Når man skal have funktioner i distrikt eller Landsdel og ikke tidligere har haft funktioner i distriktet/landsdelen er det på samme måde som hvis man skal tilknyttes en anden gruppe Det er der en FAQ om der hedder: Hvordan flytter man et medlem fra en gruppe til en anden? #distrikt #distriktsstabsmedlem #distriktskasserer #distriktschef #distriktsmøde #landsdel #landsdelsledelse #landsedelskasserer #generalforsamling
Når man skifter kasserer i gruppen/kredsen er der en masse praktiske ting man huske Her er nogle af de ting man skal huske Udover at tildele ny kasserer funktionen gruppekasserer/kredskasserer i Medlemsservice, så skal man fjerne funktionen fra den fratrædende kasserer Hvis den fratrædende kasserer skal hjælpe den nye kasserer i gang kan vedkommende have funktionen Økonomiassistent (DDS Økonomiansvarlig) i en periode Men der er også lidt andre ting der er værd at kigge på Betalingskontakt på gruppens stamkort (det navn der står som kontakt i fakturamails - find evt. hjælp her Udlægs godkender (dem der får notifikation ved nye udlæg) - find evt. hjælp her Er det kassererens kontaktoplysninger som er kredsens/gruppens kontaktoplysninger (Gruppens/kredsens stamkort) FDF har et felt der hedder Fakturamodtager. Kontroller om der er oplysninger der skal opdateres Kan du ikke finde gruppens/kredsens stamkort er der hjælp her Den nye kasserer skal gerne automatisk blive følger på…
Hvis du skal oprette et nyt medlem er det klart lettest at benytte den digitale indmeldelsesblanket Den er beskrevet i denne FAQ: Digital indmeldelse Ønsker du at oprette medlemmet og stamkortet manuelt er her en guide Find medlems dashbordet Klik Opret medlem Udfyld Felterne 1. Navn 2. Udfyld med det hold eller enhed hvor medlemmet skal indmeldes 3. Vælg køn 4 Indsæt fødselsdato - Obligatorisk for medlemmer 5. Skriv adresse. Lad systemet hjælpe med at finde kommune og sogn. Det kan tage et par sekunder 6. Udfyld eventuelt skole hvis det er relevant for jer. Det er relevant hvis man har børn fra flere skoler 7. Udfyld evt. med særlige forhold. Her er det at den digitale indmeldelse gør det meget lettere Nu skal medlemmet have pårørende Klik Tilføj pårørende Først vises hvordan man gør hvis det er en person der ikke allerede er oprettet…
Hvis man får pårørende stamkort i overskud kan de fjernes fra medlemmet Det kan ske hvis man er ved at dublethåndtere og genbruger gamle profiler på en person. Det kan være et tidligere medlem eller pårørende til et tidligere medlem. For at koble en pårørende fra et medlemsstamkort så klik Rediger Derefter kommer der et papirkurvssymbol du kan klikke på og så forsvinder den pårørende fra medlemmet Klik Gem og du er færdig Bemærk at hvis det drejer sig om at voksne medlemmer selv håndterer deres beskeder og pårørende ikke skal have kopi af korrespondancen, så er det ikke nødvendigt at fjeren de pårørende. Man skal blot fjeren markeringen i Primær kontakt Se eventuelt denne FAQ om at annullere stamkort #pårøende #stamkort #primær kontakt #dublet
Medlemsservice opkræver kontingent efter kontingentkontrakten og tager ikke hensyn til evt. stop af medlemskab Der kan også opkræves kontingent for en forældreforening eller støtteforening uden at det kræver at man er medlem af korps/forbund Lad os forestille os at Jens er udmeldt i august måned og modtager en kontingnetopkrævning i september Her er hvad kasserer eller økonomiassistent kan gøre: Du kan søge Jens frem Fjern aktiv filtret under Medlemmer og så dukker stamkortet op Her kan man se Jens er udmeldt den 29. august. Kontingentperioden for 2. halvår starter 1. juli. Da udmeldelsen ikke sker før start på den nye kontingentperiode antages det at der skal betales kontingent for perioden Gruppen har også betalt korpsafgift for Jens den 1. juli Det er op til gruppen at beslutte om Jens skal betale kontingent frem til 29. august eller om I eftergiver beløbet Enten skal fakturaen krediteres hel (Annulleres) eller krediteres delvist…
Begrebet stamkort bruges flere steder i Medlemsservice Man kan sammenligne det med et gammeldags kartotekskort Et medlem har et stamkort På stammkortet står alle oplysninger om personen Er vedkommende med i flere enheder/hold er det samme stamkort der er tilknyttet i alle enheder/hold Er vedkommende med i flere kredse/grupper skal det samme stamkort tilknyttes i alle grupper/kredse. Dermed har personen kun et sted at vedligeholde sine oplysninger. Får man oprettet flere stamkort på samme person opstår der dubletter. Læs om dubletter her På stamkortet skal der stå personlige oplysninger på personen. Er det et barn så oprettes der typisk pårørende. Pårørende får dermed deres egne stamkort og medlemsservicenummer (eller medlemsnummer som der står) Har forældre flere børn i gruppen/kredsen skal man sikre at forældrene kun har et stamkort og at det er tilknyttet alle børn. Har barnet ikke selv e-mailadresse så husk at vinge af i Primær kontakt på den…
Det sker nogle gange at der bliver oprettet flere stamkort på en person. Reglen er at der kun skal være et stamkort (og medlemsnummer) på en person i Medlemsservice Har man stamkort i overskud så skal de håndteres og lægges til side Man kan ikke slette stamkort der er blevet oprettet. Det er nemlig således at lovgivningen kræver at vi kan dokumentere hvad der er, eller hvad der har været noteret om en given person. Sletninger vil kræve at vi opretter et selvstændigt system til at journalisere sletninger I stedet for at slette så sætter man -X på efternavnet. (Eks Anders And-X) for så vil man i søgninger hurtigt kunne identificere annullerede stamkort Desuden så skal man fjerne kontaktoplysninger som e-mailadresse og/eller mobilnummer. E-mailadresse og mobilnummer kan give dublet alarm hvis de fortsat bliver på stamkortet. Man må IKKE ændre andre ting. Det vil nemlig gøre det meget svært…
Stamkort der står i status kladde er (eller rettere bør) kun være stamkort der er ved at blive redigeret på en eller anden måde. Det kan være et stamkort der skal opdateres oplysninger på inden det sættes i Ny, Venteliste eller indmeldes. Har jeres gruppe/kreds stamkort i status Kladde og som ikke er på vej til Ny, Venteliste eller til indmeldelse så skal de annulleres ellers gøres inaktive. Der var engang at pårørende til aktive medlemmer ikke kunne logge ind hvis de blev skubbet i Inaktiv eller annulleret men det er ikke tilfælde længere hos FDF, De grønne pigespejdere, Baptistspejderne eller KFUM-spejderne. Det er god stil at få ryddet op Læs eventuelt om at annullere stamkort her: Fjerne stamkort der ikke skal bruges. . . . . #oprydning #stamkort #dublet #dubletter #annulleret #annulleres
Der er mange måder hvor man kan minimere problemet med at medlemmer kommer i tanke om at de skal udmeldes når de får en kontingentfaktura. Her deles nogle erfaringer som er brugt af andre med succes En god måde er at undlade at bruge betegnelsen sæson, da det lyder som medlemskabet i en idrætsklub hvor man så at sige køber adgang i et halvt eller helt år Hos spejderne bliver man indmeldt og forbliver medlem indtil man anmoder om at blive udmeldt. I medlemsperioden betaler man kontingent i nogle intervaller. Man kan hjælpe forældre og medlemmer med at huske at der starter en ny kontingentperiode. Det kan være at man sender en julehilsen ud i december og skriver nogle praktiske ting Som afslutning kan man minde om at der starter en ny kontingentperiode 1. januar og kontingentopkrævninger udsendes 1. februar. Det samme kan an gøre i juni - blot med…
Hvis gruppen/kredsen benytter den digitale indmeldelsesblanket slipper man for meget manuelt arbejde. Når man klikker på linket til den digitale indmeldelsesblanket så komme man til en side der ser således ud. Hvis man som forælder allerede er registreret i gruppen/kredsen så skal man logge ind og udfylde indmeldelsesblanketten. På måde bliver man ikke dobbeltregistreret som forældre, men får børn registreret på sin eksisterende profil. Husk at hvis det er en genindmeldelse eller man ønsker at blive overflyttet fra en anden gruppe/kreds så skal man kontakte kredsen/gruppen og få sine gamle oplysninger genaktiveret og skal derfor ikke udfylde indmeldelsesblanketten igen. Er man helt ny og har ikke tidligere medlemskaber eller tilknytninger så klikker man på Indmeld Derefter kommer indmeldelsesblanketten frem. Man udfylde alle felter der er markeret med en rød * Det er vigtigt som forældre at huske på at hos spejdere og FDF er man medlem fra man bliver indmeldt…