgatewayen og det er afhængig af hvilket betalingskort der benyttes og beløbets størrelse. Dankort er billigst og koster fra 0.75 kr til 1,39 kr. Derefter kommer VISA som typisk koster 1,50 kr – 5,- kr. Mastercard koster typisk fra 2,50 kr til 10,-kr – men afhænger igen af kortet.

Mobilepay koster transaktion på kortet + 1,- kr

Man kan ikke selv bestemme hvilke kort der benyttes, men man kan opfordre forældrene til at benytte Dankort når det er muligt.

Man skal være opmærksom på at VISA og Mastercard er kreditkort. Det vil sige at betaleren kan vente med at betale, men det er “butikken” der skal vente på at få pengene udbetalt. Dog er pengene sikret og betalingen registreres øjeblikkeligt.

Der ligger ikke en prisliste på betalingstransaktioner da det afhænger af det enkelte forbund/korps og det er en anelse komplekst at beskrive. Man kan kontakte kontoret hvis man ønsker præcis besked. Ovenstående beløb er hvad der i hele træskolængder betales for betalinger fra 50kr. til 2,500,- kr.

SMS angives med en pris. Der er endnu ikke tale om at dette beløb vil blive opkrævet. Man kan derfor indtil videre sende SMS uden yderligere omkostninger. Hvis opkrævning kommer på tale bliver grupper og kredse varslet i forvejen.

Kort sagt er der ikke noget at bekymre sig om før man tager funktionerne i Medlemsservice i brug.
Jo flere funktioner man benytter, desto mere får man for sit kontingent

#omkostninger #udgifter #gebyr #hvadkosterdet #service

Hvilke moduler er der i Medlemsservice?

Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS

Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul

Et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller distriktets regnskab med mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne.

Arrangementsmodul

Oprettelse af ture og arrangementer med mulighed for direkte betaling

Hvordan kan jeg se hvem i gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement?

Vil du gerne se om gruppen der er tilmeldt et korpskursus eller korpsarrangement kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Derefter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen

Ovenstående gælder alle kurser og arrangementer og ikke kun korpsarrangerede aktiviteter
Det forudsættes at deltageren (eller pårørende) er logget ind ved tilmeldingen, for at det registreres i gruppens oversigt

Hvordan kan jeg se om der er godkendt betaling for en der er tilmeldt arrangement

Når man tilmelder sig nogle kurser og/eller arrangementer kan det vælges at gruppen/kredsen betaler for deltagelsen
Her skal en fra gruppen/kredsen godkende betalingen før det er gruppen/kredsen der får tilsendt faktura

Medlemsservice sender en mail til betalingsgodkendere
Men det sker at denne mail ender som spam/uønsket post og så skal man efterfølgende ind og godkende uden et direkte link

Du kan let søge tilmeldte frem og få overblik

Vælg Arrangementer i menuen til venstre
Vælg Rapportering i topmenuen
Vælg Deltagere

Derefter vælger du

Listevisning
Favoritter
Deltagere – Betaling afventer godkendelse
Klik på det blå skrå betalingskort

Nu kan du vælge:

Godkende betaling (rød pil)
Afvise betaling (gul pil)

(*) Kontoret udsender månedligt fakturaer på deltagere. Det er ikke noget der sker automatisk eller noget man skal hente ud af Medlemsservice

#betaling #kursus #arrangement #deltager #notifikation# uddannelse #godkendelse #gruppe #kreds

Jeg skal godkende betaling for et arrangement. Hvordan gør jeg det?

Hvis du er gruppeleder eller kasserer og derfor modtager en besked om at du skal godkende en betaling for deltagelse i et kursus eller arrangement er det fordi der ved tilmeldingen er angivet at gruppen sal betale.
Bliver det ikke godkendt at gruppen skal betale vil den tilmeldte blive kontaktet vedrørende betaling eller tilmeldingen annulleres.
Det er kun på korpsarrangerede eller korpsadministrerede kurser og arrangementer man har muligheden for at angive gruppen som betaler

Når du skal godkende betalingen får du tilsendt et link som kan benyttes og du kommer til et billede som dette

Øverst til venstre kan du godkende eller afvise betalingen
Hvis en anden fra gruppen allerede har godkendt betalingen vil du ikke få muligheden for at godkende eller afvise

Vil du gerne se om gruppen mangler at godkende betaling for tilmeldinger kan du gå ind under Arrangementer i topmenuen
Der efter vælger du tilmeldinger i venstremenuen
Vælger avanceret søgning i søgefeltet (den lille trekant til højre).
Du kan nu bruge et filter der hedder Betaling afventer godkendelse

Når du har listen med tilmeldinger klikker du på den enkelte tilmelding for at se detaljerne for tilmeldingen
Der kan du også godkende eller afvise at gruppen betaler.

Kan man sende EAN fakturaer fra Medlemsservice

Man kan ikke sende EAN fakturaer direkte fra Medlemsservice
Der e rikek umiddelbart planer om at det bliver muligt at sende direkte fra Medlemsservice, da det kræver en del dokumentation og vedligehold fra gruppen eller kredsen

Der findes til gengæld en rigtig god og meget let måde at sende faktura via EAN på www.virk.dk. Kig efter det der hedder Fakturablanketten

Her logger du ind med MitID og dermed er dokumentationen klaret.
Vedligehold af funktionen tager Erhvervsstyrelsen sig af.
Bedst af det hele er at det er gratis at benytte

#EAN #digital faktura #digitak fakturering #aktura til kommune #faktura til offentlig instans

Udligning af kreditnota

Normalt bruger man kredit-metoden Annuller når man ønsker at annullere en faktura (Eks. kreditering af kontingentfaktura fordi medlem ønsker at udmelde sig)

Får man ikke valgt kredit-metoden Annuller, men i stedet får oprettet en kreditnota som ikke udligner fakturaen, så skal man manuelt udligne

Det er ikke så svært
Under Regnskab
Finder man Posteringslinier

Nu søger man debitor frem
Brug evt. filtret Ikke udlignet
Ellers filtrer på den konto der skal udlignes på eks. konto 3080 (Debitorsamlekonto)
(OBS persondata er sløret i illustrationerne nedenfor)

Marker de posteringslinier der skal udlignes

Klik Handling
Vælg Udlign posteringer

Kontroller at det er de rigtige posteringer på

Klik Afstem

Så er fakturaen annulleret

Vælge konti og dimensioner på arrangementer

Hvis gruppens/kredsens kasserer eller økonomiassistent hat tilladt at ledere og andre kan vælge mellem forskellige konti og dimensioner ved oprettelse af arrangementer så skal konti og/eller dimensioner gøres tilgængelige for arrangementer

Kassereren skal inde på den enkelte konto i kontoplanen vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

Kassereren skal inde på den enkelte dimension i dimensionsoversigten vinge af hvis konto skal kunne vælges på arrangementer

Gennemgå evt. Checkliste før brug af arrangementer, hvis det ikke allerede er gjort
Checklisten findes under Vejledninger

Hvad er et stamkort?

Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice
Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort

Et medlem har et stamkort

På stammkortet står alle oplysninger om personen
Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold
Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her

På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn.
Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den eller de pårørende der skal have mail til Medlem og Pårørende

Ønsker man at redigere pårørende skal man klikke på den blå person

Ellers popper der en visning op. Man kan ikke redigere fra visningen
Ved at klikke på personen skifter man til det andet stamkort og kan redigere

Bemærk at der er en række faneblade på et stamkort

Under hver fejeblad er der oplysninger der svarer til navnet på fanebladet

Gruppen/kredsen har et stamkort

På gruppens stamkort står oplysninger vedrørende gruppen/kredsen

Man finder kredsens/gruppens stamkort her:

Enheder/hold har et stamkort

Man finder enhedens/holdets stamkort her:

Hvordan opretter jeg et bestyrelsesmedlem?

Når du skal registrere bestyrelsesmedlemmer eller andre personer der er tilknyttet jeres gruppe/kreds skal du blot gøre følgende

Er der tale en en forælder eller lignende der allerede har et stamkort i Medlemsservice skal du blot søge personens stamkort frem
Nu klikker du på fanen Funktioner og her er der en knap som hedder +Ny Funktion
Klik på knappen og søg den ønskede funktion frem – og i den relevante hold/enhed

Alternativt kan man gøre følgende via gruppens/kredsens stamkort
Bestyrelsesmedlem: Bestyrelse => Opret
Leder i en Enhed/Hold: Vælg enhed/hold/udvalg => Funktioner => Opret

Har personen ikke et stamkort i forvejen oprettes et stamkort med navn, kontaktoplysninger, adresse og fødselsdag
Fødselsdag er vigtig da nogle funktioner kræver check på om vedkommende opfylder aldersbetingelse

OBS Man skal ikke klikke på Indmeld, medmindre vedkommende skal være medlem i gruppen/kredsen og der skal betales korpskontingent/korpsafgift

Søgeord: bestyrelsesmedlem, formand, kasserer, revisor, udvalgsmedlem, hyttefar, hytteonkel, madtante, lejrhjælper, leder, funktion, hjælper

Nyt distriktsstabsmedlem, hvordan tilføjer jeg vedkommende?

Når man skal have funktioner i distrikt eller Landsdel og ikke tidligere har haft funktioner i distriktet/landsdelen er det på samme måde som hvis man skal tilknyttes en anden gruppe
Det er der en FAQ om der hedder: Hvordan flytter man et medlem fra en gruppe til en anden?

#distrikt #distriktsstabsmedlem #distriktskasserer #distriktschef #distriktsmøde #landsdel #landsdelsledelse #landsedelskasserer #generalforsamling

Tdiligere kasserer får notifikationer

Er man Følger på en enhed, hold, gruppe, kreds, medlem eller lignende får man notifikationer
Se evt. Tips og tricks Nr. 03: Følgere og notifikation på mail.

Man bliver ikke automatisk fjernet som Følger når en funktion afsluttes.
Det vil sige at ønsker man ikke længere at få notifikationer skal man fjerne sig som følger, eller få en i gruppen/kredsen til at fjerne følgeskabet.

Se evt denne FAQ

Tidligere bestyrelsesformand får notifikationer

Er man Følger på en enhed, hold, gruppe, kreds, medlem eller lignende får man notifikationer
Se evt. Tips og tricks Nr. 03: Følgere og notifikation på mail.

Man bliver ikke automatisk fjernet som Følger når en funktion afsluttes.
Det vil sige at ønsker man ikke længere at få notifikationer skal man fjerne sig som følger, eller få en i gruppen/kredsen til at fjerne følgeskabet

Se evt denne FAQ

Ændre betalingskontakt på kontingentfakturamail

Vi har skiftet kasserer i gruppen.
Men hvordan får vi den nye kasserer navn til at stå som Betalingskontakt på fakturamails i stedet for den gamle kasserers oplysninger

Svar:
Her skal man ind på gruppens stamkort

Klik Rediger
Klik på Økonomifanen

Rul lidt ned på siden

Udlægsgodkendere angives i øvrigt lige nedenunder
OBS i Version 12 er Udlægsgodkendere også kaldet Udlægsteam, men det er stadig på økonomifanen

#betalingskontakt #udlægsgodkender #kontingentfaktura #nykasserer #kasserer #kontingent #faktura

Betalingstransaktioner – dette kan du se ( V12)

Denne artikel samler op på nogle af de spørgsmål vi ofte får i supporten

Hvornår får vi penge på kontoen når kontingentfakturaen er betalt
Kontingentet står til at være betalt i lørdag, men vi har ikke fået pengene endnu
Hvor kan jeg se hvad overførslen Kortbetalinger Medlemsservice dækker over
Hvad er en “ikke-betaling”