Regnskab

Vi har fået flere spørgsmål omkring hvem der modtager mail i forbindelse med kontingentopkrævning Kontingentfakturaen udstedet til medlemmet hvis der ikke er angivet betaler på medlemmet Er der angivet betaler så udstedes fakturaen til betaler Derefter udsendes mail efter nedenstående flowskema: Der er ikke forskel på om medlemmet står som betaler på sig selv, men det er stadig en god ide at sætte betaler på da det så er ens for alle. Vær i øvrigt opmærksom på at betaler profilen har samme medlemsnummer på medlem elelr pårørende profilen! Dat kan smutte ved dubletoprydning.

Hvis I kommer i den situation at et arrangement må aflyses kan der muligvis være et deltagergebyr som skal tilbagebetales Man kan ikke tilbagebetale direkte i Medlemsservice. Under Tips og Tricks finder du en guide til hvordan man gør det: Nr. 25: Sådan tilbagebetales et aflyst arrangement Desuden er der en videovejledning om emnet. Det er korpset der har en aftale med betalingsgateway og dermed er der ikke direkte sammenhæng mellem gruppens regnskab og konti For at kunne have muligheden for direkte tilbagebetaling vil det kræve at alle grupper i korpset får deres egen gateway og indløseraftale  

Udlægshåndtering er en funktionalitet udviklet til at hjælpe ledere og frivillige med, at klare afregning af udlæg på en enkel og hurtig måde. Fra "Min side" kan den enkelte leder oprette udlæg for udgifter, man har afholdt i gruppen. Derefter kan de med klik sendes til kasseren, der kan bogføre dem og udbetale pengene til lederen. Alle bilag håndteres elektronisk.

Ja det kan man godt, men det kan være lidt udfordrende, hvis man tager det i brug midt i et regnskabsår eller ikke er klar fra dag et. Det som er særligt her, er at første gang man opretter en kontingentsats, så bliver den første kørsel af denne gennemført den efterfølgende nat og har man ikke tildelt kontingentsatsen til nogen af ens spejdere samme dag og først får det gjort dagen efter, så bliver der ikke lavet en automatisk kørsel. Vi arbejder på at lave en lille udvidelse der beskriver opstart midt i et kalenderår. Du kan altid hente hjælp hos supporten vedrørende opsætning af kontingent og de vil hellere end gerne hjælpe dig god igang.

Ja det kan man godt, men brug af kontingentdelen kræver, at man laver den grundlæggende opsætning af regnskab

Kontingent opkrævning er særlig funktionalitet, som er udviklet til Spejdernes Medlemsservice. Læs introduktionen for en nærmere beskrivelse af hvordan det fungerere. Når først opsætningen er kommet på plads kører det "næsten" automatisk og den vigtigste opgave i gruppen bliver et vedligeholde sin medlemsdatabase, sine kontingentsatser og så håndterer de medlemmer der ikke bruger kortbetaling eller på anden måde skal håndteres manuelt. Samtidig med opkrævningen bogføres alle posteringer vedr. kontingentopkrævning på plads i regnskabsdelen.

Der er lidt arbejde med at sætte regnskabsdelen op og gøre den klar til brug, men deltager man i et af introduktionskurserne eller bruger man "Kom godt i gang med Regnskabsdelen i Spejdernes Medlemsservice", så er man godt hjulpet. Det er vigtigt, at man følger vejledninger, da nogle af opsætninger ikke kan rulles tilbage til udgangspunktet. Har man et grundlæggende kendskab til regnskabsprogrammer og viden om bogføring/regnskab er det forholdsvis enkelt at gå i gang.

Regnskabs delen er et økonomiprogram, med: en regnskabsdel, sådan som man kender f.eks. fra Winkas, Summa Summarum, e-conomic og andre online regnskabsprogrammer der typisk anvendes af foreninger. Dvs. bogføring af indtægter og udgifter, kontoplan, indlæsning af bankkontoudtog og opstilling af årsregnskab, budget mm. kontingenopkrævning, hvor det er muligt at sætte en automatisk opkrævning på de enkelte medlemmer så man alene ved at vedligeholde kontingentsatser hele tiden får opkrævet sin medlemmer kontingent. abonnementsbetaling eller kortbetaling når der sendes opkrævninger ud. Medlemmer kan via et link betale de opkrævninger, som gruppen sender ud, hvad enten det er kontingent eller andre ydelser der opkræves.